Відповідно до статті 15 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців", Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого Указом Президента України від 06.04.2011 № 395,

1. Затвердити Порядок зберігання та пересилання реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, що додається.

2. Установити, що приведення реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців у відповідність до Порядку зберігання та пересилання реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, затвердженого цим наказом, здійснюється у такі строки з дня набрання чинності цим наказом:

протягом п’яти років - у районних управліннях юстиції;

протягом семи років - у головних територіальних управліннях юстиції в містах Києві та Севастополі, у районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управліннях юстиції.

3. Державному підприємству "Інформаційно-ресурсний центр" (Коваль С.М.) забезпечити приведення програмних засобів ведення Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців у відповідність до пункту 6.7 розділу VI і пункту 8.4 розділу VIII Порядку зберігання та пересилання реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, затвердженого цим наказом, протягом тридцяти днів з дня набрання чинності цим наказом.

4. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

5. Державній реєстраційній службі України (Єфіменко Л.В.) довести цей наказ до відома структурних підрозділів територіальних органів Міністерства юстиції України, що забезпечують реалізацію повноважень Державної реєстраційної служби України.

6. Структурним підрозділам територіальних органів Міністерства юстиції України, що забезпечують реалізацію повноважень Державної реєстраційної служби України, довести цей наказ до відома голів виконавчих комітетів міських рад міст обласного значення, районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій.

7. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування, крім пунктів 1, 2 цього наказу, які набирають чинності через тридцять днів з дня набрання чинності цим наказом.

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту взаємодії з органами влади Зеркаль О.В.

1.1. Цей Порядок установлює основні вимоги до формування, ведення, зберігання, пересилання, передачі та знищення реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців.

1.2. У цьому Порядку терміни вживаються у значенні, наведеному у Законі України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців", Правилах роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій , затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (із змінами) (далі - Правила).

2.1. Організація зберігання реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (далі - реєстраційна справа) здійснюється керівником органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців.

2.2. Формування, ведення та забезпечення зберігання реєстраційних справ (крім реєстраційних справ юридичних осіб, зареєстрованих відповідно до частини четвертої статті 3 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців") здійснюються державним реєстратором юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (далі - державний реєстратор).

Якщо кількість державних реєстраторів у органі, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, становить три і більше особи, зберігання реєстраційних справ забезпечує відповідна посадова особа структурного підрозділу (відділу, управління) такого органу, який створюється для організаційного та матеріально-технічного забезпечення роботи державних реєстраторів.

2.3. Державний реєстратор, який формує, веде та забезпечує зберігання реєстраційних справ (крім реєстраційних справ юридичних осіб, зареєстрованих відповідно до частини четвертої статті 3 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців"), та/або посадова особа відповідного структурного підрозділу (відділу, управління) органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, який забезпечує зберігання реєстраційних справ, ведуть їх облік та здійснюють контроль за обсягом і рухом в одиницях обліку.

2.4. У структурних підрозділах органів, що здійснюють державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, у яких не призначена посадова особа, відповідальна за зберігання реєстраційних справ (державний реєстратор чи інша посадова особа), відповідальність несе керівник відповідного структурного підрозділу.

2.5. У разі звільнення, переведення особи, відповідальної за зберігання реєстраційних справ, реєстраційні справи передаються за актом прийому-передачі іншій посадовій особі, яка призначається керівником органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, як відповідальна за їх зберігання.

3.1. Державний реєстратор після внесення до Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (далі - Єдиний державний реєстр) запису про проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи - підприємця зобов’язаний сформувати реєстраційну справу.

3.2. Реєстраційна справа формується та ведеться державним реєстратором щодо кожної юридичної особи або фізичної особи - підприємця окремо.

3.3. Кожна реєстраційна справа оправляється в окрему папку, яка не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки). На корінцях папки реєстраційної справи зазначається номер реєстраційної справи та номер тому (у разі наявності кількох томів).

3.4. Реєстраційна справа складається з:

обкладинки реєстраційної справи (додаток 1);

внутрішнього опису документів реєстраційної справи (далі - внутрішній опис) (додаток 2);

документів, визначених частиною третьою статті 11 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців" (для юридичних осіб);

документів, визначених частиною четвертою статті 11 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців" (для фізичних осіб - підприємців);

опису документів, що надаються державному реєстраторові для проведення реєстраційних дій;

судових рішень про заборону вчинення певних реєстраційних дій.

3.5. Написи на обкладинках, внутрішньому описі виконуються розбірливо, без скорочень.

3.6. У реєстраційні справи вміщуються оригінали (ксерокопії, нотаріально засвідчені (завірені) в установленому порядку копії) документів.

Не допускається зберігання у реєстраційних справах чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню.

3.7. З моменту формування реєстраційної справи та з метою закріплення порядку розташування документів усі її аркуші, крім аркушів внутрішнього опису, нумеруються, не торкаючись тексту, арабськими цифрами наскрізною нумерацією у правому верхньому куті простим м'яким олівцем.

3.8. Усі аркуші реєстраційної справи прошиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою.

3.9. Внутрішній опис складається на окремому аркуші (аркушах), що має (мають) окрему нумерацію.

3.10. Зміни складу документів реєстраційної справи (наприклад, включення додаткових документів, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються у графі "Примітки" внутрішнього опису із посиланням на відповідні підстави внесення таких змін або відповідні документи.

3.11. Документи реєстраційної справи систематизуються у хронологічному порядку за часом їх надходження таким чином, щоб документи, які надійшли раніше, знаходились на початку, а документи, які надійшли пізніше, - наприкінці реєстраційної справи.

3.12. Аркуш формату, меншого, ніж формат А4, підклеюється на чистий аркуш паперу формату А4 і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи, то кожен документ нумерується окремо.

3.13. У разі припинення юридичної особи або припинення підприємницької діяльності фізичної особи - підприємця, а також передачі реєстраційної справи до внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та словами кількість документів, що включені до опису, кількість аркушів реєстраційної справи, а також кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем.

4.1. Факт формування реєстраційної справи новоутвореної юридичної особи та фізичної особи - підприємця, надходження реєстраційної справи на зберігання до органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, фіксується державним реєстратором або посадовою особою, відповідальною за зберігання реєстраційних справ, записом про це в журналі обліку надходження (вибуття) реєстраційних справ (додаток 3).

4.2. Журнал обліку надходження (вибуття) реєстраційних справ має наскрізну нумерацію, складається з річних розділів, що завершуються загальним щорічним підсумковим записом.

4.3. Поточний рух прийнятих на зберігання реєстраційних справ за межами спеціально виділеного приміщення (далі - спеціальне приміщення) (прийняття у тимчасове користування державним реєстратором, факт їх видачі у встановлених законом випадках) фіксується державним реєстратором або посадовою особою, відповідальною за зберігання реєстраційних справ, записом про це у журналі обліку поточного руху реєстраційних справ (додаток 4).

4.4. Журнали обліку надходження (вибуття) реєстраційних справ та обліку поточного руху реєстраційних справ прошиваються та нумеруються простим м'яким олівцем у правому верхньому куті. У кінці журналу на зворотному боці останнього аркуша складається засвідчувальний напис журналу (додаток 5), який підписується керівником структурного підрозділу органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, або у разі його відсутності керівником апарату такого органу і скріплюється печаткою.

4.5. У разі передачі реєстраційної справи до іншого органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, засвідчувальний напис реєстраційної справи складається на окремому аркуші, що вміщується наприкінці реєстраційної справи, і підписується посадовою особою, відповідальною за зберігання реєстраційних справ.

4.6. З метою обліку кількості аркушів у реєстраційній справі, що передається, фіксації особливостей їх нумерації у засвідчувальному написі реєстраційної справи зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у реєстраційній справі та окремо, через знак "+" (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису.

4.7. У засвідчувальному написі реєстраційної справи вказуються особливості фізичного стану та формування реєстраційної справи: всі неусувані дефекти (пошкоджені аркуші, залиті чорнилом тощо), документи - замінники (копії) вилучених документів, а також у разі відсутності необхідних документів - їх кількість, наявність літерних та пропущених номерів аркушів.

5.1. Право доступу до документів відповідної реєстраційної справи, крім державного реєстратора або посадової особи, відповідальної за зберігання реєстраційних справ, мають:

засновники (учасники) юридичної особи, фізична особа - підприємець, а також уповноважені ними особи та особи, які згідно з відомостями, внесеними до Єдиного державного реєстру, мають право вчиняти юридичні дії від імені юридичної особи без довіреності - на підставі письмової заяви;

працівники контролюючих і правоохоронних органів - на підставі відповідного письмового запиту, якщо такий запит подається у зв'язку із здійсненням ними повноважень, що визначені законом.

Забороняється видавати копії документів реєстраційної справи.

5.2. Документи, що знаходяться в реєстраційній справі, не підлягають виїмці або розкомплектуванню, крім випадків, передбачених Законом України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців".

5.3. Виїмка документів з реєстраційних справ здійснюється лише за вмотивованою постановою слідчого відповідно до закону.

5.4. Витребування документів з реєстраційних справ здійснюється на підставі судового рішення.

5.5. Державний реєстратор зобов'язаний зробити копії документів, що вилучаються з реєстраційної справи, пронумерувати, прошити та завірити їх власною печаткою. До реєстраційної справи долучаються копія постанови слідчого про виїмку документів, другий примірник протоколу виїмки документів, судове рішення про витребування документів, супровідний лист або документ, яким суд уповноважив особу на їх одержання, а також копія опису документів, які вилучені.

6.1. Підставою для передачі реєстраційних справ до іншого органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, є:

реєстраційна дія, проведена державним реєстратором, що пов'язана зі зміною місцезнаходження юридичної особи, зміною місця проживання фізичної особи - підприємця, якщо нове місцезнаходження юридичної особи або місце проживання фізичної особи - підприємця розташоване на території іншої адміністративно-територіальної одиниці;

рішення органу, який наділений відповідними повноваженнями, про утворення, зміну меж або ліквідацію адміністративно-територіальної одиниці.

6.2. За наявності підстави, що передбачена абзацом другим пункту 6.1 цього розділу, передача реєстраційних справ здійснюється державним реєстратором протягом десяти робочих днів з дати настання визначеної події поштовим відправленням за описом разом з актом прийому-передачі реєстраційної справи на зберігання до іншого органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (додаток 6), який складається у двох примірниках, по одному для державних реєстраторів.

6.3. Передача реєстраційних справ у випадку, передбаченому абзацом третім пункту 6.1 цього розділу, здійснюється державним реєстратором протягом десяти робочих днів з дати настання визначеної події за актом прийому-передачі реєстраційної справи на зберігання до іншого органу, що здійснює державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, який складається у трьох примірниках, по одному для державних реєстраторів та спеціально уповноваженого органу з питань державної реєстрації.

6.4. Факт передачі реєстраційних справ фіксується у журналі обліку надходження (вибуття) реєстраційних справ.

6.5. Державний реєстратор, який передає реєстраційну справу, у день відправлення реєстраційної справи знімає її з обліку, а державний реєстратор, який отримує реєстраційну справу, у день отримання реєстраційної справи поштою приймає її на облік за допомогою програмних засобів ведення Єдиного державного реєстру.

6.6. У разі надходження реєстраційної справи державний реєстратор зобов'язаний протягом десяти робочих днів з дати прийому:

повернути державному реєстраторові, що зняв з обліку реєстраційну справу, один примірник акта прийому-передачі реєстраційної справи на зберігання до іншого органу, що здійснює державну реєстрацію;

повідомити поштовим відправленням юридичну особу або фізичну особу - підприємця про зміну місцезнаходження реєстраційної справи;

внести до Єдиного державного реєстру запис про зміну місцезнаходження реєстраційної справи.

6.7. У разі відсутності відомостей у Єдиному державному реєстрі про взяття на облік реєстраційної справи за новим місцезнаходженням протягом тридцяти календарних днів з дня її поштового відправлення державний реєстратор, який надсилав реєстраційну справу, вживає заходів з її розшуку.

7.1. Реєстраційні справи підлягають зберіганню у спеціальних приміщеннях, які мають бути обладнані засобами, що забезпечують обмежений доступ до цього приміщення (ґрати на вікнах, замки та засуви).

7.2. Спеціальне приміщення має бути обладнане пожежною сигналізацією та засобами пожежогасіння.

7.3. Двері спеціального приміщення у неробочий час замикаються, опечатуються або пломбуються. Печатка або пломбір разом з ключами від цього приміщення зберігаються в особи, відповідальної за зберігання реєстраційних справ. Спеціальне приміщення відмикається і замикається у їх присутності.

7.4. Спеціальне приміщення обладнується стаціонарними металевими стелажами або шафами. Допускається експлуатація стаціонарних дерев'яних стелажів, оброблених вогнезахисним розчином.

7.5. Не допускається розміщення стелажів, шаф для зберігання реєстраційних справ упритул до систем опалення.

7.6. Для зменшення впливу світла на реєстраційні справи стелажі рекомендується встановлювати перпендикулярно до стін у простінках між віконними прорізами.

7.7. Усі стелажі або шафи та їх полиці нумеруються арабськими цифрами. Стелажі або шафи нумеруються зліва направо від входу до приміщення архіву, полиці на стелажах або у шафах - згори вниз зліва направо.

7.8. З метою закріплення місця зберігання та оперативного пошуку необхідних реєстраційних справ у спеціальному приміщенні складається картка постелажного топографічного покажчика (додаток 7).

7.9. Картки постелажного топографічного покажчика складаються на кожен стелаж або шафу окремо і розміщуються у порядку зростання номерів стелажів або шаф.

Зміни, що відбуваються у розміщенні реєстраційних справ у спеціальному приміщенні, повинні своєчасно зазначатися у картках постелажного топографічного покажчика.

7.10. Забороняється зберігати реєстраційні справи в штабелях на підлозі, підвіконнях та в інших не передбачених для цього місцях.

7.11. У спеціальному приміщенні забороняється паління, застосування нагрівальних електроприладів, а також зберігання сторонніх предметів.

Спеціальні приміщення мають утримуватися у порядку та чистоті, що виключало б можливість накопичення пилу, появи плісняви, комах та гризунів.

7.12. У разі пожежі, повені чи іншого стихійного лиха, а також зловмисного проникнення у спеціальне приміщення сторонніх осіб:

складається відповідний акт за участю представника відповідних органів (пожежної охорони, внутрішніх справ тощо);

проводиться перевірка наявності та стану реєстраційних справ, за результатами якої складається відповідний акт;