Інструкція обов'язкова для всіх лікувально-профілактичних закладів незалежно від відомчої підпорядкованості та форм власності.

1.1. Для забезпечення реєстрації в органах реєстрації актів цивільного стану народження дитини, яка народилася поза лікувальним закладом, а також для забезпечення реєстрації народження дитини після закінчення 1 року з дня народження і до досягнення нею 16 років (у разі якщо дитина перебувала під наглядом медичного закладу) заклад охорони здоров'я видає "Медичну довідку про перебування дитини під наглядом лікувального закладу", форма N 103-1/о (далі - медична довідка).

1.2. Медична довідка видається будь-кому з батьків або іншим особам, які провадитимуть реєстрацію дитини, закладом охорони здоров'я, на обліку якого перебував новонароджений.

1.3. При багатоплідних пологах медична довідка заповнюється на кожну дитину окремо.

1.4. Перший примірник медичної довідки про перебування дитини під наглядом лікувального закладу видається будь-кому з батьків або іншим особам, які будуть провадити реєстрацію дитини, другий примірник залишається в закладі охорони здоров'я.

У разі смерті дитини, яка народилася поза лікувальним закладом, у період 0-6 діб після народження заповнюються медична довідка про перебування дитини під наглядом лікувального закладу - форма N 103-1/о та свідоцтво про перинатальну смерть - форма N 106-2/о. У разі мертвонародження медична довідка не заповнюється, судово-медичний експерт заповнює лікарське свідоцтво про перинатальну смерть - форма N 106-2/о.

1.5. Головний лікар (керівник) закладу охорони здоров'я забезпечує контроль за правильним заповненням і своєчасну видачу медичних довідок.

1.6. У разі втрати медичної довідки видається нова медична довідка з поміткою "дублікат". Дублікат медичної довідки видається на підставі письмової заяви особи, яка отримала оригінал, або іншої особи, яка провадитиме реєстрацію дитини. Дублікат заповнюється в двох примірниках, номери яких мають бути ідентичними. Другий примірник дубліката та заява про його отримання залишаються в закладі охорони здоров'я.

1.7. Другі примірники медичної довідки про перебування дитини під наглядом лікувального закладу зберігаються один рік, після чого підлягають знищенню.

2.1. Бланки медичних довідок брошуруються і у вигляді книги зберігаються у головного лікаря (керівника) закладу охорони здоров'я або його заступника.

2.2. При заповненні довідки підпорядкування медичного закладу зазначається у відповідності до відомчої підпорядкованості.

2.3. Медична довідка заповнюється у 2-х примірниках формату А5 запис в обох примірниках медичної довідки має бути ідентичним. Електронна форма N 103-1/о (у разі її ведення) повинна відповідати затвердженій паперовій формі.

2.4. У верхньому кутку штампа обов'язково проставляється ідентифікаційний код ЄДРПОУ закладу охорони здоров'я.

2.5. Медичні довідки нумеруються шляхом зазначення порядкового номера довідки. Номери на обох примірниках довідки мають бути ідентичними.

2.6. Неправильно заповнені примірники медичних довідок закреслюються і залишаються в закладі охорони здоров'я. Робиться запис "анульовано".

2.7. Медична довідка заповнюється лікарем, під наглядом якого перебуває дитина (новонароджений), засвідчується підписом керівника даного лікувального закладу. Особа, яка заповнює медичну довідку, записує паспортні дані матері дитини та місце її проживання за паспортом, зі слів матері, дату народження (рік, місяць, число), стать дитини. Відомості про дитину заповнюються на підставі "Історії розвитку дитини" (форма N 112/о), дані щодо матері заповнюються з "Індивідуальної карти вагітної і породіллі" (форма N 111/о), ці форми затверджені наказом МОЗ України від 27.12.99 N 302 "Про затвердження форм облікової статистичної документації, що використовується в поліклініках (амбулаторіях)" (зі змінами), або на підставі "Обмінної карти пологового будинку, пологового відділення лікарні" (форма N 113/о, яка затверджена наказом МОЗ України від 13.02.2006 N 67 "Про затвердження форм первинної облікової документації в закладах, що надають медичну допомогу вагітним, роділлям та породіллям, та інструкції щодо їх заповнення".

2.8. У медичній довідці записуються прізвище, ім'я, по батькові лікаря, який видав медичну довідку, керівника закладу та одержувача, які завіряються особистим підписом кожного.