На підставі ст.12 Закону України "Про державну статистику" та відповідно до Закону України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України з питань реєстрації актів громадянського стану" від 11 січня 2000 року N 1366-XIV

1. Затвердити і ввести в дію з 1 липня 2000 року форми державної статистичної звітності N 97 "Звіт про реєстрацію актів громадянського стану" (місячна); N 97-а "Звіт про реєстрацію актів громадянського стану" (піврічна); Інструкцію щодо складання звітів відділами реєстрації актів громадянського стану (додаються).

2. Установити, що забезпечення бланками форм державної статистичної звітності, збирання та обробка інформації за цими формами здійснюються Міністерством юстиції України.

3. Скасувати наказ Міністерства статистики України від 27.08.93 р. N 187 "Про затвердження форм державної статистичної звітності органів ЗАГСу Мін'юсту України".

4. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Голови Держкомстату України Власенко Н.С.

1.1. Ця Інструкція розроблена відповідно до Закону України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України з питань реєстрації актів громадянського стану" від 11 січня 2000 року та визначає порядок складання звітів відділами реєстрації актів громадянського стану.

1.2. Для відділів реєстрації актів громадянського стану встановлена така статистична звітність:

ф. N 97 "Звіт про реєстрацію актів громадянського стану" (місячна);

ф. N 97-а "Звіт про реєстрацію актів громадянського стану" (піврічна).

Указані форми державної статистичної звітності обов'язкові для всіх відділів реєстрації актів громадянського стану. Внесення до них будь-яких змін, а також запровадження додаткової звітності з порушенням установленого порядку неприпустимі.

1.3. Відділи реєстрації актів громадянського стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції на підставі записів актів громадянського стану, складених у відділі, а також тих, що подані виконавчими органами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, після закінчення звітного місяця складають у трьох примірниках місячний звіт реєстрації народжень, смертей, одружень, розірвань шлюбу (ф.N 97).

1.4. Цей звіт складається в цілому по району (місту) із зазначенням усіх сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, які входять до складу цього району (міста). Перший примірник місячного звіту надсилається відповідно до відділу реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласного, Київського чи Севастопольського міського управління юстиції не пізніше 7-го числа наступного за звітним місяця.

1.5. У цей самий термін другий примірник місячного звіту (ф. N 97) разом з другими примірниками записів актів громадянського стану, включених до звітів, а також лікарські свідоцтва про смерть, лікарські свідоцтва про перинатальну смерть та копії рішень суду про встановлення факту смерті надсилаються до місцевих органів статистики. Третій примірник місячного звіту залишається у відділі реєстрації актів громадянського стану, який звітує.

Якщо з яких-небудь виняткових обставин ті або інші записи актів громадянського стану не були включені до звіту за місяць, то вони повинні бути включені до звіту за наступний місяць із зазначенням, які саме записи за попередній місяць були додатково включені до звіту за звітний місяць.

1.6. Управління статистики Автономної Республіки Крим, обласні, Київське та Севастопольське міські управління статистики не пізніше 25 березня року, наступного за звітним, передають другі примірники записів актів громадянського стану, одержані протягом звітного року, до відділу реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції.

При цьому акти повинні бути підібрані згідно з ф. N 97:

за видами актів;

кожний вид актів - за районами, містами (міст обласного значення), районами у місті;

по кожному району - за сільськими, селищними та міськими (крім міст обласного значення) радами.

1.7. Двічі на рік (за перше півріччя і в цілому за рік) відділи реєстрації актів громадянського стану на підставі записів актів громадянського стану складають у трьох примірниках звіт (ф. N 97-а).

Цей звіт складається в цілому по району з зазначенням сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, які входять до складу даного району (міста), та надсилається відповідно до відділу реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласного, Київського чи Севастопольського міського управління юстиції не пізніше 15 січня та 15 липня наступного за звітним періоду.

Другий примірник звіту в зазначений термін надсилається районному (міському) відділу статистики за місцем розташування. Третій примірник звіту залишається у відділі реєстрації актів громадянського стану.

1.8. Відділ реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції на підставі поданих звітів про реєстрацію актів громадянського стану двічі на рік складає зведені звіти про реєстрацію актів громадянського стану (ф. N 97-а) і не пізніше 25 липня поточного року та 25 січня наступного за звітним року подає їх до Міністерства юстиції України.

1.9. Статистична звітність підписується керівником відділу реєстрації актів громадянського стану або його заступником, які несуть відповідальність за своєчасність та достовірність поданих статистичних звітів, та скріплюється печаткою.

2.1. Місячний звіт (ф. N 97) складається відділами реєстрації актів громадянського стану з додержанням таких правил:

2.1.1. У графі 2 "Найменування органу реєстрації актів громадянського стану" вказуються повне найменування цього органу, а також у алфавітному порядку найменування сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, які подали записи актів громадянського стану, складені у звітному періоді.

2.1.2. Якщо у звітному періоді в даному районі, сільській, селищній, міській (крім міст обласного значення) раді не було жодного випадку реєстрації певного виду акта, то про це має бути вказано у звіті.

Відділ реєстрації актів громадянського стану робить відмітку у звіті "Не було реєстрації" лише за наявності письмового підтвердження виконавчого органу сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради про те, що реєстрація цих актів у даний час не провадилась, яке додається до статистичного звіту.

2.1.3. У графах 3, 6, 9 та 11 указуються перший та останній номери (включно) відповідних записів актів громадянського стану, складених у звітному місяці. При цьому номери записів за кожним видом актів повинні збігатись з номерами других примірників записів актів громадянського стану, доданих до звіту.

2.1.4. Цифри, вказані у графі 5 "У тому числі мертвонароджених", повинні включатися до графи 4 "Загальна кількість", а цифри, включені до графи 8 "У тому числі у віці до одного року", - до графи 7 "Загальна кількість".

2.1.5. До записів актів про смерть не включаються записи про смерть осіб, які померли більше року тому.

2.2. Піврічний звіт (ф. N 97-а) складається відділами реєстрації актів громадянського стану з додержанням таких правил:

2.2.1. У графах 11 і 12 "Відомості про поновлення записів актів громадянського стану" треба вказати тільки кількість поновлених записів актів громадянського стану, складених у даному відділі реєстрації актів громадянського стану. Кількість складених висновків (на підставі матеріалів перевірок, проведених відділами реєстрації актів громадянського стану), надісланих для реєстрації до іншого відділу реєстрації актів громадянського стану, не повинна входити до чисел, проставлених у графі "Відомості про поновлення записів актів громадянського стану".

2.2.2. У графах 13 і 14 "Відомості про анулювання записів актів громадянського стану" зазначається кількість анульованих записів актів громадянського стану в даному відділі.