Відповідно до пункту 13 постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів", з метою визначення особливостей направлення у відрядження осіб рядового і начальницького складу служби цивільного захисту та відшкодування їм витрат на службові відрядження в межах України і за кордон НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про особливості направлення у відрядження осіб рядового і начальницького складу служби цивільного захисту та відшкодування їм витрат на службові відрядження в межах України і за кордон, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства надзвичайних ситуацій України від 20 вересня 2012 року № 1203 "Про затвердження Інструкції про особливості направлення у відрядження осіб рядового та начальницького складу органів і підрозділів цивільного захисту Міністерства надзвичайних ситуацій України та відшкодування їм витрат на службові відрядження в межах України і за кордон", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 11 жовтня 2012 року за № 1717/22029.

3. Департаменту формування політики щодо підконтрольних Міністрові органів влади та моніторингу МВС (Боднар В.Є.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної служби України з надзвичайних ситуацій.

1. Ця Інструкція визначає порядок направлення в службові відрядження осіб рядового і начальницького складу, що проходять службу цивільного захисту в апараті ДСНС, її територіальних органах, підрозділах Оперативно-рятувальної служби цивільного захисту, навчальних закладах цивільного захисту, підприємствах, установах, організаціях та інших підрозділах ДСНС (далі - орган (підрозділ) цивільного захисту) та відшкодування їм витрат на службові відрядження в межах України і за кордон.

2. Службовим відрядженням вважається поїздка особи рядового і начальницького складу служби цивільного захисту (далі - особа) за рішенням Голови або одного із заступників Голови, якому надано такі повноваження відповідним наказом, керівника органу (підрозділу) цивільного захисту на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового завдання поза місцем постійної служби.

Документами, що підтверджують зв'язок відрядження з основною діяльністю органу (підрозділу) цивільного захисту, є, зокрема, план перевірки, запрошення, договір про співпрацю тощо.

3. Орган (підрозділ) цивільного захисту, що відряджає особу, зобов'язаний забезпечити її коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом).

Суми добових витрат та гранична сума витрат на найм житлового приміщення за добу визначаються додатком 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (далі - постанова Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98).

Аванс відрядженим видається готівкою у валюті, зазначеній у кошторисі витрат на службове відрядження, або перераховується в безготівковій формі на відповідний рахунок із застосуванням платіжних карток.

Сума надміру витрачених коштів, отриманих особою на відрядження або під звіт і не повернутих в установлений строк, оподатковується за ставкою податку, визначеною Податковим кодексом України.

Не дозволяється направляти у відрядження та видавати аванс особі, яка не відзвітувала про витрачені кошти за попереднє відрядження.

4. Керівник органу (підрозділу) цивільного захисту може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження: витрат на найм житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати. Зазначені обмеження обумовлюються в наказі про відрядження.

5. Орган (підрозділ) цивільного захисту, що відряджає особу, зобов'язаний ознайомити її з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий аванс, складеною в довільній формі) та з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження.

6. Днем вибуття у відрядження особи вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з населеного пункту, де дислокується орган (підрозділ) цивільного захисту, а днем прибуття з відрядження - день прибуття зазначеного транспорту в населений пункт, де дислокується орган (підрозділ) цивільного захисту.

У разі відправлення транспортного засобу до 24.00 включно днем вибуття вважається поточна доба, а з 00.00 і пізніше - наступна доба.

Якщо станція відправлення поїзда, пристань або аеропорт розташовані за межами населеного пункту, у строк відрядження зараховується час, потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття особи.

Дата на транспортному квитку (вибуття транспортного засобу) повинна збігатися з датою вибуття особи у відрядження згідно з наказом про відрядження. Дата на транспортному квитку (прибуття транспортного засобу) повинна збігатися з датою прибуття особи з відрядження згідно з наказом про відрядження.

Якщо дата на транспортному квитку не збігається з датою прибуття особи з відрядження згідно з наказом про відрядження, з дозволу керівника органу (підрозділу) цивільного захисту береться до уваги затримка у відрядженні на вихідні або святкові й неробочі дні в разі, якщо строк перебування особи поза місцем її постійної служби не перевищуватиме строку відрядження, передбаченого постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98.

За ці дні особі не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (крім витрат на проїзд з місця відрядження).

7. Направлення у службове відрядження осіб для лікування та/або реабілітації у зв’язку з пораненням (контузією, травмою або каліцтвом), отриманим під час безпосередньої участі в антитерористичній операції та/або забезпеченні її проведення (здійснення заходів, пов’язаних із запобіганням, виявленням і припиненням терористичної діяльності), здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації, забезпеченні їх здійснення, перебуваючи безпосередньо в районах та в період здійснення зазначених заходів, у межах України і за кордон здійснюється за наявності висновку центральної лікарсько-експертної комісії ДСНС або лікарсько-експертної комісії органу (підрозділу) цивільного захисту про потребу в такому лікуванні та/або реабілітації.

8. На особу, яка перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того органу (підрозділу) цивільного захисту, підприємства (установи, організації), до якого її відряджено. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.

9. Якщо наказом про відрядження передбачено направлення особи у відрядження та повернення її з відрядження у вихідний або святковий день, то їй після повернення з відрядження надається інший день відпочинку.

10. За час відрядження, у тому числі й за час перебування в дорозі, за особою зберігаються посада та належне їй за встановленими нормами грошове забезпечення.

11. Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" та Податкового кодексу України.

У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв'язку з таким відрядженням витрат, оформлюються відповідно до законодавства відповідної держави.

12. Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв'язку з таким відрядженням), суми яких установлено відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98.

1. У службові відрядження особи можуть направлятися в разі потреби та за наявності коштів на відрядження на підставі письмового рішення:

в апараті ДСНС - Голови або одного із заступників Голови, якому надано такі повноваження відповідним наказом;

в органах (підрозділах) цивільного захисту - керівника органу (підрозділу) цивільного захисту (у разі його відсутності - його заступником).

Керівники органів (підрозділів) цивільного захисту направляються у відрядження за рішенням Голови або одного із заступників Голови, якому надано такі повноваження відповідним наказом.

2. Направлення осіб у відрядження оформляється наказом на підставі доповідної записки. У наказі про відрядження зазначається: пункт призначення, найменування органу (підрозділу) цивільного захисту або найменування підприємства (організації), куди відряджено особу, строк та мета відрядження.

Відкликання особи з відрядження, його відміна, зміна строків перебування особи у відрядженні оформляються шляхом видання відповідного наказу.

3. Строк відрядження в межах України визначається керівником та не повинен перевищувати:

1) 5 календарних днів:

до апарату ДСНС, не враховуючи часу перебування в дорозі. Цей строк може бути продовжений, але не більше ніж на 5 календарних днів;

2) 30 календарних днів:

для проведення контрольних заходів з питань фінансово-господарської діяльності, комплексних перевірок та інспектування органів (підрозділів) цивільного захисту;

для проведення службових розслідувань та службових перевірок;

для здійснення керівництва практикою та стажуванням слухачів і курсантів у разі направлення осіб начальницького складу навчальних закладів, органів (підрозділів) цивільного захисту;

для вивчення нової спеціальної техніки в органах (підрозділах) цивільного захисту, у тому числі особам начальницького складу, яких направлено як керівників занять з вивчення нової техніки;

на стажування, у разі направлення осіб начальницького складу - наукових співробітників науково-дослідних і науково-виробничих установ в органи (підрозділи), для практики на підприємства та в організації інших центральних органів виконавчої влади (за погодженням з керівниками цих органів);

на стажування, у разі направлення осіб науково-педагогічного (педагогічного) складу навчальних закладів до органів (підрозділів) цивільного захисту;

в іншому разі за потреби відповідно до службової діяльності;

3) 45 календарних днів:

для проведення внутрішнього аудиту;

4) 90 календарних днів:

на навчання в системі первинної професійної підготовки, перепідготовки, спеціалізації та підвищення кваліфікації, у тому числі проходження зборів (курсів цільового призначення), у разі направлення осіб зі збереженням посад за місцем постійної служби;

5) період проведення таких заходів:

на виконання робіт з ліквідації наслідків аварій та катастроф, надзвичайних ситуацій техногенного, природного та військового характеру (далі - надзвичайна ситуація), у тому числі робіт, що виконуються в межах державних цільових програм, у складі пожежно-рятувальної частини або підрозділу чи одиничним порядком;

для безпосередньої участі в антитерористичній операції та/або забезпеченні її проведення (здійснення заходів, пов’язаних із запобіганням, виявленням і припиненням терористичної діяльності), здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях, забезпеченні їх здійснення, перебуваючи безпосередньо в районах та в період здійснення зазначених заходів;

для лікування та/або реабілітації у зв’язку з пораненням (контузією, травмою або каліцтвом), отриманим під час безпосередньої участі в антитерористичній операції та/або забезпеченні її проведення (здійснення заходів, пов’язаних із запобіганням, виявленням і припиненням терористичної діяльності), здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації, забезпеченні їх здійснення, перебуваючи безпосередньо в районах та в період здійснення зазначених заходів.

4. Тривалість службового відрядження обчислюється за кількістю днів перебування у відрядженні з урахуванням вихідних, святкових і неробочих днів та часу перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками).

5. Особі перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення та добові витрати.

Після повернення з відрядження особа зобов'язана до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної служби, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження.

Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню до каси або зарахуванню на відповідний рахунок органу (підрозділу), що її надав. Разом зі звітом подаються належним чином оформлені документи в оригіналі, що підтверджують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат.

Особа, яка під час службових відряджень отримала готівку із застосуванням платіжних карток, подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження.

Особа, яка отримала аванс на відрядження і не вибула, протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну відрядження повинна повернути до каси органу (підрозділу) цивільного захисту зазначені кошти.

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата зазначених коштів повинна здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником органу (підрозділу) цивільного захисту (у разі його відсутності - його заступником) звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

6. За кожний день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування особи у відрядженні в межах України, ураховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), їй виплачуються добові в межах сум, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98.

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження і дня прибуття до місця постійної служби, що зараховуються як два дні.

У разі відрядження особи строком на один день або в таку місцевість, звідки вона має змогу щодня повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу. Одночасно відповідно до належним чином оформлених оригіналів підтвердних документів проводиться оплата щоденного проїзду транспортом загального користування.

За рахунок добових витрат особою оплачуються витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях.

Якщо вартість харчування включено до рахунків на найм житлового приміщення без визначення конкретної суми, добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для України згідно з додатком 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98, а саме: 80 відсотків - при одноразовому, 55 відсотків - дворазовому, 35 відсотків - триразовому харчуванні.

Виплата добових не провадиться в разі відряджень, коли особа забезпечена харчуванням за рахунок держави та направляється:

для ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій регіонального та державного рівня;

для безпосередньої участі в антитерористичній операції та/або забезпеченні її проведення (здійснення заходів, пов’язаних із запобіганням, виявленням і припиненням терористичної діяльності), здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях, забезпеченні їх здійснення, перебуваючи безпосередньо в районах та в період здійснення зазначених заходів;

на первинну професійну підготовку, перепідготовку, спеціалізацію та підвищення кваліфікації, у тому числі проходження зборів (курсів цільового призначення), у навчальні заклади ДСНС тощо.

Крім того, добові не виплачуються особам:

допущеним до тимчасового виконання посад (обов'язків за посадою) в інших органах (підрозділах);

направленим в інші населені пункти на медичний огляд військово-медичними комісіями в амбулаторному порядку.

7. Орган (підрозділ) цивільного захисту відшкодовує особі такі витрати:

на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат (у межах граничних сум витрат, установлених постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98);

на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання в місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків сум добових витрат за всі дні проживання;

на службові телефонні переговори в розмірах, погоджених з керівником органу (підрозділу) цивільного захисту;

за бронювання місця в готелі (мотелі) в розмірі не більш як 50 відсотків його вартості за одну добу згідно з поданими належним чином оформленими підтвердними документами в оригіналі;

на найм житлового приміщення за час вимушеної зупинки в дорозі, що підтверджуються належним чином оформленими відповідними документами, відповідно до вимог та в розмірах, передбачених цим пунктом;

на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження та назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, страхових платежів на транспорті.

Витрати на проїзд у м'якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному окремому випадку з дозволу керівника органу (підрозділу) цивільного захисту згідно з належним чином оформленими оригіналами підтвердних документів та не є надміру витраченими коштами.

За наявності декількох видів транспорту, що зв'язує місце постійної служби з місцем відрядження, орган (підрозділ) цивільного захисту може запропонувати особі вид транспорту, яким їй потрібно користуватися. У разі відсутності такої пропозиції особа самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту.

Особі відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) відповідно до маршруту, погодженого з керівником органу (підрозділу), який відрядив особу, та на орендованому транспорті за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами).

Особам, направленим в інші населені пункти на медичний огляд військово-медичними комісіями в амбулаторному порядку, відшкодовуються витрати на найм житлового приміщення і на проїзд до місця направлення та назад.

8. Відшкодування витрат, що перевищують граничні суми витрат на найм житлового приміщення, а також витрат на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується особа, здійснюється з дозволу керівника органу (підрозділу) цивільного захисту згідно з належним чином оформленими оригіналами підтвердних документів та не є надміру витраченими коштами.

Особі понад установлені суми компенсації витрат у зв'язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та найм житлового приміщення згідно з належним чином оформленими підтвердними документами в оригіналі.

9. З дозволу Голови здійснюється відшкодування витрат керівнику органу (підрозділу) цивільного захисту на найм житлового приміщення, що перевищують граничні суми, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98, та щодо витрат на проїзд у м'якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу, а також витрат на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якої входить до вартості квитка.

Дозвіл Голові на відшкодування зазначених витрат надаються Першим віце-прем’єр-міністром, а також віце-прем’єр-міністрами згідно з розподілом функціональних повноважень.

10. У разі тимчасової непрацездатності особи їй на загальних підставах відшкодовуються витрати на найм житлового приміщення (крім випадків, коли особа перебуває на стаціонарному лікуванні) і сплачуються добові протягом усього часу, поки вона не може за станом здоров'я приступити до виконання покладеного на неї службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більше двох місяців.

Тимчасова непрацездатність особи, а також неможливість за станом здоров'я повернутися до місця постійного проживання повинні бути засвідчені в установленому порядку.

Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження.

11. Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності належним чином оформлених документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, рахунків (прибуткових касових ордерів, квитанцій або касових чеків), отриманих з готелів (мотелів) або інших суб'єктів господарювання, які надають послуги з розміщення та проживання відрядженій особі, у тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

У разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів: оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції в готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера); роздрук на папері частини електронного авіаквитка із указаним маршрутом (маршрут/квитанція); оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира.

У разі коли електронний авіаквиток є частково використаним, до звіту також додається лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються прізвище та ініціали відрядженої особи, вартість здійсненого перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов'язані з поверненням частково використаного квитка.