Відповідно до пункту 4 Положення про Міністерство юстиції України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228, з метою підвищення рівня доступності органів юстиції для громадян та удосконалення організації розгляду звернень громадян

1. Запровадити пілотний проект організації розгляду звернень та особистого прийому громадян посадовими особами Міністерства юстиції України та його територіальних органів в режимі відеоконференц-зв'язку.

2. Затвердити такі, що додаються:

1) Порядок проведення особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України та його територіальних органах в режимі відеоконференц-зв'язку;

2) Перелік територіальних органів Міністерства юстиції України – учасників пілотного проекту.

3. Державному підприємству "Національні інформаційні системи" вжити організаційно-технічних заходів, необхідних для реалізації цього пілотного проекту.

4. Департаменту організаційного забезпечення та контролю (Синельникова О.П.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

5. Цей наказ набирає чинності з дня офіційного опублікування.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра – керівника апарату Іванченко О.П.

1. Цей Порядок визначає особливості проведення організаційних заходів щодо підготовки та проведення особистого прийому громадян та розгляду їх звернень посадовими особами Міністерства юстиції України та його територіальними органами в режимі відеоконференц-зв'язку.

2. Звернення громадян у Міністерстві юстиції України та його територіальних органах розглядаються в порядку, встановленому Законом України "Про звернення громадян" , Інструкцією про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління, затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 18 березня 2004 року № 26/5, зареєстрованою у Міністерстві юстиції України 18 березня 2004 року за № 342/8941, з урахуванням особливостей розгляду звернень у режимі відеоконференц-зв'язку, визначених цим Порядком.

3. У цьому Порядку терміни вживаються у таких значеннях:

веб-портал прийому громадян та розгляду їх звернень у режимі відеоконференц-зв'язку (далі – веб-портал) – електронний ресурс з унікальною адресою у глобальній мережі передачі даних Інтернет, на якому розміщуються організаційно-методичні матеріали, здійснюються реєстрація відвідувачів, подання, обробка, зберігання та передача інформації (даних) з питань у сфері особистого прийому громадян та розгляду їх звернень посадовими особами Міністерства юстиції України та його територіальних органів у режимі відеоконференц-зв'язку. Веб-портал є офіційним сервісом щодо подачі заяв, заявок або звернень, запису, працює цілодобово у режимі он-лайн та є доступним усім користувачам мережі Інтернет;

відвідувач – громадянин, який здійснив реєстрацію та отримав можливість подати звернення та записатись на особистий прийом до посадових осіб у режимі відеоконференц-зв'язку через веб-портал електронних сервісів Міністерства юстиції України за адресою: www. kap.minjust.gov.ua;

відеоконференц-зв'язок для прийому громадян (далі – відеконференц-зв'язок) – телекомунікаційна технологія інтерактивної взаємодії двох або більше віддалених учасників з можливістю обміну аудіо- та відеоінформацією у реальному масштабі часу з урахуванням керуючих даних;

графік проведення особистого прийому громадян у режимі відеоконференц-зв'язку (далі – графік прийому) – затверджений щоквартальний графік особистого прийому громадян посадовими особами для розгляду звернень у режимі відеоконференц-зв'язку. Особистий прийом громадян у режимі відеоконференц-зв'язку проводиться відповідними посадовими особами у дати та час, відмінні від дат та часу особистого прийому громадян у загальному порядку;

звернення – звернення відвідувачів, подане через веб-портал, розгляд якого проводиться уповноваженими посадовими особами Міністерства юстиції України та керівниками його структурних підрозділів, керівниками або уповноваженими особами територіальних органів юстиції під час особистого прийому громадян у режимі відеоконференц-зв'язку;

модератор відеоконференц-зв'язку – працівник Міністерства юстиції України або його територіальних органів, який визначений відповідальною особою за проведення особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України та його територіальних органах у режимі відеоконференц-зв'язку;

організатор відеконференц-зв'язку – юридична особа, яка здійснює організаційно-технічні заходи із забезпечення сеансової комунікації між користувачами у мережі Інтернет, має необхідні технічні засоби для налагодження сеансу особистого прийому громадян у режимі відеоконференц-зв'язку та самостійно визначається відвідувачем;

посадові особи Міністерства юстиції України та його територіальних органів, що здійснюють розгляд звернень у режимі відеоконференц-зв'язку (далі – посадові особи) – уповноважені посадові особи Міністерства юстиції України та керівники його структурних підрозділів або керівники та уповноважені особи територіальних органів юстиції, що здійснюють розгляд звернень у режимі відеоконференц-зв'язку відповідно до компетенції або відповідного розпорядчого акта;

сеанс особистого прийому громадян у режимі відеоконференц-зв'язку (далі – сеанс відеоконференц-зв'язку) – інтерактивна взаємодія у режимі реального часу між посадовою особою та відвідувачем, що відбувається у визначені дату та час, у процесі якої здійснюється особистий прийом та розгляд звернень громадян з використанням технічних засобів відеоконференц-зв'язку;

технічні засоби відеоконференц-зв'язку (далі – технічні засоби) – сукупність програмно-апаратних засобів та приладів, що забезпечують можливість належного проведення особистого прийому громадян та розгляду їх звернень посадовими особами Міністерства юстиції України та його територіальними органами у режимі відеоконференц-зв'язку.

Інші терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про звернення громадян" .

1. Реєстрація осіб, які бажають записатися на особистий прийом або подати звернення у режимі відеоконференц-зв'язку, здійснюється на веб-порталі в установленому порядку.

2. Після заповнення відвідувачем реєстраційної форми та завершення реєстрації засобами веб-порталу надається можливість отримання електронних сервісів щодо прийому громадян та розгляду їх звернень посадовими особами в режимі відеоконференц-зв'язку.

3. На веб-порталі розміщуються актуальні графіки особистого прийому громадян із зазначенням посадових осіб відповідного органу, які здійснюють прийом відвідувачів, дати, часу прийому в режимі відеоконференц-зв'язку, а також тривалості сеансу. Тривалість сеансу відеоконференц-зв'язку для одного заявника не може перевищувати 30 хвилин, кожний із сеансів триває рівну кількість хвилин, яка зазначається у графіку особистого прийому громадян при обранні дати та часу сеансу.

4. Запис на особистий прийом та розгляд звернень у режимі відеоконференц-зв'язку здійснюється зареєстрованими та авторизованими відвідувачами шляхом подання заявки на сеанс відеоконференц-зв'язку в межах графіка особистого прийому відповідної посадової особи та встановленого часу.

5. Заявка на сеанс відеоконференц-зв'язку повинна містити:

стислий виклад мети особистого прийому, опис суті звернення;

відскановані документи щодо предмета особистого прийому або звернення (за необхідності та у разі наявності таких документів);

бажані дату та час проведення сеансу відеоконференц-зв'язку в межах запропонованого графіка прийому відповідної посадової особи та встановленого часу.

У разі якщо бажані дата та час вже обрані іншим відвідувачем, засобами веб-порталу відвідувачу пропонується обрати інші вільні дату та час сеансу відеоконференц-зв'язку з відповідною посадовою особою.

Заявка на сеанс відеоконференц-зв'язку є заявою про приєднання до договору з організатором відеоконференц-зв'язку.

6. Після надсилання заявки на сеанс відеоконференц-зв'язку протягом одного робочого дня відвідувачу надходить повідомлення про підтвердження прийняття заявки до попереднього розгляду. Кожна заявка має унікальний реєстраційний номер, який є незмінним.

7. За результатом попереднього розгляду заявки на сеанс відеоконференц-зв'язку заявка про проведення прийому в обрані відвідувачем дату та час може мати статус:

підтверджена (звернення прийнято до провадження);

відхилена (у Міністерства юстиції України та його територіальних органів відсутні повноваження щодо вирішення питань по суті звернення, у зв'язку з чим звернення направлено за належністю до іншого відомства, звернення не прийнято до розгляду з інших підстав, передбачених законодавством);

перенесена, якщо питання потребують додаткового вивчення і перевірки (звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення тощо) або якщо проведення сеансу відеоконференц-зв'язку в обрані дату та час є неможливим з технічних або інших причин.

8. Про результати попереднього розгляду заявки відвідувачу надсилається відповідне повідомлення із зазначенням статусу заявки у строки, визначені законодавством для розгляду звернень громадян.

У разі якщо заявка про проведення прийому в обрані відвідувачем дату та час підтверджена, протягом одного дня відвідувачу надсилаються підтвердження часу прийому, логін і пароль для з'єднання та посилання для завантаження клієнтського програмного забезпечення відеоконференц-зв'язку, інструкція з його використання.

9. Подання заявок на особистий прийом у режимі відеоконференц-зв'язку здійснюється за сім календарних днів до дати прийому посадової особи відповідно до графіка.