Отвечая на вопросы по заполнению справок по форме N 8ДР, в том числе от отделов Государственного реестра физических лиц ГНА в Луганской (письмо от 25.03.99 г. N 3474/29-08) и в Запорожской (от 31.03.99 г. N 950/8/29-10) областях и по результатам работы семинара, который проводился в ГНА Украины 05.04.99 г. - 06.04.99 г. Главным управлением Государственного реестра физических лиц и Главным управлением налогообложения физических лиц, ГНА Украины подготовила разъяснения относительно заполнения справок по форме N 8ДР.

1. Какой код льготы по подоходному налогу ставить работнику, занятому на подземных работах угольной и горнодобывающей промышленности (признак льготы "07"), который пользуется еще одной льготой по подоходному налогу, например, льготой на детей под признаком "05"?

Согласно подпункту 2.6.20 Порядка заполнения и представления юридическими лицами всех форм собственности и физическими лицами - субъектами предпринимательской деятельности справки по форме N 8ДР (далее - Порядок), если физическое лицо имеет несколько льгот, то ему необходимо заполнить с признаком дохода, соответствующим месту работы физического лица, которому предоставляются льготы (например, "01"), одну строку с заполнением всех граф, при этом в графе 8 указать одну из льгот и дополнительно заполнить еще столько "коротких" строк, сколько льгот физическое лицо имеет (заполняя порядковый номер строки в графе 1, идентификационный номер в графе 2, признак дохода в графе 5, как в первой строке, и признак льготы в графе 8). Если физическое лицо имеет также материальную помощь или дивиденды по тому же месту работы, где оно получало доход, то для него необходимо дополнительно заполнить строку или две с незаполненной графой 8 по общим правилам.

В графе 8 необходимо указывать признаки льгот, а не их суммы, поскольку занесение сумм льгот этой редакцией справки по форме N 8ДР не предусматривается. В графе 5 "Признак дохода" при этом проставляется "01" или "02" в зависимости от того, по основному или не по основному месту работы физическое лицо получало льготы.

Если указываются льготы с признаками "22 - 23", то в графе 8 также необходимо указывать признаки льгот, но в графе 5, как это рекомендовалось при заполнении справок ф. N 8ДР предыдущей редакции, необходимо указывать признак дохода "07" и при этом в графе 3 проставлять сумму полученного физическим лицом необлагаемого налогом дохода, то есть стоимость путевок или сумму платы за содержание детей в дошкольных воспитательных учреждениях.

2. Если льгота предоставляется на 3 детей в возрасте до 16 лет и совокупный месячный доход одного из родителей не превышает 10 минимальных месячных заработных плат, то это по справочнику льгот признаки "01" и "05" одновременно. Как это отразить в справке по форме N 8ДР?

Смотри ответ на вопрос 1.

3. Как отражать льготу в справке по форме N 8ДР, если она не предоставлялась весь отчетный период? У одного и того же работника в течение отчетного квартала может изменяться признак льготы, например, за два месяца отчетного квартала льгота на детей не предоставлялась, а за третий - предоставлялась?

Поскольку существующая справка по форме N 8ДР квартальная, то при ее заполнении необходимо указать факт существования льготы у физического лица в отчетном квартале независимо от того, имеется ли льгота на протяжении всего квартала или в отдельный его месяц.

4. Работник сменил место работы (в связи с этим изменился признак льготы) на протяжении отчетного квартала. Например, два месяца он работал на подземных работах, а третий - на поверхности. Как правильно отразить в справке по форме N 8ДР изменение льготы по подоходному налогу?

Если работа продолжалась у того же юридического лица, заполнение справки по форме N 8ДР на работника необходимо проводить аналогично требованиям, указанным в ответе на вопрос 1, если же - у другого, то каждое юридическое лицо должно представить свою справку по форме N 8ДР и отразить в ней информацию о предоставлении льгот физическому лицу.

5. В справочнике признаков льгот по подоходному налогу льгота "01" после уточнения (если месячный совокупный налогооблагаемый доход не превышает размера 10 минимальных месячных заработных плат) не соответствует Декрету Кабинета Министров Украины "О подоходном налоге с граждан" от 26.12.92 г. N 13-92 (далее - Декрет).

Пункт 2 статьи 6 Декрета:

"Совокупный налогооблагаемый доход дополнительно уменьшается на сумму, не превышающую за каждый полный месяц, в течение которого получен доход, установленного действующим законодательством размера минимальной месячной заработной платы (необлагаемый налогом минимум) одному из родителей (опекунов, попечителей) на каждого ребенка в возрасте до 16 лет, если месячный совокупный налогооблагаемый доход не превышает размера десяти минимальных месячных заработных плат, установленного действующим законодательством".

6. Необходимо подробно разъяснить порядок заполнения справки по форме N 8ДР для физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности, имеющих реализаторов и работающих по фиксированному налогу, со ссылкой на необходимые регламентирующие документы.

Пункт 4 Изменений и дополнений к Инструкции о подоходном налоге с граждан, утвержденных приказом Государственной налоговой администрации Украины от 25 декабря 1998 года N 650 и зарегистрированных в Министерстве юстиции Украины 5 февраля 1999 года N 72/3365:

"Плательщик фиксированного налога не освобождается от обязанности начисления, удержания и перечисления в бюджет подоходного налога с доходов, которые выплачиваются наемным работникам (лицам, которые находятся с ним в трудовых отношениях, или членам его семьи, которые принимают участие в предпринимательской деятельности)".

Поэтому плательщик фиксированного налога должен представлять справку по форме N 8ДР на наемных работников, включая членов своей семьи. В графе 3 справки по форме N 8ДР он должен указать сумму выплаченного своим наемным работникам дохода, в графе 4 - сумму удержанного с них подоходного налога, в графе 5 - признак дохода ("01" или "02" в зависимости от того, основным или не основным у наемных работников является место работы у плательщика фиксированного налога).

7. Представляют ли справки по форме N 8ДР плательщики единого налога?

Да, плательщики единого налога представляют справки по форме N 8ДР на наемных работников, включая членов своей семьи. Основанием для этого является пункт 7 Приложения к Порядку выдачи Свидетельства об уплате единого налога субъектом малого предпринимательства - физическим лицом, утвержденному приказом Государственной налоговой администрации Украины от 10.11.98 г. N 533 и зарегистрированному в Министерстве юстиции Украины 19.11.98 г. N 733/3173.

8. Заполняют ли справки по форме N 8ДР предприниматели на реализаторов - членов своих семей, которые торгуют на рынке?

Да, смотри ответы на вопросы 6 и 7.

9. У предпринимателя, который имеет фиксированный патент, работают реализаторы. Что указывать в реквизитах справки по форме N 8ДР "Работало в штате" и "Работало по совместительству"?

Физические лица - субъекты предпринимательской деятельности, которые осуществляют предпринимательскую деятельность с использованием наемного труда или привлекают к предпринимательской деятельности членов своих семей, в том числе и уплачивающие фиксированный налог, не отчитываются перед Государственным комитетом статистики.* Также не отчитываются и физические лица, которые уплатили единый налог. Поэтому при заполнении этих реквизитов они должны руководствоваться численностью своих наемных работников и тем, каким местом работы для них является место работы у физического лица - субъекта предпринимательской деятельности. При заполнении реквизита "Работало в штате" необходимо учитывать и самого плательщика фиксированного налога.

* Согласно Инструкции по статистике численности работников, занятых в народном хозяйстве Украины, утвержденной приказом Министерства статистики Украины от 7 июля 1995 года N 171 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Украины 7 августа 1995 года N 287/823.

10. Заносить ли в реквизит справки по форме N 8ДР "Работало по совместительству" физических лиц, которым осуществлялись выплаты согласно договорам купли-продажи и аренды имущества?

Нет, не нужно заносить.

11. Если предприятие имеет нулевую численность, но существуют учредители предприятия (граждане), которые не получают доходы, необходимо ли на них (учредителей) заполнять справку по форме N 8ДР?

Справку по форме N 8ДР в таком случае необходимо представлять на учредителей по правилам, которые регламентируют представление по форме N 8ДР при отсутствии факта выплат работникам в отчетном периоде (подпункт 2.6.21 Порядка).

12. Отражается ли в справке по форме N 8ДР перерасчет подоходного налога за прошедший год? Если да, то каким образом?

Результат перерасчета подоходного налога за прошедший год необходимо указывать в справке по форме N 8ДР. Результаты по конкретному физическому лицу прибавляются со знаком "+" или "-" к сумме удержанного подоходного налога за тот месяц, в котором был сделан перерасчет. Таким образом, в справке по форме N 8ДР по конкретному физическому лицу в графе 4 необходимо будет внести результат такого прибавления, если в отчетном периоде делались выплаты за тот месяц, в котором был осуществлен перерасчет подоходного налога за прошлый год.

13. По пп.2.6.20 Порядка необходимо разъяснить более подробно, желательно с примерами, для льгот с признаками "01 - 07" и "20 - 23" количество строк и граф.

Смотри ответ на вопрос 1.

14. Как обрабатывать справки по форме N 8ДР, принятые с ликвидационным балансом за I квартал, если они были представлены до введения нового Порядка (образца 1999 года) по старой форме?

Предусматривается, что справки по форме N 8ДР с ликвидационным балансом (то есть принятые от ликвидированных юридических лиц или от физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности, прекративших свою деятельность) за I квартал 1999 года будут обрабатываться программным обеспечением для обработки новых справок по форме N 8ДР образца 1999 года. В графе 7 "Дата увольнения" в таком случае необходимо поставить дату ликвидации (прекращения деятельности) юридического лица или физического лица - субъекта предпринимательской деятельности.

15. Пункт 2.4 Порядка: "Справка готовится в двух экземплярах". Второй экземпляр - ксерокопия или документ, сделанный под копирку?

Оригинал справки по форме N 8ДР остается в органе государственной налоговой службы, а копия (ксерокопия, документ, сделанный под копирку, или распечатанный через компьютер второй экземпляр - не регламентируется Порядком) возвращается юридическому лицу или физическому лицу - субъекту предпринимательской деятельности, которые представляли справку по форме N 8ДР. Ответственность за соответствие копии оригиналу возлагается на того, кто заполняет справки по форме N 8ДР.

16. Возможна ли передача бумажного журнала регистрации справок по форме N 8ДР в общий отдел (канцелярию) в связи с наличием в справке по форме N 8ДР реквизита "Отметка о получении: входящий N, дата, штамп ГНИ"?

Этот реквизит, как и реквизиты "Дата представления" и "Приведенная информация является верной" введены в справку по форме N 8ДР для унификации справки по форме N 8ДР с другими бланками налоговой отчетности. Но справка по форме N 8ДР имеет свои особенности. При регистрации справок по форме N 8ДР на обоих экземплярах справки проставляется входящий номер (работником структурного подразделения, который принимает справку по форме N 8ДР) и ставится печать (канцелярии или отдела Государственного реестра физических лиц "Для справок") и номер порции при обязательной регистрации справки в компьютере.

Реквизит "Дата представления" заполняется юридическим лицом или физическим лицом - субъектом предпринимательской деятельности на тот момент, когда им представляется справка по форме N 8ДР.

Реквизит "Приведенная информация является верной" означает, что должностные лица юридического лица или физическое лицо - субъект предпринимательской деятельности своими подписями свидетельствуют достоверность приведенной в справке по форме N 8ДР информации и готовы нести ответственность за ее недостоверность.

17. Какой печатью заверяется подпись лица, ответственного за прием справок по форме N 8ДР, на втором экземпляре?

Если прием справок по форме N 8ДР осуществляется канцелярией, то ставится штамп ГНИ. Если прием справок по форме N 8ДР осуществляется подразделениями Государственного реестра физических лиц (далее - ГРФЛ), то заверяется печатью отдела ГРФЛ "Для справок".

18. Будет ли изменяться бумажный журнал регистрации справок по форме N 8ДР в связи с наличием реквизита "Отметка о получении: входной номер, дата, штамп ГНИ" в новой редакции по форме N 8ДР образца 1999 года?

Бумажный журнал, который ведется в отделе ГРФЛ отменяться в 1 квартале 1999 года не будет до тех пор, пока в электронном журнале не будет реализован режим регистрации возвращенных справок по форме N 8ДР на корректировку (реализация раздела 3 Порядка).

19. Достаточно ли ведения только электронного журнала регистрации справок по форме N 8ДР?

Нет, необходимо вести и электронный и бумажный журналы.

20. По пункту 2.4 Порядка разъяснить детально порядок регистрации по второму экземпляру справки (возвращается лицу, которое представляло справку по форме N 8ДР), а именно: кто регистрирует - подразделение ГРФЛ или приемная -и в каком журнале?

Смотри ответы на вопросы 14 - 17.

21. Как представлять корректирующую справку (раздел 3 Порядка)?

Раздел 3 Порядка регламентирует порядок изъятия ошибочно представленных строк в первично представленной и принятой справке по форме N 8ДР с помощью корректирующей справки с надписью "Изъятие" и порядок введения верных строк (вместо изъятых ошибочных или пропущенных ранее строк) при помощи еще одной порции первичной справки по форме N 8ДР.

22. По разделу 3 Порядка разъяснить порядок регистрации (в каком журнале и какой проставлять номер порции) корректирующих справок?

Порядок регистрации корректирующих справок тот же, что и для первичных справок. Это касается и бумажного журнала, и электронного. С той разницей, что при представлении корректирующей справки в бумажном журнале в графе "Тип справки" необходимо указать букву "К". Форма бумажного журнала регистрации справок по форме N 8ДР приведена в Порядке приема от юридических лиц всех форм собственности и физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности справки по форме N 8ДР, новая редакция которого будет направлена дополнительно.

23. Что писать против надписи "Порция" при изъятии или замене?

Регистрация справок по форме N 8ДР в электронном журнале проводится одинаково для первичных и корректирующих справок. Смотри подпункт 2.6.1 Порядка.

24. Кто проставляет "Дату представления": ГНИ или предприятие?

Реквизит "Дата представления" заполняется юридическим лицом или физическим лицом - субъектом предпринимательской деятельности на тот момент, когда им представляется справка по форме N 8ДР. Смотри ответ на вопрос 16.

25. По пункту 4.1 Порядка: "Справки представляются юридическими лицами... до 15 числа...", то есть 15 число включительно или нет?

Руководствуясь нормой, предусмотренной статьей 87 ("Окончание процессуальных сроков") Гражданского процессуального кодекса Украины, справки по форме N 8ДР, которые были представлены 15 числа включительно, считаются представленными своевременно. Справки по форме N 8ДР, которые были представлены после 15 числа (то есть 16 и позднее), считаются представленными с нарушением сроков представления.

26. Должны ли регистрироваться в бумажном журнале регистрации справок по форме N 8ДР ответы на ошибки по форме N 8ДР и если "да", то в журнале за какой квартал?

Исправление ошибок, которые были допущены в первично представленной и принятой справке, проводится путем представления корректирующей справки по форме N 8ДР. Порядок проведения корректировок изложен в разделе 3 Порядка. Регистрация корректирующих справок по форме N 8ДР такая же, как и для первичных порций справок по форме N 8ДР. Она проводится в журнале того квартала, который ведется на момент представления поточной порции справки по форме N 8ДР.

27. Представляется ли справка по форме N 8ДР отдельно профсоюзными комитетами, которые имеют локальный код налоговой инспекции, свой расчетный счет и сотрудников, постоянно работающих на главном предприятии, при котором создан профсоюзный комитет?

Справка по форме N 8ДР представляется профсоюзным комитетом под своим регистрационным (учетным) номером налогоплательщика на всех физических лиц, которым осуществлялись выплаты в отчетном периоде (например, выплачивалась материальная помощь), а также на всех физических лиц, которые пребывали с этим профсоюзом в трудовых отношениях, независимо от того, получали граждане доход в отчетном периоде или нет, а именно: справка должна содержать информацию о лицах, которые являются совместителями для профсоюзного комитета.