З метою запровадження єдиного порядку ведення договірної роботи, реєстрації та забезпечення збереження договорів, що укладаються від імені міністерства,

1. Затвердити Порядок ведення договірної роботи в Міністерстві аграрної політики України (далі - Порядок);

2. Керівникам самостійних структурних підрозділів відповідно до Порядку передати Департаменту з контролю апарату та роботи з персоналом (Сусліков О.В.) оригінальні примірники договорів, що були укладені від імені міністерства, починаючи з 1 січня 2010 року.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Лузана Ю.Я.

1.1. Порядок ведення договірної роботи в Міністерстві аграрної політики України (далі - Порядок) визначає загальні засади організації роботи із укладання, виконання договорів та контролю за їх виконанням, реєстрації, зберігання та ведення реєстру договорів в Міністерстві аграрної політики України (далі - Мінагрополітики).

1.2. Цей Порядок розроблено відповідно до законодавства про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти (далі - законодавство про державні закупівлі), Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, інших законодавчих та нормативно-правових актів.

В даному порядку Договір - це правочин, стороною якого є Мінагрополітики, укладений за домовленістю двох або більше сторін і спрямований на встановлення, або припинення прав та обов'язків сторін.

2.1. До питань договірної роботи належить:

- підготовка проекту договору;

- розгляд проекту договору, що надійшов від іншої сторони;

- погодження проекту договору структурними підрозділами;

- перевірка проекту договору на відповідність його чинному законодавству, дієздатність суб'єкта на укладання договорів, можливість виконання взятих зобов'язань, обов'язково з питанням захисту інтересів Мінагрополітики;

- укладання, реєстрація, контроль за виконанням, здійснення розрахунків та зберігання договору.

2.2. Договір укладається у письмовій формі за підписом Міністра або одного із заступників відповідно до функціонального розподілу.

2.3. Проект договору розробляється або, у разі надходження такого проекту від іншої сторони, розглядається структурним підрозділом Мінагрополітики, який є ініціатором необхідності його укладання та має відповідати загальним вимогам та п. 2.1 даного Порядку.

2.4. Проект договору повинен містити:

- умови, предмет та обов'язки сторін договору;

- відповідність законодавству та логічна послідовність викладу;

- відсутність суперечностей у тексті проекту договору.

2.5. У разі необхідності проект договору подається на опрацювання іншим структурним підрозділам, які в триденний строк погоджують або надають зауваження до нього.

2.6. Укладання договорів за результатами проведеної процедури закупівлі за державні кошти.

2.6.1. Річний план закупівель товарів, робіт та послуг за державні кошти, який затверджується відповідно до законодавства Про державні закупівлі, є базовим планом щодо укладання договорів в Мінагрополітики та затверджується головою тендерного комітету.

2.6.2 Якщо однією зі складових тендерної документації є основні умови, то вони обов'язково повинні бути включені до проекту договору про закупівлю.

2.6.3. Проект договору попередньо, перед проведенням процедури закупівлі, візується (кожна сторінка) відповідальним структурним підрозділом Мінагрополітики щодо укладення Договору (далі - відповідальний виконавець) і передається на розгляд та візування до структурного підрозділу Мінагрополітики, відповідального за фінансування цього договору, юридичної служби міністерства та інших заінтересованих структурних підрозділів Мінагрополітики.

2.6.4. Після проведення процедури закупівлі, визначення переможця та підписання виконавцем-суб'єктом господарювання трьох примірників договору, останні передаються відповідальному виконавцеві для подання на підпис керівництву міністерства.

2.7. Укладання договорів, на які не поширюється дія законодавства про державні закупівлі.

2.7.1. Під час укладання договору без проведення процедур державних закупівель відповідальний виконавець виконує роботи щодо аналізу та попереднього погодження з потенційними контрагентами умов запропонованих ними проектів договорів, а саме:

1) перевіряє наявність відповідних ліцензій, патентів, інших дозвільних документів на реалізацію товару, надання робіт, послуг;

2) аналізує істотні умови проекту договору. Істотними умовами договору є такі умови, які визначені істотними відповідно до законодавства, або є необхідними для договорів цього виду, а також всі ті умови, щодо яких за заявою однієї зі сторін має бути досягнуто згоди, зокрема,

- предмет та об'єкт-договору;

- сторони за договором;

- зобов'язання (права та обов'язки сторін) за договором;

- ціна за договором;

- способи забезпечення виконання зобов'язань за договором (неустойка, завдаток, порука, гарантія, застава);

- порядок здійснення розрахунків за договором;

- термін виконання за договором;

- відповідальність за договором;

- форс-мажорні обставини.

3) аналізує та готує письмові висновки щодо прийнятності для Мінагрополітики вартості пропонованих проектом договору товарів (робіт, послуг);

4) інформує керівництво міністерства про результати розгляду матеріалів проекту договору та про потенційного контрагента за договором.

2.7.2. У разі досягнення згоди з іншою стороною щодо усіх умов договору, за наявності позитивних висновків стосовно прийнятності вартості товарів (робіт, послуг) та доручення керівництва міністерства щодо укладення договору, останній передається відповідальним виконавцем для опрацювання та погодження структурному підрозділу Мінагрополітики, відповідальному за фінансування договору, та юридичній службі міністерства. У разі необхідності такий проект договору також погоджується іншими зацікавленими структурними підрозділами Мінагрополітики.

Якщо погодження проекту договору з іншою стороною не досягнуто відповідальний виконавець повідомляє про його непогодження керівництво міністерства.

2.8. Структурний підрозділ Мінагрополітики, відповідальний за фінансування договору, перевіряє проект договору на відповідність вимогам актів законодавства в частині, що стосується вартості товарів (робіт, послуг), порядку та форми розрахунків, розглядає калькуляцію кошторисної вартості товарів (робіт, послуг) і в разі відсутності зауважень погоджує проект договору шляхом візування кожної сторінки договору та додатків до нього, які стосуються його компетенції.

2.9. Юридична служба міністерства здійснює проведення правової оцінки проекту усіх договорів, зокрема встановлює відповідність вимогам чинного законодавства, наявність у проектах можливих, відповідно до його предмету, способів забезпечення виконання умов договору та визначення санкцій щодо неналежного (неякісного, несвоєчасного) виконання умов договору і в разі відсутності зауважень погоджує проект договору шляхом візування кожної сторінки проекту договору.