Відповідно до п.4 Положення про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. N 853,

1. Затвердити Інструкцію про порядок зберігання й обліку бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду та ведення книг державної реєстрації документів (додається).

2. Начальнику відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву Портнову Г.В. забезпечити подання на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України цього наказу.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на відділ формування Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву (Портнов Г.В.).

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Головархіву України від 07.10.98 N 58 "Про затвердження Інструкції про порядок зберігання і обліку бланків, свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду та ведення книг державної реєстрації документів", зареєстрованого в Мін'юсті України 04.11.98 за N 706/3146.

1. При реєстрації документів Національного архівного фонду Державним комітетом архівів України (далі - Держкомархів) та уповноваженими ним архівними установами видаються свідоцтва про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, виготовлені друкарським способом на бланках за єдиним для всієї держави зразком, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. N 853. Повторні свідоцтва (дублікати) про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду видаються на таких самих бланках з поміткою "Дублікат".

Використання бланків свідоцтв інших зразків забороняється.

2. Бланки свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду є документами суворого обліку і повинні зберігатися у Держкомархіві та уповноважених ним архівних установах у сейфах, вогнетривких шафах або металевих ящиках, а в разі потреби - у спеціально обладнаних приміщеннях.

У неробочий час сейфи, вогнетривкі шафи і металеві ящики з бланками свідоцтв, а також спеціально обладнані для зберігання бланків приміщення повинні бути опечатані.

Доступ до бланків свідоцтв мають лише особи, відповідальні за їх зберігання, а в їхній присутності - також посадові особи, які мають право перевірки їх діяльності.

3. Відповідальними за зберігання бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду згідно з наказами Держкомархіву або керівництва уповноважених ним архівних установ є:

3.1. У Держкомархіві - один з працівників відділу формування Національного архівного фонду та діловодства.

3.2. У центральних, галузевих державних архівах, Державному архіві при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, держархівах областей, міст Києва і Севастополя (далі - державні архіви) - один з працівників відділу формування Національного архівного фонду та діловодства або іншого структурного підрозділу за призначенням керівників державних архівів.

3.3. У самоврядних наукових установах, державних музеях та бібліотеках - один з працівників їхніх архівних підрозділів.

На час відсутності особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв (відпустка, відрядження, хвороба тощо), бланки свідоцтв повинні передаватися за актом довільної форми іншій посадовій особі, яка тимчасово виконує її обов'язки.

4. При зміні посадової особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, приймання-передавання бланків свідоцтв і відповідної облікової документації в обов'язковому порядку провадиться:

4.1. У Держкомархіві - у присутності начальника відділу формування Національного архівного фонду та діловодства і представника іншого відділу Державного комітету.

4.2. У державних архівах - у присутності керівника відділу формування Національного архівного фонду та діловодства або іншого структурного підрозділу, відповідального за зберігання бланків свідоцтв, та представника суміжного структурного підрозділу держархіву.

4.3. У самоврядних наукових установах, державних музеях та бібліотеках - у присутності керівника та одного з працівників їхніх архівних підрозділів.

При прийманні-передаванні бланків складається акт, який затверджується керівником архівної установи. Керівник відповідного структурного підрозділу архівної установи зобов'язаний проінструктувати новопризначену особу про порядок зберігання, обліку, правильного витрачання бланків свідоцтв і звітності за ними та про відповідальність за неналежне виконання своїх обов'язків із згаданих питань.

5. У державних архівних установах, самоврядних наукових установах, державних музеях та бібліотеках наказами їхніх керівників створюються спеціальні комісії для приймання бланків свідоцтв, які перевіряють відповідність одержаних від Держкомархіву бланків супровідним документам та переглядають кожний бланк окремо.

У разі нестачі бланків чи невідповідності серій і номерів бланків супровідним документам складається акт у двох примірниках, перший з них, засвідчений печаткою архівної установи, надсилається до Держкомархіву, а другий залишається в архівній установі, самоврядній науковій установі, державному музеї або бібліотеці.

6. Одержані бланки свідоцтв одразу на підставі супровідних документів повинні бути оприбутковані посадовою особою, відповідальною за їх зберігання.

7. Для обліку надходження і витрачання бланків свідоцтв у Держкомархіві та архівних установах, яким надано право проведення державної реєстрації документів Національного архівного фонду, ведеться книга обліку оприбуткування і витрачання бланків свідоцтв (додаток 1).

8. Усі книги обліку бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду повинні бути прошнуровані, а їхні аркуші пронумеровані й опечатані мастичною печаткою. Про загальну кількість аркушів у книгах на внутрішньому боці палітурки робиться відмітка, що засвідчується підписами керівника відповідного структурного підрозділу та працівника, відповідального за зберігання бланків свідоцтв.

Книги повинні заповнюватися чорним чорнилом або кульковою ручкою. Підчистки в них не допускаються.

Неправильно зроблений запис закреслюється, а потрібне записується нижче розбірливим почерком.

Кожне виправлення має бути застережене словами "Виправленому вірити", підписом особи, відповідальної за ведення книги, та печаткою відповідної архівної установи.

Книги обліку бланків реєстраційних свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду підлягають постійному зберіганню в умовах, передбачених для зберігання бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду.

9. Архівні установи, уповноважені Держкомархівом на ведення державної реєстрації документів Національного архівного фонду, звітують перед Держкомархівом про витрачання одержаних бланків свідоцтв один раз на рік не пізніше 5 січня наступного за звітним року за встановленою формою (додаток 2).

10. Свідоцтва про реєстрацію документів Національного архівного фонду заповнюються тільки машинописним способом.

Зіпсовані при заповненні або анульовані бланки свідоцтв знищуються архівними установами наприкінці кожного звітного року, про що складається акт у двох примірниках за формою, передбаченою для знищення архівних документів, які надсилаються Держкомархіву для погодження (додаток 3).

У першому примірнику акта про знищення бланків свідоцтв у графі "Примітка" проти кожного вказаного в ньому свідоцтва приклеюються вирізані з відповідного свідоцтва серія та номер.

Знищення бланків свідоцтв проводиться комісією, створеною для приймання бланків свідоцтв, після погодження актів про виділення до знищення з Держкомархівом.

Виділені для знищення бланки свідоцтв спалюються.

11. Архівна установа, яка виявила факт втрати або крадіжки бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, зобов'язана в той самий день повідомити про це Держкомархів, конкретно зазначивши серії і номери втрачених чи викрадених бланків свідоцтв, а також органи Міністерства внутрішніх справ для вжиття заходів для їх розшуку.

Архівні установи, яким Держкомархівом надано право проводити державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, зобов'язані повідомити Держкомархів про вжиті заходи щодо розшуку втрачених і викрадених бланків свідоцтв та про осіб, винних у цьому.

12. За кожним випадком втрати або крадіжки бланків свідоцтв повинно бути проведено службове розслідування з метою встановлення осіб, винних у втраті бланків, а також вжито всіх необхідних заходів для забезпечення їх належного зберігання.

13. При перевірках роботи архівних установ з боку Держкомархіву в обов'язковому порядку перевіряється стан зберігання, обліку і витрачання бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду.