Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Положення про Державну архівну службу України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2015 року № 870, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з організації відвідування державних архівних установ, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 11 липня 2014 року № 1117/5 "Про затвердження Порядку доступу до приміщень і на територію державних архівних установ", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 14 липня 2014 року за № 810/25587.

3. Сектору архівної справи (Рудь В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра юстиції України Горовця Є.

1. Ця Інструкція встановлює загальні вимоги до організації відвідування державних архівних установ (далі - архіви) громадянами України, у тому числі народними депутатами України, їх помічниками-консультантами, посадовими особами, представниками юридичних осіб, іноземцями та особами без громадянства.

2. Відвідування архівів здійснюється з дотриманням пропускного та внутрішньооб’єктового режиму, встановленого цією Інструкцією, іншими актами законодавства, виданими на їх виконання нормативно-правовими актами Мін’юсту, Укрдержархіву та іншими органами виконавчої влади.

Архіви, що провадять діяльність, пов’язану з державною таємницею, керуються цією Інструкцією з урахуванням вимог постанови Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939.

3. Відповідно до цієї Інструкції архіви визначають порядок оформлення документів для відвідування архіву, правила доступу до приміщень архіву з урахуванням режиму роботи архіву та можливості розподілу його приміщень на зони доступу відповідно до їх призначення (розміщення архівосховищ, робочих кімнат, читального залу (сектору користування документами) тощо з метою упорядкування правил відвідування та створення сприятливих умов для відвідувачів.

4. З метою забезпечення дотримання пропускного та внутрішньооб’єктового режиму в архівах функціонують бюро перепусток та пост охорони.

5. Вхід відвідувачів до приміщень архіву основного призначення, визначених пунктом 11 розділу II Положення про умови зберігання документів Національного архівного фонду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 02 березня 2015 року № 296/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 04 березня 2015 року за № 250/26695, з господарськими та спортивними сумками, валізами та іншими крупногабаритними речами не дозволяється.

Адміністрація архіву створює умови для тимчасового зберігання верхнього одягу та предметів, вхід з якими до приміщень архіву основного призначення заборонений.

6. Внесення (ввезення)/винесення (вивезення) до/з архіву документів, інших культурних та матеріальних цінностей здійснюється за дозволом керівника архіву.

1. Відвідування архіву здійснюється за пред’явленням особою документа, що дає право на вхід до приміщень архіву.

2. Документ, що дає право на вхід до приміщень архіву, оформлюється на підставі документа, що посвідчує особу, або відображення інформації, яка міститься у відповідних документах, в електронній формі з використанням Єдиного державного вебпорталу електронних послуг "Дія", що пред’являється (надається) особою через цей вебпортал.

3. Документами, що дають право на вхід до приміщень архіву, є:

1) службове посвідчення працівника Укрдержархіву, службове посвідчення працівника архіву (електромагнітна картка);

2) перепустка до читального залу архіву в електронній або паперовій формі (сектору користування документами), форма яких наведена в додатках 1, 2 до цієї Інструкції;

3) разова перепустка, форма якої наведена в додатку 3 до цієї Інструкції,- для осіб, які звертаються за отриманням довідок та з інших питань;

4) службові посвідчення осіб, зазначених у пункті 4 розділу II цієї Інструкції.

4. Мають право проходити до приміщень архіву за своїми службовими посвідченнями при виконанні ними службових обов’язків:

1) народні депутати України, помічники-консультанти народних депутатів України або посадові особи, які мають право безперешкодного доступу;

2) працівники правоохоронних органів (на підставі ухвали слідчого судді, суду);

3) співробітники фельд’єгерського зв’язку, спецзв’язку та інших відомств, які доставляють документи, у тому числі з обмеженим доступом, при пред’явленні реєстру на доставку та отримання документів з обмеженим доступом;

4) працівники аварійно-рятувальних та пожежно-рятувальних підрозділів Оперативно-рятувальної служби цивільного захисту, медичні служби тощо у разі виникнення надзвичайної ситуації та для ліквідації її наслідків (у супроводі працівника охорони). У разі необхідності доступу цих працівників до приміщень архіву основного призначення у позаробочий час черговий на посту охорони складає акт (службову записку, доповідну записку) у довільній формі, який підписує представник відповідного підрозділу (служби) після завершення зазначених заходів.

5. Мають право проходити до приміщень особи за списком, затвердженим керівником архіву, після пред’явлення документа, що посвідчує особу.

6. Іноземці та особи без громадянства допускаються до приміщень архіву на загальних підставах з урахуванням вимог, визначених абзацом другим пункту 2 розділу І цієї Інструкції.

7. У разі відсутності у відвідувача документа, що посвідчує особу, документа, що дає право на вхід до приміщень архіву, або відображення інформації, яка міститься у відповідних документах, в електронній формі засобами Єдиного державного вебпорталу електронних послуг, зокрема з використанням мобільного додатка Порталу Дія (Дія), яке пред’являється особою на електронному носії, критерії якого підтримують використання мобільного додатка Порталу Дія (Дія), або у разі закінчення строку його дії доступ до приміщень архіву заборонено.

8. Працівники посту охорони мають бути ознайомлені з цією Інструкцією під підпис.

9. Допуск працівників та відвідувачів архіву в позаробочий час, вихідні та святкові дні відбувається на підставі наказу керівника архіву.

1. Особи, не зазначені в пунктах 4, 5 розділу II цієї Інструкції, для відвідування архіву на підставі документа, що посвідчує особу, отримують перепустку до читального залу архіву або разову перепустку.

2. На підставі документа, що посвідчує особу, або відображення інформації, яка міститься у відповідних документах, в електронній формі з використанням Єдиного державного вебпорталу електронних послуг "Дія", заяви користувача та його фотографії оформлюється перепустка до читального залу архіву. Оформлення перепустки до читального залу архіву здійснює завідувач читального залу або особа, яка виконує його обов’язки.