З метою встановлення єдиного порядку обліку обсягів вантажних перевезень на автомобільному транспорті,

1. Затвердити Інструкцію про порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи, що додається.

2. Вважати обов'язковим виконання положень Інструкції всіма суб'єктами підприємницької діяльності установами і організаціями незалежно від відомчого підпорядкування, форми власності, які здійснюють перевезення вантажів автомобільним транспортом або для яких виконуються такі перевезення.

3. Управлінню статистики транспорту та зв'язку Мінстату України (Голуб О.В.) у місячний термін надіслати Держкомстату Автономної Республіки Крим, обласним, Київському і Севастопольському міським управлінням статистики, підприємствам "Бланковидав", міністерствам, відомствам зазначену Інструкцію.

4. Міністерствам, відомствам довести затверджену Інструкцію про порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи до підвідомчих підприємств і організацій і забезпечити її впровадження у облікову практику.

5. Управлінню статистики транспорту та зв'язку Мінстату України (Голуб О.В.), Державному департаменту автомобільного транспорту (Докіль Л.П.) забезпечити методологічне керівництво з питань застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи відповідно до вимог Інструкції.

1.1. Інструкція розроблена відповідно до чинного законодавства України і встановлює єдиний порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи.

Виконання положень Інструкції обов'язкове для всіх суб'єктів підприємницької діяльності, установ і організацій - юридичних та фізичних осіб - незалежно від відомчого підпорядкування та форми власності:

- які здійснюють перевезення вантажів автомобільним транспортом на комерційній основі або для власних потреб;

- для яких виконуються перевезення вантажів автомобільним транспортом на комерційній основі.

1.2. В Інструкції використовуються такі терміни і поняття:

- перевізник - юридична або фізична особа, яка виконує перевезення вантажів автомобільним транспортом на комерційній основі (тобто за плату і цей вид діяльності для нього може бути єдиним чи одним з інших) або для власних потреб;

- замовник автотранспорту - юридична або фізична особа, для якої за її замовленням виконуються перевезення вантажів автомобільним транспортом (транспортні послуги);

- вантажовідправник - юридична або фізична особа, яка пред'являє перевізнику вантаж для перевезення автомобільним транспортом;

- вантажоодержувач - юридична або фізична особа, яка здійснює прийняття вантажу доставленого автомобільним транспортом.

- відповідальна особа - працівник, що відповідно до своїх службових обов'язків виконує оформлення первинної транспортної документації згідно з вимогами даної Інструкції (диспетчер, механік, бухгалтер, комірник та ін.), або інший працівник, якому доручена ця робота наказом по підприємству, або письмовим розпорядженням керівника.

1.3. Для первинного обліку обсягів перевезених вантажів і транспортної роботи автомобільного транспорту підставою для списування товарно-матеріальних цінностей у вантажовідправника і оприбуткування їх у вантажоодержувача, а також для виконання розрахунків між перевізниками і замовниками автомобільного транспорту Інструкцією застосовуються такі типові форми єдиної первинної транспортної документації:

- подорожній лист вантажного автомобіля у міжнародному сполученні - типова форма N 1 (міжнародна);

- подорожній лист вантажного автомобіля - типова форма N 2 (що діє у межах України);

- товарно-транспортна накладна - типова форма N 1-ТН;

- талон замовника - типова форма N 1-ТЗ (при роботі автомобіля за погодинною формою оплати транспортних послуг).

Типові форми єдиної первинної транспортної документації, затверджені спільним наказом Міністерства транспорту України і Міністерства статистики України N 488/346 від 29 грудня 1995 р. і введені в дію з 1 січня 1996 року. Вони є документами суворої звітності, що вимагає:

їх виготовлення з друкарською нумерацією відповідно до Правил виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 25 листопада 1993 р. N 98, Служби безпеки України від 15 листопада 1993 р. N 118, Міністерства внутрішніх справ України від 24 листопада 1993 р. N 740 та зареєстрованих Міністерством юстиції України 14 січня 1994 р. N 8/217; бланки єдиної первинної транспортної документації виготовлені відповідно до вимог, викладених вище, обов'язкові до застосування, починаючи з 1 жовтня 1997 р.;

обліку їх одержання, зберігання та використання як бланків суворої звітності;

пронумерування, прошнурування, скріплення печаткою та підписами керівника і головного бухгалтера підприємства, організації журналу реєстрації виданих бланків подорожніх листів, товарно-транспортних накладних;

видачі бланків і журналів особі, на яку покладені обов'язки з реєстрації виданих і повернутих подорожніх листів, товарно-транспортних накладних за видатковою накладною;

списання використаних бланків подорожніх листів, товарно-транспортних накладних за актом.

Бланки подорожніх листів, товарно-транспортних накладних, що зберігаються на підприємстві, організації, відображаються на підставі платіжно-прибуткових документів за вартістю, що складається з витрат на їх виготовлення (придбання) та доставку, по дебету рахунку 05 "Матеріали" субрахунок 3 "Інші матеріали". Одночасно на позабалансовий рахунок 004 "Бланки суворої звітності" зараховується вартість вказаних бланків, виходячи з ціни за 1 бланк подорожнього листа, за 1 комплект товарно-транспортних накладних не менше 0,1 мінімального розміру заробітної плати. В аналітичному обліку наводяться дані про місце зберігання, нумерацію, кількість і вартість таких бланків.

Передача бланків подорожніх листів, товарно-транспортних накладних із місця зберігання особі, яка призначена для виписування і реєстрації виданих і повернутих бланків, проводиться за документами на відпуск цінностей (вимога, накладна тощо) із місць зберігання і відображається в аналітичному обліку оборотами на рахунках 05 "Матеріали" субрахунок 3 "Інші матеріали" та 004 "Бланки суворої звітності".

На підставі затвердженого керівником акта про списання використаних бланків подорожніх листів, товарно-транспортних накладних із зазначенням їх нумерації і кількості, що складається не рідше одного разу на квартал, вартість використаних бланків списується з рахунку 05 "Матеріали" субрахунок 3 "Інші матеріали" у кореспонденції з рахунками обліку витрат виробництва та обігу і одночасно з рахунку 004 "Бланки суворої звітності".

Використання в обліковій практиці первинної транспортної документації невстановлених форм не допускається.

2.1. Перевізники, які експлуатують вантажні автомобілі - власні або орендовані (без водія) - зобов'язані при випуску автомобіля на лінію видавати водію оформлений подорожній лист відповідної типової форми.

Подорожні листи типових форм, оформлені належним чином, видаються водію під розпис:

- N 1 (міжнародна) - на строк відрядження автомобіля і водія для виконання перевезення вантажу у міжнародному сполученні, визначений відповідно до наказу чи розпорядження перевізника;

- N 2 - тільки на один робочий день (зміну), за умови здачі водієм подорожнього листа за минулий день роботи. На більший строк подорожні листи типової форми N 2 видаються у випадках, коли водій виконує перевезення вантажів у міжміському сполученні понад одну добу відповідно до наказу чи розпорядження перевізника.

Експлуатація вантажного автомобіля без подорожнього листа затвердженої типової форми забороняється.

2.2. Перевезення вантажів автомобільним транспортом як на комерційній основі, так і для власних потреб, здійснюються тільки при наявності, належним чином оформлених товарно-транспортних накладних типових форм, що додаються до подорожнього листа. Ця вимога розповсюджується на всі види перевезень вантажів автомобільним транспортом, незалежно від умов оплати за його роботу (відрядна, погодинна, покілометрова, інша) та видів перевезення (внутрішньоміське, приміське, міжміське, міжнародне).

2.3. Товарно-транспортна накладна типової форми N 1-ТН - це єдиний первинний документ, який є підставою для списування товарно-матеріальних цінностей у вантажовідправника і оприбуткування їх у вантажоодержувача при перевезенні вантажів у межах України, а також для їх складського, оперативного і бухгалтерського обліку; вона оформлюється вантажовідправником на кожну їздку автомобіля і для кожного вантажоодержувача окремо.

2.4. Товарно-транспортну накладну типової форми N 1-ТН виписують у чотирьох примірниках:

- перший примірник залишається у вантажовідправника і є підставою для списування товарно-матеріальних цінностей. Другий, третій і четвертий примірники, завірені підписами і печатками (штампами) вантажовідправника, передають водію;

- другий примірник водій здає вантажоодержувачу, він є підставою для оприбуткування товарно-матеріальних цінностей;

третій і четвертий примірники, завірені підписами і печатками (штампами) вантажоодержувача, водій передає перевізнику. Третій примірник, що є підставою для розрахунків за виконання транспортних послуг, перевізник надсилає замовнику автотранспорту для оплати за перевезення; четвертий примірник додається до подорожнього листа і є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водію.

Вантажовідправник при необхідності може виписувати додаткові примірники товарно-транспортної накладної, число яких встановлюється за домовленістю з перевізником.

Для вантажів нетоварного характеру, по яких не ведеться складський облік, але проводиться облік шляхом заміру, зважування, геодезичного заміру і т.і., товарно-транспортну накладну виписують у трьох примірниках:

- перший примірник залишається у вантажовідправника і призначається для обліку виконаних обсягів перевезень;

- другий і третій примірники водій передає перевізнику. Другий примірник, що є підставою для розрахунків за виконання транспортних послуг, перевізник надсилає замовнику автотранспорту для оплати за перевезення; третій примірник додається до подорожнього листа і є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водієві.

2.5. У тих випадках, коли у розділі "Відомості про вантаж" товарно-транспортної накладної неможливо перелічити всі назви і характеристики пред'явлених до перевезення товарно-матеріальних цінностей, до товарного розділу товарно-транспортної накладної додається - як невід'ємна її частина - належним чином оформлена спеціалізована форма товарної накладної (сертифікат або інша форма первинного обліку), що застосовується підприємством для оформлення операцій з передачі товарно-матеріальних цінностей.

При цьому у товарному розділі товарно-транспортної накладної робиться відповідна відмітка; товарно-транспортна накладна без доданої товарної накладної спеціалізованої форми вважається недійсною і не може використовуватися для розрахунків з вантажовідправниками і вантажоодержувачами, а також для обліку виконаних обсягів перевезень і нарахування заробітної плати водію.

2.6. При перевезенні однорідних вантажів від вантажовідправника на адресу вантажоодержувача на одну і ту ж відстань при умові забезпечення цілісності вантажу, допускається оформлення однією товарно-транспортною накладною всього обсягу вантажу, перевезеного автомобілем за зміну. При цьому оформлення проміжних їздок проводиться з видачею вантажовідправником водію автомобіля талона на кожну окрему їздку. Порядок оформлення талона встановлюється за домовленістю між вантажовідправником і вантажоодержувачем. Реквізити талона повинні включати відомості, що визначають кількість перевезеного вантажу, час роботи автомобіля та його простою за кожну їздку, а також інші показники, необхідні для наступного їх занесення до товарно-транспортної накладної.

2.7. Перевезення вантажними автомобілями власних речей громадян за їх замовленням здійснюється за подорожнім листом з додатком до нього квитанції (прибуткового касового ордера) на оплату транспортних послуг.

2.8. Міжнародні перевезення вантажів автомобільним транспортом оформлюються подорожнім листом типової форми N 1 (міжнародна) і товарно-транспортної накладної форми N CMR.

3.1. Заповнення подорожнього листа типової форми N 1 (міжнародна) проводиться відповідальними особами перевізника у такій послідовності.

3.1.1. Перед видачею водію подорожнього листа:

- на лицевій стороні у лівому верхньому куті ставить штамп перевізника, під назвою документа записує дату його видачі (число, місяць, рік), що повинна відповідати даті реєстрації подорожнього листа у реєстраційному журналі; цей же номер і дату записує на "Контрольному листі до подорожнього листа";

- під штампом перевізника записує строк відрядження, номер і дату наказу чи розпорядження;

- у відповідні рядки (графи) адресної частини вносить відомості про обох водіїв, які призначені для виконання завдання, номери посвідчення кожного водія, марку автомобіля (тягача), номер колони, до якої належать автомобіль і водій (якщо такий структурний підрозділ є), гаражний номер автомобіля, його державний номер та зазначені реквізити напівпричепа (причепа).

На підставі заявки замовника автотранспорту відповідальна особа записує:

- у рядку "Маршрут руху" - головні пункти (міста), через які пролягає маршрут від пункту відправлення до пункту призначення автомобіля;

- у рядку "Пункти відпочинку" - пункти зупинки для відпочинку водіїв у прямому і зворотньому напрямках при виконанні завдання;

- у розділі "Завдання водію" у відповідних графах записує найменування замовника, на адресу якого повинен прибути автомобіль для виконання завдання, пункти навантаження і розвантаження автомобіля, відстань між пунктами навантаження і розвантаження, що визначається на підставі таблиць відстаней, затверджених в установленому порядку, найменування вантажу та його масу (брутто) в тоннах або кількість у штуках, що підлягає перевезенню.

Право зміни завдання, вказаного в розділі "Завдання водію", має тільки перевізник. У виняткових випадках замовник автотранспорту може за погодженням з перевізником змінити завдання з відповідним записом у рядку "Запізнення, простої на лінії, заїзди в гараж та інші відмітки".

3.1.2. Заповнення подорожнього листа після видачі його водію проводиться у такій послідовності:

- у розділі "Паливо" (зворотня сторона) відповідальна особа визначає необхідну кількість палива та мастила для виконання перевезення і ці дані заносить у відповідні графи (дизельне, бензин, мастила) рядка "залишок при виїзді" та стверджує їх власним підписом;

- у рядку "Запізнення, простої на лінії, заїзди в гараж та інші відмітки" лікар або інший медичний працівник, який здійснює передрейсовий медичний огляд своїм підписом засвідчує стан здоров'я водія і можливість допуску його до управління автомобілем;

- у рядку "Показання спідометра при виїзді із гаража" (лицева сторона) відповідальна особа записує фактичне показання спідометра автомобіля (км) на момент його виїзду, в рядку "виїзд із гаража" у графах "дата" і "час" проставляє фактичні число, місяць, години, хвилини виїзду автомобіля із гаража, у рядку "Автомобіль технічно справний, виїзд дозволяю" власним підписом засвідчує передачу автомобіля водію в технічно справному стані і дозвіл на виїзд із гаража;

- у рядку "Автомобіль в технічно справному стані прийняв" водій автомобіля ставить власний підпис, яким стверджує достовірність цих записів;

3.1.3. Заповнення подорожнього листа на маршруті руху у міжнародному сполученні здійснюють:

- водій - на підставі товарно-транспортних накладних у відповідних рядках (графах) розділу "Виконання завдання" записує найменування вантажовідправника, адресу (місто) відправлення вантажу, адресу (місто) призначення вантажу, номери і дати оформлення товарно-транспортних накладних, найменування перевезеного вантажу, відповідно його кількість всього і в т.ч. по іноземній території. Після виконання перевезень стверджує ці записи власним підписом;

- митні органи, контрольно-диспетчерські пункти, в компетенцію яких входять функції контролю автотранспортних засобів на маршруті відповідно до чинного законодавства відмічають проходження автомобілем контрольно-диспетчерських пунктів і факт проведення контролю в цих пунктах, що стверджується штампом встановленої форми та записом на лицевій та зворотній сторонах контрольного листа дати (число, місяць, рік) і часу (години, хвилини), коли це здійснювалося.

3.1.4. При поверненні автомобіля в гараж після виконання завдання і передачі відповідальній особі перевізника подорожнього листа і товарно-транспортних накладних подальше заповнення подорожнього листа проводиться в такому порядку. У розділі "Виконання завдання водієм" подорожнього листа відповідальна особа на підставі зданих товарно-транспортних накладних:

- перевіряє правильність заповнення з 1 по 5 графи;

- у графах 6 і 7 "Вантаж, клас і шифр" вказує відповідно клас і шифр вантажу;

- у графах 8 і 9 "Перевезено тонн всього, в т.ч. по іноземній території" - записує відповідно кількість перевезеного вантажу (тонн брутто) і в т.ч. по іноземній території;

- у графах 10 і 11 "Пробіг (км) з вантажем всього, в т.ч. по іноземній території" - на підставі таблиці відстаней та даних контрольного листа визначає відповідно пробіг з вантажем всього і в т.ч. по іноземній території;

- у графах 12 і 13 "Пробіг (км) без вантажу всього, в т.ч. по іноземній території" - визначає відповідно порожній пробіг всього, в т.ч. по іноземній території;

- у графах 14 і 15 "Виконано ткм, всього, в т.ч. по іноземній території" - проводить розрахунки виконаного вантажообороту шляхом множення даних граф 8 і 10 та 9 і 11 по кожному рядку.

Достовірність даних, що зазначені в графах 1-15 розділу "Виконання завдання водієм", стверджує власним підписом у кінці розділу:

- у розділі "Час простою автотранспорту" на підставі товарно-транспортних накладних заповнює відповідно найменування вантажно-розвантажувальних операцій, час їх виконання на території України (на іноземній території) в прямому і зворотньому напрямках; достовірність даних цього розділу стверджує власним підписом;

- на підставі даних розділів "Виконання завдання водієм" і "Час простою автотранспорту" виконує розрахунки обсягів транспортної роботи і вносить їх у результативну таблицю відповідно до діючої методики розрахунків;

- у розділі "Паливо" відповідальна особа на підставі зданих водієм відповідних первинних документів (квитанцій, чеків і т.і.), заповнює відомості про одержання та витрати палива та мастила, а саме - "одержано" (в інших державах), "залишок при поверненні", "витрати по факту", що дорівнюють різниці між даними про отримане паливо і його залишком, - "витрати по нормі", що дорівнюють нормі витрат палива, помноженої на загальний пробіг автомобіля, "економія (+) чи перевитрати (-)", що дорівнюють різниці між фактичними витратами палива та розрахунками за нормою.

- розділ "Розрахунок заробітної плати" заповнює відповідальна особа на підставі даних про виконану транспортну роботу та стверджує їх власним підписом у кінці розділу.

Достовірність розрахунків по обробці подорожнього листа після його перевірки стверджує власним підписом бухгалтер.

3.2. Заповнення подорожнього листа типової форми N 2 проводиться відповідальними особами перевізника у такій послідовності.

3.2.1. Перед видачею водію подорожнього листа:

- на лицевій стороні у лівому верхньому куті ставить штамп перевізника, під назвою документа записує дату його видачі (число, місяць, рік), що повинна відповідати даті реєстрації подорожнього листа у реєстраційному журналі;

- у відповідних рядках адресної частини визначає код або найменування режиму роботи водія (робота в буденні дні, відрядження, загальний облік робочого часу, щоденний облік робочого часу, робота у вихідні дні, по графіку і т.і.), згідно з яким проводиться нарахування заробітної плати; номер колони, бригади, до складу яких належать автомобіль і водій, марку, державний номер, тип автомобіля і його гаражний номер; прізвище, ініціали, номер службового посвідчення, клас і табельний номер водія, якому буде видано цей подорожній лист; марку, державний і гаражний номери причепів і напівпричепів, якщо для перевезення виділено автопоїзд, а також прізвища, ініціали осіб, які супроводжують автомобіль при виконанні завдання (вантажники, експедитори, стажери і т.п.);

- на підставі заявки замовника автотранспорту або умов договору у розділі "Робота водія та автомобіля" в графах 2 і 3 визначає час за графіком (години, хвилини) виїзду з гаража і повернення автомобіля у гараж;

- у розділі "Завдання водієві" записує найменування замовника автотранспорту, на адресу якого повинен прибути автомобіль для виконання завдання, час (години, хвилини) прибуття автомобіля до замовника автотранспорту і вибуття від нього згідно з заявкою або графіком роботи, а також загальний час, на який буде надано автомобіль замовнику автотранспорту (різниця даних граф 16 і 15), назву пунктів навантаження та розвантаження автомобіля, найменування вантажу, що підлягає перевезенню, розрахункову кількість їздок з вантажем, що потрібна для повного виконання завдання, відстань між пунктами навантаження і розвантаження вантажу по кожній їздці, яка визначається за даними дорожніх органів або на підставі таблиць відстаней, затверджених в установленому порядку, кількість вантажу в тоннах, що потрібно перевезти, загальну кількість їздок з вантажем, загальний пробіг з вантажем та обсяг вантажу, що передбачається виконати (перевезти) згідно з завданням.

Право зміни завдання, вказаного в розділі "Завдання водієві", має тільки перевізник. У виняткових випадках замовник автотранспорту може по узгодженню з перевізником змінити завдання з відповідним записом у рядку "Особливі відмітки".

- у розділі "Рух пального" в графі 10 "Залишок при виїзді" робить запис про залишок пального при виїзді автомобіля за даними попереднього подорожнього листа, визначає загальну кількість пального, що видано водію при виїзді (знаходиться в баках автомобіля), і стверджує зроблені записи власним підписом у відповідному рядку;

- у рядку "Посвідчення водія перевірив, завдання видав, видати пального" записує прописом розрахункову кількість пального, що належить до видачі водію для виконання завдання з урахуванням залишку пального з попереднього дня роботи;

- у рядку "Підпис диспетчера" диспетчер або інша відповідальна особа власним підписом стверджує достовірність заповнених ним реквізитів подорожнього листа і наявність у водія посвідчення водія.