Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та пунктів 3, 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, НАКАЗУЮ:

1. Внести до Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року № 656/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116, такі зміни:

1) пункт 1.2 розділу I доповнити новими абзацами такого змісту:

"фонд користування документами - структурована сукупність копій архівних документів, виготовлених в паперовій чи іншій аналоговій або цифровій формах, і призначених для користування замість оригіналів;

цифрова копія архівного документа - копія, що містить точне знакове відтворення інформації оригіналу архівного документа, отримана в результаті перетворення аналогового архівного документа у цифрову форму або копіювання цифрового архівного документа;

цифровий фонд користування документами - структурована сукупність цифрових копій архівних документів, призначена для користування замість оригіналів.";

2) у пункті 3.2 глави 3 розділу IV:

в абзаці тринадцятому слова "та картотека" виключити;

після абзацу тринадцятого доповнити абзацом чотирнадцятим такого змісту:

"книга обліку цифрових копій документів, створених архівною установою на основі копій документів страхового фонду та фонду користування, оригінали яких втрачені (невиправно пошкоджені, викрадені або незаконно вивезені);".

У зв’язку з цим абзаци чотирнадцятий-двадцять п’ятий вважати абзацами п’ятнадцятим-двадцять шостим;

3) главу 8 розділу V після пункту 8.16 доповнити пунктом 8.17 такого змісту:

"8.17. Цифрові копії архівних документів, оригінали яких втрачені (невиправно пошкоджені, викрадені або незаконно вивезені), зберігаються в цифровому фонді користування документами.".

У зв’язку з цим пункт 8.17 вважати пунктом 8.18;

4) у главі 4 розділу VI:

пункт 4.3 доповнити новими абзацами такого змісту:

"Інформаційні документи можуть видаватись архівами з фонду користування або страхового фонду на підставі копій із страхового фонду або фонду користування, які обліковані відповідно до законодавства, за формою, наведеною в додатку 37.

Інформаційні документи, видані архівами на підставі копій з фонду користування або страхового фонду, обов’язково мають містити такі реквізити: облікові дані оригіналу архівного документа, облікові дані документа фонду користування або страхового фонду, у випадку безповоротної втрати (невиправного пошкодження, викрадення або незаконного вивезення) оригіналів також зазначаються відомості про акт, яким встановлено втрату/відсутність оригіналу документів.

У випадку знаходження державної архівної установи на тимчасово окупованій території і неможливості виконання інформаційних запитів громадян Укрдержархів може визначити іншу державну архівну установу тимчасовим зберігачем фонду користування та/або страхового фонду, якому делегується право видавати інформаційні документи.";