З метою узагальнення інформації про практику реєстрації громадян у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів (далі - Державний реєстр) Державна податкова адміністрація України доводить до відома офіційну позицію щодо застосування законодавства при здійсненні таких процедур.

Державний реєстр ведеться органами державної податкової служби з 1996 року. Це - автоматизований банк даних, створений для забезпечення єдиного державного обліку фізичних осіб, які зобов'язані сплачувати податки, збори, інші обов'язкові платежі до бюджетів та внески до державних цільових фондів у порядку і на умовах, що визначаються законодавчими актами України.

Основною метою створення Державного реєстру є повний облік фізичних осіб, які сплачують податки та інші обов'язкові платежі, з однозначною їх ідентифікацією, організація автоматизованої обробки інформації про сплату податків та інших обов'язкових платежів фізичними особами.

Приймання документів від громадян для реєстрації у Державному реєстрі здійснюють державні податкові інспекції у районах, містах, районах у містах, міжрайонні та об'єднані державні податкові інспекції за місцем постійного проживання фізичних осіб - платників податків (громадян України) чи місцем отримання доходів або місцезнаходженням іншого об'єкта оподаткування громадян України, які не мають постійного місця проживання в Україні.

Іноземці та особи без громадянства реєструються у державних податкових адміністраціях в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі після виконання вимог Правил в'їзду іноземців та осіб без громадянства в Україну, їх виїзду з України і транзитного проїзду через її територію, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 29 грудня 1995 року N 1074, зі змінами (далі - Правила в'їзду).

Функції реєстрації фізичних осіб - платників податків виконують підрозділи реєстрації та обліку платників податків органів державної податкової служби (далі - ОДПС).

Для подальшого наповнення Державного реєстру іншими структурними підрозділами ОДПС України здійснюється формування інформації з податкових розрахунків сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб - платників податків, і сум утриманого з них податку, які подаються податковими агентами, податкових декларацій та звітів фізичних осіб - платників податків, даних карток особових рахунків фізичних осіб - платників податків щодо стану розрахунків з бюджетом за податками і зборами (обов'язковими платежами).

Порядок організації роботи органів державної податкової служби щодо формування та ведення Державного реєстру детально викладено у Порядку формування та ведення Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів, затвердженому наказом ДПА України від 24.11.2008 N 722, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 18.02.2009 за N 154/16170 (далі - Порядок N 722).

До Державного реєстру вноситься інформація про осіб, які постійно проживають в Україні, мають об'єкти оподаткування, передбачені чинним законодавством, і зобов'язані сплачувати податки та інші обов'язкові платежі; не мають постійного місця проживання в Україні, але відповідно до чинного законодавства зобов'язані сплачувати податки в Україні.

До Державного реєстру не вноситься інформація про осіб, які через релігійні або інші переконання відмовляються від прийняття ідентифікаційного номера та офіційно повідомляють про це відповідні державні органи.

Реєстрація іноземців та осіб без громадянства провадиться після виконання вимог Правил в'їзду.

Реєстрація у державному реєстрі неповнолітніх фізичних осіб - платників податків здійснюється одним із батьків (усиновлювачем, опікуном, піклувальником) за наявності свідоцтва про народження дитини та особистого паспортного документа з унесеними до нього відомостями про місце проживання.

Формування та ведення Державного реєстру є одним з основних завдань та функцій ОДПС, визначених Законом України "Про державну податкову службу в Україні", які здійснюються відповідно до Закону України "Про Державний реєстр фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів" (далі - Закон про ДРФО).

З питань реєстрації фізичних осіб у Державному реєстрі застосовуються такі нормативно-правові акти:

Порядок N 722;

Положення про картку фізичної особи - платника податків, затверджене наказом ДПА України від 27.01.98 N 43, зареєстроване в Міністерстві юстиції України 19.02.98 за N 124/2564 зі змінами (далі - Положення N 43);

Порядок унесення відмітки до паспорта громадянина України щодо ідентифікаційного номера фізичної особи - платника податків та інших обов'язкових платежів, затверджений наказом ДПА України, МВС України від 19.10.2004 N 602/1226, зареєстрований у Міністерстві юстиції України 20.10.2004 за N 1345/9944;

Порядок передачі відділами реєстрації актів громадянського стану державним податковим органам інформації про громадян, які померли, затверджений наказом ДПА України та Міністерства юстиції України від 22.12.97 N 462/83/5, зареєстрований у Міністерстві юстиції України 24.12.97 за N 617/2421.

Підставою для реєстрації фізичної особи у Державному реєстрі є подана до ОДПС облікова картка фізичної особи - платника податків та інших обов'язкових платежів (далі - Облікова картка). Така картка може бути подана фізичною особою - платником податків особисто, через довірену особу або юридичною особою - податковим агентом (у разі укладення трудового договору між фізичною особою, яка не має ідентифікаційного номера, та юридичною особою).

Облікова картка, яка подається довіреною особою, приймається за наявності паспортного документа цієї особи та паспортного документа (або його ксерокопії з чітким зображенням) фізичної особи - платника податків, яка реєструється, а також довіреності, засвідченої у нотаріальному порядку, на проведення реєстрації фізичної особи - платника податків.

Іноземці та особи без громадянства для реєстрації додають до Облікової картки паспортний документ та засвідчений у встановленому законодавством порядку переклад українською мовою паспортного документа. Особи, які мають довіреність, засвідчену у нотаріальному порядку, на подання Облікової картки для реєстрації іноземця чи особи без громадянства, подають особистий паспортний документ, паспортний документ іноземця чи особи без громадянства (або його ксерокопію з чітким зображенням), в якому містяться такі дані: прізвище, ім'я, по батькові (за наявності), місце народження, місце проживання, дата народження, а також довіреність, засвідчену у нотаріальному порядку, на подання Облікової картки для реєстрації іноземця чи особи без громадянства - довірителя, та засвідчений у встановленому законодавством порядку переклад на українську мову паспортного документа іноземця чи особи без громадянства.

При прийманні облікових карток відповідальний працівник ОДПС має здійснити дії, передбачені Порядком N 722.

Прийняті органами державної податкової служби облікові картки обробляються засобами програмного забезпечення. Дані вносяться до відповідного рівня Державного реєстру. На основі таких даних формуються файли-запити на реєстрацію фізичних осіб - платників податків у Державному реєстрі, які передаються до Центральної бази даних Державного реєстру. На підставі даних з облікових карток ДПА України вносить до Державного реєстру дані про фізичну особу - платника податків і надсилає її ідентифікаційний номер до ОДПС, який направив файл-запит про реєстрацію фізичної особи - платника податків.

Реєстрація фізичної особи - платника податків здійснюється у двотижневий строк від дня подання до ОДПС Облікової картки.

Після реєстрації фізичній особі видається Картка фізичної особи - платника податків із присвоєним (далі - Картка) ідентифікаційним номером. Така картка може бути отримана фізичною особою особисто або довіреною особою із дотриманням таких же вимог, як і при поданні Облікової картки. Видача карток здійснюється відповідно до Положення N 43.

У разі виникнення змін та/або уточнень у реєстраційних даних фізична особа - платник податків протягом місяця від дня виникнення таких змін зобов'язана подати відповідне повідомлення до ОДПС за місцем постійного проживання (у разі зміни місця проживання - до органу державної податкової служби за новим місцем проживання), а фізичні особи - платники податків, які не мають постійного місця проживання в Україні, - за місцем отримання доходів або місцезнаходженням іншого об'єкта оподаткування.

Форму Облікової картки (N 1ДР) визначено у додатку 1 до Порядку N 722. Бланки облікових карток видаються органами державної податкової служби фізичним особам та юридичним особам - податковим агентам безкоштовно. На зворотному боці Облікова картка має пам'ятку для її заповнення.

Якщо облікові картки фізичних осіб для реєстрації у Державному реєстрі подаються юридичною особою - податковим агентом, то така особа формує та подає до ОДПС загальний документ - відомості до Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів за формою N 2ДР, установленою додатком 2 до Порядку N 722.

Після реєстрації фізичної особи у Державному реєстрі такій особі видається Картка з присвоєним ідентифікаційним номером. Положенням N 43 встановлені форми Картки на спеціальному захищеному матеріалі та Картки на паперовому носії. На сьогодні видаються лише Картки на паперовому носії. Зразок Картки на паперовому носії визначено додатком 8 до Положення N 43.

Слід також зауважити, що до 21.02.2002 документом, який підтверджував реєстрацію фізичної особи у Державному реєстрі, була довідка про присвоєння ідентифікаційного номера. З 21.02.2002 фізичним особам видається Картка. Разом із тим зазначені довідки є чинними, не підлягають обов'язковій заміні (можуть бути замінені на Картки за бажанням фізичної особи).

До паперової форми Картки з 15.02.2008 внесено зміни: перелік даних про фізичну особу, що зазначаються у Картці, доповнено датою народження особи.

Якщо після видачі Картки встановлені порушення чи неточності при формуванні ідентифікаційного номера, які не можна усунути, можлива зміна ідентифікаційного номера. При цьому громадянин отримує Картку, що відповідає правильному (переприсвоєному) ідентифікаційному номеру, та одночасно з Карткою - довідку про зміну ідентифікаційного номера на паперовому носії, зразок якої наведено у додатку 2 до Положення N 43.

У разі виникнення змін та/або уточнень у реєстраційних даних фізична особа - платник податків подає повідомлення про внесення змін до Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів за формою N 5ДР, встановленою у додатку 4 до Порядку N 722.

1. Реєстрація іноземних громадян у Державному реєстрі

Іноземці та особи без громадянства реєструються та отримують Картку у державних податкових адміністраціях в АР Крим, областях, містах Києві та Севастополі при поданні паспортного документа та засвідченого у встановленому законодавством порядку перекладу українською мовою паспортного документа.

Статтею 1 Закону України "Про правовий статус іноземців та осіб без громадянства" визначено: паспортний документ - національний паспорт або документ, який його замінює.

Згідно зі статтею 1 Закону України "Про імміграцію" паспортний документ - документ, виданий уповноваженими органами іноземної держави або уповноваженими органами, спеціалізованими установами чи іншими автономними організаціями системи ООН, що підтверджує громадянство іноземця, посвідчує особу іноземця чи особу без громадянства, надає право виїзду за кордон і визнається Україною.

Держкомміграції України та органи міграційної служби в АР Крим, областях, містах Києві та Севастополі відповідно до Закону України "Про біженців" видають іноземцю чи особі без громадянства:

яка порушила Клопотання про надання статусу біженця:

а) довідку про подання особою заяви про надання статусу біженця;

б) довідку про особу, стосовно якої прийнято рішення про оформлення документів для надання статусу біженця;

в) довідку про прийняття скарги до розгляду;

г) довідку про звернення до суду.

Довідки є документами, які засвідчують законність перебування особи на території України і є дійсними для реалізації прав і виконання обов'язків, передбачених Законом України "Про біженців" та іншими законами України.

Довідки реєструються в спеціальному уповноваженому центральному органі виконавчої влади з питань громадянства та реєстрації фізичних осіб, за місцем проживання осіб, які їх отримали, в установленому порядку.

Відповідно до статей 18, 22 Закону України "Про біженців" особи, законність перебування яких на території України підтверджується довідками, зазначеними у пунктах б, в, г, мають право на тимчасове працевлаштування.

Але оскільки такі довідки згідно з статтею 9 Закону України "Про біженців" можуть видаватися іноземцям та особам без громадянства, у яких відсутні паспортні документи, тобто заповнюватися зі слів цих осіб, довідки можуть використовуватися для реєстрації у Державному реєстрі зазначених осіб лише у комплекті з їх паспортними документами;

яка отримала статус біженця в Україні - посвідчення біженця, що є паспортним документом, який посвідчує особу власника, підтверджує факт надання статусу біженця в Україні і є дійсним для реалізації прав та виконання обов'язків, передбачених Законом України "Про біженців" та іншими законами України.