Відповідно до статті 18 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок підготовки архівними установами документів Національного архівного фонду до експонування на виставках та в інших інформаційних заходах, що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Мартиненко С.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Ємельянову І.І.

1. Цей Порядок встановлює основні вимоги щодо організації та проведення архівними установами (далі - архіви) виставок з використанням документів Національного архівного фонду (далі - НАФ), демонстрації документів НАФ під час проведення інформаційних заходів (зустрічей з громадськістю, екскурсій в архіви, презентацій, днів відкритих дверей, лекцій, доповідей, конференцій тощо), оприлюднення інформації документів НАФ у медіа.

2. Архіви експонують документи або їх копії (цифрові копії) на виставках та демонструють документи і/або оприлюднюють інформацію, що міститься в документах НАФ, під час проведення інформаційних заходів, представляють архівні документи в медіа.

3. Дія цього Порядку поширюється на центральні державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, галузеві державні архіви, архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних установ, підприємств і організацій, а також архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек.

4. У цьому Порядку терміни вживаються в таких значеннях:

виставка - захід, пов’язаний з публічною демонстрацією художньо оформленої добірки документів НАФ (їх копій (цифрових копій)) певної тематики;

виставкова діяльність архівів - невід’ємна частина загальнодержавної виставкової діяльності, спрямована на поліпшення взаємодії між державними органами, органами місцевого самоврядування, громадянами та архівами в цій сфері, що має на меті поширення інформації про склад і зміст документів НАФ, пропаганду форм і методів роботи архівів, послуг, що ними пропонуються, зміцнення і поглиблення міжнародних зв’язків українських архівів, і здійснюється на плановій основі;

експозиційний план - графічне зображення експозиції виставки (стендів, вітрин, експонатів).

5. Участь у міжнародних виставках здійснюється на підставі міжнародних договорів міжвідомчого характеру про співробітництво в архівній сфері, укладених з архівними службами, іншими установами іноземних держав.

6. Виставки документів організовуються на комерційній, некомерційній та змішаній основах.

1. Укрдержархів забезпечує міжгалузеву координацію виставкової діяльності архівів.

2. Укрдержархів:

1) затверджує План виставкової діяльності Державної архівної служби та державних архівних установ (далі - план). Проект плану складається з урахуванням календаря історичних і пам’ятних дат і подій, рішень та доручень органів вищого рівня, пропозицій архівів, планів міжнародного співробітництва, розглядається Науково-видавничою радою Укрдержархіву;

2) організовує виставкові та інформаційні заходи за актуальною тематикою, що відповідає національним пріоритетам та потребам архівів;

3) бере участь в організації та проведенні міжнародних, національних, міжрегіональних, регіональних виставок в Україні та за кордоном;

4) залучає медіа до всебічного висвітлення виставкової діяльності архівів, її ролі і значення для розвитку суспільства;

5) узагальнює звіти про результати виставкової діяльності архівів та їх пропозиції щодо поліпшення цього напряму діяльності.

3. Виставки та інформаційні заходи організовуються на підставі наказів Укрдержархіву (архіву).

4. За дорученнями органів вищого рівня та Укрдержархіву архіви організовують і проводять виставки, що не ввійшли до плану.

1. Організатори та співорганізатори виставки забезпечують виконання основного комплексу заходів та послуг з підготовки та проведення виставки:

1) виділення приміщення та виставкового обладнання;

2) надання можливості користування електроенергією, необхідним технічним обладнанням (комп’ютер, мікрофон, екран, проектор тощо);

3) художнє оформлення експозиції;

4) створення необхідних умов для монтажу експозиції;

5) забезпечення транспортування виставкових об’єктів та обладнання;

6) страхування та охорону виставкових об’єктів;

7) забезпечення температурно-вологісного режиму для збереження виставкових об’єктів;

8) пожежну безпеку виставкового приміщення;

9) видання каталогу (буклета) виставки;

10) підготовку кінохроніки для демонстрації під час відкриття виставки;

11) підготовку та оприлюднення афіш, запрошень, прес-релізів;

12) підготовку сценарію відкриття виставки;

13) створення умов для роботи медіа під час відкриття виставки.

2. При організації спільних виставок на комерційній/змішаній основі архіви укладають договір із співорганізаторами про участь у підготовці виставки, в якому визначаються тематика виставки, учасники, комплекс заходів та послуг з її підготовки та проведення, умови фінансування, обов’язки та відповідальність сторін.

У разі підготовки виставок на комерційній/змішаній основі або на замовлення іншої установи складається кошторис витрат.

3. Вимоги до експонування оригіналів документів.

Оригінали документів НАФ видаються юридичним особам у тимчасове користування за межами архіву для короткочасного експонування на виставках з дозволу керівника архіву та за наявності договору про експонування документів, за межами України - з дозволу Укрдержархіву за поданням архіву згідно з вимогами Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року № 656/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116 (далі - Правила), та Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 листопада 2013 року № 2438/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 21 листопада 2013 року за № 1983/24515.