Ця Інструкція розроблена на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 3 березня 1998 року N 267 "Про заходи щодо виконання Угоди між Європейським Співтовариством по вугіллю та сталі та Урядом України про торгівлю деякими сталеливарними виробами і Угоди у формі обміну листами між Європейським Співтовариством та Урядом України про встановлення системи подвійної перевірки без кількісних обмежень по відношенню до експорту з України до Європейських співтовариств деяких сталеливарних виробів, охоплених договорами про створення Європейських Співтовариств та Європейського Співтовариства по вугіллю та сталі" та міжнародних зобов'язань України.

1. Експортний документ на експорт деяких сталеливарних виробів повинен відповідати зразку (форма додається) і є дійсним щодо експорту вищезазначених товарів походженням з України до Європейських Співтовариств.

Експортний документ може використовуватися для однієї або більше партій зазначеного товару, що дійсно виготовлений на момент його видачі.

2. Експортний документ та його копії оформлюються згідно з цією Інструкцією. Вони заповнюються англійською мовою. Якщо копії складені від руки, текст вписується чорнилом і друкованими літерами.

Розміри бланка експортного документа 210х297 мм.

Для виготовлення бланка експортного документа використовується білий письмовий папір зазначених розмірів, без механічних пошкоджень і вагою не менше 25 г на 1 квад.м. За наявності декількох примірників документів тільки перший примірник, який є оригіналом, має бути надрукований та чітко позначений як "ORIGINAL", а інші примірники з поміткою "COPY".

3. Кожний документ повинен мати стандартизований серійний номер, друкований або не друкований, за допомогою якого він може бути ідентифікований.

Цей номер складатиметься з таких елементів:

- дві літери, що вказують країну-експортера (UA);

- дві літери, що вказують країну-члена, де передбачається митне оформлення:

- однозначний номер, що відповідає останній цифрі року експорту, наприклад 8 для 1998 року;

- двозначний номер 01, який зазначає, що ліцензію видано МЗЕЗторгом України;

- п'ятизначний код послідовно від 00001 до 99999, що зазначає порядковий номер щодо країни-члена, де передбачається здійснити митне оформлення.

4. Експортний документ може видаватись після відвантаження продукції, якої він стосується. У цих випадках у п.9. експортного документа має бути напис "issued retrospectively".

5. У випадках, коли експортний документ вкрадено, загублено або він став непридатний, експортер може звернутися до МЗЕЗторгу України з проханням видати дублікат, який заповнюється на підставі раніше поданих документів, що зберігаються в архіві міністерства. Заява про видачу дубліката має супроводжуватись документом, який підтверджує факт крадіжки чи втрати експортного документа, та повідомленням про фактичне відвантаження продукції за виданим експортним документом. Дублікат будь-якого такого експортного документа, виданий таким чином, матиме напис у п.9 "duplicata" або "duplicate", який дійсний для митного оформлення товару. Про факт видачі дубліката МЗЕЗторг України повідомляє Державну митну службу України.

6. Дублікат матиме дату оригіналу експортного документа.

7. У п.1 експортного документа вказується повна назва експортера продукції та його повна адреса.

У п.2 вказується номер експортного документа.

У п.3 вказується рік експорту.

Пункт 4 не заповнюється.

У п.5 вказується назва фірми, яка одержуватиме товар, та її місцезнаходження. Якщо за дорученням покупця товару одержувачем товару буде інша фірма, то в п.9 зазначається назва фірми-покупця та її місцезнаходження.