Відповідно до статті 12 Закону України "Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи"

1. Затвердити Порядок ведення державного обліку документів Національного архівного фонду України (додається).

2. Зазначений документ направити центральним державним архівам України, Державному архіву в Автономній Республіці Крим, державним архівам областей, мм. Києва і Севастополя, галузевим державним архівам Міністерству культури і мистецтв України, Національній академії наук України.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Головархіву України від 07.12.98 N 78 "Про затвердження Порядку ведення державного обліку документів Національного архівного фонду України".

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Держкомархіву України Г.В. Боряка.

1. Цей Порядок визначає організацію та ведення державного обліку документів Національного архівного фонду України.

2. Державний облік документів - це встановлення їх належності, кількості, складу і стану в одиницях обліку та відображення цих відомостей в облікових документах. Облік документів фіксує їх приналежність до певних класифікаційних комплексів, забезпечує їх організаційну упорядкованість, адресний пошук та контроль за їх наявністю, належністю, станом, місцем та умовами зберігання.

2.1. Обліковим документом є документ установленої форми, що фіксує надходження, вибуття, кількість, склад і стан архівних документів.

2.2. Одиницею обліку архівних документів є одиниця виміру кількості архівних документів.

Для документів з паперовими носіями основними обліковими одиницями є архівний фонд, справа.

Для документів зі спеціальними носіями основними обліковими одиницями є одиниця зберігання та одиниця обліку. Одиницею зберігання є класифікаційна одиниця, яка є фізично відокремленим архівним документом чи сукупністю документів, що має самостійне значення. В одиницях обліку документи обліковуються за комплектами і видами; науково-технічні документи - за групами і комплексами.

3. Дія цього Порядку поширюється на всі документи Національного архівного фонду, що зберігаються в архівних установах незалежно від форми власності й підпорядкування та в громадян незалежно від виду документів, виду матеріального носія інформації, ступеня секретності інформації, що міститься в них, та форми власності на них, а також на копії страхового фонду і фонду користування документами.

4. Архівні установи, що здійснюють повноваження власника, юридичні та фізичні особи, у власності яких перебувають документи Національного архівного фонду, зобов'язані дотримуватися встановленого порядку ведення їх державного обліку, у визначені строки інформувати Держкомархів України та уповноважені ним архівні установи про наявність документів, стан обліку, поточні зміни у їх складі.