Відповідно до статей 13, 21 та 24 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Положення про Державну архівну службу України, затвердженого Указом Президента України від 06 квітня 2011 року № 407, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок доступу до приміщень і на територію державних архівних установ, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 25 листопада 2008 року № 236 "Про затвердження Порядку доступу до приміщень і на територію державних архівних установ", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 12 грудня 2008 року за № 1190/15881.

3. Департаменту взаємодії з органами влади (Мартиненко С.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної архівної служби України.

1. Цей Порядок визначає основні вимоги щодо організації та оформлення доступу фізичних осіб та представників юридичних осіб до приміщень і на територію державних архівних установ (далі - архів).

2. Відповідно до цього Порядку архіви регламентують механізм доступу до приміщень і на територію архівів з урахуванням особливостей розміщення архівних фондів та режиму роботи, а також можливості розподілу приміщень архіву на зони доступу відповідно до їх призначення.

Архіви, що провадять діяльність, пов’язану з державною таємницею, керуються цим Порядком з урахуванням вимог постанови Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939.

1. Доступ до приміщень архіву здійснюється за пред’явленням особою документа, що дає право на вхід до приміщень архіву.

2. Документ, що дає право на вхід до приміщень архіву, оформлюється на підставі документа, що посвідчує особу чи її спеціальний статус.

3. Документами, що дають право на вхід до приміщень архіву, є:

службове посвідчення працівника архіву;

членський квиток - для членів Спілки архівістів України;

перепустка до читального залу (сектору користування документами), форма якої наведена в додатку 1 до цього Порядку, - для користувачів документами, які працюють у читальному залі;

разова перепустка, форма якої наведена в додатку 2 до цього Порядку, - для осіб, які звертаються за отриманням довідок та з інших питань.

4. Мають право проходити до приміщень архіву за своїми службовими посвідченнями:

працівники правоохоронних органів при виконанні ними службових обов’язків та за наявності відповідної постанови;

працівники державних органів при виконанні ними службових обов’язків за списком, підписаним керівником архіву або його заступником.

Працівники ремонтних, енергетичних та інших організацій, що обслуговують архів, мають право проходити до приміщень архіву при виконанні ними службових обов’язків.

Інформація щодо відвідувачів архіву зазначається у книзі обліку відвідувачів архіву, форма якої наведена в додатку 3 до цього Порядку. Книга обліку відвідувачів архіву має бути пронумерована, прошнурована та засвідчена печаткою. Зазначена книга ведеться черговим на посту охорони або особою, на яку покладено цей обов’язок наказом керівника архіву.

5. Оформлення перепустки до читального залу здійснює працівник, відповідальний за роботу читального залу. Перепустка підлягає поверненню працівникові, відповідальному за роботу читального залу, після закінчення строку її дії.

Строк дії перепустки становить один рік.

6. Разову перепустку замовляє керівник архіву, його заступник або працівник відповідного структурного підрозділу архіву особисто. Перелік працівників, які мають право замовляти разові перепустки, затверджується наказом керівника архіву. Оформлення разової перепустки здійснюється черговим на посту охорони або особою, на яку покладено цей обов’язок наказом керівника архіву. Нумерація разових перепусток здійснюється у валовому порядку в межах одного календарного року, і їх облік ведеться у книзі обліку разових перепусток довільної форми.

7. Разова перепустка, підписана особою, яка її замовляла, підлягає поверненню черговому на посту охорони при виході відвідувача з архіву.

8. Члени колегій, громадських рад та інших дорадчих органів архівів, студенти-практиканти, особи, які прибувають для участі в конференціях, нарадах, семінарах, інших заходах, допускаються до приміщень архіву за списком, підписаним керівником архіву або його заступником, після пред’явлення документа, що посвідчує особу. Список подається на пост охорони заздалегідь.

9. Іноземці та особи без громадянства допускаються до приміщень архіву на загальних підставах з урахуванням вимог, визначених абзацом другим пункту 2 розділу І цього Порядку.

10. Пост охорони має бути забезпечений зразками документів, зазначених у пункті 3 цього розділу, та підписів відповідальних посадових осіб архіву.

11. Доступ до приміщень архіву заборонено:

у разі відсутності у відвідувача документа, що дає право на вхід до приміщень архіву;

у разі неправильного оформлення перепустки, закінчення строку її дії.

12. Вхід до приміщень архіву відвідувачам з портфелями, господарськими та спортивними сумками, пакунками не дозволяється.

13. Заносити (ввозити) до приміщень архіву сторонні документи, їх копії, друковані видання, технічні засоби (фотоапарати, кінокамери, розмножувальні апарати тощо) без погодження з керівником архіву забороняється.