1. При перевезеннях у залежності від обставин, що можуть бути підставою для матеріальної відповідальності залізниці, відправника, одержувача, пасажира, складаються комерційні акти (додаток 1) та акти загальної форми (додаток 6 до Правил користування вагонами та контейнерами, затверджених наказом Мінтрансу від 25.02.99 N 113 та зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 15.03.99 за N 165/3458).

Крім того, у необхідних випадках можуть складатися акти про технічний стан вагона або контейнера (додаток 2), акти розкриття вагона або контейнера для митного, прикордонного та інших видів контролю (додаток 3), акти про пошкодження вагона або контейнера (додатки 4 і 5) та інші акти у випадках, передбачених правилами перевезення, що застосовуються до даного виду вантажу.

2. Комерційні акти складаються для засвідчення таких обставин:

невідповідності найменування, маси і кількості місць наявного вантажу, багажу чи вантажобагажу даним, зазначеним у перевізних документах;

у разі виявлення вантажу, багажу чи вантажобагажу без документів або документів без вантажу, багажу чи вантажобагажу;

псування, пошкодження вантажу, багажу і вантажобагажу;

повернення залізниці вкраденого вантажу, багажу або вантажобагажу.

Дані в комерційному акті зазначаються на підставі перевізних документів та виявлених обставин.

У тих випадках, коли різниця у масі вантажу, визначеній на станції відправлення, порівняно з масою, що виявилася на станції призначення, не перевищує норми природної втрати маси вантажу і граничного розходження визначення його маси нетто, комерційний акт не складається, а оформлення видачі вантажу провадиться у порядку, передбаченому Правилами видачі вантажів, затвердженими наказом Мінтрансу від 21.11.2000 N 644 та зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 24.11.2000 за N 862/5083 (далі - Правила видачі вантажів).

3. Акти загальної форми складаються для засвідчення обставин, що виникли в процесі перевезення вантажу, багажу та вантажобагажу і можуть бути підставою для матеріальної відповідальності:

утрати документів, прикладених відправником до накладної;

затримки вагонів на станції призначення в очікуванні подачі під вивантаження (перевантаження) з причин, що залежать від одержувача, власника залізничної під'їзної колії, порту, підприємства;

неочищення вагонів від залишків вантажу та сміття після вивантаження засобами одержувача;

неочищення зовнішньої поверхні цистерн та бункерних напіввагонів після наливу і зливу;

подачі залізницею неочищених вагонів під завантаження засобами відправника, порту, пристані;

відсутності пломб, запірно-пломбувальних пристроїв (далі - ЗПП) на вагоні (контейнері), якщо в перевізних документах є відмітка про пломби (ЗПП), пошкодження пломб (ЗПП) або заміни їх, а також виявлення в процесі перевезення або на станції призначення пломб (ЗПП) на вагонах (контейнерах) з нечіткими відбитками;

пошкодження або втрата наданих залізницею перевізних пристосувань;

відмови вантажовласника від підписання: облікової картки виконання плану перевезень вантажів, накопичувальної картки, відомості плати за користування вагонами (контейнерами);

самовільного зайняття залізницею вагонів і контейнерів, що належать підприємствам, організаціям, установам або орендовані ними;

затримки вагонів (контейнерів), пов'язаної з митним оформленням вантажу, а також затримки через недодання чи неналежне оформлення відправником документів, необхідних для виконання митних, санітарних та інших правил;

в інших випадках для засвідчення обставин, які можуть бути підставою для матеріальної відповідальності, якщо при цьому не потрібне складання комерційного акта.

Акт загальної форми підписується особами, які беруть участь у засвідченні обставин, що стали підставою для складання акта, але не менше як двома особами.

Один примірник акта загальної форми, складеного під час перевезення, додається до перевізних документів, другий залишається на станції, яка його склала.

4. Комерційні акти складаються:

на місцях загального користування - у день вивантаження або в день видачі вантажу одержувачу;

при вивантаженні на місцях незагального користування - у день здачі вантажу одержувачу, у цьому разі перевірка повинна здійснюватись до вивантаження або в процесі вивантаження чи зразу ж після нього.

У разі перевірки маси вантажу зважуванням на вагонних вагах, якщо маса тари приймається за трафаретом на вагоні, комерційний акт складається в день зважування вагона з вантажем; якщо маса тари вагона визначається зважуванням його після вивантаження, комерційний акт складається в день зважування порожнього вагона;

на вантаж, що перебуває у дорозі - у день виявлення обставин, що підлягають оформленню комерційним актом.

У разі неможливості скласти комерційні акти в указані терміни вони складаються у всіх випадках не пізніше наступної доби.

5. У разі перевірки маси тари вагона не тим працівником станції, який брав участь у зважуванні вагона з вантажем, в розділі "Д" комерційного акта зазначається прізвища працівника станції, який брав участь у зважуванні вагона з вантажем і працівником станції, який брав участь у зважуванні порожнього вагона. Акт підписується працівником станції, який перевіряв тару вагона.

6. При видачі однорідного вантажу, який перевозиться навалом або насипом і прибув від одного відправника на адресу одного одержувача, недостачі, що перевищують норму природної втрати маси вантажу і граничне розходження визначення маси нетто, а також надлишки, що перевищують граничне розходження визначення маси нетто, виявлені в окремих відправках під час перевірки протягом однієї календарної доби, оформляються одним комерційним актом. В акт включаються тільки відправки, які прибули в справних вагонах з непошкодженими пломбами (ЗПП) відправника, а також без ознак недостачі, псування, пошкодження на відкритому рухомому складі або в критих та інших вагонах без пломб (якщо такі перевезення передбачені Правилами), у яких виявлено недостачу або надлишок.

В акті зазначаються номери відправки, вагона, рід вагона, кількість пломб (ЗПП) і відбитки на них, кількість місць і маса вантажу за документами та виявлені перевіркою. У разі визначення маси на вагонних вагах зазначаються маса брутто, тари (з бруса або перевірена) вагона та нетто вантажу.

При необхідності ці відомості зазначаються у додатку, який є продовженням комерційного акта. Додаток підписують ті ж особи, які підписали комерційний акт.

7. Недостача або надлишок вантажу, відвантаженого одним відправником на адресу одного одержувача, який перевозиться навалом, насипом чи наливом з перевалкою чи перевантаженням у дорозі і прибув у непошкоджених вагонах без ознак недостачі, визначається за результатами перевірки усієї партії одночасно виданого вантажу і оформляється одним комерційним актом.

8. Комерційні акти складаються у трьох примірниках на бланках установленої форми і заповнюються на друкарській машинці або чорнилами чітко, без будь-яких виправлень. На кожному акті проставляється штемпель станції. Другий примірник акта видається одержувачу на його вимогу.

Якщо комерційний акт складається на станції відправлення або на попутній станції, то другий примірник акта додається до перевізних документів. Про складений комерційний акт проставляється відмітка у перевізних документах у порядку, визначеному правилами оформлення перевізних документів.

9. У комерційному акті детально описуються стан вантажу або багажу і обставини, за яких виявлена незбереженість, а також обставини, які могли бути причиною виникнення незбереженості вантажу, багажу чи вантажобагажу. Ніякі припущення та висновки про причини незбереженості або про вину відправника і залізниці до акта не вносяться.

Усі графи бланка акта мають бути заповнені. Не дозволяється проставлення рисок та лапок замість повторення необхідних даних.

У комерційному акті зазначається, чи правильно навантажений, розміщений і закріплений вантаж, а також про наявність та стан захисного маркування для вантажів, що перевозяться у відкритих вагонах. У разі неправильного завантаження, розміщення, закріплення вантажу в акті зазначається, яке порушення було допущено.

До першого примірника комерційного акта про псування вантажу при перевезенні в рефрижераторних вагонах з додержанням температурного режиму додається витяг із журналу реєстрації температури. Дані про температурний режим уносяться до комерційного акта.

Особи, які склали або підписали комерційний акт або акт загальної форми, що містить дані, які не відповідають дійсності, несуть установлену законодавством відповідальність.

10. Комерційний акт підписує начальник станції (його заступник), начальник вантажного району (завідувач вантажного двору, складу, контейнерного відділу, контейнерного майданчика, сортувальної платформи) і працівник станції, який особисто здійснював перевірку, а також одержувач, якщо він брав участь у перевірці. Крім того, у разі необхідності, до перевірки вантажу і підписання акта можуть бути залучені також інші працівники залізниці.

11. У разі складання комерційних актів за участю одержувачів для вантажів, що прибули в справних вагонах з непошкодженими пломбами (ЗПП), пломби і ЗПП, зняті з цих вагонів, після підписання акта одержувачем залишаються у залізниці.

12. Якщо при перевірці вантажу, який прибув з актом попутної станції, під час перевірки на станції призначення не буде виявлено різниці між даними акта, складеного на попутній станції, і фактичною наявністю та станом вантажу, багажу або вантажобагажу, то станція в розділі "Є" комерційного акта попутної станції вносить відмітку такого змісту: "Під час перевірки вантажу (багажу, вантажобагажу) різниці проти цього акта не виявлено". Така відмітка засвідчується штемпелем станції і підписами осіб, указаних у пункті 10 цих Правил. Цей акт видається одержувачу на його вимогу, а копія його залишається на станції. Новий акт у цьому разі не складається.

При невідповідності відомостей, указаних в акті попутної станції, фактичним даним, що виявились під час перевірки вантажу, багажу або вантажобагажу, складається новий комерційний акт.

13. Експертиза вантажів проводиться у порядку, передбаченому Правилами видачі вантажів. Про проведену експертизу зазначається у розділі "Е" комерційного акта.

14. Одержувачу станція повинна видати складений комерційний акт у триденний термін.

Видача актів одержувачам провадиться під розписку на третьому примірнику акта, який зберігається на станції. Вимоги про видачу актів від імені одержувача може пред'являти особа, яка має довіреність одержувача, оформлену згідно із законодавством.

Якщо при перевезенні або вивантаженні вантажу у склад станції було складено акт про несхоронність вантажу, виявлену у вагоні за пломбами відправника, то станція призначення зобов'язана надати одержувачу копію такого акта разом з комерційним актом, складеним при видачі вантажу.

Вимоги про видачу актів можуть пред'являтися протягом шести місяців від дня видачі вантажу.

15. У разі витікання, псування або підмочення вантажу внаслідок технічної несправності вагона (контейнера), крім комерційного акта, складається акт про технічний стан вагона (контейнера).

Акт про технічний стан вагона (контейнера) складається в день виявлення несправності вагона (контейнера) і не пізніше дня складання комерційного акта.

Про виявлену несправність і складений акт про технічний стан вагона (контейнера) зазначається в комерційному акті.

Перший примірник акта про технічний стан вагона (контейнера) додається до першого примірника комерційного акта, другий залишається на станції.

16. У разі відмови начальника станції від складання комерційного акта (акта загальної форми) або оформлення акта з порушенням цих Правил одержувач має право до вивезення вантажу зі станції, а при вивантаженні на місцях незагального користування - протягом 24 годин з моменту прийняття від залізниці вагона (контейнера) з вантажем подати про це письмову скаргу начальнику Дирекції залізничних перевезень (далі - Дирекція) безпосередньо або через начальника станції.

При поданні скарги через начальника станції або безпосередньо начальнику Дирекції одержувачу видається розписка про прийняття скарги.

17. Начальник Дирекції на скаргу про відмову від складання комерційного акта (акта загальної форми) або про неправильне його оформлення повинен дати мотивовану відповідь по суті скарги: стосовно швидкопсувних вантажів - протягом доби, а стосовно інших вантажів - не пізніше триденного терміну після отримання скарги. У разі обгрунтованості скарги начальник Дирекції дає розпорядження про складання комерційного акта (акта загальної форми) або про переоформлення акта. У цьому разі плата за зберігання вантажу, а також за користування вагоном (контейнером) протягом часу затримки складання акта з одержувача не стягується.

18. Комерційні акти при міжнародних перевезеннях складаються відповідно до угод про міжнародні сполучення.

19. Розкриття на прикордонних станціях завантажених вагонів (контейнерів) для митного, прикордонного та інших видів контролю на вимогу представника митниці чи іншого контрольного органу оформляється актами розкриття.

Акт розкриття складається у трьох примірниках. Один примірник з пломбами (ЗПП), знятими з вагона (контейнера), залишається на станції, яка склала акт, другий - направляється до управління прикордонної залізниці, третій - додається до накладної і разом з вантажем видається одержувачу на станції призначення. Станція, яка склала акт, уносить у графу накладної "Відмітки залізниці" відмітку про складання акта розкриття. Відмітка засвідчується підписом працівника станції та календарним штемпелем.

Акт розкриття підписується працівником станції, на якій здійснювалось розкриття, представником прикордонних, митних або інших органів (залежно від того, на чию вимогу здійснювалося розкриття) і засвідчується календарним штемпелем станції. Відомості про зняті і накладені пломби (ЗПП) записуються до відповідних граф акта.

20. Акт про пошкодження вагона (контейнера) складається у разі пошкодження вагона (контейнера) під час перевезення, навантаження, вивантаження вантажу, виконання маневрових робіт, а також в інших випадках для засвідчення обставин і розмірів пошкодження і є підставою для матеріальної відповідальності винних у пошкодженні згідно із статтею 124 Статуту залізниць України.