На підставі статті 14 Закону України "Про державну статистику" та відповідно до Сімейного кодексу України

1. Затвердити форми державних статистичних спостережень і увести в дію з 1 січня 2003 року: N 97 "Про реєстрацію актів цивільного стану" (місячна); N 97-а "Про реєстрацію актів цивільного стану" (піврічна), що додаються.

2. Затвердити Інструкцію щодо складання звітів відділами реєстрації актів цивільного стану, що додається.

3. Установити, що збирання, зведення статистичних даних про реєстрацію актів цивільного стану, забезпечення бланками відповідних форм звітності здійснюються Міністерством юстиції України.

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету статистики України від 29.03.2000 N 98 "Про затвердження форм державної статистичної звітності з питань реєстрації актів громадянського стану та Інструкції щодо складання звітів відділами реєстрації актів громадянського стану", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 27 квітня 2000 року за N 248/4469.

5. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Голови Держкомстату України Власенко Н.С.

1.1. Ця Інструкція, розроблена відповідно до Сімейного кодексу України та Закону України "Про органи реєстрації актів громадянського стану", визначає порядок складання звітів відділами реєстрації актів цивільного стану.

1.2. Для відділів реєстрації актів цивільного стану встановлена така статистична звітність:

ф. N 97 "Про реєстрацію актів цивільного стану" (місячна);

ф. N 97-а "Про реєстрацію актів цивільного стану" (піврічна).

Указані форми державних статистичних спостережень є обов'язковими для всіх відділів реєстрації актів цивільного стану. Унесення до них будь-яких змін, а також запровадження додаткової звітності з порушенням установленого порядку не припустимі.

1.3. Відділи реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції на підставі записів актів цивільного стану, складених у відділі, а також тих, що подані виконавчими органами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, після закінчення звітного місяця складають у трьох примірниках місячний звіт реєстрації народжень, смертей, шлюбів, розірвань шлюбу (ф. N 97).

1.4. Звіт за формою N 97 складається в цілому по району (місту) із зазначенням усіх сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, які входять до складу цього району (міста). Перший примірник місячного звіту надсилається відповідно до відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласного, Київського чи Севастопольського міських управлінь юстиції не пізніше 7-го числа наступного за звітним місяця.

1.5. У цей самий термін другий примірник місячного звіту (ф. N 97) разом з другими примірниками записів актів цивільного стану, включених до звіту, а також лікарські свідоцтва (фельдшерські довідки) про смерть, лікарські свідоцтва про перинатальну смерть та копії рішень суду про встановлення факту смерті надсилаються до територіальних органів державної статистики. Третій примірник місячного звіту залишається у відділі реєстрації актів цивільного стану, який звітує.

Якщо з якихось виняткових обставин ті або інші записи актів цивільного стану не були включені до звіту за місяць, то вони повинні бути включені до звіту за наступний місяць із зазначенням, які саме записи за попередній місяць були додатково включені до звіту за звітний місяць.

1.6. Головне управління статистики в Автономній Республіці Крим, обласні, Київське та Севастопольське міські управління статистики не пізніше 25 березня року, наступного за звітним, передають другі примірники записів актів цивільного стану, одержані протягом звітного року, до відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції, а лікарські свідоцтва (фельдшерські довідки) про смерть, лікарські свідоцтва про перинатальну смерть та копії рішень суду про встановлення факту смерті знищують у встановленому законодавством порядку.

При цьому акти повинні бути підібрані згідно з ф. N 97:

за видами актів;

кожний вид актів - за районами, містами (міст обласного значення), районами в місті;

за кожним районом - за сільськими, селищними та міськими (крім міст обласного значення) радами.

1.7. Двічі на рік (за перше півріччя і в цілому за рік) відділи реєстрації актів цивільного стану на підставі записів актів цивільного стану складають у трьох примірниках звіт (ф. N 97-а).

Цей звіт складається в цілому по району із зазначенням сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, які входять до складу даного району (міста), та надсилається відповідно до відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласного, Київського чи Севастопольського міських управлінь юстиції не пізніше 15 січня та 15 липня наступного за звітним періоду.

Другий примірник звіту в зазначений термін надсилається районному (міському) відділу статистики за місцем розташування. Третій примірник звіту залишається у відділі реєстрації актів цивільного стану.

1.8. Відділ реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції на підставі поданих звітів про реєстрацію актів цивільного стану двічі на рік складає зведені звіти про реєстрацію актів цивільного стану (ф. N 97-а) і не пізніше 25 липня поточного року та 25 січня наступного за звітним року подає їх до Міністерства юстиції України. У зведений звіт включаються відомості лише в цілому по підпорядкованій території.

1.9. Статистична звітність підписується керівником відділу реєстрації актів цивільного стану або його заступником та скріплюється печаткою.

2.1. Місячний звіт (ф. N 97) складається відділами реєстрації актів цивільного стану з додержанням таких правил:

2.1.1. У графі 2 "Найменування органу реєстрації актів цивільного стану" вказуються повне найменування цього органу, а також в алфавітному порядку найменування сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, які подали записи актів цивільного стану, складені у звітному періоді.

2.1.2. Якщо у звітному періоді в даному районі, сільській, селищній, міській (крім міст обласного значення) раді не було жодного випадку реєстрації певного виду акта, то про це має бути вказано у звіті.

Відділ реєстрації актів цивільного стану робить відмітку у звіті "Не було реєстрації" лише за наявності письмового підтвердження виконавчого органу сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради про те, що реєстрація цих актів у даний час не провадилась, яке додається до статистичного звіту.

2.1.3. У графах 3, 6, 9 та 11 указуються перший та останній номери (включно) відповідних записів актів цивільного стану, складених у звітному місяці. При цьому номери записів за кожним видом актів повинні збігатись з номерами других примірників записів актів цивільного стану, доданих до звіту.

2.1.4. Цифри, указані в графі 5 "У тому числі мертвонароджених", повинні включатися до графи 4 "Загальна кількість", а цифри, включені до графи 8 "У тому числі у віці до одного року", - до графи 7 "Загальна кількість".

2.1.5. До записів актів про смерть не включаються записи про смерть осіб, які померли понад рік тому.

2.2. Піврічний звіт (ф. N 97-а) складається відділами реєстрації актів цивільного стану з додержанням таких правил:

2.2.1. У графах 11 і 12 "Відомості про поновлення записів актів цивільного стану" треба вказати тільки кількість поновлених записів актів цивільного стану, складених у даному відділі реєстрації актів цивільного стану. Кількість складених висновків (на підставі матеріалів перевірок, проведених відділами реєстрації актів цивільного стану), надісланих для реєстрації до іншого відділу реєстрації актів цивільного стану, не повинна входити до чисел, проставлених у графі "Відомості про поновлення записів актів цивільного стану".

2.2.2. У графах 13 і 14 "Відомості про анулювання записів актів цивільного стану" зазначається кількість анульованих записів актів цивільного стану в даному відділі.