Відповідно до положень Віденської конвенції "Про консульські зносини" 1963 року та на виконання вимог Консульського статуту України, затвердженого Указом Президента України 2 квітня 1994 року N 127/94,

1. Затвердити Інструкцію про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, що додається.

2. Скасувати наказ Міністерства закордонних справ України від 15 липня 1997 року N 98-од.

3. Департаменту консульської служби забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Загальному секретаріату після реєстрації в Міністерстві юстиції забезпечити розсилку цього наказу до закордонних дипломатичних установ України та Представництв МЗС України на території України.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту консульської служби.

1.1. Ця Інструкція встановлює порядок учинення консульської легалізації офіційних документів, складених за участю органів державної влади та органів місцевого самоврядування, або таких, що від них виходять, як на території України, так і за кордоном.

Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією "Про консульські зносини" 1963 року, міжнародними договорами та чинним законодавством України, а також цією Інструкцією.

1.2. Консульська легалізація офіційних документів - це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ. При цьому консул не несе відповідальності за зміст документа.

1.3. Легалізація в установленому порядку документа надає йому право на існування в міжнародному обігу.

1.4. Легалізації не підлягають:

документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;

оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз'яснення щодо їх застосування;

документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.

1.5. Консульська посадова особа не може легалізувати офіційні документи, які стосуються її особистих інтересів або інтересів її родичів, а саме виданих на своє ім'я і від свого імені або на ім'я одного із подружжя, родичів по прямій лінії (діти, батьки, повнорідні брати, сестри).

1.6. У разі виникнення сумніву в тому, що представлені документи відповідають законам України або держави перебування, консульська посадова особа має право звертатись до компетентних органів відповідної держави або до відповідних органів в Україні за офіційним роз'ясненням.

1.7. Легалізації підлягають також і офіційні документи, що надходять до закордонних дипломатичних установ України від Департаменту консульської служби МЗС України, а також ті документи, які надходять від закордонних дипломатичних установ України до Департаменту консульської служби МЗС України.

1.8. Для легалізації офіційних документів консульська посадова особа на території України користується печаткою та штампом Міністерства закордонних справ України (Представництв МЗС на території України), за кордоном - печаткою та штампом закордонної дипломатичної установи України.

1.9. Департамент консульської служби МЗС України, Представництва МЗС на території України, закордонні дипломатичні установи України мають зразки печаток та підписів посадових осіб, які вповноважені здійснювати дії з консульської легалізації офіційних документів, складених за участю органів державної влади та органів місцевого самоврядування України, або таких, що від них виходять, дипломатичних представництв чи консульських установ іноземних держав.

1.10. Консульська посадова особа повинна зберігати таємницю здійснення консульської легалізації офіційних документів.

1.11. При поданні офіційних документів на консульську легалізацію:

фізичні особи подають документ, який посвідчує особу, та заяву на вчинення консульської легалізації;

юридичні особи подають лист-звернення про вчинення консульської легалізації.

У разі подання заяви представником фізичної чи юридичної особи подається доручення або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цих осіб.

1.12. За консульську легалізацію справляється консульський збір відповідно до Тарифів консульського збору, що затверджуються Міністерством закордонних справ України за погодженням з Міністерством фінансів України.

2.1. До компетенції Міністерства закордонних справ України належать видання нормативно-правових актів, які регулюють порядок консульської легалізації, укладання відповідних угод, визначення кола та повноважень консульських посадових осіб при вчиненні консульської легалізації, затвердження тарифів консульських зборів.

До компетенції Департаменту консульської служби МЗС України, а також Представництв МЗС на території України входять здійснення консульської легалізації офіційних документів, які виходять від офіційних органів України та іноземних держав, справляння консульських зборів за вчинення консульської легалізації, взаємодія з органами державної влади та місцевого самоврядування України та дипломатичними представництвами іноземних держав в Україні з питань консульської легалізації, а також надання інформації щодо питань консульської легалізації.

До компетенції закордонних дипломатичних установ України входять здійснення консульської легалізації офіційних документів, звернення до відповідних органів держави перебування за офіційним роз'ясненням з цих питань, справляння консульських зборів за вчинення зазначених дій.

2.2. Консульська легалізація здійснюється уповноваженим працівником Департаменту консульської служби МЗС України, Представництв МЗС на території України або консульською посадовою особою закордонної дипломатичної установи України.

3.1. Офіційний документ - це письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов'язує виникнення, зміну або припинення прав і обов'язків фізичних або юридичних осіб.

3.2. Документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, повинні бути прошиті, а аркуші пронумеровані і скріплені підписом та печаткою.

3.3. Не приймаються на легалізацію документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, такі, що написані чи підписані олівцем або отримані через засоби факсимільного зв'язку, а також документи, у яких уживається декілька мов одночасно.

3.4. Підписи посадових осіб та відбитки печаток мають бути чіткими. Посвідчувальний напис повинен бути написаний без підчисток, вільні місця - прокреслені, дописки й інші виправлення - застережені.

3.5. Консульська легалізація здійснюється виключно стосовно офіційних документів, які видані за участю органів державної влади чи органів місцевого самоврядування і не розповсюджується на документи міжнародних громадських організацій.

3.6. Не приймаються на легалізацію документи, засвідчені посадовими особами, зразків підписів яких немає в Департаменті консульської служби МЗС України, Представництвах МЗС на території України, закордонних дипломатичних установах України.

4.1. Департамент консульської служби МЗС України та Представництва МЗС України приймають на легалізацію офіційні документи, складені і засвідчені на території України органами державної влади та органами місцевого самоврядування або за їх участю і призначені для використання за кордоном.

4.2. На консульську легалізацію приймаються такі документи:

оригінали: свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану; довідок органів реєстрації актів громадянського стану; документів про освіту - дипломів та виписок із залікових відомостей (міжнародного зразка), свідоцтв про спеціалізовану підготовку з медицини, дипломів кандидата та доктора наук; архівних довідок, які видаються архівними підрозділами Державного комітету архівів України та відомчими архівами;

інші офіційні документи після нотаріального засвідчення їх копій та оформлення Міністерством юстиції України.

Документи, наведені в абзаці другому цього пункту, можуть бути прийняті на легалізацію в копіях, засвідчених у нотаріальному порядку, у разі попереднього проведення легалізації їх оригіналів.

4.3. Департамент консульської служби МЗС України також приймає на легалізацію:

офіційні документи, крім документів комерційного характеру, складені і засвідчені на території іноземних держав органами державної влади, які уповноважені підтверджувати їх дійсність, і призначені для використання в Україні за умови їх засвідчення в МЗС країни походження документа та її дипломатичного представництва в Україні в установленому порядку;

офіційні документи, складені і засвідчені безпосередньо в дипломатичних представництвах іноземних держав в Україні;

офіційні документи, складені і засвідчені компетентними органами держав, з якими Україна має двосторонні (багатосторонні) угоди про правову допомогу, що передбачають відмову від легалізації офіційних документів, для використання в третіх країнах, за умови їх засвідчення в дипломатичних представництвах цих держав в Україні.

4.4. Департамент консульської служби МЗС України має зразки печаток і підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати офіційні документи. Зазначені зразки зберігаються в Департаменті консульської служби і призначені лише для службового користування.

4.5. Офіційні документи, які видаються органами реєстрації актів громадянського стану і надалі використовуватимуться за кордоном, засвідчуються у відділах реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції згідно з Правилами заповнення бланків записів актів громадянського стану та свідоцтв, що видаються на підставі цих записів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 12 вересня 1996 року N 33/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 12 вересня 1996 року N 521/1546, та легалізуються в порядку, установленому цією Інструкцією.