Відповідно до Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939, абзацу другого пункту 1 постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893 "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію", пункту 8 Положення про Міністерство аграрної політики та продовольства України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 листопада 2015 року № 1119, та з метою забезпечення збереження державної таємниці та службової інформації під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців у Міністерстві аграрної політики та продовольства України та у зв'язку з виїздом до іноземних країн працівників, яким надано допуск до державної таємниці,

1. Затвердити Інструкцію про порядок забезпечення охорони інформації з обмеженим доступом в Міністерстві аграрної політики та продовольства України під час здійснення заходів міжнародного співробітництва та у зв'язку з виїздом до іноземних держав працівників, яким надано допуск до державної таємниці (далі - Інструкція), що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства аграрної політики України від 06 квітня 2007 року № 249 "Про вдосконалення роботи у сфері зовнішньоекономічних відносин" (зі змінами).

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Ця Інструкція розроблена відповідно до Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939, та Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893 (зі змінами), і визначає засади та вимоги до організації й забезпечення заходів з охорони інформації з обмеженим доступом в Міністерстві аграрної політики та продовольства України (далі - Міністерство) під час міжнародного співробітництва та у зв'язку з виїздом до іноземних держав працівників, яким надано допуск до державної таємниці.

1.2. Під час перебування за кордоном громадяни, яким надано допуск до державної таємниці, незалежно від підстав і мети виїзду повинні виконувати взяті зобов'язання щодо збереження державної таємниці.

2.1. Рішення про можливість прийому в Міністерстві іноземних делегацій, груп та окремих іноземців (далі - іноземці) приймається Міністром або за його дорученням заступниками Міністра, які несуть особисту відповідальність за організацію прийому іноземців і роботу з ними, вжиття необхідних заходів для охорони інформації з обмеженим доступом.

2.2. Безпосередню організацію прийому іноземців і роботи з ними забезпечує Департамент міжнародного співробітництва разом з іншими структурними підрозділами Міністерства, які беруть участь у прийомі іноземців.

2.3. У зв'язку з прийомом іноземців Департамент міжнародного співробітництва завчасно з урахуванням наявних відомостей щодо візиту, який повинен відбутися, разом з Оперативно-режимним управлінням та іншими структурними підрозділами Міністерства, яким доручено приймати іноземців, визначає мету прийому, строк, час перебування іноземців в Міністерстві, осіб, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, характер та обсяг інформації, яка може бути доведена до іноземців або передана їм, а також коло питань, що будуть обговорюватися під час прийому, перелік службових приміщень, які планується відвідати.

2.4. Департаментом міжнародного співробітництва разом з Оперативно-режимним управлінням розробляється програма прийому і роботи з іноземцями за формою, визначеною у додатку 1, яка повинна містити:

відомості про іноземців, їх посади, а також про підприємство, установу, організацію, яку вони представляють;

мету прийому іноземців, перелік питань, що плануються для обговорення, а також у додатку до програми - інформацію, яка може бути доведена до іноземців або передана їм;

список посадових осіб, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, а також виконання інших заходів у зв'язку з візитом (із зазначених завдань);

перелік місць та порядок застосування іноземцями кіно-, фото-, аудіо-, відеоапаратури, інших технічних заходів;

маршрути і порядок пересування іноземців у міністерстві;

інші необхідні заходи.

2.5. Програму прийому і роботи з іноземцями затверджує Міністр або за його дорученням - заступник Міністра.

2.6. Матеріальні носії інформації, з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм передані, до затвердження програми прийому і роботи з іноземцями з метою вилучення з них відомостей, що становлять державну таємницю або службову інформацію, оцінюються експертною комісією міністерства з питань таємниць (далі - експертна комісія), склад якої затверджується наказом Міністерства. За результатами оцінки експертна комісія складає акт експертизи матеріальних носіїв інформації, які планується передати іноземцям (далі - акт):

за наявності в матеріальних носіях відомостей, віднесених до державної таємниці, згідно з додатком 2;

за наявності в матеріальних носіях інформації відомостей, віднесених до службової інформації, згідно з додатком 3;

за відсутності в матеріальних носіях інформації відомостей, віднесених до державної таємниці або службової інформації, згідно з додатком 4.

У разі якщо передача матеріальних носіїв інформації іноземцям чи ознайомлення іноземців з ними не планується, це відображається у програмі прийому і роботи з іноземцями.

2.7. У разі виявлення експертною комісією у матеріальних носіях інформації відомостей, віднесених до державної таємниці або службової інформації, у складених актах за формами згідно з додатками 2 та 3 відповідно зазначається назва таких матеріальних носіїв та відповідний пункт Зводу відомостей, що становлять державну таємницю, чи переліку відомостей, що становлять службову інформацію в Міністерстві.

2.8. Порядок передачі відомостей, що становлять державну таємницю, іноземній державі чи міжнародній організації визначається законодавством України.

2.9. Передача іноземцям зазначених в акті матеріальних носіїв відомостей, які становлять службову інформацію, здійснюється за погодженням з Міністром.

У разі коли експертною комісією не виявлено в матеріальних носіях відомостей, які становлять державну таємницю та службову інформацію, рішення про передачу таких матеріальних носіїв інформації приймається на підставі акта, складеного згідно з додатком 4.

2.10. На підставі отриманої від Департаменту міжнародного співробітництва письмової інформації стосовно прибуття іноземців Оперативно-режимне управління невідкладно до їх прибуття письмово інформує про це Службу безпеки України із зазначенням посад, прізвищ, імен, а також про час їх перебування та мету відвідання Міністерства. Разом з письмовою інформацією надсилається копія програми прийому і роботи з іноземцями.

2.11. Іноземці проходять в Міністерство через центральний вхід до адміністративної будівлі Міністерства виключно в супроводі працівника, визначеного відповідальним за супроводження іноземних відвідувачів за заявкою на перепустку іноземців (далі - заявка), складеною згідно з додатком 5 , підписаною директором Департаменту міжнародного співробітництва чи особою, яка виконує його обов'язки, та погодженою з начальником Оперативно-режимного управління чи особою, яка виконує його обов'язки. При цьому зазначається посада, прізвище, ім'я та по батькові працівника, відповідального за супроводження іноземців, який їх зустрічатиме.

Заявка подається Департаментом міжнародного співробітництва на 1-й пост охорони Міністерства відповідно до затвердженої Міністром чи заступниками Міністра програми прийому і роботи з іноземцями, а його копія - завчасно до Оперативно-режимного управління.

2.12. Відповідність особи пред'явленим нею документам, що посвідчують особу іноземців, та строку їх дії перевіряють чергові працівники посту охорони за участю відповідальних осіб за супроводження іноземців, які їх зустрічають, до їх пропуску до службових приміщень.

2.13. Зустрічі та переговори з іноземцями проводяться у спеціально визначених для таких цілей приміщеннях (кімнати 308 та 407) по вул. Хрещатик, 24, м. Київ.

2.14. Режим секретності в Міністерстві під час прийому іноземців забезпечується відповідно до Типового плану забезпечення режиму секретності в Міністерстві аграрної політики та продовольства України під час прийому іноземців згідно з додатком 6 (далі - Типовий план забезпечення режиму секретності). У разі необхідності розробляється додатковий план забезпечення режиму секретності.

2.15. З працівниками Міністерства, які залучатимуться до роботи з іноземцями та яким надано допуск до державної таємниці, працівники Оперативно-режимного управління проводять інструктажі, метою яких є роз'яснення їх обов'язків відповідно до Типового плану забезпечення режиму секретності.

2.16. Повноваження осіб, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, визначаються програмами прийому і роботи з іноземцями.

Працівники Міністерства, які беруть участь у прийомі іноземців і проведенні роботи з ними, повинні діяти лише в межах наданих повноважень, забезпечувати охорону інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави.

Під час прийому і роботи з іноземцями забороняється залишати їх без осіб, що їх супроводжують.

2.17. Контроль за виконанням заходів, визначених Типовим планом забезпечення режиму секретності, здійснюється Оперативно-режимним управлінням.

Про факти порушень режиму секретності під час перебування в Міністерстві іноземців начальник Оперативно-режимного управління доповідає Міністру, а також вживає необхідних заходів для усунення виявлених порушень.

2.18. Спеціально визначений працівник Департаменту міжнародного співробітництва веде журнал обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами, іноземними громадянами за формою згідно з додатком 7.

2.19. За результатами прийому іноземців Департамент міжнародного співробітництва складає звіт про виконання програми прийому і роботи з іноземцями, в якому зазначаються:

відомості про іноземців, зміст проведених з ними бесід;

інформація, яка використовувалася чи була передана їм, перелік відповідних матеріальних носіїв інформації (документи тощо);

інформація, яка була отримана від іноземців;

відповідні пропозиції та рекомендації за результатами візиту іноземців.

Один примірник звіту передається до Оперативно-режимного управління, яке його разом з інформацією про виконання Типового плану забезпечення режиму секретності надсилає у п'ятиденний строк до Служби безпеки України.

3.1. Технічні завдання за формою згідно з додатком 3 Порядку підготовки проектів директив, вказівок і технічного завдання для участі у заходах міжнародного характеру та звітів за їх результатами , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 903, та накази на відрядження за кордон працівників Міністерства погоджуються Оперативно-режимним управлінням.

Копії затвердженого технічного завдання та наказу на службове відрядження працівників Міністерства за кордон надаються до Оперативно-режимного управління працівниками, що здійснили підготовку зазначених документів, відповідно до списку осіб, які мають допуск і доступ до державної таємниці, наданого режимно-секретним відділом цього управління керівникам структурних підрозділів.

У разі якщо проект технічного завдання містить службову інформацію, його підготовка здійснюється в установленому порядку з дотриманням вимог законодавства у сфері охорони державної таємниці та інформації з обмеженим доступом.

3.2. З метою вилучення відомостей обмеженого доступу, що можливо містяться у матеріальних носіях інформації, які передбачається використовувати у закордонному відрядженні (текстові чи технічні документи, відео-, аудіо-, аудіовізуальні матеріали тощо), вони попередньо оцінюються експертною комісією, про що складається акт. У разі потреби визначається порядок використання таких матеріалів в іноземній державі.

3.3. У технічному завданні на службове відрядження за кордон обов'язково відображається інформація щодо використання у службовому відрядженні матеріальних носіїв інформації (текстових чи технічних документів, відео-, аудіовізуальних матеріалів тощо) та у разі їх використання - висновок експертної комісії про відсутність у цих матеріалах інформації з обмеженим доступом із зазначенням дати і номера акта за результатами оцінки.