Цей інструктивний лист підготовлено на виконання пункту 2 Плану спільних заходів щодо підвищення ефективності управління державними корпоративними правами в акціонерних товариствах та контролю за фінансовою діяльністю цих товариств (далі - ВАТ), розроблених та затверджених Фондом державного майна України (ФДМУ) спільно з Міністерством економіки України та Державною комісією з цінних паперів та фондового ринку на виконання Постанови Верховної Ради України від 22.09.2005 N 2896-IV, з метою поліпшення роботи голів та членів наглядових (спостережних) (далі - наглядова рада) рад господарських товариств, відповідно до Цивільного та Господарського кодексів України, Закону України "Про господарські товариства" N 1576 від 19.09.91, постанови Кабінету Міністрів України від 15.05.2000 N 791 "Про управління державними корпоративними правами". Лист визначає порядок роботи відповідального представника держави (далі - Представник), голів та членів наглядових рад ВАТ протягом року.

1. Організація здійснення аудиторської перевірки фінансово-господарської діяльності ВАТ

З метою проведення незалежного аудиту річної фінансової звітності та затвердження загальними зборами акціонерів річних звітів товариств Представник та голова правління мають забезпечити відбір та погодити з ФДМУ (або його регіональним відділенням) виконавця для проведення аудиту річної звітності відповідно до Положення про порядок погодження Фондом державного майна України та його регіональними відділеннями виконавця для проведення аудиту річної фінансової звітності господарських товариств, у статутних фондах яких державна частка перевищує 50 відсотків, затвердженого відповідним наказом ФДМУ.

Контроль за відбором та погодженням з ФДМУ аудитора (аудиторської фірми) покладається на наглядову раду ВАТ. Організація контролю з боку наглядової ради за здійсненням усіх необхідних заходів покладається на Представника.

Окрему увагу слід звернути на відображення в аудиторському висновку питань, передбачених зразковим технічним завданням, затвердженим наказом ФДМУ. Для цього виконавчий орган ВАТ забезпечує погодження остаточної редакції річного аудиторського висновку з ФДМУ або його регіональним відділенням до підписання акта приймання-передачі виконаних робіт відповідно до договору про надання аудиторських послуг.

Наглядова рада повинна доручити виконавчому органу ВАТ не пізніше ніж за три тижні до проведення чергових загальних зборів акціонерів надати ФДМУ або регіональному відділенню ФДМУ, що здійснює повноваження з управління відповідним державним пакетом акцій ВАТ, аудиторський висновок.

2. Здійснення контролю за поданням звітності ВАТ до ФДМУ

Відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" N 996-XIV від 16.07.99 та на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 28.02.2000 N 419 "Про затвердження Порядку подання фінансової звітності" голова правління ВАТ зобов'язаний подавати до ФДМУ щоквартальну та річну фінансову і статистичну звітність в установлені нормативними документами терміни і у визначених обсягах.

Крім того, відповідно до п. 2.2.4 Типової форми контракту з керівником виконавчого органу відкритого акціонерного товариства, затвердженої наказом ФДМУ від 05.04.2004 N 662, голова правління зобов'язаний щокварталу особисто звітуватися перед органами приватизації про хід ліквідації заборгованості до бюджету, з виплати заробітної плати, простроченої кредиторської та дебіторської заборгованості, у тому числі в разі проведення експортно-імпортних операцій.

Отже, Представник зобов'язаний встановити контроль за своєчасним поданням вищезазначених документів у повному обсязі.

3. Участь Представника у підготовці загальних зборів акціонерів ВАТ

До скликання щорічних загальних зборів акціонерів Представнику потрібно провести ретельну перевірку статуту ВАТ, положень про наглядову раду, ревізійну комісію та інших внутрішніх положень ВАТ, у тому числі документів щодо створення, реорганізації та ліквідації господарських товариств, створених за участю ВАТ, його дочірніх підприємств, філій та представництв на предмет їх відповідності чинному законодавству і нормативно-правовим актам ФДМУ. Крім того, Представнику доручається перевірити наявність усіх інших положень, необхідних для діяльності та організації роботи органів управління ВАТ.

Так, відповідно до доручення Кабінету Міністрів України від 02.12.2005 N 62417/2/1-05 до Указу Президента України від 24.11.2005 N 1648/2005 "Про рішення Ради національної безпеки і оборони України від 29 червня 2005 року "Про заходи щодо поліпшення інвестиційного клімату в Україні" та від 28 жовтня 2005 року "Про заходи щодо утвердження гарантій та підвищення ефективності захисту права власності в Україні" Представнику доручається проаналізувати статут та внутрішні положення товариства на предмет відповідності принципам корпоративного управління, що затверджені рішенням Комісії з цінних паперів та фондового ринку від 11.12.2003 N 571.

За результатами аналізу в разі виявлення будь-яких порушень або розбіжностей з чинним законодавством, нормативно-правовими актами, які регулюють сферу управління державними корпоративними правами, Представник зобов'язаний подати до ФДМУ пропозиції стосовно їх усунення у двотижневий термін до дати проведення загальних зборів акціонерів та у термін до 01.03.2006 щодо ВАТ із 100%-вим державним пакетом акцій.

Крім того, Представник здійснює моніторинг фінансово-економічних показників господарської діяльності ВАТ, аналіз роботи органів управління ВАТ, ревізійної комісії, їх персонального складу, за підсумками чого надає пропозиції ФДМУ стосовно:

включення до порядку денного загальних зборів питання щодо оновлення складу наглядової ради або заміни окремих її членів;

включення до порядку денного загальних зборів питання щодо оновлення складу ревізійної комісії або заміни окремих її членів;

виконавчого органу;

зміцнення менеджменту ВАТ.

Також Представнику треба забезпечити дотримання вимог:

наказу ФДМУ від 02.11.2005 N 2882 "Щодо оформлення передачі реєстру акціонерів за рішенням загальних зборів";

листа ФДМУ щодо скликання загальних зборів акціонерів ВАТ, термінів проведення та порядку денного загальних зборів, який щороку (на початку року) розробляється та надсилається правлінню ВАТ.

4. Участь Представника у загальних зборах акціонерів ВАТ

Щороку для підготовки чергових загальних зборів акціонерів ФДМУ готує перелік питань, які обов'язково мають бути розглянуті на зборах. Для цього Представник скликає засідання наглядової ради, на якому затверджуються порядок денний, дата та місце проведення зборів, і встановлює контроль за своєчасним поданням виконавчим органом ВАТ оголошення про проведення зборів.