Відповідно до пунктів 4, 5 Порядку державної реєстрації документів Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. N 1739,

1. Затвердити Інструкції про порядок зберігання й обліку бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, звітності про їх використання та ведення книг державної реєстрації документів (додається).

2. Начальнику відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву Портнову Г.В. забезпечити подання на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України цього наказу.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на відділ формування Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву (Портнов Г.В.).

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Держкомархіву України від 26.11.2001 N 94 "Про затвердження Інструкції про порядок зберігання й обліку бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду та ведення книг державної реєстрації документів", зареєстрований в Мін'юсті України 18.12.2001 за N 1048/6239.

1. При реєстрації документів Національного архівного фонду Державним комітетом архівів України (далі - Держкомархів), центральними державними архівами, галузевими державними архівами, Державним архівом в Автономній Республіці Крим, державними архівами областей, мм. Києва і Севастополя, державними науковими установами, музеями та бібліотеками видаються свідоцтва про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, виготовлені друкарським способом на бланках за єдиним для всієї держави зразком, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. N 1739. Дублікати (повторні свідоцтва) про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду видаються на таких самих бланках.

Використання бланків свідоцтв інших зразків забороняється.

2. Бланки свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду є документами суворого обліку і повинні зберігатися у Держкомархіві, центральних державних архівах, галузевих державних архівах, Державному архіві в Автономній Республіці Крим, державних архівах областей, мм. Києва і Севастополя, державних наукових установах, музеях та бібліотеках у сейфах, вогнетривких шафах або металевих ящиках, а в разі потреби - у спеціально обладнаних приміщеннях.

У неробочий час сейфи, вогнетривкі шафи і металеві ящики з бланками свідоцтв, а також спеціально обладнані для зберігання бланків приміщення повинні бути опечатані.

Доступ до бланків свідоцтв мають лише особи, відповідальні за їх зберігання, а в їхній присутності - також посадові особи, які мають право перевіряти їх діяльність.

3. Відповідальними за зберігання бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду згідно з наказами керівництва є:

3.1. У Держкомархіві - один з працівників відділу формування Національного архівного фонду та діловодства.

3.2. У центральних, галузевих державних архівах, Державному архіві в Автономній Республіці Крим, державних архівах областей, мм. Києва і Севастополя - один з працівників відділу формування Національного архівного фонду та діловодства або іншого структурного підрозділу.

3.3. У державних наукових установах, музеях та бібліотеках - один з працівників їхніх архівних підрозділів.

На час відсутності особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв (відпустка, відрядження, хвороба тощо), бланки свідоцтв повинні передаватися за актом довільної форми іншій посадовій особі, яка тимчасово виконує її обов'язки.

4. При зміні посадової особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, приймання-передавання бланків свідоцтв і відповідної облікової документації в обов'язковому порядку провадиться:

4.1. У Держкомархіві - у присутності начальника відділу формування Національного архівного фонду та діловодства і представника іншого відділу Державного комітету.

4.2. У центральних, галузевих архівах, Державному архіві в Автономній Республіці Крим, мм. Києва і Севастополя - у присутності керівника відділу формування Національного архівного фонду та діловодства або іншого структурного підрозділу, відповідального за зберігання бланків свідоцтв, та представника іншого структурного підрозділу держархіву.

4.3. У державних наукових установах, музеях та бібліотеках - у присутності керівника та одного з працівників їхніх архівних підрозділів.

При прийманні-передаванні бланків складається акт, який затверджується керівником установи. Керівник відповідного структурного підрозділу установи зобов'язаний проінструктувати новопризначену особу про порядок зберігання, обліку, правильного витрачання бланків свідоцтв і звітності за ними та про відповідальність за неналежне виконання своїх обов'язків із згаданих питань.

5. У центральних, галузевих державних архівах, Державному архіві в Автономній Республіці Крим, державних архівах областей, мм. Києва і Севастополя, державних наукових установах, музеях та бібліотеках наказами їхніх керівників створюються спеціальні комісії для приймання бланків свідоцтв, які перевіряють відповідність одержаних від Держкомархіву бланків супровідним документам та переглядають кожний бланк окремо.

У разі нестачі бланків чи невідповідності серій і номерів бланків супровідним документам складається акт у двох примірниках, перший з них, засвідчений печаткою установи, надсилається до Держкомархіву, а другий залишається в установі.

6. Одержані бланки свідоцтв одразу на підставі супровідних документів повинні бути оприбутковані посадовою особою, відповідальною за їх зберігання.

7. Для обліку надходження і витрачання бланків свідоцтв у Держкомархіві та установах, яким надано право проведення державної реєстрації документів Національного архівного фонду, ведеться книга обліку оприбуткування і витрачання бланків свідоцтв (додаток 1).

8. Усі книги обліку бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду повинні бути прошнуровані, а їхні аркуші пронумеровані й опечатані мастичною печаткою. Про загальну кількість аркушів у книгах на внутрішньому боці палітурки робиться відмітка, що засвідчується підписами керівника відповідного структурного підрозділу та працівника, відповідального за зберігання бланків свідоцтв.

Книги повинні заповнюватися чорним чорнилом або кульковою ручкою. Підчистки в них не допускаються.

Неправильно зроблений запис закреслюється, а потрібне записується нижче розбірливим почерком.

Кожне виправлення має бути застережене словами "Виправленому вірити", підписом особи, відповідальної за ведення книги, та печаткою відповідної установи.

Книги обліку бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду підлягають постійному зберіганню в умовах, передбачених для зберігання самих бланків.

9. Центральні, галузеві архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, мм. Києва і Севастополя, державні наукові установи, музеї та бібліотеки звітують перед Держкомархівом про витрачення одержаних бланків свідоцтв один раз на рік не пізніше 5 січня наступного за звітним роком за встановленою формою (додаток 2).

10. Свідоцтва про реєстрацію документів Національного архівного фонду заповнюються тільки машинописним способом.

Зіпсовані при заповненні або анульовані бланки свідоцтв знищуються установами наприкінці кожного звітного року, про що складається акт у двох примірниках за формою, передбаченою для знищення архівних документів, які надсилаються Держкомархіву для погодження (додаток 3).

У першому примірнику акта про знищення бланків свідоцтв у графі "Примітки" проти кожного вказаного в ньому свідоцтва приклеюються вирізані з відповідного свідоцтва серія та номер.

Знищення бланків свідоцтв проводиться комісією, створеною для приймання бланків свідоцтв, після погодження актів про виділення до знищення з Держкомархівом.

Виділені для знищення бланки свідоцтв спалюються.

11. Установа, яка виявила факт втрати або крадіжки бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, зобов'язана в той самий день повідомити про це Держкомархів, конкретно зазначивши серії і номери втрачених чи викрадених бланків свідоцтв, а також органи Міністерства внутрішніх справ для вжиття заходів для їх розшуку.

Установи, яким надано право проведення державної реєстрації документів Національного архівного фонду, зобов'язані повідомити Держкомархів про вжиті заходи щодо розшуку втрачених бланків свідоцтв та про осіб, винних у цьому.

12. За кожним випадком втрати або крадіжки бланків свідоцтв повинно бути проведено службове розслідування з метою встановлення осіб, винних у втраті бланків, а також вжито всіх необхідних заходів для забезпечення їх належного зберігання.