Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади"

1. Затвердити Інструкцію з діловодства у Держалкогольтютюні (додається).

2. Начальникам управлінь та територіальних управлінь організувати вивчення та забезпечити дотримання вимог зазначеної Інструкції працівниками управлінь.

3. Керівникам територіальних управлінь розробити і затвердити Інструкцію з діловодства у управліннях.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступників Голови Держалкогольтютюну та начальника управління адміністративно-господарського забезпечення.

1.1. Інструкція з діловодства встановлює єдину систему діловодства у Державному департаменті регулювання виробництва та обігу алкоголю і тютюну (далі - Держалкогольтютюн), регламентує організацію, визначає правила створення документів, порядок роботи з ними з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів.

Додержання вимог Інструкції є обов'язковим для всіх працівників Держалкогольтютюну.

1.2. Положення Інструкції поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК).

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом та діловодства за зверненнями громадян, визначається спеціальними інструкціями.

1.3. Відповідальність за стан діловодства в управліннях Держалкогольтютюну, додержання вимог цієї Інструкції, а також за збереження документів, покладається на начальників управлінь.

Ведення діловодства в управлінні здійснює працівник, відповідальний за діловодство (далі - секретар). Ця робота покладається на спеціально виділену для цього особу, яка затверджується розпорядженням по Держалкогольтютюну.

1.4. Вимоги відділу організаційно-господарського забезпечення з питань ведення діловодства і роботи з документами обов'язкові для всіх працівників департаменту, контроль за правильністю застосування вимог Інструкції в апараті Держалкогольтютюну здійснює Управління адміністративно-господарського забезпечення.

1.5. Начальники підрозділів Держалкогольтютюну зобов'язані:

розглядати і передавати виконавцям документи в день їх надходження у підрозділ;

забезпечувати своєчасне отримування та якісне виконання документів і доручень керівництва Держалкогольтютюну;

аналізувати стан листування, не допускаючи його з питань, які не потребують документального оформлення і можуть бути вирішені в оперативному порядку; вживати заходів до скорочення службового листування; не вимагати від міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, організацій всіляких відомостей, подання яких не передбачено нормативно-правовими актами і не викликається необхідністю;

організовувати підвищення кваліфікації всіх спеціалістів підрозділів щодо роботи з документами і використання засобів організаційної та обчислювальної техніки;

знайомити новоприйнятих працівників з цією Інструкцією;

покладати на період відсутності секретаря підрозділу (відпустка, хвороба та ін.) ведення діловодства на спеціально виділеного працівника підрозділу;

при звільненні або переході на іншу роботу секретаря підрозділу організувати передачу справ, документів і реєстраційних карток за актом новопризначеному на цю посаду працівникові. Один примірник акта передається у відділ організаційно-господарського забезпечення;

забезпечити ознайомлення новоприйнятого секретаря протягом трьох днів з цією Інструкцією та направити до загального відділу для проходження інструктажу.

1.6. Всі службові документи, що знаходяться на виконанні, повинні зберігатися в шафах і столах, які замикаються. При звільненні, переході на іншу роботу, перебуванні у відпустці, перед від'їздом у відрядження спеціаліста всі наявні у нього службові документи передаються іншій особі за вказівкою начальника підрозділу.

1.7. Стан діловодства у підрозділах Держалкогольтютюну перевіряється один раз на рік (січні - лютому за минулий рік) експертною комісією (ЕК).

Комісія перевіряє виконання вимог цієї Інструкції, проводить вибіркову перевірку наявності службових документів із числа найбільш важливих.

Про наслідки перевірки складається акт, який доповідають начальнику підрозділу для вжиття, у разі потреби, заходів щодо усунення виявлених недоліків. Один примірник акта передається у відділ організаційно-господарського забезпечення.

1.8. Використання службових документів і відомостей, пов'язаних з діяльністю Держалкогольтютюну, у відкритій пресі, в передачах по радіо і на телебаченні, а також у науково-дослідних роботах допускається тільки з дозволу Голови Держалкогольтютюну або його заступників.

1.9. Діловодство Держалкогольтютюну ведеться українською мовою.

2.1. Документування управлінської діяльності

2.1.1. Для документування управлінської діяльності Держалкогольтютюну визначено перелік видів службових документів згідно з додатком 1.

2.1.2. Відповідно до Положення про Державний департамент регулювання виробництва та обігу алкоголю і тютюну Держалкогольтютюн, у межах своїх повноважень, видає на основі й на виконання чинного законодавства накази.

Держалкогольтютюн у разі необхідності з питань, що становлять взаємний інтерес, видає разом з іншими центральними органами виконавчої влади спільні розпорядчі документи.

2.1.3. Підставою для виникнення розпорядчих документів у діяльності Держалкогольтютюну є:

Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

конкретні доручення вищих органів;

здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання Держалкогольтютюном покладених на нього завдань відповідно до його компетенції:

потреба у правовому регулюванні діяльності апарату управління.

2.1.4. У випадках, коли діючими нормами не встановлено обов'язкове видання документа, вибір письмової чи іншої форми вираження управлінських дій покладається на керівництво Держалкогольтютюну і визначається доцільністю у кожному конкретному випадку.

2.1.5. Розпорядчі документи, що надходять у Держалкогольтютюн з вищих органів, згідно з дорученням керівництва Держалкогольтютюну доводяться до підрозділів і підвідомчих організацій шляхом видання:

самостійного розпорядчого документа (наказу, розпорядження), у якому викладається зміст документа вищого органу стосовно завдань Держалкогольтютюну і намічаються конкретні заходи, що підлягають здійсненню;

інформаційного листа, якщо вказаний розпорядчий документ не потребує конкретизації.

У всіх випадках документи, що видаються на підставі документів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування документа, його дати, номера, заголовка.

2.2. Складання документів

2.2.1. Для складання службових документів у Держалкогольтютюні використовується папір форматів А3 (420 х 297), А4 (210 х 297) і А5 (148 х 210). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

2.2.2. Всі службові документи оформляються на бланках, що виготовляються друкарським способом. На чистих аркушах паперу, а не на бланках, друкуються: проекти законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, проекти листів, адресовані Верховній Раді України, Адміністрації Президента України за підписом Прем'єр-міністра або Віце-прем'єр-міністра України;

листи, доповідні записки, довідки та інші документи, підготовлені держдепартаментом спільно з іншими організаціями;

деякі документи (листи, окремі види довідок та ін.), призначені для використання в апараті Держалкогольтютюну.

2.2.3. Зміст документів повинен викладатись стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень і вживання слів та зворотів, які не несуть смислового навантаження.

Скорочення найменувань міністерств, інших центральних органів виконавчої влади проводиться у встановленому порядку.

2.2.4. Тексти документів, як правило, складаються із двох основних частин. У першій частині вказується обгрунтування або підстава для складання документа, у другій - викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

Якщо документ складається з однієї фрази, то в першій її частині також повідомляється підстава або причини для складання документа, а у другій - рішення, розпорядження, прохання.

В окремих випадках текст документів може мати одну частину: накази - розпорядчу без преамбули, листи-прохання без пояснень та ін.

2.2.5. Документи, що містять інформацію з різних питань діяльності Держалкогольтютюну (доповіді, положення, звіти, інструкції тощо), поділяються на розділи, підрозділи і пункти, які нумеруються арабськими цифрами. Розділи і підрозділи повинні мати заголовки, що відображають суть документа. Підрозділи нумеруються в межах розділу. Номер підрозділу складається із номера розділу і підрозділу, розділених крапкою. Пункти нумеруються в межах розділу, якщо нема підрозділів. Номер пункту складається із номера розділу, підрозділу і пункту, розділених крапками, наприклад: 1.1.13, 5.14.3.

Допускається наскрізна порядкова нумерація складових частин тексту арабськими цифрами.

Для складання документів з великою кількістю розділів зручно складати зміст, у якому перераховуються всі розділи з зазначенням сторінок.

2.2.6. Цифровий матеріал, який наводиться в документах, як правило, оформляється у вигляді таблиць.

Заголовки таблиць повинні бути короткими і повністю відображати зміст таблиці. Заголовки розміщуються над таблицею посередині і пишуться з великої літери. В кінці заголовків і підзаголовків таблиць крапки і двокрапка не ставляться.

Слово "Таблиця" і порядковий номер таблиці вказуються праворуч над першою сторінкою таблиці, над іншими пишеться слово "Продовження табл. 1".

Слова, що повторюються одне під одним в одній і тій самій графі таблиці, замінюються лапками. Заміна лапками цифр, математичних знаків, знаків процента і номерів позначень марок матеріалів не допускається. Якщо повторюється лише частина фрази, то допускається цю частину заміняти словами "те ж", із зазначенням додаткових відомостей.

Цифри в графах таблиць повинні проставлятись так, щоб класи чисел у всій графі були розташовані один під одним.

2.2.7. При підготовці текстів документів необхідно:

заміняти складні речення простими, застосовувати сталі (трафаретні) словосполучення, вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудку) у тому випадку, якщо логічний (смисловий) наголос падає на об'єкт дії;

вживати зворотний порядок слів у реченні (присудок передує підмету) у тому випадку, якщо логічний (смисловий) наголос падає на саму дію або на суб'єкт дії;

заміняти віддієслівні іменники, особливо в розпорядчих документах, відповідними дієсловами, вживати в розпорядчих документах дієслова неозначеної форми, наприклад: "затвердити", "зобов'язати", "скасувати";

заміняти займенники іменниками (наприклад: "Держалкогольтютюн просить", "Підрозділу потрібно", а не "Ми просимо", "Нам потрібно");

вживати в розпорядчих документах мовні конструкції наказового (імперативного) характеру; застосовувати сталі словесні формули (наприклад: "наказую", "пропоную", "Держалкогольтютюн повідомляє").

2.2.8. Для економії часу спеціалістів на складання службових документів однорідні або близькі за змістом документи уніфікуються. Розробляються макети текстів і трафаретні тексти, які заздалегідь виготовляються друкарським способом.

2.2.9. Відповідальність за зміст, своєчасну і правильну підготовку та оформлення всіх службових документів покладається на начальників підрозділів Держалкогольтютюну.

За зміст документа, який візують кілька осіб, відповідальність несуть в однаковій мірі всі особи, які брали участь у його підготовці.

2.3. Оформлення документів

2.3.1. Види службових документів, що вживаються в управлінській діяльності Держалкогольтютюну, порядок їх складання, оформлення і місце розміщення реквізитів зазначені у переліку (додаток 1).

2.3.2. Кожний вид документа, що складається в Держалкогольтютюні, повинен мати твердо визначений комплекс реквізитів (складових частин) (додаток 2).

2.3.3. Найменування виду документа повинно зазначатись на кожному документі (за винятком листа).

2.3.4. Заголовок до тексту - це короткий виклад змісту документа. Заголовок складається до всіх документів формату А3 і А4, незалежно від їх призначення.

Заголовок повинен бути максимально стислим і точним. Формулювати заголовок документа слід за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на запитання "Про що документ?", наприклад: "Про виділення додаткових коштів...", "Про забезпечення..." тощо.

Якщо в документі відображено кілька питань, заголовок може формулюватись узагальнено. Заголовок формулюється складачем документа і розміщується у лівому верхньому куті під позначенням дати і номера. Максимальна довжина рядка - 28 знаків.

У документі великого обсягу або такому, що відображає кілька питань, поряд із заголовком складаються підзаголовки. Вони пишуться у лівій частині аркуша, не перериваючи тексту.

Заголовок не складається до телеграм, телефонограм, повідомлень та інших документів, текст яких друкується на папері формату А5.

2.3.5. Адресування документів. При адресуванні документів необхідно додержуватись таких правил:

документи адресують установі, її структурному підрозділу або конкретній службовій особі (структурний підрозділ або службова особа зазначаються при внутрішньовідомчому листуванні, листуванні з постійними кореспондентами та в інших випадках, коли встановлення точного адресата не викликає труднощів);

найменування установи та її структурного підрозділу необхідно писати у називному відмінку, наприклад:

при надсиланні документа службовій особі найменування установи пишуть у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

при надсиланні документа керівнику установи її найменування входить у найменування посади і пишеться в давальному відмінку, наприклад:

при розсиланні документів адресат може зазначатись узагальнено, наприклад:

поштова адреса кореспондента пишеться після назви адресата або його прізвища у правому верхньому куті документа і вказується повністю: поштовий індекс, область, місто, номер поштового відділення, вулиця, номер будинку.

Якщо кореспонденція надсилається на адресу Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, міністерств, відомств, регіонів, інших постійних кореспондентів та підвідомчих Міністерству фінансів організацій, то їх поштова адреса вказується лише на конвертах;

документ не повинен мати більше чотирьох адрес; при надсиланні документа більше ніж на чотири адреси складається список на розсилання, який пишуть на звороті копії документа або на окремому аркуші паперу, а на кожному примірнику документа зазначають лише одну адресу;

при надсиланні документа особі, що не представляє організацію або структурний підрозділ (особливо це стосується відповідей на скарги і заяви громадян), можна зазначити лише прізвище, не вказуючи посади.

Якщо документ адресують окремим громадянам, то спочатку зазначають поштову адресу, наприклад:

2.3.6. Датування документів. Дата є обов'язковим реквізитом будь-якого документа.

Датою документа є дата його підписання, затвердження або події, яка зафіксована в документі.

Наприклад:

датою наказу, розпорядження і листа є дата їх підписання, датою протоколу і акта - дата зафіксованої у них події, датою звіту та інших документів, які затверджуються, - дата їх затвердження.

Датою видання (прийняття) розпорядчого документа вважається дата його підписання керівником або дата прийняття документа колегіальним органом.

Дата є пошуковою ознакою і вживається при посиланнях на даний документ разом з його назвою і реєстраційним індексом. Вона проставляється безпосередньо особою, яка підписала або затвердила документ.

До складу дати входять: число, місяць і рік, що позначаються арабськими цифрами, роздвоєними крапками; перша пара цифр - число місяця, друга пара цифр - порядковий номер місяця, третя пара - дві останні цифри року. Якщо порядковий номер місяця або число складаються з однієї цифри, то перед ними ставиться нуль, наприклад: 5 травня 2000 року слід писати 05.05.00 або 05.05.2000. Записи календарних дат із зазначенням століття 10.05.2000 роблять у наказах, протоколах, доповідних записках, довідках, актах, листах, у написах ПОГОДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНО.

Без століття дати пишуться в додатках до наказів, реєстраційних і контрольних картках, штампах для реєстрації вхідних документів, резолюціях, візах, написах "До справи" та інших документах внутрішнього характеру.

Всі службові позначення на документі, пов'язані з його проходженням і виконанням, датуються і підписуються (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідному грифі.

2.3.7. Погодження документів. Погодження є способом попереднього розгляду і оцінки проекту документа.

Погодження повинно забезпечити правильне і всебічне вирішення питань: про якість підготовленого документа, його доцільність, своєчасність, економічну і науково-технічну обгрунтованість змісту; про відповідність документа чинному законодавству і правовим актам, що визначають компетенцію установи, яка прийняла документ.

Погодження може здійснюватись в апараті Держалкогольтютюну із структурними підрозділами і службовими особами, а також з іншими організаціями.

Внутрішнє погодження документа провадять у такій послідовності: із підрозділами Держалкогольтютюну, юристом і редактором, із заступниками Голови Держалкогольтютюну, які відають питаннями, що порушуються в проекті документа.

Формою внутрішнього погодження проекту документа є візування.

Віза включає в себе особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, і дату візування. При необхідності зазначають найменування посади цієї особи.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються у підрозділах Держалкогольтютюну.

Наприклад:

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладають на окремому аркуші. У цьому випадку віза може мати таку форму:

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється візою, грифом погодження, довідкою погодження або протоколом обговорення проекту документа на засіданні колегіального органу.

Гриф погодження включає в себе такі елементи: слово ПОГОДЖЕНО, найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, з якою документ погоджується, дату погодження.

Наприклад:

Позначки про внутрішнє і зовнішнє погодження (віза або гриф) проставляються на останньому аркуші документа нижче підпису або на окремому аркуші погодження за встановленою формою.

У разі, коли зміст документа стосується більше трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається. Аркуш погодження оформляється за такою формою:

2.3.8. Засвідчення документів є формою вираження відповідальності за їх зміст і законність. Основними способами засвідчення документів є підписання, затвердження та проставлення печатки.

Підпис - обов'язковий реквізит кожного документа.

Відповідно до Положення про Держалкогольтютюн право ведення листування із службових питань і підписання документів надається Голові Держалкогольтютюну, заступникам Голови Держалкогольтютюну, начальнику Управління адміністративно-господарського забезпечення, начальникам управлінь.

Телеграми підписують Голова Держалкогольтютюну і його заступники.

Документи, що надсилаються на розгляд до Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, підписуються Міністром фінансів України, його заступниками, Головою Держалкогольтютюну. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня підписуються всі примірники.

Внесення у підписані документи будь-яких виправлень та доповнень не допускається.

Зміст документів, підготовлених за підписом Голови Держалкогольтютюну і його заступників, викладається від імені Держалкогольтютюну, за підписом начальників підрозділів і їх заступників - від імені підрозділу.

При тимчасовій відсутності службової особи, якій надається право підписувати документи, ці документи підписує особа, яка тимчасово її заміщає.

Доповіді, доповідні записки, довідки та інші документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть підписувати виконавці, якщо вирішувані при цьому питання не виходять за межі їх повноважень.

У відповідях на будь-які запити або документи необхідно обов'язково посилатися на їх вихідний номер і дату. Документи, як правило, мають один підпис.

Підписи двох службових осіб проставляються на документах колегіальних органів, наприклад, протоколи засідань колегії Держалкогольтютюну підписують Голова Держалкогольтютюну і секретар колегії.

Два підписи або більше проставляються у тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (наприклад: акти, фінансові документи, документи, що виходять від кількох установ).

До складу підпису входить найменування посади особи, яка підписала документ (повне, коли документ складено не на бланку і скорочене - на документах, складених на бланках), особистий підпис і його розшифрування, наприклад:

Якщо документ повинні підписувати кілька службових осіб, їх підписи розміщають один під одним у послідовності, що відповідає посаді, причому, найменування посад розділяють двома - чотирма міжрядковими інтервалами, наприклад:

Якщо документ повинні підписувати кілька осіб, що займають однакові посади, то їх підписи розміщають на одному рівні, наприклад:

При підписанні документів, складених комісією, зазначають не посади осіб, які склали документ, а обов'язки в складі комісії, наприклад:

Затвердження - особливий спосіб засвідчення документа. Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили тільки з часу його затвердження (якщо інше не передбачено чинним законодавством).

Затверджуються, як правило, такі види документів: положення (про підрозділи Міністерства, дорадчі органи та ін.), статути підвідомчих організацій, звіти і баланси, структура і штатні розписи, акти контрольно-ревізійного характеру, акти приймання в експлуатацію закінчених будівництвом або реконструкцією будівель і споруд, акти приймання і передачі справ, окремі види протоколів тощо.

Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом затвердження або виданням наказу. Обидва способи затвердження мають однакову юридичну силу.

Елементами грифа затвердження є: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Гриф затвердження розміщається у правому верхньому куті документа і має таку форму:

При затвердженні документа правовим актом на документі проставляється гриф за формою:

Якщо документ потребує і затвердження, і погодження, то грифи розміщуються так:

Документи, що вимагають особливого засвідчення їх справжності, скріплюються печаткою.

Гербовою печаткою засвідчуються підписи Голови Держалкогольтютюну та його заступників - у межах визначеної компетенції.

Крім того, застосування печатки необхідно у всіх випадках засвідчення прав фізичних і юридичних осіб, установлення фактів, пов'язаних з витрачанням коштів і матеріальних цінностей, а також на положеннях (статутах) підвідомчих організацій, дорученнях, договорах, посвідченнях.

Печатка ставиться також на довідках, що підтверджують факти, пов'язані з трудовою діяльністю громадян (про місце роботи, заробітну плату тощо).

На копіях нормативних актів (накази, розпорядження Держалкогольтютюну), що надсилаються у підрозділи та в інші установи, ставиться печатка Управління адміністративно-господарського забезпечення.

2.3.9. Оформлення копій документів. Копія документа - відтворення всіх реквізитів документа - виготовляється і видається в інші організації і установи з дозволу керівництва або начальників управлінь Держалкогольтютюну.

В Держалкогольтютюні можуть засвідчуватися копії тільки тих документів, які складаються безпосередньо в апараті Держалкогольтютюну. Разом з тим, при вирішенні питань, що стосуються прийому громадян на роботу, при задоволенні їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ дозволяється виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів і свідоцтв про одержану освіту та ін.).

Копія документа, розробленого в Держалкогольтютюні, засвідчується підписом службової особи, яка підтверджує відповідність змісту копії оригіналу.

На першому аркуші у верхньому правому куті лицьового боку копії документа ставиться позначка "копія".

Засвідчувальний напис складається за формою: слово "Згідно", найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчила копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії проставляється нижче реквізиту "Найменування посади", наприклад:

При пересиланні копії в інші установи або видачі на руки окремим особам вона завіряється працівником підрозділу, що видав копію та засвідчується печаткою Управління адміністративно-господарського забезпечення.

Під час оформлення копій документа, що стосується особистих прав та інтересів громадян, на документі, з якого знято копію, робиться позначка, кому і коли вона видана.

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:

На копіях вихідних документів, що лишаються у справі, мають бути розшифровані візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців, напис про засвідчення документа. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

Розмножені примірники наказів, що не відтворюють факсимільний підпис оригіналу, засвідчуються печаткою Управління адміністративно-господарського забезпечення.

При засвідченні копії документа печаткою її слід проставляти перед реквізитом "підпис" так, щоб вона захопила частину найменування посади особи, яка підписала документ, наприклад:

2.3.10. Оформлення додатків до документів. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються відповідними нормативними документами;

додатки, що пояснюють чи доповнюють зміст основного документа.

Додатки повинні мати всі необхідні для документа елементи (найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, позначки про погодження, затвердження).

Додатки до розпорядчого документа мають у верхньому правому куті першого аркуша позначку із зазначенням назви розпорядчого документа, дати і номера за формою:

При наявності кількох додатків до розпорядчого документа на них проставляється порядковий номер: Додаток 1, Додаток 2. Якщо додаток має продовження, то на другій, третій... сторінках пишеться: Продовження додатка 1, Продовження додатка 2 тощо.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись (візуватись) керівниками структурних підрозділів на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

Наявність додатків вказується в основному або супровідному документі після його тексту (але вище підпису) із зазначенням назви, кількості аркушів і примірників, що додаються.

Якщо документ має додатки, що згадуються у тексті, то позначка про наявність додатка має таку форму:

Додаток: на " " арк. в " " примірниках.

Якщо документ має додатки, не названі у тексті, то їх найменування необхідно перелічити із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку і кількості примірників, наприклад:

Додатки:

1. Проект постанови Кабінету Міністрів України на 3 арк. в 1 прим.

2. Пояснювальна записка на 1 арк. в 1 прим. та дискета.

3. Довідка про погодження на 1 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то позначка про наявність додатка має таку форму:

Додаток: лист Держкомстату України від 10.05.97 N 4/133 і додаток до нього, всього на 7 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Кількість аркушів у зброшурованих додатках (книги, брошури) не зазначається.

2.3.11. Позначки про надходження і виконання документів.

Проходження документа супроводжується відповідними позначками:

про надходження (реєстрацію) документа - проставляється штамп;

про контроль документа - проставляється штамп "Контроль";

про виконання документа - даються вказівки у формі резолюції керівництва або підрозділів Держалкогольтютюну.

про направлення виконаного документа до справи - проставляється штамп на нижньому полі першого аркуша документа, який містить такі дані: коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ про виконання), слово "До справи N _____", в яку має бути підшито документ, дату направлення документа в справу, підпис виконавця, наприклад:

До справи N 11 - 33.

Питання вирішено 06.05.97 із заступником Міністра інформатики Іванченком І.А.

Позначка "До справи N _____" свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

Кожний документ повинен мати позначку про безпосереднього виконавця. Прізвище виконавця (укладача) і номер його службового телефону проставляються у нижньому лівому куті лицьового боку останнього аркуша документа.

Наприклад:

Петров

293-40-01

2.4. Порядок підготовки і оформлення проектів законів України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України

2.4.1. Проекти законів України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України (далі - проекти рішень) вносяться до Кабінету Міністрів України разом із супровідним листом за підписом Міністра фінансів України, а в разі його відсутності - особою, що його заміщає та завізовані Головою Держалкогольтютюну, до яких додається копія проекту, виконана в електронному вигляді (комп'ютерний файл).

При узгодженні проектів рішень їх візують керівники вказаних органів і організацій, а в разі їх відсутності - особи, які їх заміщають.

2.4.2. Проекти рішень подаються до Кабінету Міністрів України разом з пояснювальною запискою, в якій даються необхідні обгрунтування і прогнози очікуваних соціально-економічних та інших наслідків їх реалізації.

2.4.3. Проекти рішень підлягають обов'язковому узгодженню із заінтересованими міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, громадськими та іншими організаціями, а проекти рішень нормативного характеру - з Мін'юстом України.

Узгодження проектів рішень на всіх стадіях їх розробки забезпечується в першочерговому порядку.

За наявності розбіжностей щодо проекту підрозділ Держалкогольтютюну, який його готує, і відповідний заступник Голови Держалкогольтютюну зобов'язані провести обговорення із заінтересованими сторонами з метою пошуку взаємоприйнятного рішення. Якщо такого рішення не знайдено, то проект візується із зауваженнями, зміст яких надається в окремій довідці, яка разом з переліком розбіжностей і оригіналом зауважень додається до супровідного листа за підписом відповідного керівника.

2.4.4. Проекти рішень всебічно обгрунтовуються, редагуються, погоджуються з відповідними підрозділами Держалкогольтютюну, візуються юристом і редактором.

2.4.5. Голова Держалкогольтютюну, керівники заінтересованих міністерств та відомств візують проекти на лицьовому боці останньої сторінки першого примірника або на аркуші погодження встановленої форми. Віза заступників Голови Держалкогольтютюну, начальників підрозділів, юристів і редактора ставиться на лицьовому боці останньої сторінки другого примірника.

Особи, які візують документи, повинні розписуватись розбірливо і проставляти дату візування (з обов'язковою розшифровкою віз).

2.4.6. Проекти рішень повинні відповідати чинному законодавству, в них необхідно точно зазначати найменування міністерств, відомств, організацій, населених пунктів.

2.4.7. У текстах проектів постанов Кабінету Міністрів України пишуться повні найменування міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, а в проектах розпоряджень, додатках до проектів постанов і розпоряджень - скорочені (якщо вони передбачені).

2.4.8. Додатки до проектів постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України візують: на першому примірнику - заступник Голови Держалкогольтютюну, на другому - начальник підрозділу або його заступник, виконавець та редактор.

2.4.9. Проекти рішень друкуються на одному боці аркуша паперу формату А4 за формами, які встановлює Кабінет Міністрів України.

2.5. Підготовка та оформлення матеріалів до засідань колегії Держалкогольтютюну

2.5.1. Засідання колегії Держалкогольтютюну проводяться відповідно до розробленого і затвердженого наказом Держалкогольтютюну плану та в міру необхідності.

У плані проведення засідань колегії зазначаються питання, назви підрозділів, міністерств і відомств, які готують матеріали, термін подання і дата їх розгляд, прізвище, ініціали та посади доповідачів.

2.5.2. З метою своєчасної розробки плану проведення засідань колегії начальники підрозділів і керівники підвідомчих управлінь систематично готують за встановленою формою і за місяць до кінця поточного кварталу подають до секретаріату колегії (у двох примірниках) перелік питань, які доцільно внести на розгляд колегії Держалкогольтютюну у наступному кварталі, завізований начальником підрозділу та відповідним заступником Голови Держалкогольтютюну.

2.5.3. Матеріали на розгляд колегії подають підрозділи у друкованому вигляді не пізніше ніж за сім днів до дня засідання.

Ці матеріали обов'язково містять:

доповідну записку, адресовану колегії Держалкогольтютюну, у якій обгрунтовано викладено питання, з висновками і пропозиціями. Обсяг записки не повинен перевищувати чотирьох сторінок (без урахування додатків). Доповідну записку підписує начальник підрозділу, відповідальний за підготовку даного питання, та візує відповідний заступник Голови Держалкогольтютюну на першій сторінці у лівому верхньому куті з написом "На колегію". У кінці доповідної записки зазначається прізвище та номер телефону виконавця;

проект протокольного рішення (у випадку потреби - проект наказу) з питання, що подається на розгляд, з візами на першому примірнику відповідного начальника підрозділу та заступника Голови, які відповідають за підготовку цього питання;

довідку про погодження проекту протокольного рішення із заінтересованими міністерствами, відомствами, організаціями і підрозділами Держалкогольтютюну (у разі необхідності);

список осіб, які запрошуються на засідання колегії для участі у розгляді питання, від Держалкогольтютюну - із зазначенням прізвища та ініціалів (в алфавітному порядку), а від інших міністерств, відомств і організацій - прізвища, імені та по батькові, посади, поштової адреси організації і службового телефону. Список осіб подається за підписом начальника підрозділу, відповідального за підготовку питання, та погоджується з відповідним заступником Голови Держалкогольтютюну.

2.5.4. Про кожне засідання колегії Держалкогольтютюну складається протокол.

2.5.5. Матеріали, підготовлені до засідання колегії (порядок денний, проекти протокольних рішень, доповідні записки, довідки, списки запрошених осіб), зберігаються у секретаріаті колегії Держалкогольтютюну кожного засідання в окремій папці.

2.5.6. При проведенні закритих засідань колегії Держалкогольтютюну (закритого обговорення окремих питань) підготовка матеріалів, оформлення протокольних рішень, що приймаються, здійснюються з дотриманням встановлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

2.5.7. Після засідань колегії відповідальні за підготовку питання начальники підрозділів, керівники підвідомчих організацій в обов'язковому порядку беруть участь у доопрацюванні протокольних рішень засідань колегії з питань, які були подані ними на розгляд колегії.

2.5.8. Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку матеріалів до засідань колегії покладається особисто на заступників Голови Держалкогольтютюну, начальників відповідних підрозділів та керівників підвідомчих організацій, зазначених у плані проведення засідань колегії.

2.5.9. Секретаріат колегії здійснює контроль за своєчасним поданням усіх необхідних матеріалів до засідань відповідно до плану проведення засідань колегії, перевіряє наявність і правильність їх оформлення.

При порушенні встановленого порядку підготовки матеріалів до засідань секретаріат колегії Держалкогольтютюну повертає матеріали на доопрацювання та у разі необхідності доповідає Голові.

2.6. Стенографування матеріалів

2.6.1. Виконується стенографування матеріалів тільки службового характеру.

2.6.2. Секретар колегії обслуговує засідання колегії Держалкогольтютюну, а у разі необхідності - засідання робочих та інших нарад, які проводить Голова Держалкогольтютюну.

2.6.3. Перший примірник стенограм зберігається у секретаря колегії Держалкогольтютюну.

2.6.4. Секретар веде облік усіх виконаних стенографічних робіт у спеціальному журналі, в якому записується, кому і коли передано стенограму, її обсяг.

2.7. Порядок друкування документів

2.7.1. У підрозділах Держалкогольтютюну друкуються документи тільки службового характеру.

2.7.2. Керівник підрозділу організовує друкування документів у порядку їх надходження, в першу чергу друкуються термінові документи на виконання контрольних доручень.

2.7.3. Надрукований текст перевіряють виконавці. Виправлення тексту допускається тільки друкарським способом (без помарок).

2.7.4. Тиражі великої кількості розмножуються на копіювально-розмножувальних апаратах.

2.7.5. Вимоги до документів, що виготовляються друкарським способом, викладені в додатку 3.

2.8. Порядок розмноження документів на копіювально-розмножувальних машинах

2.8.1. На копіювально-розмножувальних машинах розмножуються тільки документи, що безпосередньо стосуються службової діяльності. Службові документи (накази, протоколи, доповіді, інструкції, положення, довідки, листи тощо), що розробляються у підрозділах і підлягають розмноженню, повинні бути ретельно підготовлені, відредаговані, надруковані з використанням якісної красильної стрічки такої насиченості, яка забезпечує відтворення документа на розмножувальних апаратах.

2.8.2. Порядок розмноження законів України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень, протокольних рішень Кабінету Міністрів України, необхідних для використання в роботі документів з грифом "Для службового користування" визначається начальником Управління адміністративно-господарського забезпечення.

2.8.6. Порядок розмноження конфіденційних документів визначається Головою Держалкогольтютюну.

3.1. Загальні правила організації документообігу

3.1.1. Рух документів з часу їх одержання або складання до завершення виконання або відправлення формує документообіг Держалкогольтютюну.

3.1.2. Організація документообігу має відповідати таким вимогам: у процесі проходження і обробки основних категорій документів слід домагатися оперативності, цілеспрямованості, максимальної одноманітності;

інстанції проходження і дії з документами, не обумовлені діловою необхідністю, потрібно вилучати, максимально обмежувати зворотні переміщення документів (додаток 4).

3.2. Порядок проходження та виконання вхідних документів

3.2.1. Приймання і початкова обробка кореспонденції, що надходить у Держалкогольтютюн, проводиться тільки відділом організаційно-господарського забезпечення. На документах, отриманих через комп'ютерну мережу, електронну пошту, зверху, з правової сторони титульного листа проставляється дата і час отримання документа, підпис начальника відділу або особи, яка отримала документ.

Наприклад:

Працівникам Держалкогольтютюну, незалежно від їх службового становища, забороняється приймати кореспонденцію від представників міністерств, відомств, регіонів та інших організацій.

Робота з незареєстрованими документами не дозволяється. Початкова обробка кореспонденції, що надходить, полягає в перевірці правильності доставки і цілості вкладень, фіксації факту надходження документів і підготовці кореспонденції до передачі за призначенням.

3.2.2. Всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто", розкриваються. При розкритті конвертів перевіряється їх цілість, наявність вкладених у них документів. При виявленні пошкодження, відсутності документів або додатків до них, невідповідності номера на конверті номеру документа загальним відділом повідомляється відправнику. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені) і надіслані не за призначенням документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю. Конверти, в яких надійшли службові документи, знищуються, за винятком випадків, коли на документах немає дати і адреси відправника або дата відправлення кореспонденції значно розходиться з датою одержання, і поштові штемпелі є доказом часу відправлення та одержання кореспонденції. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, листів, заяв і скарг громадян.

На всіх вхідних документах на нижньому полі першого аркуша документа у правому куті проставляється реєстраційний штамп, що фіксує факт одержання документа в Держалкогольтютюні.

3.2.3. Документи, які не реєструються (додаток 5), а також документи з позначкою "особисто" передаються за призначенням.

3.2.4. Всі документи, що надходять у Держалкогольтютюн, підлягають попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюють працівники відділу організаційно-господарського забезпечення. Мета попереднього розгляду документів - розподілення їх між Головою Держалкогольтютюну - його заступниками і підрозділами відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів.

Керівництву передаються на розгляд такі матеріали:

закони України; документи і доручення Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України; депутатські звернення, запити, листи-звернення за підписом міністрів, керівників відомств та регіонів; пропозиції, заяви і скарги громадян, адресовані на ім'я Голови Держалкогольтютюну і його заступників; інші важливі документи, що містять необхідну інформацію з принципових питань діяльності Держалкогольтютюну, виконання яких потребує рішення керівництва.

Решту документів передають начальникам підрозділів.

3.2.5. Документи, які підлягають реєстрації, після попереднього розгляду реєструються, після чого передаються керівництву Держалкогольтютюну і підрозділам для розгляду суті питань, порушених у документах.

3.2.6. Документи, які одержані до 15:00 реєструються, обробляються і доставляються за призначенням у той же день, одержані після 15:00 - на другий день, термінові - негайно.

3.2.7. Всю кореспонденцію, яка надійшла на розгляд Голови Держалкогольтютюну, попередньо розглядає начальник управління адміністративно-господарського забезпечення і готує проекти доручень.

3.2.8. Наслідки розгляду документів відображаються у резолюціях керівництва Держалкогольтютюну і начальників підрозділів. У резолюціях має бути зрозуміла і вичерпна вказівка про порядок і характер виконання документів та виконавця. У резолюціях, як правило, зазначаються: прізвище та ініціали виконавців і співвиконавців; пропонована дія; термін виконання (у необхідних випадках); особистий підпис, дата. Резолюції (доручення) Голови Держалкогольтютюну і його заступників пишуться на фішках встановленої форми. Начальники підрозділів резолюцію пишуть розбірливо у правому верхньому куті самого документа або на вільному від тексту місці (крім поля, призначеного для підшивання), а не на окремому аркуші.

У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

Як правило, на документі має бути не більше однієї резолюції. Наступні резолюції необхідні тоді, коли в них деталізується порядок виконання документа.

Розгляд документів повинен провадитись у найкоротший термін (як правило, в день надходження документа).

3.2.9. Після розгляду документів керівництвом відділ організаційно-господарського забезпечення переносить резолюції керівництва в реєстраційні картки для обліково-довідкової картотеки, а документи за реєстром передаються виконавцям.

3.2.10. Виконані документи підшиваються до справи згідно з затвердженою номенклатурою.

Документи, що мають позначку "Підлягає поверненню", повертаються виконавцями до відділу організаційно-господарського забезпечення.

На документі з позначкою "Для ознайомлення" ставиться підпис особи, яка з ним ознайомилась, і дата ознайомлення. Ніякі інші позначки на них не робляться. Документи підлягають поверненню у відділ організаційно-господарського забезпечення.

3.3. Порядок проходження вихідних і внутрішніх документів та процес їх підготовки

3.3.1. Порядок проходження вихідних документів полягає у складанні проекту документа, його виготовленні, погодженні, візуванні (у необхідних випадках), підписанні (затвердженні), реєстрації та відправленні.

До передачі підготовленого документа на підпис виконавець повинен перевірити його зміст, правильність оформлення, наявність необхідних розшифрованих віз і додатків до документа. Документ подається на підпис разом із матеріалами, на підставі яких він готувався.

3.3.2. Вихідні документи, підписані Головою Держалкогольтютюну та його заступниками або керівництвом підрозділів, передаються секретарю підрозділу для реєстрації та відправлення.

Обробка вихідної кореспонденції у підрозділі полягає у адресуванні і вкладанні у конверти, заклеюванні, складанні реєстру на рекомендовану пошту і передачі у відділ організаційно-господарського забезпечення.

Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, що знаходяться у конверті.

Вся кореспонденція, що надсилається за межі України, відправляється за спеціальним реєстром (міжнародним списком), який складається у трьох примірниках, підписується керівництвом та передається для відправки.

3.3.3. Для реєстрації і відправки документи передаються виконавцем повністю оформленими, з позначкою про категорію поштового відправлення (крім простих відправлень). Надсилати документи рекомендованою поштою без особливої необхідності не потрібно.

Секретар підрозділу перевіряє правильність оформлення документів, наявність підписів на документах і додатках до них, прізвище та номер телефону виконавця, правильність зазначення адрес кореспондентів, розшифрованих віз на копіях документів, що залишаються у справах (начальника підрозділу або його заступника та виконавця), відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Неправильно оформлені документи повертаються виконавцям. Оформлена поштова кореспонденція повинна бути передана у відділ організаційно-господарського забезпечення до 15:30 для відправлення.

Протягом дня приймаються для відправлення:

телеграми;

документи, підписані Головою Держалкогольтютюну і його заступниками, адресовані у Верховну Раду України, Адміністрацію Президента України і Кабінет Міністрів України, Міністерство фінансів України. Відправлення або передача документів без реєстрації не допускається.

3.3.4. Проекти розпорядчих документів після підготовки і погодження підрозділами, юристом і редактором подаються на підпис. Після підписання зазначені документи реєструються і надсилаються для виконання або ознайомлення у підрозділи Держалкогольтютюну, а в необхідних випадках - за його межі.

Доповідні записки на ім'я Голови Держалкогольтютюну, його заступників, начальників підрозділів, довідки, зведення та інші внутрішні документи оперативного характеру, обов'язково зареєстровані у відділі організаційно-господарського забезпечення, розглядаються службовою особою, якій вони надіслані, після чого в загальному порядку передаються для виконання (використання) у відповідні підрозділи або поміщаються у справу відповідно до номенклатури справ.

3.4. Організація доставки документів

3.4.1. Доставка вхідних і внутрішніх документів керівництву здійснюється працівниками відділу організаційно-господарського забезпечення (при наявності секретарями приймальних).

Термінові доручення Адміністрації Президента, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Міністерства фінансів України, урядові телеграми доставляються працівниками відділу організаційно-господарського забезпечення керівництву Держалкогольтютюну негайно.

3.4.2. Для забезпечення ритмічності роботи відділу організаційно-господарського забезпечення розроблено графік доставки і отримання кореспонденції керівництвом і підрозділами:

доставка кореспонденції керівництву Держалкогольтютюну проводиться о 10:00, 12:00, 15:00 та 16:00 - щоденно, у п'ятницю - о 10:00, 12:00, 14:00 та 16:00;

службову кореспонденцію для підрозділів одержують у відділі організаційно-господарського забезпечення представники підрозділів з 11:00 до 12:00 і з 16:00 до 17:00 щоденно, у п'ятницю - з 11:00 до 12:00 і з 15:00 до 16:00.

У разі надходження термінової кореспонденції працівники відділу організаційно-господарського забезпечення негайно викликають представників підрозділів, для яких призначаються службові документи.

3.5. Порядок приймання і передачі документів

3.5.1. Приймання і передача вхідних і внутрішніх документів підрозділами Держалкогольтютюну здійснюється під розписку, за реєстрами встановленої форми у відділі організаційно-господарського забезпечення.

3.5.2. Передача документів виконавцям у межах підрозділу провадиться через секретаря підрозділу під розписку в реєстраційній картці або в журналі.

3.5.3. У разі необхідності внесення змін у попередній склад виконавців документа готується нова фішка (доручення) з позначкою "ПЕРЕПИСАНО" за підписом керівництва Міністерства. Секретарем приймальної нова резолюція переноситься у реєстраційну картку, в якій у правому верхньому куті також проставляється позначка "ПЕРЕПИСАНО".

Передача "переписаних" документів з одного підрозділу в інший через відділ організаційно-документаційного забезпечення.

3.6. Облік обсягу документообігу

3.6.1. Обсяг документообігу Держалкогольтютюну складається із кількості вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний час. Кількісному обліку підлягають всі вхідні, вихідні і внутрішні документи Держалкогольтютюну. При визначенні документообігу роздільно підраховується кількість основних документів і кількість примірників (копій), розмножених на копіювально-розмножувальних машинах.

3.6.2. У всіх підрозділах Держалкогольтютюну підлягає роздільному обліку кількість вхідних і внутрішніх документів, а також пропозицій, заяв і скарг громадян.

4.1. Загальні правила реєстрації документів

4.1.1. Реєстрація документів проводиться з метою їх обліку, контролю за виконанням та оперативного використання наявної в них інформації.

4.1.2. Вхідні документи реєструються в день їх одержання, вихідні і внутрішні - в день підписання (затвердження):

Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, звернення народних депутатів, листи міністерств, відомств, регіонів, пропозиції, заяви і скарги громадян та ін. за винятком документів, що мають інформаційний характер і не підлягають реєстрації (додаток 5);

службова кореспонденція, що надсилається вищим організаціям, накази, протоколи, положення, інструкції, доповідні записки, висновки, акти, листи, довідки, телеграми, телефоно(факсо)грами та інші документи, які складаються у Держалкогольтютюні.

4.2. Індексація документів

4.2.1. Індексація документів у діловодстві - індекс управління, відділу та порядковий номер вихідного документу.

4.2.2. Індекс вхідного документа складається з номера кореспондента (згідно зі списком постійних кореспондентів, який щорічно уточнюється відділом організаційно-господарського забезпечення) і реєстраційного (порядкового) номера документа (за кожного кореспондента окремо).

4.2.3. Індекс (крім розпорядчих) вихідного документа складається з індексу підрозділу-відправника і реєстраційного (порядкового) номера документа.

4.2.4. Індекси наказів і протоколів складаються з їх реєстраційних номерів, які щорічно присвоюються у межах кожного виду документа.

4.3. Реєстраційні картки і порядок їх заповнення

4.3.1. Для реєстрації вхідних документів застосовується єдина реєстраційна картка (додаток 7).

4.3.2. Кількість примірників реєстраційної картки на вхідні документи визначається відділом організаційно-господарського забезпечення.

4.3.3. Реєстрація наказів Держалкогольтютюну провадиться по журналу у відділі організаційно-господарського забезпечення.

Реєстрацію наказів з особового складу провадить відділ кадрів.

Реєстрація скарг та звернень громадян проводиться по окремим карточкам.

4.3.4. Вихідна кореспонденція проводиться по журналу або по програмі ПК.

4.3.7. Вартість поштового збору за відправлену кореспонденцію визначається працівниками відділу організаційно-господарського забезпечення за реєстрами і відбивається на конверті за допомогою маркувальної машини.

Побудова обліково-довідкової картотеки

4.3.8. Реєстраційні картки на вхідні документи групуються в обліково-довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік:

систематизуються за порядковими номерами, окремо кожний вид документа;

реєстраційні контрольні картки систематизуються за термінами виконання.

5.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів

5.1.1. Контроль за виконанням встановлюється з метою забезпечення своєчасного розгляду та належного вирішення доручень, пропозицій і питань, які містяться в документах, що надходять у Держалкогольтютюн. Контролю підлягають також найважливіші вихідні і внутрішні документи. Дії з контролю за виконанням документів полягають у безпосередній перевірці ходу їх виконання керівництвом і начальниками підрозділів Держалкогольтютюну, обліку і аналізу наслідків виконання контрольованих документів у встановлені терміни.

5.1.2. Контроль за виконанням документів і доручень забезпечують Голова департаменту його заступники, начальники управлінь, за ходом розгляду і своєчасним виконанням доручень Держалкогольтютюну, надісланих у міністерства, відомства, регіони та інші організації й установи, - виконавцями цих документів і начальниками підрозділів.

Відповідальний за ведення контролю виконанням документів з грифом "ДСК", "Таємно", "Конфіденційно" визначається першим відділом Міністерства фінансів України за поданням Голови Держалкогольтютюну.

5.1.3. Начальники підрозділів особисто перевіряють стан виконання доручень, а також розгляд листів, що потребують відповідей, і вживають необхідних заходів, які забезпечують їх виконання у встановлені терміни.

5.1.4. Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов, розпоряджень та протоколів засідань Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України і вищих органів державної влади із зазначеними термінами виконання, запитів та звернень народних депутатів України, наказів, доручень у протоколах засідань колегій Держалкогольтютюну, протоколах робочих нарад.

За вказівкою керівництва можуть братися також інші документи, не включені в Перелік (додаток 8).

5.1.5. Відповідальність за своєчасне і якісне виконання документа несуть особи, вказані в тексті внутрішнього розпорядчого документа (наказі, протокольному рішенні), і особи, вказані в резолюціях.

У разі, коли документ виконується кількома виконавцями, відповідальним за організацію виконання (скликання) є виконавець, який у резолюції вказаний першим. Йому надсилається оригінал. Відповідальному виконавцю надається право скликання співвиконавців.

Співвиконавці зобов'язані подавати свої пропозиції підрозділу, визначеному відповідальним, не пізніше, ніж за два дні до закінчення встановленого терміну, а також всі необхідні матеріали, що стосуються питання, яке розглядається, або даного доручення і в однаковій мірі несуть відповідальність за своєчасну і якісну підготовку проектів документів. Підрозділи, відповідальні за виконання доручень, подають листи на підпис Міністру фінансів, його заступникам, Голові Держалкогольтютюну та його заступникам не пізніше, ніж за день до закінчення встановленого терміну, за винятком доручень з позначкою "Терміново", "Негайно", "Невідкладно".

5.1.7. При розгляді пропозицій, заяв і скарг громадян начальники підрозділів зобов'язані:

приймати обгрунтовані рішення і забезпечувати своєчасне та правильне виконання доручень по заявам та зверненням громадян;

повідомляти громадян про рішення, прийняті за їх пропозиціями, заявами або скаргами, а в разі їх відхилення вказувати мотиви;

вживати необхідних заходів щодо поліпшення цієї роботи.

5.1.8. Забороняється направляти скаргу громадян для розгляду до тих органів або тим посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

5.1.9. Пропозиції, заяви і скарги громадян вважаються виконаними лише після відповіді автору.

5.1.10. Облік звернень громадян ведеться окремою картотекою у відділі організаційно-господарського забезпечення.

5.2. Терміни виконання документів

5.2.1. Доручення Президента України та його Адміністрації, Голови Верховної Ради України, Верховної Ради України, Прем'єр-міністра України і Кабінету Міністрів України, накази, доручення в протоколах засідань колегії Міністерства, протоколах робочої наради у Голови департаменту - у терміни, встановлені у цих документах.

5.2.2. Доручення без визначеного терміну повинні бути виконані не пізніше, ніж за 30 календарних днів з дня підписання вищою посадовою особою, з позначкою "терміново" - протягом семи робочих днів від дати підписання доручення вищою посадовою особою. Доручення керівництва за зверненням міністерств, відомств, регіонів та інших органів, що надходять на ім'я Голови Держалкогольтютюну і його заступників - у терміни, встановлені керівництвом Держалкогольтютюну.

5.2.3. Депутатський запит розглядається протягом 15 днів з дня одержання в Кабінеті Міністрів України або інший встановлений термін. Якщо запит з об'єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений термін, необхідно письмово повідомити про це народного депутата, який вніс запит, і запропонувати інший термін, який не повинен перевищувати місяць після одержання запиту. Відповідь на депутатський запит надсилається депутату, який його вніс, про що повідомляється Кабінет Міністрів України (якщо буде доручення по даному зверненню Кабінету Міністрів України).

5.2.4. Пропозиції, заяви, скарги громадян повинні вирішуватись згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян, розробленою на підставі постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. N 348 та затвердженою наказом Мінекономіки від 03.06.97 N 62, у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання.

5.2.7. Якщо у зверненні порушено питання, що не належать до компетенції Держалкогольтютюну, то виконавець надсилає його до відповідного органу чи посадовій особі в термін не більше п'яти днів, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

5.2.8. Термін виконання може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - того, хто її заміщає. У разі потреби термін може бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не менше, ніж за три робочих дні до закінчення встановленого терміну, а для доручень без визначеного терміну - до закінчення 30-денного терміну від дати його одержання.

5.2.9. Контроль за виконанням документів здійснюється з моменту взяття документа або доручення на контроль в Держалкогольтютюні, якщо в документі не встановлено термін виконання вищим органом.

5.3. Здійснення контролю за виконанням документів

5.3.1. На контрольних картках і документах, що контролюються, ставиться штамп "Контроль", який поміщається у правому куті першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) і в графі 2 реєстраційної (контрольної) картки.

5.3.2. Всі контрольні картки систематизуються у відділі організаційно-господарського відділу згідно термінів виконання.

5.3.3. Дані про хід виконання документів вносяться до графи "Контрольні відмітки" реєстраційної (контрольної) картки.

5.3.4. Документ вважається виконаним лише тоді, коли вирішено порушені у ньому питання і кореспонденту дано відповідь по суті.

5.3.5. Після виконання документи знімаються з контролю. Зняття з контролю документів ведеться відділами контролю Кабінету Міністрів України, Міністерства фінансів України, Держалкогольтютюну, про що робиться відповідна відмітка в контрольній картці.

6.1. Складання номенклатур справ

6.1.1. Номенклатура складається з метою встановлення єдиної системи формування справ, обгрунтованого розподілу документів, забезпечення їх пошуку і обліку, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

6.1.2. Основними принципами побудови номенклатури справ є: одностайність у підході до обліку, систематизації, описання і розшуку документів; застосування індексації документів, яка забезпечує внесення у відповідні розділи номенклатури змін, доповнень і виправлень; стабільність індексів справ.

6.1.3. Кожний підрозділ Держалкогольтютюну повинен мати номенклатуру справ.

Номенклатура справ підписується начальником підрозділу.

6.1.4. Номенклатура справ розробляється на основі вивчення і аналізу діяльності підрозділу. При складанні номенклатури справ користуються Положенням про Держалкогольтютюн, положеннями про управління, відділи і підвідділи, штатним розписом, номенклатурою і описом справ за минулі роки, списком кореспондентів, обліково-реєстраційними картотеками, Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів (далі - Перелік).

6.1.5. У номенклатуру справ включаються всі без винятку справи і документи, які утворюються у діяльності підрозділів Держалкогольтютюну.

У номенклатуру вносяться також незакінчені діловодством справи, які надійшли від інших підрозділів для їх продовження.

Справи з питаннями, вирішення яких триває більше одного року (перехідні), вносяться в номенклатуру щорічно протягом всього періоду вирішення питань із зазначенням попереднього номера справи. Ведення справ, не врахованих у номенклатурі, забороняється.

6.1.6. Кожна справа, включена в номенклатуру справ підрозділу, повинна мати індекс. Індекси справ складаються із позначення присвоєних підрозділам індексів і порядкових номерів справ у межах підрозділу.

Протягом усього періоду дії номенклатури у ній необхідно своєчасно проставляти позначки про заведення справ, передачу їх у архів, перехідні справи, про осіб, відповідальних за формування справ.

Терміни зберігання справ у номенклатурі визначаються відповідно до Переліку.

6.1.7. Розділами номенклатури справ підрозділу є назви підвідділів.

6.1.8. Якщо протягом року у підрозділах виникають нові документовані ділянки роботи і питання діяльності, не передбачені раніше справи, вони за пропозицією спеціалістів підрозділів і за погодженням з управлінням адміністративно-господарського забезпечення додатково вносяться в номенклатуру.

6.1.9. Після закінчення діловодного року в номенклатурі справ обов'язково робиться підсумковий запис, у якому вказується кількість фактично сформованих за рік справ (томів).

Підсумковий запис скріплює підписом секретар підрозділу. Для контролю за повною передачею документів підрозділи у зведеній номенклатурі департаменту роблять позначки про фактично сформовані справи.

6.1.10. Управлінням адміністративно-господарського забезпечення складається зведена номенклатура справ (додаток 10).

Номенклатура справ складається на основі номенклатур справ підрозділів, підписується начальником адміністративно-господарського управління ведена номенклатура складається у двох примірниках, на кожному з яких повинен бути гриф погодження з архівним органом. Установлюється такий порядок розподілу примірників номенклатури:

1-й примірник - в Держалкогольтютюні для контролю за формуванням справ у підрозділах;

2-й примірник - передається в архів органу, з яким погоджується номенклатура.

Після затвердження зведеної номенклатури справ з неї робляться виписки для використання у роботі підрозділів.

6.1.11. Розділами зведеної номенклатури справ є назви управлінь, підрозділами номенклатури - найменування відділів в управліннях.

Як перший розділ зведеної номенклатури зазначається Управління адміністративно-господарського забезпечення потім - підрозділи Держалкогольтютюну відповідно до затвердженого штатного розпису.

6.2. Формування справ

6.2.1. Усі виконані документи формуються у справи відповідно до номенклатури. Формування справ у підрозділах як правило здійснюється секретарями підрозділів за безпосередньою участю спеціалістів, які відповідають за ведення відповідних справ.

6.2.2. При формуванні справ необхідно додержуватися таких вимог:

групувати справи з документами постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років включно) термінів зберігання;

розміщувати документи всередині справи в порядку вирішення питань, хронології, алфавіту, індексації (нумерації). Ці принципи можуть комбінуватися. При цьому документ-відповідь розміщується після документа-запиту.

Переважне значення має питальний принцип систематизації, що передбачає розміщення документів у логічній послідовності вирішення того чи іншого питання. Така систематизація в основі своїй співпадає з розміщенням документів за їх датами (підписання, надходження, виконання).

При хронологічному порядку розміщення документів постійного терміну зберігання найбільш ранні документи розміщуються на початку справи, далі необхідно:

групувати в справи документи одного діловодного року, за винятком справ, продовження яких більше одного року викликається необхідністю (перехідні);

перевіряти правильність оформлення кожного документа, що підшивається до справи (наявність підписів, дати, індексу, позначок "До справи N ____", засвідчувального підпису копії та ін.). Недооформлені і неправильно оформлені документи повертаються безпосереднім виконавцям на доопрацювання, після чого передаються для включення у відповідні справи;

групувати в окремі томи додатки великого обсягу. Невеликі додатки приєднувати до тих документів, яких вони стосуються; включати у кожну справу не більше 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки); включати у справу тільки один примірник кожного документа; перевіряти склад документів, які повинні поміщатися в ту чи іншу справу. Не допускати включення у справи документів, що не стосуються питання, а також чернеток, варіантів, розмножених копій і документів, що підлягають поверненню.

6.2.3. Методичне керівництво і контроль за правильністю формування справ здійснюється відділом.

6.3. Систематизація окремих категорій документів

6.3.2. Документи Держалкогольтютюну групуються у справи:

протоколи засідань колегії Держалкогольтютюну (порядок денний, протокольні рішення, список запрошених, доповідні записки, довідки та інші документи);

Протоколи розміщуються в хронологічному порядку і за номерами:

6.3.3. Доручення вищих органів групуються в справи за напрямами діяльності підрозділів Держалкогольтютюну.

Документи в середині справ розміщуються у хронологічному порядку.

6.3.4. Накази Держалкогольтютюну з основної діяльності і з особового складу групуються в самостійні справи.

6.3.6. Прогнози, програми, звіти, кошториси групуються окремо від проектів цих документів.

6.3.7. Проекти прогнозів, програм, заявки, кошториси, звіти, розрахунки до них і листування, пов'язане із складанням проектів прогнозів, програм або їх виконанням, повинні зберігатися в документах того року, до якого відносяться за своїм змістом, незалежно від часу їх складання і дати одержання, наприклад, звіт за 1996 рік, складений у 1997 році, повинен бути віднесений до 1996 року, а не до 1997 року; проект програми, прогнозу на 1997 рік, складений у 1996 році, повинен бути віднесений до 1997 року, а не до 1996 року.

6.3.8. Документи з особових справ розміщуються у такому порядку:

особовий листок з обліку кадрів або форма П-2ДС, автобіографія; документи про освіту; заява про прийом на роботу; направлення або подання; виписки з наказів про призначення, переміщення, звільнення, зміну прізвища тощо; довідки та інші документи, що стосуються даної особи. У межах цих груп документи розміщуються за хронологією.

Копії наказів про стягнення, заохочення тощо у зв'язку з внесенням цих записів на доповнення до особового листка з обліку кадрів, в особову справу не підшиваються.

Справа, сформована з декількох особових справ, повинна мати внутрішній опис цих справ.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші документи другорядного значення групуються окремо від особових справ у справи тимчасового зберігання.

6.3.9. Особові рахунки працівників та інші подібні документи групуються у самостійні справи в межах року і розміщуються за підрозділами, а прізвища в них - за алфавітом.

6.3.10. Пропозиції, заяви і скарги громадян формуються в окремі справи. Документи в цих справах розміщуються в хронологічному порядку.

Кожна заява (скарга) і документи з її розгляду становлять у справі самостійну групу. У разі одержання повторної заяви (скарги) або виникнення додаткових документів вони підшиваються в дану групу документів.

6.3.11. Листування групується в справи за період календарного року. До справи "Листування" поміщаються документи, що виникли в ході вирішення питання.

При поновленні листування з певного питання документи включаються до справи поточного року з зазначенням індексу справи за минулий рік, у якій зберігалися попередні документи з цього питання.

7.1. Підготовка документів до наступного зберігання і використання включає експертизу наукової і практичної цінності документів, оформлення та опис справ, забезпечення збереженості документів, передачу справ до архіву Держалкогольтютюну.

7.2. Експертиза наукової і практичної цінності документів

7.2.1. Експертиза цінності документів - це визначення економічного, соціально-культурного та іншого значення документів з метою їх відбору на зберігання і установлення термінів зберігання.

7.2.2. Експертиза цінності документів здійснюється експертною комісією (ЕК).

7.2.3. Експертна комісія Держалкогольтютюну призначаються наказом Голови Держалкогольтютюну, в складі якої повинно бути не менше п'яти осіб.

7.2.4. У своїй роботі експертна комісія керується вказівками Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України, Центрального державного архіву вищих органів влади та управління, інструкціями та положеннями, що приймаються у Держалкогольтютюні.

7.2.5. Експертна комісія здійснює такі функції:

- щорічно організовує відбір документів і справ на зберігання;

- проводить експертизу наукової і практичної цінності документів, що утворюються в діяльності підрозділів;

- перевіряє правильність формування справ з постійними термінами зберігання;

- перевіряє правильність оформлення описів на справи, відібрані на постійне і тимчасове зберігання;

- перевіряє правильність оформлення актів про виділення до знищення документів, справ підрозділу, що не підлягають передачі в архів;

- розглядає і узгоджує номенклатури справ;

- розглядає пропозиції про зміну термінів зберігання окремих категорій документів, установлених діючим Переліком;

- бере участь у підготовці проектів Переліку документів з термінами зберігання, Інструкції з діловодства та інших методичних посібників з діловодства і архівної справи;

- засідання ЕК оформляються протоколом.

7.2.6 Рішення ЕК затверджується начальником управління адміністративно-господарського забезпечення, а в деяких випадках - ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України.

Узгодженню з ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України підлягають рішення ЕК щодо затвердження описів на справи, що підлягають постійному зберіганню, у тому числі і з особового складу; пропозиції про скорочення термінів зберігання документів; пропозиції про встановлення термінів зберігання документів, не передбачених діючими переліками.

7.2.7. Відбір документів і справ, що підлягають зберіганню у підрозділах (з терміном зберігання "Доки не мине потреба") до знищення, оформляється актом. Акт після розгляду ЕК підписується головою і членами комісії, затверджується керівництвом підрозділів (додаток 11).

Знищення включених в акти документів, термін зберігання яких скінчився, проводиться після розгляду акта ЕК Держалкогольтютюну, підписання його членами комісії та затвердження начальником Управління адміністративно-господарського забезпечення (додаток 12).

7.3. Оформлення справ

7.3.1. Оформлення справ включає в себе комплекс робіт з описання справи на обкладинці, брошурування, нумерації аркушів і складання засвідчувального напису.

7.3.2. Справи постійного терміну зберігання (понад 10 років) підшиваються в тверду обкладинку за встановленою формою.

7.3.3. Підшивання документів у справи проводиться так, щоб збереглась повна можливість вільного читання тексту і щоб аркуші не виступали за край обкладинки. У випадках, коли текст на документі розташований близько від краю аркуша, до такого аркуша при підшиванні його в справу підклеюється смужка паперу, за яку документ підшивається в справу.

7.3.4. Карти, схеми та інші подібні матеріали додаються до справи в конвертах, прикріплених до нижньої обкладинки справи з внутрішнього боку, а при великих кількостях - групуються в окремі папки з клапанами.

7.3.5. Аркуш, складений і підшитий за середину, нумерується як два окремі аркуші. Аркуш, складений в кілька разів і підшитий за один край, нумерується на верхній складці як один аркуш. Аркуш з наклеєними документами (вирізками, виписками, фотографіями тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа одним краєм підклеєні інші документи (вирізки, перекази, вставки тексту тощо), то кожен документ нумерується окремо черговим порядковим номером.