Відповідно до підпункту 11 пункту 10 Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 року № 1040, пункту 8 Положення про Міністерство аграрної політики та продовольства України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 листопада 2015 року № 1119, та з метою запровадження єдиного порядку ведення договірної роботи, реєстрації та забезпечення збереження договорів, що укладаються від імені міністерства,

1. Затвердити Порядок ведення договірної роботи в Міністерстві аграрної політики та продовольства України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства аграрної політики України від 31 березня 2010 року № 163 "Про затвердження Порядку ведення договірної роботи в Міністерстві аграрної політики України".

3. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату М. Осійчука.

1.1. Порядок ведення договірної роботи в Міністерстві аграрної політики та продовольства України (далі - Порядок) визначає загальні засади організації роботи із укладання, виконання договорів та контролю за їх виконанням, реєстрації, зберігання та ведення реєстрів договорів у Мінагрополітики, а також порядок здійснення Мінагрополітики погодження договорів, які укладаються підприємствами, установами, організаціями, що належать до сфери управління Мінагрополітики (далі - суб'єкти господарювання), у випадках, передбачених законодавством.

1.2. Цей Порядок розроблено відповідно до законодавства про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти (далі - законодавство про публічні закупівлі), Цивільного, Господарського та Бюджетного кодексів України, Закону України "Про управління об'єктами державної власності" та інших нормативно-правових актів.

1.3. Вимоги цього Порядку є обов'язковими до виконання при веденні договірної роботи в Мінагрополітики.

1.4. У цьому Порядку терміни вживаються в значеннях, наведених у Цивільному та Господарському кодексах України.

1.5. Договір укладається в письмовій формі за підписом Державного секретаря Міністерства аграрної політики та продовольства України, а до його призначення - особою, що виконує його функції відповідно до вимог чинного законодавства (далі - керівник державної служби), після візування проекту договору відповідальним підрозділом, юридичною службою, бухгалтерською службою та в разі необхідності іншими заінтересованими структурними підрозділами Мінагрополітики.

1.6. До ведення договірної роботи належать такі процедури:

підготовка та оформлення документів, необхідних для укладання договору;

підготовка проекту договору або розгляд проекту договору, що надійшов від іншої сторони;

підписання договору;

реєстрація та зберігання договорів;

виконання договірних зобов'язань;

контроль за виконанням договорів.

Відповідальним підрозділом за підготовку, супровід, укладення та візування проектів договорів є структурний підрозділ Мінагрополітики, до функціональних обов'язків якого належить питання, що пропонується врегулювати шляхом укладення договору.

За необхідності відповідальний підрозділ в установленому порядку має право звернутися до самостійних структурних підрозділів Мінагрополітики, в тому числі до бухгалтерської та/або юридичної служби, для попереднього опрацювання проекту договору, отримання консультації, що не вважається погодженням проекту договору.

1.7. Ціна договору погоджується сторонами до моменту його укладання.

Мінагрополітики має право укладати договори в межах видатків, встановлених кошторисами на відповідний бюджетний період.

2.1. Укладання договору за результатами проведення процедури закупівлі за державні кошти здійснюється відповідно до законодавства про публічні закупівлі з врахуванням вимог цього Порядку.

Річний план закупівель товарів, робіт та послуг за державні кошти, який затверджується відповідно до Закону України "Про публічні закупівлі" , та додаток до Річного плану закупівель є базовими документами щодо укладання договорів в Мінагрополітики.

У випадку, якщо предмет закупівлі підпадає під дію законодавства про публічні закупівлі, проект договору готується відповідальним підрозділом лише після включення такої закупівлі до Річного плану закупівель чи відповідного додатка до нього.

Службова записка відповідального підрозділу, що є підставою для включення закупівлі до Річного плану закупівель чи відповідного додатка до нього, а також тендерна документація, що є підставою підписання договору за результатами здійснення процедури закупівлі товарів, робіт та послуг, зберігається у секретаря тендерного комітету (разом із копією договору).

2.2. Під час укладання договору, на які не поширюється дія законодавства про публічні закупівлі, самостійний структурний підрозділ Мінагрополітики, до компетенції якого належать питання, що становлять предмет договору (далі - відповідальний підрозділ) попередньо готує службову записку на ім'я керівника державної служби, в якій надає обґрунтування укладання договору без проведення тендеру.

2.3. Проект договору готується відповідальним підрозділом або контрагентом.

Відповідальний підрозділ повинен забезпечити збір інформації про контрагента.

При укладанні договору з контрагентом, інформація про якого не є загальновідомою (наприклад, органи державної влади), та/або договір з яким укладається вперше, відповідальний підрозділ зобов'язаний вимагати від представників контрагента для ознайомлення такі документи або в установленому порядку завірені копії:

установчі документи контрагента;

свідоцтво про державну реєстрацію контрагента;

ліцензії, якщо діяльність підлягає ліцензуванню;

наказ про призначення на посаду представника контрагента, який уповноважений підписувати договір, або довіреність, оформлену належним чином;

свідоцтво про реєстрацію платника податку та довідка платника податку на додану вартість (у разі наявності);

довідку від банківської установи, в якій офіційно відкрито рахунок, із зазначенням банківських реквізитів (поточний рахунок, МФО, код ЄДРПОУ).

2.4. Договір вважається укладеним, коли між сторонами досягнуто згоди за всіма істотними умовами.

Істотними умовами договору є ті, що визначені такими чинним законодавством або необхідні для договорів цього виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою однієї із сторін має бути досягнуто згоди.

При укладанні договорів за результатами проведених тендерів істотні умови договору вносяться до проекту договору про закупівлю, який включається до тендерної документації.

Рекомендується обов'язково включати до проекту договору наступні істотні умови:

найменування сторін;

назву, дату і місце його укладання;

предмет договору (найменування товарів, робіт, послуг) із зазначенням його коду відповідно до Національного класифікатора України ДК 021:2015 "Єдиний закупівельний словник";

права та обов'язки сторін за договором;

відповідальність сторін;

способи забезпечення виконання зобов'язань за договором;

строк дії договору;

порядок виконання, здачі та приймання робіт (надання послуг);

ціна договору (вартість товарів, робіт, послуг), порядок розрахунків;

форс-мажорні обставини (обставини непереборної сили);

порядок врегулювання спорів;

місцезнаходження сторін;

умови щодо оплати Мінагрополітики за поставлені товари (виконані роботи, надані послуги) тільки після надходження з Державного бюджету України на реєстраційний рахунок коштів на цілі, визначені договором;

звільнення Мінагрополітики від відповідальності за прострочення оплати за договором у разі, коли таке прострочення сталось виключно через несвоєчасне надходження коштів з Державного бюджету України.

Договором можуть бути передбачені інші умови, погоджені сторонами, та такі, що не суперечать законодавству.

2.5. Додатками до представленого для розгляду стороною, що ініціює підписання проекту договору, можуть бути:

специфікація (у договорах фінансового характеру - в обов'язковому порядку);

графік виконання робіт;

технічні вимоги;

інша документація, що є підставою підписання договору чи визнається сторонами договору його невід'ємною складовою.

2.6. Відповідальний підрозділ обов'язково здійснює погодження проекту договору з бухгалтерською службою, юридичною службою та структурним підрозділом, відповідальним за проведення тендерів. У випадку, коли договір укладається за результатами тендеру, таке погодження здійснюється до його проведення для включення попередньо погодженого проекту договору в тендерну документацію.

У разі необхідності такий проект договору погоджується з іншими заінтересованими структурними підрозділами Мінагрополітики.

Бухгалтерська служба перевіряє у проекті договору відповідність вартості предмета закупівлі наявним кошторисним призначенням, відповідність порядку розрахунків (попередня оплата, за фактом постачання) нормативно-правовим актам, реквізити замовника, наявність істотних умов тощо.