З метою реалізації положень Закону України "Про нотаріат", посилення охорони та збереження нотаріальних документів

1. Затвердити зміни до Положення про вимоги до робочого місця приватного нотаріуса та здійснення контролю за їх дотриманням, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.06.98 N 36/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12.06.98 за N 376/2816, виклавши його в новій редакції, що додається.

2. Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань (Ященко Н.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493/92 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (із змінами).

3. Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань (Ященко Н.В.) довести цей наказ до відома начальників головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі та забезпечити його належне виконання.

4. Начальникам Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі протягом двох місяців після набрання чинності цим наказом ужити відповідних заходів з метою забезпечення нотаріусами дотримання його вимог та провести відповідні перевірки виконання вимог указаного Положення, про що інформувати Міністерство юстиції.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Єфіменка Л.В.

1. Це Положення, розроблене з метою реалізації вимог Закону України "Про нотаріат", визначає вимоги до робочого місця (нотаріальної контори) приватного нотаріуса - приміщення, у якому можуть учинятися нотаріальні дії (далі - Приміщення), та контролю за їх дотриманням.

2. Головною метою встановлення вимог до Приміщення є вжиття заходів до створення належних умов для реалізації прав та законних інтересів учасників правовідносин, які виникають при вчиненні нотаріальних дій, забезпечення належного матеріально-технічного, організаційного та професійного рівня нотаріального обслуговування, дотримання вимог законодавства при вчиненні нотаріальних дій, їх конфіденційності, забезпечення охорони та збереження нотаріальних документів.

3. Приміщення повинно забезпечувати виконання вимог статті 8 Закону України "Про нотаріат" щодо дотримання таємниці вчинюваних нотаріальних дій, схоронності нотаріальних документів, печатки нотаріуса та спеціальних бланків нотаріальних документів та відповідати державним будівельним нормам для житлових будинків та нежитлових приміщень.

Приміщення має складатися з кімнат, які використовуються для роботи приватного нотаріуса, збереження документів, печатки та приймальної кімнати для відвідувачів.

Для роботи одного приватного нотаріуса Приміщення має складатися не менше як з двох кімнат. Особи, які працюють з приватним нотаріусом на підставі цивільно-правового чи трудового договору, повинні бути забезпечені робочими місцями - окремою кімнатою відповідно до чинних санітарних норм і правил з розрахунку на одну особу.

У Приміщенні не можуть здійснювати професійну діяльність особи, діяльність яких не пов'язана з учиненням нотаріальних дій чи наданням додаткових послуг правового чи технічного характеру, пов'язаних з ними, крім осіб, які за договорами (угодами, контрактами) з приватним нотаріусом виконують роботи із забезпечення діяльності приватного нотаріуса (установлення та обслуговування оргтехніки, охоронного обладнання тощо) чи проходять стажування. Умови трудових чи цивільно-правових договорів з особами, які постійно працюють у приватного нотаріуса або виконують тимчасові завдання, пов'язані з учинюваними нотаріальними діями, чи проходять стажування у приватного нотаріуса, повинні передбачати покладання на цих осіб обов'язку дотримання таємниці вчинюваних нотаріальних дій.

Архів приватного нотаріуса повинен зберігатися у металевих шафах. Забороняється шафи для зберігання архіву розміщувати в приймальні, а також у місцях, де відвідувач може безперешкодно до них підійти. Якщо в Приміщенні працюють двоє чи більше приватних нотаріусів, для зберігання їхніх архівів повинна бути виділена окрема кімната, яка забезпечуватиме відокремлення цих архівів та можливість роботи з документами кожного з них.

У Приміщенні повинна бути приймальна кімната, призначена для перебування осіб, які очікують прийому в нотаріуса. У такій кімнаті ведеться попередній прийом з організаційних питань, пов'язаних з роботою приватного нотаріуса, чи надаються правові консультації загального характеру. Не допускається розташування в приймальній кімнаті робочих місць приватного нотаріуса чи працівників, які займаються підготовкою документів до вчинення нотаріальних дій. У приміщенні, де одночасно вчиняють нотаріальні дії декілька приватних нотаріусів, дозволяється спільне використання ними однієї приймальної кімнати.