З метою вдосконалення роботи у сфері зовнішньоекономічних відносин та на виконання вимог постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року N 1893 "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденціальну інформацію, що є власністю держави"

1. Покласти на Департамент зовнішньоекономічного співробітництва (Руденко М.М.):

1.1. Координацію робіт з питань економічного та науково-технічного співробітництва із зарубіжними країнами, підбору партнерів для співробітництва, проведення консультацій і переговорів з питань зовнішньоекономічного співробітництва разом із заінтересованими структурними підрозділами міністерства, оформлення прийому іноземців, зарубіжних делегацій та організацій (далі іноземці);

1.2. Розробку разом із структурними підрозділами міністерства, що беруть участь у прийомі іноземців, програми проведення роботи з іноземцями (далі програма) за формою згідно з додатком 1.

У разі фінансування програми перебування іноземної делегації Українською Стороною програму затверджує Міністр аграрної політики;

1.3. Формування щорічного списку посадових осіб, які братимуть безпосередню участь у прийомі іноземців і роботі з ними, що затверджує керівник міністерства;

1.4. Складання наприкінці року у довільній формі звіту, за підсумками прийому і проведення роботи з іноземцями про виконання відповідної програми;

1.5. Зберігання додатків 1, 2, 3 та звіту про виконання програми в окремій номенклатурній справі;

1.6. Здійснення супроводу іноземців під час прийому і проведення роботи з ними. Залишати іноземців у службових приміщеннях та на території міністерства без супроводу заборонено;

1.7. Ведення журналу обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями за формою згідно з додатком 3.

2. Рішення щодо прийому іноземців покласти на керівника міністерства, який несе персональну відповідальність за прийом іноземців і проведення роботи з ними, та вжиття необхідних заходів для охорони відомостей, що становлять державну таємницю та конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

3. Визначити місце проведення зустрічей та переговорів з іноземцями кімнату N 407, кімнати Міністра (кім. N 517) та першого заступника Міністра аграрної політики України (N 414).

4. Дозвіл до входу в міністерство іноземців оформлює Департамент зовнішньоекономічного співробітництва за формою (згідно додатку 2) за поданням керівника департаменту відповідного структурного підрозділу міністерства за погодженням заступника Міністра аграрної політики відповідно до розподілу функціональних повноважень, Спеціального управління (Червінська Л.Ф.) та ДП "Агроспецсервіс" (Никитюк О.А.).

5. ДП "Агроспецсервіс" здійснювати матеріально-технічне забезпечення проведення переговорів та офіційних зустрічей іноземців з керівництвом міністерства.

6. Відділу виставок та інформатизації (Дорощук В.В.) внести пропозиції щодо технічного захисту інформації у приміщенні (кім. 407), кімнати Міністра (кім. N 517) та першого заступника Міністра аграрної політики України (N 414), охорона яких забезпечується державою відповідно до законодавства України та Положення про технічний захист інформації в Україні, затвердженого Указом Президента України від 27 вересня 1999 р. N 1229.

7. Керівникам структурних підрозділів міністерства:

7.1. Передбачати обов'язкову участь у переговорах відповідальних спеціалістів Департаменту зовнішньоекономічного співробітництва;

7.2. За результатами зустрічі в 3-денний термін після проведення переговорів надавати Департаменту зовнішньоекономічного співробітництва інформацію про підсумки переговорів з іноземними партнерами з метою узагальнення інформації щодо співробітництва;

7.3. У разі листування з представництвами зарубіжних країн в Україні або за межами України обов'язково погоджувати тексти листів з Департаментом зовнішньоекономічного співробітництва;

7.4. З метою вилучення відомостей, що становлять державну таємницю, або конфіденційну інформацію, що є власністю держави, всі матеріальні носії інформації, які плануються для передачі іноземцям, передавати на попередню експертну оцінку. Рішення про передачу іноземцям інформації та акт експертизи матеріальних носіїв інформації, які плануються передати іноземцям, затверджує керівник міністерства за формою згідно з додатками 4, 5;

7.5. Подавати щорічно в термін до 15 червня та до 25 грудня Департаменту зовнішньоекономічного співробітництва інформацію щодо роботи з питань зовнішньоекономічних відносин, яка має містити також інформацію щодо роботи з іноземцями.

8. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства аграрної політики від 30.05.2000 N 82 "Про вдосконалення роботи в сфері зовнішньоекономічних відносин".

9. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра аграрної політики Супіханова Б.К.