Відповідно до статті 6 Закону України "Про захист персональних даних", пункту 1.2 розділу 1 Типового порядку обробки персональних даних, затвердженого наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08 січня 2014 року № 1/02-14, пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Міністерство юстиції України, що додається.

2. Департаменту публічного права (Кравченко Л.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Керівникам самостійних структурних підрозділів Міністерства юстиції України та керівникам підприємств, установ та організацій, що належать до сфери його управління, визначити працівників, які мають доступ до персональних даних, забезпечити надання письмового зобов’язання про нерозголошення персональних даних такими працівниками та ведення Журналу реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Цей Порядок встановлює загальні вимоги до організаційних і технічних заходів обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Мін’юст, під час їх обробки в інформаційних системах Мін’юсту та на паперових носіях.

2. Цей Порядок є обов’язковим до виконання працівниками Мін’юсту, його територіальних органів та підприємств, установ та організацій, що належать до сфери його управління, які мають доступ до персональних даних та обробляють персональні дані, володільцем яких є Мін’юст.

3. До персональних даних належать будь-які відомості чи сукупність відомостей про особу, за якими вона ідентифікується чи може бути конкретно ідентифікованою.

Терміни у цьому Порядку вживаються у значенні, наведеному в Законах України "Про захист персональних даних" та "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах".

4. Персональні дані, що обробляються, є інформацією з обмеженим доступом, крім випадків, передбачених статтею 5 Закону України "Про захист персональних даних".

5. Персональні дані в інформаційних системах Мін’юсту обробляються автоматизовано в електронній формі за допомогою програмних засобів та у паперовій формі (зберігання звернень, запитів на доступ до публічної інформації, які надійшли у паперовій формі; документів, що містять персональні дані працівників Мін’юсту або кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється Мін’юстом; осіб, які мають намір здійснювати діяльність арбітражного керуючого, копій судових рішень у справах про банкрутство (неплатоспроможність)).

6. Володільцем персональних даних є Мін’юст.

Розпорядниками персональних даних є територіальні органи Мін’юсту, підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту, і яким доручається обробка персональних даних відповідно до законодавства.

7. Обробка персональних даних, щодо яких встановлені особливі вимоги, та/або яка становить особливий ризик для прав і свобод суб’єктів персональних даних, здійснюється відповідно до статей 7 та 9 Закону України "Про захист персональних даних".

1. Обробка персональних даних, володільцем яких є Мін’юст, здійснюється з метою:

забезпечення проходження державної служби та трудових відносин, військового та податкового обліків;

забезпечення права особи на доступ до електронних послуг та інформації про публічні послуги, звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, отримання інформації з інформаційних систем, яка необхідна для надання послуг;

надання права на здійснення діяльності арбітражного керуючого, для отримання свідоцтва про право на здійснення діяльності арбітражного керуючого;

ведення обліку виданих, переоформлених свідоцтв про право на здійснення діяльності арбітражних керуючих, анульованих свідоцтв, та інших відомостей про їх діяльність, необхідних для автоматизованого відбору кандидатів на призначення господарським судом арбітражного керуючого у справах про банкрутство (неплатоспроможність);

здійснення контролю за діяльністю арбітражних керуючих та забезпечення роботи Дисциплінарної комісії арбітражних керуючих й організації реалізації її рішень;

отримання інформації про боржників (фізичних осіб), щодо яких відкриті провадження у справах про банкрутство (неплатоспроможність), супроводу процедур банкрутства;

забезпечення представництва України в Європейському суді з прав людини, координації виконання його рішень та інформування про хід виконання рішень Європейського суду з прав людини у справах, в яких Україна є стороною;

ведення обліку осіб, щодо яких застосовано заборону, передбачену частинами третьою або четвертою статті 1 Закону України "Про очищення влади";

організації та перевірки роботи державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів, здійснення контролю за реєстрацією територіальними органами Мін’юсту приватних нотаріусів;

проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України;

забезпечення реалізації прав фізичної особи та офіційного визнання і підтвердження державою фактів народження фізичної особи та її походження, шлюбу, розірвання шлюбу, зміни імені, смерті;

офіційного визнання і підтвердження державою фактів набуття, зміни або припинення речових прав на нерухоме майно, обтяжень таких прав;

створення єдиної системи обліку юридичних осіб, громадських формувань, що не мають статусу юридичної особи, та фізичних осіб - підприємців;

забезпечення виконання зобов’язань і захисту прав юридичних і фізичних осіб стосовно рухомого майна та надання в інтересах цих осіб інформації про наявність чи відсутність обтяжень рухомого майна;

підвищення рівня захисту майнових прав юридичних та фізичних осіб;

створення єдиної системи обліку заповітів, спадкових договорів, заведених спадкових справ та виданих свідоцтв про право на спадщину;

обліку інформації про суб’єктів підприємницької діяльності, відносно яких триває або завершена процедура банкрутства, про стан провадження у справі про банкрутство, про реєстр вимог кредиторів та інші дані, які отримані від арбітражних керуючих та господарських судів, а також відомості, які є результатом здійснення державним органом з питань банкрутства визначених законодавством повноважень;

створення інформаційного фонду про осіб, які отримали кваліфікацію судового експерта;

створення інформаційного фонду про наявність методик проведення судових експертиз, які атестовані та рекомендовані до впровадження в експертну практику;

ведення обліку та забезпечення оперативного отримання інформації про засуджених та осіб, узятих під варту, у тому числі осіб, до яких застосовано тимчасовий чи екстрадиційний арешт, які тримаються в місцях попереднього ув’язнення, відбувають кримінальне покарання у місцях позбавлення волі, а також суб’єктів пробації;

ведення обліку приватних виконавців, помічників приватних виконавців, а також виданих, переоформлених посвідчень приватних виконавців та реалізації відповідно до вимог законодавства принципів доступності, гласності та відкритості інформації про приватних виконавців для заінтересованих користувачів;

збирання, зберігання, обліку, пошуку, узагальнення, надання відомостей про виконавче провадження, формування Єдиного реєстру боржників;

ведення діловодства у сфері управління персоналом, діяльності з внутрішнього аудиту, адміністративно-правових, податкових відносин та відносин у сфері бухгалтерського обліку та/або підготовки відповідно до вимог законодавства статистичної, управлінської та іншої інформації з питань, що належать до компетенції Мін’юсту;

забезпечення особі, яка виявила намір здійснювати діяльність приватного виконавця, допуску до складання кваліфікаційного іспиту;

забезпечення розгляду звернень осіб, які відповідно до Закону України "Про виконавче провадження" є учасниками виконавчого провадження;

формування складу Громадської ради при Міністерстві юстиції України;

виконання зобов’язань, взятих за міжнародними договорами України про правове співробітництво у цивільних, сімейних кримінальних справах, видачу правопорушників (екстрадицію) і про передачу засуджених осіб, а також зобов’язань, що випливають з членства України в міжнародних організаціях, в рамках співробітництва з договірними та установчими органами, за яке відповідає Мін’юст;

2. Підставами для обробки персональних даних, володільцем яких є Мін’юст, є:

згода суб’єкта персональних даних на обробку його персональних даних;

дозвіл на обробку персональних даних, наданий володільцю персональних даних відповідно до закону виключно для здійснення його повноважень;

необхідність виконання обов’язку володільця персональних даних, який передбачений законом.

Обробка персональних даних фізичних осіб, які надають Мін’юсту послуги за цивільно-правовими договорами, здійснюється на підставі правочину, стороною якого є суб’єкт персональних даних або який укладено на користь суб’єкта персональних даних чи для здійснення заходів, що передують укладенню правочину на вимогу суб’єкта персональних даних.

3. Обробка персональних даних здійснюється на підставі та відповідно до Конституції України, Законів України "Про захист персональних даних", "Про Кабінет Міністрів України", "Про центральні органи виконавчої влади", "Про адміністративні послуги" та інших законів України з метою здійснення повноважень Мін’юсту.

Мін’юст здійснює обробку персональних даних таких категорій суб’єктів:

працівників Мін’юсту та кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється Мін’юстом;

осіб, які звертаються до Мін’юсту в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян", "Про безоплатну правничу допомогу", "Про адвокатуру та адвокатську діяльність" та "Про доступ до публічної інформації";

осіб, які мають намір здійснювати діяльність арбітражного керуючого;

осіб, які отримали свідоцтво про право на здійснення діяльності арбітражного керуючого;

боржників, стягувачів, кредитора;

осіб, які звертаються до Європейського суду з прав людини відповідно до статті 34 Конвенції про захист прав людини і основоположних свобод;

осіб, щодо яких застосовано заборону, передбачену частинами третьою або четвертою статті 1 Закону України "Про очищення влади";

осіб, які бажають зайнятися нотаріальною діяльністю;

осіб, які звертаються за наданням послуги з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України;

осіб, які звертаються за наданням послуг у сфері державної реєстрації актів цивільного стану;

суб’єктів речового права (власників чи користувачів нерухомого майна), обтяжувачів, уповноважених осіб, що звернулись за вчиненням реєстраційної дії;

засновників, учасників, керівників юридичних осіб та громадських формувань, що не мають статусу юридичної особи; осіб, які можуть вчиняти дії від імені юридичної особи; кінцевих бенефіціарних власників юридичної особи; керівників відокремлених підрозділів юридичної особи, у тому числі утвореної відповідно до законодавства іноземної держави; членів керівних органів громадських формувань; осіб, які мають намір провадити підприємницьку діяльність; фізичних осіб - підприємців; осіб, які призначені управителем майна фізичної особи - підприємця та осіб, які можуть вчиняти дії від імені фізичної особи - підприємця; уповноважених осіб, що звернулись за вчиненням реєстраційної дії;

обтяжувача чи уповноваженої ним особи, боржника;

довірителя та повіреного (представник довірителя);

заповідача, відчужувача, спадкодавця, спадкоємця;

осіб, які отримали кваліфікацію судового експерта;

осіб, які виявили намір здійснювати діяльність приватного виконавця;

осіб з інвалідністю (членів сімей осіб), які проходили службу в Державній кримінально-виконавчій службі України з метою виділення коштів для виплати одноразової грошової допомоги в разі загибелі (смерті) чи втрати працездатності відповідно до Закону України "Про Національну поліцію України", а також Порядку та умов виплати одноразової грошової допомоги в разі загибелі (смерті) чи втрати працездатності поліцейського, затвердженого наказом Міністерства внутрішніх справ України від 11 січня 2016 року № 4;

осіб, які проходили службу в Державній кримінально-виконавчій службі України відповідно до Інструкції про порядок забезпечення санаторно-курортним лікуванням у Державній кримінально-виконавчій службі, затвердженої наказом Мін’юсту від 23 березня 2012 року № 451/5;

осіб, обробка персональних даних яких здійснюється під час проведення службових розслідувань відповідно до Порядку проведення службових розслідувань у Державній кримінально-виконавчій службі України, затвердженого наказом Мін’юсту від 12 березня 2015 року № 356/5 (зареєстровано в Мін’юсті 19 березня 2015 р. за № 295/26740), та в процесі будь-яких перевірок органів і установ, які знаходяться в підпорядкуванні Мін’юсту;

делегованих представників інститутів громадянського суспільства, які є кандидатами на обрання до складу Громадської ради при Міністерстві юстиції України;

осіб, відносно яких надійшов запит (прохання, доручення, заява, клопотання) на підставі міжнародного договору України про правове співробітництво у цивільних, сімейних кримінальних справах, видачу правопорушників (екстрадицію) і про передачу засуджених осіб.

Склад персональних даних, які обробляються Мін’юстом, залежить від категорії суб’єкта персональних даних.

Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних працівників та кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється Мін’юстом: реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія, номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ); відомості про зареєстроване та фактичне місце проживання; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); відомості про засоби зв’язку; відомості про трудову діяльність; відомості про освіту; відомості про сімейний стан та склад сім’ї; відомості про громадянство та національність; відомості про матеріальний стан, майнові та немайнові відносини; відомості про відсутність судимості; військово-облікові дані; відомості про стан здоров’я; біографічні дані; відомості про ділові та особисті якості; відомості про наявність прав на пільги та компенсації; фотографічні зображення; інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законодавством.

Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних осіб, які звертаються в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян", "Про безоплатну правничу допомогу", "Про адвокатуру та адвокатську діяльність" та "Про доступ до публічної інформації", "Про органи та осіб, які здійснюють примусове виконання судових рішень і рішень інших органів", "Про виконавче провадження": прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); місце проживання; наявність пільг, які є підставою для першочергового розгляду звернення; відомості про засоби зв’язку; інші дані, які стосуються особи та надаються нею для задоволення заяв, судових запитів (доручень, клопотань), запитів, звернень, адвокатських запитів.

Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних громадян, які притягаються до кримінальної відповідальності, або до яких застосовано тимчасовий чи екстрадиційний арешт, і тримаються в місцях попереднього ув’язнення, відбувають кримінальне покарання у місцях позбавлення волі: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); місце проживання або реєстрації громадянина; відомості про засоби зв’язку; реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія, номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ); відомості про стан здоров’я, проведені медичні обстеження, поставлені діагнози та призначене лікування; відомості про факт притягнення до адміністративної чи кримінальної відповідальності.

Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних осіб, які мають намір здійснювати діяльність арбітражного керуючого: копії відповідних сторінок паспорта громадянина України, які містять відомості про прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), місце реєстрації проживання/перебування (або копії паспорта громадянина України у формі картки (ID) та довідки про реєстрацію місця проживання/перебування особи); копію диплома про вищу юридичну або економічну освіту другого (магістерського) рівня; копію документа про повну загальну середню освіту за умови, що такий документ підтверджує вивчення особою української мови як навчального предмета (дисципліни), або копію державного сертифіката про рівень володіння державною мовою, виданого Національною комісією зі стандартів державної мови; довідку про відсутність судимості; копію трудової книжки (за наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування; копії документів, що підтверджують наявність стажу роботи (довідки, виписки із наказів, письмові трудові договори і угоди тощо); оригінал довідки медичної установи про стан здоров’я (медична довідка про проходження обов’язкових попереднього та періодичного психіатричного оглядів); копію сертифіката про проходження навчання у сфері відновлення платоспроможності боржників або визнання їх банкрутами; інформаційну довідку з Єдиного державного реєстру осіб, які вчинили корупційні або пов’язані з корупцією правопорушення; дві фотокартки розміром 40 х 30 мм.

Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних боржників (фізичних осіб), щодо яких відкриті провадження у справах про банкрутство (неплатоспроможність) відомості про яких містяться у відповідних судових рішеннях:

фізичні особи - боржники, які звернулися до суду із заявами про відкриття справи про неплатоспроможність: прізвище, ім’я, по батькові (за наявності); місце реєстрації проживання/перебування; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); відомості фінансово-майнового характеру;

фізичні особи - боржники, щодо яких господарськими судами відкриті справи про неплатоспроможність: прізвище, ім’я, по батькові (за наявності); місце реєстрації проживання/перебування; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); відомості про сімейний стан (в окремих випадках); відомості фінансово-майнового характеру;

фізичні особи - кредитори у справах про банкрутство/неплатоспроможність: прізвище, ім’я, по батькові (за наявності); місце реєстрації проживання/перебування; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); відомості фінансово-майнового характеру.

Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних осіб, які звертаються до Європейського суду з прав людини відповідно до статті 34 Конвенції про захист прав людини і основоположних свобод: прізвище, ім’я, по-батькові (за наявності); серія (за наявності) та номер паспорту; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); адреса реєстрації, адреса фактичного проживання; відомості про засоби зв’язку; відомості про судові справи, у яких особа виступала стороною, а також інша інформація персонального характеру, необхідна для забезпечення належного представництва інтересів держави в Європейському суді, координації виконання його рішень, обсяг та зміст якої залежить від конкретної справи.

Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних осіб, відомості про яких підлягають внесенню до Єдиного державного реєстру осіб, щодо яких застосовано положення Закону України "Про очищення влади": прізвище, ім’я, по батькові (за наявності); число, місяць, рік народження; місце народження; реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія, номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ); реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); місце проживання; місце роботи, посада на час застосування положення Закону України "Про очищення влади"; відомості про стан проходження перевірки особою, а також інформація про надходження висновків про результати перевірки, які свідчать про наявність підстав для застосування до особи, яка проходила перевірку, заборон, визначених статтею 1 Закону України "Про очищення влади"; час, протягом якого на особу поширюється заборона, передбачена частинами третьою або четвертою статті 1 Закону України "Про очищення влади".

Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних осіб, відомості про яких підлягають внесенню до Єдиного реєстру нотаріусів: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); номер свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю.

Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних осіб, які звертаються за наданням послуги з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія, номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ); дата народження.

Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних осіб, відомості про яких підлягають внесенню до Державного реєстру актів цивільного стану громадян: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); стать; дата народження; місце народження; місце проживання; сімейний стан; громадянство; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі; реквізити паспорта громадянина України (назва документа, серія, номер, дата видачі та уповноважений суб’єкт, що видав документ).

Мін’юст здійснює обробку таких персональних даних суб’єктів речового права (власника чи користувача нерухомого майна), обтяжувача, уповноваженої особи, що звернулись за вчиненням реєстраційної дії, відомості про яких підлягають внесенню до Державного реєстру речових прав на нерухоме майно: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності); унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі; реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності); реквізити документа, що посвідчує особу заявника (назва, серія, номер, дата видачі, строк дії документа, уповноважений суб’єкт, що видав документ, додаткові відомості про документ) (за наявності); підстава дії від імені іншої особи (у разі подання заяви уповноваженою на те особою); засоби зв’язку із заявником; адреса нерухомого майна.