З метою встановлення єдиних вимог до порядку складання річних бухгалтерських звітів установами та організаціями, що утримуються за рахунок державного та/або місцевих бюджетів, відповідно до завдань, покладених на Головне управління Державного казначейства України Указом Президента України від 27.04.95 N 335/95 "Про Державне казначейство України" та Положенням про Державне казначейство, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 31.07.95 N 590,

1. Затвердити Інструкцію про порядок складання річних бухгалтерських звітів установами та організаціями, що утримуються за рахунок державного та/або місцевих бюджетів (додається).

2. Міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади складати річний бухгалтерський звіт за 1998 рік відповідно до цієї Інструкції.

3. Відповідальність за подання міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади річних бухгалтерських звітів, у відповідності з вимогами даної Інструкції, покладається на начальника управління бухгалтерського обліку та звітності Головного управління Державного казначейства України Сичук Н.В.

Ця Інструкція розроблена з метою встановлення єдиних вимог до порядку складання річних бухгалтерських звітів установами та організаціями, які утримуються за рахунок державного та/або місцевих бюджетів.

Річні бухгалтерські звіти установ та організацій, які утримуються за рахунок державного та/або місцевих бюджетів (надалі установи), повинні гарантувати достовірну і повну інформацію про фінансовий та майновий стан установ. Така достовірність досягається за умови складання звітів з дотриманням діючих нормативно-методологічних документів України з бухгалтерського обліку.

При складанні річних бухгалтерських звітів слід керуватися:

Положенням про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 03.04.93 N 250, зі змінами і доповненнями;

Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на Государственном бюджете СССР, затвердженою наказом Міністерства фінансів СРСР від 10.03.87 N 61, з доповненнями;

Положением о бухгалтерских отчетах и балансах учреждений и организаций, состоящих на Государственном бюджете СССР, затвердженим Міністерством фінансів СРСР від 28.12.87 N 244;

Інструкцією про порядок використання і обліку позабюджетних коштів бюджетних установ та звітності про них, затвердженою наказом Головного управління Державного казначейства України від 11.08.98 N 63 і зареєстрованою у Міністерстві юстиції України 11.09.98 за N 561/3001;

Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затвердженою наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.98 N 90 та зареєстрованою у Міністерстві юстиції України 16.11.98 за N 728/3168.

Установи складають річні бухгалтерські звіти за такими формами:

форма N 1 "Баланс виконання кошторису видатків";

форма N 2 "Звіт про виконання кошторису установи по бюджетних асигнуваннях";

"Довідка про виконання кошторису установи на бюджетні асигнування за 1998 рік" (додаток 1);

форма N 3 "Звіт про виконання плану по штатах і контингентах";

форма N 4 "Звіт про використання спеціальних коштів установи";

"Довідка про позабюджетні кошти" (додаток 2);

форма N 5 "Звіт про рух основних засобів";

"Дані про наявність та рух основних засобів установ, що перебувають на державному бюджеті, за 1998 рік" (додаток 3) - подається тільки головними розпорядниками коштів;

форма N 6 "Звіт про рух матеріальних цінностей";

форма N 7 "Звіт про заборгованість бюджетних установ";

форма N 15 "Звіт про недостачі та крадіжки грошових коштів та матеріальних цінностей в бюджетних установах";

довідка установи банку або органу Державного казначейства, що підтверджує залишки коштів на бюджетних або реєстраційних рахунках станом на 1 січня наступного за звітним року;

пояснювальна записка до річного звіту.

У такому ж обсязі складаються і зведені річні бухгалтерські звіти про виконання кошторисів доходів і видатків головними розпорядниками бюджетних коштів.

Форма N 1 "Баланс виконання кошторису видатків" складається на підставі звірених даних аналітичного і синтетичного обліку на кінець року. Залишки на рахунках обліку на початок року повинні бути тотожні відповідним даним на кінець року в балансі звіту за попередній рік.

Установи складають єдиний баланс виконання кошторису видатків (ф.N 1) по всіх бюджетних і позабюджетних коштах.

Форма N 1 "Балансу виконання кошторису видатків" повинна враховувати всі доповнення до "Плану рахунків бухгалтерського обліку виконання кошторисів видатків установ і виконання сільських, селищних, міських (міст районого підпорядкування) бюджетів". Так, слід врахувати субрахунки, запроваджені в 1998 році, що не відображені в бланку звіту форми N 1 "Баланс виконання кошторису видатків", а саме:

в Активі:

субрахунок 134 "Векселі отримані", в складі рядка 230;

у Пасиві:

субрахунок 233 "Джерела покриття дефіциту бюджету", рядок 461;

субрахунок 175 "Розрахунки з реструктуризованої заборгованості", рядок 611;

субрахунок 401 "Доходи за наступними витратами", рядок 720а.

Крім того, необхідно врахувати, що субрахунки 090-093, 096 отримали нову назву:

субрахунок 090 "Реєстраційний/поточний рахунок на видатки установи";

субрахунок 091 "Реєстраційний/поточний рахунок для переводу підвідомчим установам та на інші заходи";

субрахунок 092 "Реєстраційний/поточний рахунок по капітальному ремонту";

субрахунок 093 "Реєстраційний/поточний рахунок по капітальних вкладеннях";

субрахунок 096 "Реєстраційний/поточний рахунок за рахунок інших бюджетів".

З моменту впровадження казначейської системи виконання державного бюджету в річних бухгалтерських звітах установ змінюється порядок відображення даних про одержані та використані кошти державного бюджету.

При проведенні фінансування видатків установ, а також при оплаті їх рахунків через територіальні органи Державного казначейства, кошти, що надходять на ім'я нижчестоящих розпорядників, повинні обліковуватися на балансовому субрахунку 230 "Фінансування з бюджету на видатки установи та інші заходи", операції на балансовому субрахунку 140 "Розрахунки по фінансуванню з бюджету на видатки установи та інші заходи" автоматично призупиняються.

Наприкінці року видатки установи, проведені до переходу на казначейське виконання державного бюджету, зараховуються на зменшення фінансування на субрахунок 140.

Залишки коштів на реєстраційних та бюджетних рахунках, невикористані у звітному році і перераховані до Державного бюджету України, відображаються в обліку бухгалтерським проведенням дебет 140,230 і кредит 090-093.

На зворотному боці ф.N 1 "Баланс виконання кошторису видатків" у "Довідці про рух коштів фінансування із бюджету" відображаються операції з фінансування з бюджету, наведені в балансі установи. У Довідці в рядку 900 "Профінансовано протягом року" виділені кошти відображаються з урахуванням перерахованих залишків.

У Довідці слід перевірити правильність сум за показниками, дописаними у вільних рядках "дебету" і " кредиту" цієї Довідки, а також:

повноту внесення в доходи бюджету сум, зарахованих на - рахунок N 173 "Розрахунки по платежах у бюджет" у рядку 800;

обгрунтованість списання безнадійних боргів, сума яких відображена в рядку 810;

обгрунтованість списання за рахунок установи недостач матеріалів, вартість яких відображена в рядку 820.

Установи, які у звітному році провели одноразову дооцінку матеріальних цінностей у зв'язку із значним відхиленням їх балансової вартості від нині діючої ринкової, суму дооцінки відображають у вільному рядку на зворотному боці ф.N 1, у "Довідці про рух коштів фінансування із бюджету".

Дані статей балансу на кінець звітного року повинні бути обгрунтовані результатами проведеної перед складанням річного бухгалтерського звіту інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу.

Форма N 2 "Звіт про виконання кошторису установи по бюджетних асигнуваннях" складається установами про виконання бюджетних асигнувань єдиного кошторису доходів і видатків. Звіт складається в розрізі економічної класифікації видатків окремо за кожним кодом функціональної класифікації видатків. Крім того, складається зведений звіт форми N 2 за всіма кодами функціональної класифікації видатків.

Установи, що отримували кошти різних бюджетів, "Звіт про виконання кошторису установи по бюджетних асигнуваннях" форми N 2 складають по кожному бюджету окремо.

Звіт ф.N 2 установами, що перейшли на казначейське виконання кошторисів видатків, складається на підставі наданих органами Державного казначейства даних про виділені з початку року кошти та проведені касові видатки. Звіт ф.N 2 візується органом Державного казначейства, в якому відкритий реєстраційний рахунок установи (з проставленням підпису, печатки або штампа).

Для складання зведених звітів ф.N 2 вищестоящі органи приймають від підвідомчих установ, що перейшли на оплату рахунків через органи Державного казначейства, звіти, підписані керівництвом установи та завізовані представниками органів Державного казначейства.

У графі 4 звіту ф.N 2 "Затверджено асигнувань на звітний період" проставляються затверджені в кошторисі річні асигнування установи, з урахуванням внесених протягом року змін.

При запровадженні лімітів на витрачання бюджетних коштів у графі 5 "Лімітовані асигнування на звітний період" проставляються лімітовані асигнування.

У графі 6 "Надійшло за звітний період" вказуються кошти, які фактично надійшли, за мінусом сум залишків коштів на реєстраційних/бюджетних рахунках, що були невикористані і перераховані до Державного бюджету України.

У графі 7 "Касові видатки" вказуються касові видатки установи, тобто використані суми, за мінусом сум, внесених на реєстраційний/бюджетний рахунок на відновлення касових видатків.

У графі 8 "Фактичні видатки" вказуються фактичні видатки установ, тобто дійсні витрати, що оформлені відповідними документами, в тому числі видатки за несплаченими рахунками кредиторів, за нарахованою заробітною платою і стипендіями тощо.

Головні розпорядники коштів при поданні ф.N 2 "Звіту про виконання кошторису установи по бюджетних асигнуваннях" складають та подають окремо звіти:

до переходу на казначейське виконання кошторисів доходів та видатків;

після переходу на казначейське виконання кошторисів доходів та видатків.

"Довідка про виконання кошторису установи на бюджетні асигнування за 1998 рік" (додаток 1) додатково складається і подається до звіту ф.N 2. Довідка складається про касові видатки за 1998 рік, проведені за рахунок бюджетних асигнувань.

При цьому рядок "Всього видатків поточного року" графи 4 повинен відповідати рядку "Всього видатків поточного року" графи 7 зведеного звіту ф.N 2 "Звіту про виконання кошторису установи по бюджетних асигнуваннях".

В графі 5 "Грошові операції" Довідки відображаються видатки, проведені через реєстраційні або бюджетні рахунки.

В графі 6 "Взаємозаліки" відображаються касові видатки в рахунок проведених взаємозаліків.

В графі 7 "Векселі" відображаються касові видатки в рахунок виданих векселів.

Дані графи 8 "Централізовані проплати" заповнюють установи, які, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 26.06.98 N 955 "Про заходи щодо зменшення заборгованості підприємств нафтогазового комплексу перед бюджетами всіх рівнів та державним резервом" (зі змінами і доповненнями) та розпорядження Кабінету Міністрів України від 24.12.97 N 715-р, відносять витрати з оплати природного газу, теплопостачання та електроенергії на видатки установи.

Форма N 3 "Звіт про виконання плану по штатах і контингентах" відображає показники щодо мережі, штатів і контингентів установи. Окремі установи подають звіт за спеціально для них затвердженими формами:

форма N 3-1 - "Звіт про виконання плану по штатах та контингентах органів державного управління, судів, прокуратури та науково-дослідних установ";

форма N 3-2 - "Звіт про виконання плану по штатах та контингентах закладів підготовки та підвищення кваліфікації кадрів";

форма N 3-4 - "Звіт про виконання плану по штатах та контингентах закладів здоров'я та соціального забезпечення";

форма N 3-5 "Звіт про виконання плану по штатах та контингентах по загальноосвітніх школах, школах-інтернатах, спеціальних інтернатах при школах";

форма N 3-8 "Звіт про виконання плану підготовки наукових кадрів у вищих навчальних закладах та науково-дослідних установах";

форма N 3-19 "Звіт про виконання плану по штатах та контингентах інших закладів та заходів";

форма N 3-дс "Звіт про утримання дитячих дошкільних закладів".

Дані звітів про показники на початок року повинні бути погоджені з даними звітів за попередній рік у графі "На кінець року". При наявності розходжень наводиться пояснення в пояснювальній записці до звіту.

Форма N 4 "Звіт про використання спеціальних коштів усанови" складається установами, що мають спеціальні кошти.

У звіті відображаються доходи і видатки за видами спеціальних коштів в розрізі кодів економічної класифікації.

У рядках 020 "Залишок коштів на початок року" та 380 "Залишки спеціальних коштів на кінець звітного періоду - разом", у колонці 9 "Виконано" (колонки 4-8 рядків 020, 380 не заповнюються) показуються загальні суми залишків спеціальних коштів на початок року і кінець звітного періоду (грошові кошти, матеріали, дебіторська заборгованість мінус кредиторська заборгованість).

У рядках 030 та 390 "У тому числі грошових коштів", у колонці 9 "Виконано" вказуються суми грошових коштів на поточному рахунку з спеціальних коштів.

У рядку 040 "Надходження коштів у поточному році" відображаються суми надходжень спеціальних коштів у звітному періоді мінус суми повернутих надходжень.

У рядках 350 "Податок на додану вартість" та 360 "Інші платежі і відрахування" відображаються суми податків за звітний період.

У рядку 400 "Перевищення доходів над видатками" проставляються встановлені результати.

У разі спрямування позабюджетних коштів на погашення заборгованості за захищеними статтями видатків, ці кошти відображаються у вільній колонці "Виконано" за відповідними рядками кодів економічної класифікації.

"Довідка про позабюджетні кошти" (додаток 2) складається установами про всі кошти, які надходять, крім бюджетного асигнування, а саме:

спеціальні кошти;

суми за дорученнями;

депозитні кошти;

інші позабюджетні кошти.

Форма N 5 "Звіт про рух основних засобів" відображає вартість основних засобів установ на початок і кінець року, їх рух протягом звітного року.

Звіт ф. N 5 подається:

у складі річного бухгалтерського звіту - органу, у сфері управління якого перебуває установа, органу Державного казначейства, фінансовому органу;

окремою формою - до органу державної статистики.

При складанні ф.N 5 слід враховувати, що білизна, постільні речі, одяг і взуття, придбані з 1993 року, враховуються у складі малоцінного та швидкозношуваного інвентарю (лист Міністерства фінансів України від 28.04.93 N 09-404).

"Дані про наявність та рух основних засобів установ, що перебувають на державному бюджеті, за 1998 рік" (додаток 3) складають головні розпорядники коштів і додають до ф.N 5 зведених річних бухгалтерських звітів.

Форма N 6 "Звіт про рух матеріальних цінностей" відображає вартість витрачених протягом року матеріальних цінностей та їх залишки на початок і кінець року.

У випадку проведення в 1998 році разової дооцінки матеріальних цінностей, балансова вартість яких мала значні відхилення від нині діючих ринкових цін, суми цієї дооцінки показуються на зворотній стороні звіту над рядком 160.

Форма N 7 "Звіт про заборгованість бюджетних установ" складається установами про фактичну дебіторську та кредиторську заборгованості на підставі даних бухгалтерського обліку.

У графі 4 "Видатки на 199_ рік, затверджені кошторисом з урахуванням змін", проставляються дані єдиного кошторису установи про бюджетні асигнування, передбачені за зазначеними кодами економічної класифікації, з урахуванням змін.

У графах 7, 10 "У т.ч. прострочена заборгованість" проставляються суми простроченої заборгованості. Прострочена заборгованість - це заборгованість, яка залишилась на обліку після строку встановленого для оплати. У випадках, якщо строк оплати не встановлено, то заборгованість вважається простроченою після 30 днів з дня виписки рахунку.

Окремо, на підставі даних бухгалтерського обліку, установами складається "Звіт про заборгованість бюджетних установ" ф.N 7 про фактичну дебіторську та кредиторську заборгованості з позабюджетних коштах.

Форма N 15 "Звіт про недостачі та крадіжки грошових коштів та матеріальних цінностей в бюджетних установах" відображає недостачі та крадіжки грошей і матеріальних цінностей в розрізі заходів, вжитих для їх усунення.

Відшкодування сум збитків здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 22.01.96 N 116 "Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей" (зі змінами і доповненнями) та Закону України "Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей".

Довідка про залишки бюджетних коштів, підтверджена органом Державного казначейства або установою банку, подається станом на 1 січня наступного року.

До зведених річних звітів додаються реєстри довідок про залишок бюджетних коштів підвідомчих установ.

Пояснювальна записка наводить основні фактори, що вплинули на виконання єдиного кошторису доходів і видатків установи, виконання плану мережі, штатів і контингентів та дані про результати проведеної річної інвентаризації грошових коштів і матеріальних цінностей, про зміни у фінансовому стані установи за звітний період, про стан дебіторської та кредиторської заборгованості, про реструктуризовану заборгованість, про анульовані протоколи минулих періодів.

У всіх вищезазначених звітах у графі "Код" проставляється ідентифікаційний код установи.

Річні бухгалтерські звіти установ складаються в гривнях, а зведені звіти головних розпорядників коштів - у тисячах гривень з одним десятковим знаком.

Правильність складання річних бухгалтерських звітів встановлюється шляхом перевірки деяких показників за окремими формами бухгалтерських звітів (додаток 4).

Річні бухгалтерські звіти подаються:

вищестоящій установі;

органу Державного казначейства - при отриманні асигнувань з Державного бюджету;

фінансовому органу - при отриманні асигнувань з місцевого бюджету;

органу Державної статистики - при окремих вказівках.

Зведені річні звіти міністерств, інших центральних органів виконавчої влади подаються до управління бухгалтерського обліку та звітності Головного управління Державного казначейства України керівниками бухгалтерської служби цих установ після перевірки даних про асигнування управлінням оперативно-касового планування видатків державного бюджету Головного управління Державного казначейства України та перевірки ф.N 3 "Звіту про виконання плану по штатах і контингентах" галузевими управліннями Міністерства фінансів України.

Річні звіти складаються за звітний рік. Звітним роком вважається період з 1 січня до 31 грудня включно. Для новоутворених установ звітним періодом вважається строк з дня утворення установи до 31 грудня включно, а для установ, що утворені після 1 жовтня - з дня утворення установи до 31 грудня наступного року включно (крім створених шляхом реорганізації та на базі ліквідованих установ).

Строки подання річних звітів установами встановлюються органами, до яких подаються ці звіти.

Строки подання зведених звітів міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади до Головного управління Державного казначейства України встановлюються наказом Міністерства фінансів України.