Відповідно до Законів України "Про Державну кримінально-виконавчу службу України", "Про інформацію", Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, з метою належної організації обліку кадрів у Державній кримінально-виконавчій службі України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з організації обліку кадрів у Державній кримінально-виконавчій службі України (далі - Інструкція), що додається.

2. Департаменту персоналу (Сова Н.П.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Керівникам територіальних органів Міністерства юстиції - Департаменту з питань виконання кримінальних покарань, міжрегіональних управлінь з питань виконання кримінальних покарань Міністерства юстиції, підприємств, установ і організацій, створених для забезпечення виконання завдань Державної кримінально-виконавчої служби України, забезпечити неухильне дотримання вимог цієї Інструкції.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України Чернишова Д.В.

1. Ця Інструкція визначає організацію і порядок обліку осіб рядового і начальницького складу Державної кримінально-виконавчої служби України (далі - особи рядового і начальницького складу), спеціалістів, які не мають спеціальних звань, та інших працівників, які працюють за трудовими договорами в Державній кримінально-виконавчій службі України ( далі - працівники).

2. Облік кадрів здійснюється безперервно за встановленими формами з метою забезпечення повних і достовірних відомостей про кількісний та якісний склад осіб рядового і начальницького складу та працівників.

3. Облік кадрів у Державній кримінально-виконавчій службі України (далі - ДКВС України) здійснюється службами персоналу (службою управління персоналу апарату Міністерства юстиції України, територіальних органів Міністерства юстиції України - Департаменту з питань виконання кримінальних покарань, міжрегіональних управлінь з питань виконання кримінальних покарань Міністерства юстиції), відділами (секторами, особами), які проводять роботу з обліку кадрів у закладі вищої освіти, установах виконання покарань і слідчих ізоляторах, воєнізованих формуваннях, підприємствах установ виконання покарань, інших підприємств, установ і організацій, створених для забезпечення виконання завдань Державної кримінально-виконавчої служби України (далі - органи і установи).

4. Основними завданнями обліку кадрів є:

документальне відображення проходження служби особами рядового і начальницького складу та трудової діяльності працівників;

постійне ведення обліку кадрів на підставі затверджених Міністерством юстиції України штатів органів і установ;

забезпечення керівників структурних підрозділів апарату Міністерства юстиції України, органів і установ відомостями щодо змін в якісному та кількісному складі кадрів, а також довідковими відомостями для прийняття обґрунтованих рішень щодо його службового використання;

своєчасне, достовірне та повне відображення штатної та фактичної чисельності кадрів, а також кількісні та якісні зміни, що відбуваються в органах і установах.

1. Персональний облік кадрів - система збору, накопичення та узагальнення персональної інформації щодо особи рядового чи начальницького складу або працівника, яка включає автобіографічні відомості, відомості про проходження служби, трудову діяльність та іншу інформацію, що характеризує професійні, освітні, моральні та ділові якості цих осіб.

2. Персональний облік ведеться окремо на кожну особу рядового чи начальницького складу або працівника.

3. З метою організації персонального обліку осіб рядового і начальницького складу та працівників в органах і установах ведуться:

особова справа за формою, визначеною у додатку 1 до цієї Інструкції;

алфавітна картка за формою, визначеною у додатку 2 до цієї Інструкції (в органах чи установах, де зберігається більше 400 особових справ, крім інвентарної книги ведеться картотека за алфавітними картками);

службова картка за формою, визначеною у додатку 3 до цієї Інструкції;

особовий листок з обліку кадрів за формою, визначеною у додатку 4 до цієї Інструкції.

4. Основним документом персонального обліку кадрів є трудова книжка.

1. Номерний облік осіб начальницького складу передбачає ведення обліку особистих номерів, які присвоюються наказами Міністерства юстиції України одночасно з присвоєнням первинного спеціального звання середнього, старшого чи вищого начальницького складу.

2. Особистий номер осіб середнього, старшого чи вищого начальницького складу штампується на металевому жетоні згідно з описом жетона з постійним особистим номером осіб середнього, старшого та вищого начальницького складу Державної кримінально-виконавчої служби України, наведеним в додатку 5 до цієї Інструкції.

3. За особами середнього, старшого чи вищого начальницького складу, які раніше проходили службу в Збройних Силах України, інших військових формуваннях та правоохоронних органах і які були прийняті на службу в ДКВС України, залишаються особисті номери, що були присвоєні їм у цих військових формуваннях та правоохоронних органах.

Службами персоналу органів і установ при оформленні документів на присвоєння особам первинного спеціального звання до служби управління персоналу Міністерства юстиції України надсилаються подання для присвоєння спеціального звання з особистими номерами таких осіб.

4. Присвоєні особисті номери записуються до всіх документів персонального обліку осіб середнього, старшого та вищого начальницького складу.

5. Жетони з особистими номерами видаються особам середнього, старшого та вищого начальницького складу одночасно з оголошенням наказу про присвоєння первинного спеціального звання під підпис у журналі обліку осіб середнього, старшого та вищого начальницького складу, які одержали жетони з особистими номерами.

Особистий номер особи середнього, старшого та вищого начальницького складу ДКВС України зберігається за нею протягом всього періоду проходження служби в ДКВС України, інших військових формуваннях України та правоохоронних органах.

6. Офіцерам запасу Збройних Сил України, зарахованим до кадрів ДКВС України, жетони з особистими номерами, які надійшли з військових комісаріатів разом з військовими справами, вручаються під час оголошення наказу Міністерства юстиції України про зарахування їх до кадрів ДКВС України. Про отримання жетонів вони проставляють свій підпис на першому аркуші послужного списку.

7. Жетони з особистими номерами осіб середнього, старшого та вищого начальницького складу, звільнених з ДКВС України, здаються до служб персоналу. Вони долучаються до особових справ цих осіб та передаються на зберігання до архівної установи.

Жетони з особистими номерами осіб, зазначених у пункті 6 цього розділу, при звільненні їх з ДКВС України в запас Збройних Сил України одночасно з військовими особовими справами цих осіб пересилаються до військових комісаріатів за місцем їх військового обліку.

8. У випадку втрати, пошкодження жетона особистий номер, який був присвоєний особі середнього, старшого та вищого начальницького складу, не змінюється, а замість втраченого жетона видається дублікат за тим самим номером.

9. Загальний облік жетонів з особистими номерами ведеться в відповідному структурному підрозділі Міністерства юстиції України у журналі обліку осіб середнього, старшого та вищого начальницького складу Державної кримінально-виконавчої служби України, які одержали жетони з особистими номерами, за формою згідно з додатком 6 до цієї Інструкції.

10. В відповідному структурному підрозділі Міністерства юстиції України, органів і установ жетони з особистими номерами осіб середнього, старшого та вищого начальницького складу обліковуються у журналі обліку надходження та витрат жетонів з особистими номерами, форма якого визначена в додатку 7 до цієї Інструкції.

11. Відповідний структурний підрозділ Міністерства юстиції України забезпечує органи і установи жетонами згідно з наказами про присвоєння особам середнього, старшого та вищого начальницького складу цих органів і установ спеціальних звань.

12. Заявки на виготовлення дублікатів жетонів складаються на підставі рапортів осіб середнього, старшого та вищого начальницького складу ДКВС України з детальним поясненням обставин їх втрати. У разі втрати жетона про це повідомляється служба персоналу апарату Міністерства юстиції України, органу чи установи та подається заявка для виготовлення дубліката жетона за тим самим номером. За кожним фактом втрати (псування) жетона призначається службове розслідування.

1. Штатно-посадовий облік кадрів ведеться в органах і установах відповідно до Інструкції з організаційно-штатної роботи в установах виконання покарань, слідчих ізоляторах, воєнізованих формуваннях, навчальних закладах, інших підприємствах, установах і організаціях, створених для забезпечення виконання завдань Державної кримінально-виконавчої служби України, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 05 лютого 2020 року № 412/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 06 лютого 2020 року за № 145/34428, у штатно-посадовій книзі, форма якої наведена в додатку 8 до цієї Інструкції.

2. У штатно-посадовій книзі відображається стан комплектування органів і установ кадрами. Штатно-посадову книгу служби персоналу ведуть на підставі затвердженого штатного розпису.

Відомості до штатно-посадової книги (крім найменувань структурних підрозділів і посад) вносяться олівцем.

У випадку звільнення особи рядового чи начальницького складу або працівника із служби (роботи) або переведення на іншу посаду відомості про цих осіб видаляються та заносяться відомості про нового працівника. У разі якщо посада не укомплектована, відповідні графи не заповнюються.

Відомості до штатно-посадової книги вносяться одразу після видання наказу про прийняття на службу (роботу), переведення на іншу посаду, в інших випадках, передбачених законодавством.

1. Прийняття на службу (роботу), переміщення, звільнення осіб рядового і начальницького складу чи працівників здійснюються на підставі наказу з особового складу.

2. Накази з особового складу є основними документами, які визначають службове становище осіб рядового і начальницького складу і працівників.

Підготовка та видання наказів з особового складу в органах і установах здійснюються з урахуванням вимог цієї Інструкції, та відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила).

3. У наказах з особового складу зазначаються відомості щодо:

призначення осіб рядового і начальницького складу та працівників на штатні посади, переміщення по службі (роботі), тимчасового виконання обов’язків за іншою посадою;

присвоєння та позбавлення спеціальних звань у ДКВС України, пониження у спеціальному званні на один ступінь;

присвоєння особистих номерів;

відрядження (прикомандирування) до державних органів, установ, організацій або органів місцевого самоврядування на час виконання відповідних повноважень на постійній основі із залишенням на службі в ДКВС України;

зарахування до кадрів ДКВС України військовослужбовців Збройних Сил України, інших військових формувань та правоохоронних органів, а також офіцерів запасу та осіб, які раніше проходили службу в ДКВС України;

заохочення;

зарахування у розпорядження;

звільнення з посади;

звільнення осіб рядового і начальницького складу зі служби в ДКВС України та працівників із роботи;

виключення зі списків персоналу ДКВС України;

залишення на службі понад граничний вік;

зміни прізвища, імені та по батькові (за наявності);

встановлення стажу служби (роботи) для виплати відсоткової надбавки за вислугу років (стаж роботи), надання додаткової оплачуваної відпустки;

надання відпусток відповідно до чинного законодавства;

встановлення чи скасування щомісячних основних та додаткових видів грошового забезпечення;

встановлення посадових окладів працівникам займаною посадою, надбавок, доплат, підвищень посадових окладів та інших передбачених законодавством додаткових видів заробітної плати;

зміни розмірів посадових окладів (ставок заробітної плати), підвищень, надбавок, доплат, що визначають заробітну плату працівників;

надання одноразових додаткових видів грошового забезпечення;

відсторонення від виконання службових обов’язків (посади) або роботи.

4. У разі видання наказу з особового складу про:

1) відрядження особи рядового і начальницького складу (прикомандирування) до державних органів, установ, організацій або органів місцевого самоврядування на час виконання відповідних повноважень на постійній основі із залишенням на службі в ДКВС України зазначається стаж служби, який дає право на виплату особам рядового і начальницького складу надбавки за вислугу років, надання додаткової оплачуваної відпустки;

2) звільнення особи рядового і начальницького складу зі служби в ДКВС України в наказі з особового складу органу або установи (в яких проходила службу особа рядового і начальницького складу) зазначаються стаж служби в ДКВС України, вислуга років для призначення пенсії (у тому числі на пільгових умовах), необхідність виплати одноразової грошової допомоги при звільненні зі служби в ДКВС України та стаж служби в ДКВС України для її виплати.

Крім того, зазначається інформація щодо необхідності виплати грошової компенсації за кількість діб невикористаних відпусток за фактично відпрацьований час у році звільнення або відрахування з грошового забезпечення коштів за кількість діб відпусток за час невідпрацьованої частини календарного року;

3) про накладення дисциплінарних стягнень у виді звільнення з посади, пониження у спеціальному званні на один ступінь та звільнення зі служби в ДКВС України реалізовуються шляхом видання наказів по особовому складу в установленому порядку.

5. Підставою для підготовки та видання наказів з особового складу є документи з питань проходження служби або роботи, подані до служби персоналу особою рядового і начальницького складу або працівником, їх керівником або посадовою особою служби персоналу, який здійснює кадрове забезпечення підрозділу. Документами з питань проходження служби (роботи) визначаються:

1) заява про прийняття на службу до ДКВС України, що пишеться власноруч, згідно з додатком 15 до цієї Інструкції;

2) заява про прийняття на роботу та призначення працівника на період перебування у відпустці по догляду за дитиною основного працівника, що пишеться власноруч, згідно з додатком 16 до цієї Інструкції;

3) рапорт (заява) про переміщення, що пишеться власноруч у довільній формі;

4) подання про призначення на посаду або звільнення з посади (зі служби) із відповідним обґрунтуванням.

6. Накази з особового складу нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року та мають окрему порядкову нумерацію.

7. Оригінали наказів з особового складу зберігаються в службах персоналу Міністерства юстиції України, органу чи установи.

Копії наказів з особового складу та витяги з них засвідчуються службою персоналу в установленому порядку і надсилаються із використанням засобів поштового та електронного зв’язку відповідно до Правил заінтересованим державним органам, підприємствам, установам, організаціям, посадовим особам, а також у разі необхідності до інших заінтересованих підрозділів. Список розсилки підписує керівник структурного підрозділу, який його склав.

1. Особова справа є документом, в якому відображається проходження служби особами рядового чи начальницького складу. Особові справи формуються та ведуться службами персоналу органів та установ.

2. До особової справи вноситься автобіографічна інформація особи рядового чи начальницького складу та членів його сім’ї, інформація про проходження служби, трудову діяльність та інформація, що характеризує професійні, освітні та особисті якості особи, місце її проживання.

3. За матеріалами особової справи приймаються рішення щодо подальшого проходження служби особами рядового чи начальницького складу, готуються подання про присвоєння йому спеціальних звань, нагородження, обчислення стажу служби для виплати надбавки за вислугу років, надання додаткової оплачуваної відпустки.

4. Особова справа особи рядового чи начальницького складу складається з п’яти частин, у яких зберігаються:

у першій частині - послужний список, висновок комісії з обчислення стажу служби для виплати надбавки за вислугу років;

у другій частині - матеріали вивчення кандидата на посаду, характеристики з попередніх місць служби (роботи), документи про успішне закінчення особою рядового чи начальницького складу професійного навчання (первинної професійної підготовки, підвищення кваліфікації), атестаційні листи та характеристики, подання до присвоєння спеціальних звань, нагородні листи, подання про призначення на посади, переведення, переміщення по службі та звільнення;

у третій частині - заява про прийняття на службу до ДКВС України, автобіографія, складена за формою, визначеною у додатку 9 до цієї Інструкції, анкета, складена за формою, визначеною у додатку 10 до цієї Інструкції, постанова (довідка, свідоцтво про хворобу) військово-лікарської комісії, довідка за результатами психологічного вивчення кандидата на конкретну посаду, зобов’язання щодо дотримання обмежень та вимог, пов’язаних зі службою в ДКВС України, що пишеться власноруч за формою, визначеною у додатку 17 до цієї Інструкції, текст Присяги особи рядового чи начальницького складу ДКВС України із власноручним підписом;

у четвертій частині (архівні матеріали) - витяги з наказів або засвідчені в установленому порядку копії наказів, висновки за результатами службових розслідувань, документи архівів про підтвердження окремих періодів проходження служби, довідки про стан здоров’я, поранення, грошові атестати, копії атестатів, дипломів, свідоцтв про народження, укладення шлюбу, інші відомості, що мають значення для характеристики особи та проходження нею служби, тощо;

у п’ятій частині (матеріали спеціальної перевірки) - матеріали спеціальної перевірки, перевірки відповідно до законів України "Про очищення влади", "Про запобігання корупції".

Особові справи на офіцерів запасу та військовослужбовців долучаються до особової справи особи рядового чи начальницького складу, про що здійснюється відповідний запис у спеціальній графі особової справи.

5. На внутрішньому боці титульної сторінки особової справи розміщується фотокартка особи рядового чи начальницького складу розміром 9х12 (в анфас) у форменому одязі, що відповідає наявному спеціальному званню.

На звороті фотокартки посадовою особою служби персоналу здійснюється запис про засвідчення особи, яку на ній зображено, та скріплює його печаткою.

6. У кінці особової справи в прикріпленому конверті зберігаються особисті документи особи рядового чи начальницького складу (трудова книжка або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, фотокартки тощо). Унизу обкладинки здійснюється опис документів.

7. Документи, які долучаються до розділів особової справи, нумеруються і заносяться до описів цих розділів із зазначенням їх назв та кількості аркушів.

8. Послужний список - це документ, що відображає проходження служби особою рядового чи начальницького складу. Послужний список складається на підставі паспортних відомостей, анкети, автобіографії, військового квитка, документів про освіту, трудової книжки та інших документів кандидата на службу.

Усі записи в послужному списку здійснюються кульковою ручкою або чорнилом без скорочень і підчисток. У послужному списку можуть проставлятися штампи встановленого зразка.

Зі складеним послужним списком в обов’язковому порядку ознайомлюється під підпис особа, на яку він оформлений. Надалі особу ознайомлюють із записами в послужному списку не рідше одного разу на п’ять років, а також перед відбуттям особи рядового чи начальницького складу до нового місця служби, звільненням. При ознайомленні особи з послужним списком матеріали спеціальної перевірки з особової справи вилучаються.

Послужний список підписується особою, яка його склала, та керівником служби персоналу і скріплюється печаткою цієї особи.

Перескладання послужних списків дозволяється лише у випадках їх непридатності для використання і тільки з дозволу керівника служби персоналу. При цьому попередній послужний список не знищується, а долучається до розділу IV особової справи.

1. Особова справа працівника - комплект документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості, відомості щодо його освіти, роботи (служби) до прийняття на роботу в ДКВС України, відомості про військову службу, сімейний стан, місце проживання, відомості про державні нагороди (відзнаки), накладення і зняття стягнень.

2. Особова справа формується з таких документів і в такій послідовності:

особовий листок з обліку кадрів;

копії документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України працівника;

автобіографія, складена за формою, визначеною у додатку 9 до цієї Інструкції;

анкета, складена за формою, визначеною у додатку 10 до цієї Інструкції;

копія облікової картки платника податків (окрім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

копії документів про освіту з додатками;

копія трудової книжки (у разі наявності) або відомостей про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;

копія військового квитка / тимчасового посвідчення військовозобов’язаного або посвідчення про приписку до призовної дільниці (у разi наявності);

копії документів про надані пільги (у разi наявності);

довідка про результати проведення спецiальної перевiрки (у разі її проведення) вiдповiдно до Закону України "Про запобiгання корупцiї" або її засвідчена в установленому порядку копія;

довідка про результати проведення перевiрки (у разі її проведення) вiдповiдно до Закону України "Про очищення влади" або її засвідчена в установленому порядку копія;

заява про прийняття на роботу та призначення працівника, що пишеться власноруч, згідно з додатком 18 до цієї Інструкції;

копія наказу про прийняття на роботу та призначення;

витяг із протоколу засiдання конкурсної комiсiї в разі, якщо призначення здійснюється за результатами конкурсу;

копія наказу органу вищого рiвня про призначення на посаду (у випадках, передбачених законодавством);

погодження відповідних органів, передбачені законодавством для призначення на посади.

Особова справа державного службовця оформляється відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22 березня 2016 року № 64, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 15 квітня 2016 року за № 567/28697.

3. У хронологічній послідовності до особової справи долучаються: копії наказів про зміни анкетних даних; документів, що підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування; характеристики; атестаційні листки тощо.