Відповідно до частини п’ятої статті 17 Закону України "Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень" та частини шостої статті 29 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань" НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок формування та зберігання реєстраційних справ, що додається.

2. Визнати такими, що втратили чинність:

наказ Міністерства юстиції України від 14 листопада 2011 року № 3319/5 "Про затвердження Порядку ведення архіву реєстраційних справ", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 15 листопада 2011 року за № 1299/20037;

наказ Міністерства юстиції України від 20 січня 2012 року № 111/5 "Про затвердження Порядку передачі документів у сфері державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 26 січня 2012 року за № 118/20431 (зі змінами);

наказ Міністерства юстиції України від 10 лютого 2012 року № 238/5 "Про затвердження Порядку зберігання та пересилання реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 10 лютого 2012 року за № 203/20516 (зі змінами).

3. Технічному адміністратору Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань вжити заходів, необхідних для реалізації цього наказу.

4. Департаменту приватного права (Ференс О.М.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Цей Порядок визначає загальні засади формування та зберігання реєстраційних справ у паперовій формі у сферах державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень та державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, що не мають статусу юридичної особи, права і обов’язки суб’єктів, що забезпечують зберігання реєстраційних справ, та інших суб’єктів, що є учасниками зазначеної процедури.

2. У цьому Порядку терміни вживаються у таких значеннях:

державний реєстратор - державний реєстратор прав на нерухоме майно, державний реєстратор юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань;

посадова особа із зберігання реєстраційних справ - державний реєстратор суб’єкта, що забезпечує зберігання реєстраційних справ, або посадова особа структурного підрозділу (відділу, управління) суб’єкта, що забезпечує зберігання реєстраційних справ, який створюється для організаційного та матеріально-технічного забезпечення роботи державних реєстраторів (якщо кількість державних реєстраторів становить три і більше особи);

суб’єкт, що забезпечує зберігання реєстраційних справ - суб’єкт державної реєстрації, що відповідно до закону наділений повноваженнями із забезпечення зберігання реєстраційних справ.

Інші терміни у цьому Порядку вживаються у значеннях, наведених у Законах України "Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень" та "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань", інших нормативно-правових актах, прийнятих відповідно до них, а також у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181.

1. Реєстраційна справа в паперовій формі формується державним реєстратором, яким здійснено зазначені дії, після:

відкриття розділу на об’єкт нерухомого майна у Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно (далі - Державний реєстр прав) та внесення до нього відповідних відомостей;

внесення до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - Єдиний державний реєстр) запису про державну реєстрацію створення юридичної особи, громадського формування, що не має статусу юридичної особи, державну реєстрацію фізичної особи підприємцем, державну реєстрацію включення відомостей про юридичну особу та фізичну особу - підприємця на підставі документів, поданих у паперовій формі. У разі проведення зазначених реєстраційних дій на підставі документів, поданих в електронній формі, реєстраційна справа в паперовій формі формується після першої реєстраційної дії, яка проведена на підставі документів, поданих у паперовій формі.

У разі коли прийняття документів забезпечувала уповноважена особа фронт-офісу, реєстраційна справа формується посадовою особою із зберігання реєстраційних справ відповідного суб’єкта, що забезпечує зберігання реєстраційних справ.

2. Формування реєстраційної справи передбачає нумерацію аркушів у справі, складання внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

3. З метою забезпечення порядку розташування документів у реєстраційній справі всі її аркуші, крім аркушів внутрішнього опису та засвідчувального напису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м'яким олівцем. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Якщо справа перевищує 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки), вона поділяється на томи.

4. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо. Реєстраційна справа не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки).

5. У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи здійснюється перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

6. У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1 а, 10 б тощо).

7. Внутрішній опис документів реєстраційної справи (додаток 1) складається на окремому аркуші за встановленою формою і містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

8. У разі закриття реєстраційної справи, відкритої на об’єкт нерухомого майна, внесення до Єдиного державного реєстру запису про державну реєстрацію припинення юридичної особи, громадського формування, що не має статусу юридичної особи, або державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності фізичної особи - підприємця, а також у разі передачі реєстраційної справи між суб’єктами, що забезпечують зберігання реєстраційних справ, до внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, кількість аркушів реєстраційної справи, а також кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено попередньо без внутрішнього опису, бланк опису підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

9. У разі закриття реєстраційної справи, відкритої на об’єкт нерухомого майна, внесення до Єдиного державного реєстру запису про державну реєстрацію припинення юридичної особи, громадського формування, що не має статусу юридичної особи, або державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності фізичної особи - підприємця, а також у разі передачі реєстраційної справи між суб’єктами, що забезпечують зберігання реєстраційних справ, на окремому аркуші складається засвідчувальний напис реєстраційної справи (журналу) (додаток 2), який вміщується наприкінці реєстраційної справи, у друкованих примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) - на звороті останнього чистого аркуша.

10. З метою обліку кількості аркушів у реєстраційній справі, фіксації особливостей їх нумерації у засвідчувальному написі реєстраційної справи зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у реєстраційній справі та окремо із знаком "+" (плюс) - кількість аркушів внутрішнього опису.

У засвідчувальному написі реєстраційної справи вказуються особливості фізичного стану та формування реєстраційної справи: всі неусувані дефекти (пошкоджені аркуші, залиті чорнилом тощо), документи - замінники (копії) вилучених документів, а також у разі відсутності необхідних документів - їх кількість, наявність літерних та пропущених номерів аркушів.

11. Кожна реєстраційна справа вкладається в тверду обкладинку, зразок якої наведено у додатку 3 до цього Порядку.

У разі передачі реєстраційної справи на зберігання до іншого суб’єкта, що забезпечує зберігання реєстраційних справ, посадовою особою із зберігання реєстраційних справ, яка отримала реєстраційну справу, вносяться зміни до обкладинки такої справи щодо суб’єкта, що забезпечує зберігання реєстраційних справ, шляхом викладення її в новій редакції.

12. Написи на обкладинках справ робляться чітко, без скорочень, чорним світлостійким чорнилом або пастою.

13. Під час укладання документів реєстраційної справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю (у разі використання двостороннього друку документа - правого краю зворотної сторони документа), потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.

14. Документи реєстраційної справи систематизуються у хронологічному порядку за часом їх надходження таким чином, щоб документи, які надійшли раніше, знаходились на початку, а документи, які надійшли пізніше, - наприкінці реєстраційної справи.

15. Аркуш формату, меншого, ніж формат А4, підклеюється на чистий аркуш паперу формату А4 і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи, то кожен документ нумерується окремо.

16. Усі аркуші реєстраційної справи прошиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками. У разі долучення до реєстраційної справи документів за результатом наступних реєстраційних дій така справа розшивається і після здійснення долучення повторно прошивається.

У разі передачі реєстраційної справи між суб’єктами, що забезпечують зберігання реєстраційних справ, та, як наслідок складання внутрішнього опису з підсумковим записом та засвідчувального напису справи, усі наступні зміни в складі справи зазначаються у складених внутрішньому описі та засвідчувальному написі справи.

1. Організація зберігання реєстраційних справ покладається на керівника суб’єкта, що забезпечує зберігання реєстраційних справ.

2. Забезпечення зберігання реєстраційних справ здійснюється посадовою особою із зберігання реєстраційних справ.

3. Посадова особа із зберігання реєстраційних справ забезпечує формування, ведення обліку реєстраційних справ та здійснює контроль за обсягом і рухом в одиницях обліку.

4. У структурних підрозділах суб’єктів, що забезпечують зберігання реєстраційних справ, у яких не призначена відповідна посадова особа із зберігання реєстраційних справ, за належне зберігання реєстраційних справ відповідає керівник такого структурного підрозділу.

5. У разі звільнення, переведення посадової особи із зберігання реєстраційних справ реєстраційні справи передаються за актом приймання-передавання іншій посадовій особі, яка призначається керівником суб’єкта державної реєстрації як відповідальна за їх зберігання.

1. Реєстраційні справи підлягають зберіганню у спеціальних приміщеннях, які мають бути обладнані засобами, що забезпечують обмежений доступ до цього приміщення. На вікнах приміщення, розташованого на першому поверсі, встановлюються відкидні назовні металеві ґрати та охоронна сигналізація.

2. Спеціальне приміщення має бути обладнане пожежною сигналізацією та засобами пожежогасіння.

3. Двері спеціального приміщення у неробочий час замикаються, опечатуються або пломбуються. Печатка або пломбіратор разом з ключами від цього приміщення зберігаються у посадової особи із зберігання реєстраційних справ. Спеціальне приміщення відмикається і замикається у їх присутності.

4. Спеціальне приміщення обладнується стаціонарними металевими стелажами або шафами. Допускається експлуатація стаціонарних дерев'яних стелажів, оброблених вогнезахисним розчином.

5. Не допускається розміщення стелажів, шаф для зберігання реєстраційних справ упритул до систем опалення.

6. Для зменшення впливу світла на реєстраційні справи стелажі рекомендується встановлювати перпендикулярно до стін у простінках між віконними прорізами. На вікнах застосовується світлозахисне устаткування (жалюзі, щільні штори, фарбування скла, тощо).

7. Усі стелажі або шафи та їх полиці нумеруються арабськими цифрами. Стелажі або шафи нумеруються зліва направо від входу до приміщення архіву, полиці на стелажах або у шафах - згори вниз зліва направо.

8. З метою закріплення місця зберігання та оперативного пошуку необхідних реєстраційних справ у спеціальному приміщенні складається картка постелажного топографічного покажчика (додаток 4).

9. Картки постелажного топографічного покажчика складаються на кожен стелаж або шафу окремо і розміщуються у порядку зростання номерів стелажів або шаф.

Зміни, що відбуваються під час розміщення реєстраційних справ у спеціальному приміщенні, повинні своєчасно зазначатися у картках постелажного топографічного покажчика.

10. Забороняється зберігати реєстраційні справи в штабелях на підлозі, підвіконнях та в інших не передбачених для цього місцях.

11. У спеціальному приміщенні забороняється паління, застосування нагрівальних електроприладів, а також зберігання сторонніх предметів.

Спеціальні приміщення мають утримуватися у порядку та чистоті, що унеможливлювало б накопичення пилу, появу плісняви, комах та гризунів.

12. У разі пожежі, повені чи іншого стихійного лиха, а також зловмисного проникнення у спеціальне приміщення сторонніх осіб:

складається відповідний акт за участю представника відповідних органів (пожежної охорони, правоохоронних органів тощо);

проводиться перевіряння наявності та стану реєстраційних справ, що фіксується у відповідному аркуші перевіряння наявності та стану документів (додаток 5), потім - в акті про перевіряння наявності та стану справ (документів) (додаток 6);

вживаються заходи щодо охорони реєстраційних справ.

13. Під час проведення перевіряння наявності та стану реєстраційних справ, передбаченої абзацом третім пункту 12 цього розділу, на кожну невиявлену реєстраційну справу складається картка обліку невиявленої реєстраційної справи (додаток 7), до якої долучається копія акта про перевіряння наявності та стану справ (документів). Ці документи вкладаються в окрему папку.

1. Факт формування реєстраційної справи державним реєстратором суб’єкта, що забезпечує зберігання реєстраційних справ, надходження (вибуття) реєстраційної справи у разі передачі реєстраційної справи від (до) іншого суб’єкта, що забезпечує зберігання реєстраційних справ, надходження документів для долучення до реєстраційної справи до суб’єкта, що забезпечує зберігання реєстраційних справ, фіксується посадовою особою із зберігання реєстраційних справ в журналі обліку надходження (вибуття) реєстраційних справ (додаток 8).

Для реєстраційних справ, сформованих у сфері державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, та реєстраційних справ, сформованих у сфері державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, що не мають статусу юридичної особи, ведуться окремі журнали обліку, передбачені цим Порядком.

2. Журнал обліку надходження (вибуття) реєстраційних справ має наскрізну нумерацію, складається з річних розділів, що завершуються загальним щорічним підсумковим записом.

3. Поточний рух прийнятих на зберігання реєстраційних справ за межами спеціального приміщення (прийняття у тимчасове користування державним реєстратором, видача у встановлених законом випадках) фіксується посадовою особою із зберігання реєстраційних справ записом про це у журналі обліку поточного руху реєстраційних справ (додаток 9).

4. Журнали обліку надходження (вибуття) реєстраційних справ та обліку поточного руху реєстраційних справ прошиваються та нумеруються простим м’яким олівцем у правому верхньому куті. У кінці журналу на зворотному боці останнього аркуша здійснюється засвідчувальний напис, який підписується керівником структурного підрозділу суб’єкта, що забезпечує зберігання реєстраційних справ, або у разі його відсутності керівником апарату такого суб’єкта і скріплюється печаткою.