У зв'язку з прийняттям Закону України від 11 січня 2000 р. N 1366-XIV "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України з питань реєстрації актів громадянського стану" та з метою забезпечення в органах реєстрації актів громадянського стану належного обліку, зберігання та витрачання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану

1. Затвердити Інструкцію з обліку, зберігання та витрачання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану в Україні, що додається.

2. Вважати такою, що втратила чинність, Інструкцію по обліку, зберіганню та витрачанню бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану в Україні, затверджену постановою колегії Міністерства юстиції України від 20 вересня 1993 року.

3. Директору Департаменту у справах цивільного стану громадян Кунді В.В. надіслати зазначену Інструкцію Головному управлінню юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласним, Київському та Севастопольському міським управлінням юстиції для застосування в роботі підвідомчих органів реєстрації актів громадянського стану відповідного регіону.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції Пасенюка О.М. та директора Департаменту у справах цивільного стану громадян Кунду В.В.

1.1. При реєстрації актів громадянського стану органи реєстрації актів громадянського стану видають свідоцтва про народження, смерть, одруження, розірвання шлюбу, встановлення батьківства, переміну прізвища, імені, по батькові на бланках, виготовлених друкарським способом за єдиним для всієї держави зразком, затвердженим Верховною Радою України. Повторні свідоцтва про реєстрацію актів громадянського стану видаються (надсилаються) на таких самих бланках.

Використання бланків свідоцтв інших зразків забороняється.

1.2. У записі акта громадянського стану, на підставі якого видається відповідне свідоцтво (як первинне, так і повторне), зазначаються його серія, номер та дата видачі.

1.3. Свідоцтва про реєстрацію актів громадянського стану заповнюються тільки друкарським способом.

1.4. Бланки свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану є документами суворої звітності й повинні зберігатися в органах реєстрації актів громадянського стану в сейфах, вогнетривких шафах або металевих ящиках, стаціонарно закріплених до стіни або підлоги, а в разі потреби - у спеціально обладнаних приміщеннях.

1.5. У неробочий час сейфи, вогнетривкі шафи й металеві ящики з бланками свідоцтв, а також спеціально обладнані для зберігання бланків приміщення повинні бути належним чином опечатані.

2.1. Міністерство юстиції України узагальнює заявки відділів реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції(1) та щорічно складає і надсилає до друкарні заявку на виготовлення необхідної кількості відповідних видів бланків свідоцтв для органів реєстрації актів громадянського стану України.

(1) Надалі - обласне управління юстиції.

2.2. Виготовлені бланки свідоцтв за рознарядкою Міністерства юстиції України надсилаються друкарнею безпосередньо відділам реєстрації актів громадянського стану обласних управлінь юстиції.

2.3. Сектори з архівної роботи, якщо вони розташовані окремо від відділів реєстрації актів громадянського стану обласних управлінь юстиції, одержують бланки свідоцтв у відповідних відділах реєстрації актів громадянського стану обласних управлінь юстиції.

2.4. Відділи реєстрації актів громадянського стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції одержують бланки свідоцтв у відділах реєстрації актів громадянського стану обласних управлінь юстиції.

2.5. Виконавчі органи сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад одержують бланки свідоцтв у відділах реєстрації актів громадянського стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції.

2.6. Бланки свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану видаються за довіреністю і видатковим документом або надсилаються спецзв'язком чи цінним листом з відповідним супровідним документом, про що робиться запис у книзі обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану (додаток 1).

2.7. Відділи реєстрації актів громадянського стану обласних управлінь юстиції забезпечуються трирічним запасом бланків свідоцтв.

2.8. Відділам реєстрації актів громадянського стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції бланки свідоцтв видаються (надсилаються) з розрахунку не більше шестимісячної потреби в них.

2.9. Секторам з архівної роботи, якщо вони розташовані окремо від відділів реєстрації актів громадянського стану обласних управлінь юстиції, та виконавчим органам сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад бланки свідоцтв видаються (надсилаються) з розрахунку не більше місячної потреби.

2.10. Працівникам відділів, які проводять реєстрацію актів громадянського стану та видають повторні свідоцтва про проведену реєстрацію, видається під розписку одноденна потреба бланків свідоцтв, про що робиться відмітка в книзі обліку бланків свідоцтв. Облік виданих та повернутих працівниками відділу бланків свідоцтв ведеться в книзі обліку бланків свідоцтв, які видаються керівництвом відділу реєстрації актів громадянського стану працівникам відділу (додаток 2).

2.11. У відділах реєстрації актів громадянського стану обласних управлінь юстиції для приймання бланків свідоцтв наказом відповідного управління юстиції створюються комісії, які перевіряють відповідність одержаних від друкарні бланків супровідним документам.

До складу комісії має входити не менше трьох осіб: 2 працівники відділу реєстрації актів громадянського стану та працівник з іншого підрозділу управління юстиції.

2.11.1. Якщо сектор з архівної роботи розташований окремо від відділу реєстрації актів громадянського стану обласного управління юстиції, то в ньому для приймання бланків свідоцтв створюється самостійна комісія.

До складу комісії має входити не менше трьох осіб: працівник сектора з архівної роботи, працівник відділу реєстрації актів громадянського стану обласного управління юстиції та працівник іншого підрозділу управління юстиції.

Склад комісії затверджується наказом відповідного управління юстиції.

2.11.2. Головою комісії для приймання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану у відділах реєстрації актів громадянського стану обласних управлінь юстиції та в секторах з архівної роботи, якщо вони розташовані окремо від цих відділів, призначається особа, відповідальна за їх зберігання.

2.12. Про наслідки прийняття бланків свідоцтв на чистому аркуші паперу формату А-4 складається акт у двох примірниках. Один з них зберігається у даному відділі реєстрації актів громадянського стану, а другий не пізніше п'яти діб з дня одержання надсилається Міністерству юстиції України.

2.12.1. В акті повинні бути відображені такі відомості: номер акта, заголовок, дата й місце складання, склад комісії із зазначенням посад, дата прийняття бланків свідоцтв та їх оприбуткування, від кого та на підставі яких супровідних документів отримано, вид отриманих бланків свідоцтв, їхні серії та номери, загальна кількість отриманих бланків (цифрами й літерами), відповідність отриманих бланків супровідним документам, кількість отриманих посилок і їхній стан, підписи складу комісії, гербова печатка (додаток 3).

2.13. В інших відділах реєстрації актів громадянського стану для приймання бланків свідоцтв утворюються комісії, які перевіряють відповідність одержаних бланків супровідним документам та в обов'язковому порядку переглядають кожний бланк окремо:

2.13.1. У відділах реєстрації актів громадянського стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції склад комісії затверджується наказом начальника відповідного управління юстиції.

До складу комісії має входити не менше трьох осіб: 2 працівники відділу реєстрації актів громадянського стану та працівник іншого підрозділу управління юстиції. Головою комісії призначається особа, відповідальна за зберігання бланків свідоцтв.

2.14. Про наслідки прийняття бланків свідоцтв на чистому аркуші паперу формату А-4 складається акт у двох примірниках, один з яких зберігається в даному відділі реєстрації актів громадянського стану, а другий у п'ятиденний термін з дня прийняття бланків свідоцтв надсилається відділу реєстрації актів громадянського стану обласного управління юстиції (додаток 4).

2.15. У разі нестачі або виявлення дефектних бланків (відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, серій або номерів, наявність дубльованих номерів тощо), нестачі чи невідповідності серій і номерів бланків наклейці друкарні складається акт у трьох примірниках, який завіряється гербовою печаткою. Перший примірник з наклейкою друкарні й дефектними бланками надсилається до відділу реєстрації актів громадянського стану обласного управління юстиції, другий - до Міністерства юстиції України, а третій залишається у відділі реєстрації актів громадянського стану, який склав акт.

2.16. За фактами виявлення нестачі або дефектів бланків свідоцтв відділ реєстрації актів громадянського стану обласного управління юстиції складає претензії у трьох примірниках. Перший примірник разом з документами, що підтверджують нестачу чи дефекти, надсилається до друкарні, другий - до Міністерства юстиції України до відома, а третій залишається у відділі реєстрації актів громадянського стану обласного управління юстиції. Про результати розгляду претензії повідомляється також Міністерство юстиції України.

2.17. Виконавчі органи сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад про одержання бланків свідоцтв не пізніше трьох діб з дня отримання надсилають підтвердження відділу реєстрації актів громадянського стану районного, районного у місті, міського (міст обласного значення) управління юстиції, від якого безпосередньо прийняли бланки свідоцтв.

2.18. При потребі передавання бланків свідоцтв з однієї області в другу провадиться відділами реєстрації актів громадянського стану обласних управлінь юстиції тільки з письмового дозволу Міністерства юстиції України. Після здійснення передавання складається завірений гербовою печаткою акт у трьох примірниках, в якому вказуються дата, місце його складання, кількість переданих бланків, їхні серії та номери. Перший примірник акта надсилається до Міністерства юстиції України, другий та третій - залишається у відповідних відділах реєстрації актів громадянського стану обласних управлінь юстиції, які здійснили передавання.

3.1. Одержані бланки свідоцтв у той самий день на підставі супровідних документів повинні бути оприбутковані посадовою особою, відповідальною за їх зберігання.

3.2. Для обліку надходження й витрачання бланків свідоцтв ведуться:

3.2.1. У відділах реєстрації актів громадянського стану обласних управлінь юстиції, секторах з архівної роботи, якщо вони розташовані окремо від відділу реєстрації актів громадянського стану обласного управління юстиції, у відділах реєстрації актів громадянського стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції:

- книги обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану, визначені пунктом 2.6 цієї Інструкції;

- книги обліку бланків свідоцтв, які видаються керівництвом відділу реєстрації актів громадянського стану працівникам відділу, визначені пунктом 2.10 цієї Інструкції;

- книги обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану за видами (додатки 5,6);

- книги особових рахунків з обліку бланків свідоцтв (додаток 7);

- книги обліку бланків свідоцтв, які надійшли з інших відділів реєстрації актів громадянського стану для вручення громадянам (додаток 8).

3.2.2. У виконавчих органах сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад - книги обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану за видами згідно з формами, визначеними пунктом 3.2.1 цієї Інструкції та реєстри виданих бланків свідоцтв (додаток 9).

3.3. Усі книги обліку бланків свідоцтв повинні мати заголовні та титульні аркуші, бути прошнурованими, а їхні аркуші - пронумерованими. Про загальну кількість аркушів у книзі на внутрішньому боці обкладинки робиться відмітка, яка засвідчується підписом керівника органу й печаткою.

3.4. Книги мають заповнюватися чорнилом або кульковою ручкою, чітким розбірливим почерком. Підчистки в них не допускаються.

Неправильно зроблений запис закреслюється, а потрібне записується поруч чітким почерком.

Кожне виправлення має бути відповідним чином застережено й засвідчено печаткою.

3.5. Книги обліку бланків свідоцтв підлягають постійному зберіганню.

3.6. Книгами обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв, книгами обліку бланків свідоцтв, які видаються керівництвом відділу, книгами особових рахунків з обліку бланків свідоцтв, а також книгами обліку бланків свідоцтв, які надійшли з інших відділів реєстрації актів громадянського стану для вручення громадянам, визначеними пунктами 2.6, 2.10 та 3.2.1 цієї Інструкції, забезпечуються:

3.6.1. Відділи реєстрації актів громадянського стану обласних управлінь юстиції - обласними управліннями юстиції.

3.6.2. Сектори з архівної роботи, якщо вони розташовані окремо від відділів реєстрації актів громадянського стану обласних управлінь юстиції, - відділами реєстрації актів громадянського стану обласних управлінь юстиції.

3.6.3. Відділи реєстрації актів громадянського стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції - відділами реєстрації актів громадянського стану обласних управлінь юстиції.

3.6.4. Виконавчі органи сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад - відділами реєстрації актів громадянського стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції.

4.1. Відділи реєстрації актів громадянського стану обласних управлінь юстиції звітують про витрачання одержаних бланків свідоцтв перед Міністерством юстиції України один раз на рік не пізніше 1 лютого наступного за звітним року (додаток 10).

4.2. Сектори з архівної роботи, якщо вони розташовані окремо від відділів реєстрації актів громадянського стану обласних управлінь юстиції, звітують про витрачання одержаних бланків свідоцтв перед відповідними відділами реєстрації актів громадянського стану обласних управлінь юстиції щомісяця не пізніше 5-го числа наступного місяця за формою, визначеною пунктом 4.1 цієї Інструкції.

4.3. Відділи реєстрації актів громадянського стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції звітують про витрачання одержаних бланків свідоцтв перед відділами реєстрації актів громадянського стану обласних управлінь юстиції щоквартально не пізніше 15-го числа наступного за звітним кварталом місяця за формою, визначеною пунктом 4.1 цієї Інструкції.

4.4. Виконавчі органи сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад звітують про витрачання одержаних бланків свідоцтв перед відділами реєстрації актів громадянського стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції щомісяця не пізніше 5-го числа наступного місяця за формою, визначеною пунктом 4.1 цієї Інструкції. До звіту додається реєстр виданих бланків свідоцтв за формою, визначеною пунктом 3.2.2 цієї Інструкції.

4.5. У кінці звітного періоду в книзі обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану, книзі обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану за видами, книзі особових рахунків з обліку бланків свідоцтв, визначеними відповідно пунктами 2.6 та 3.2.1 цієї Інструкції, щоквартально підраховуються та зазначаються залишки бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану.

5.1. Зіпсовані при заповненні або анульовані бланки свідоцтв, а також свідоцтва, здані для обміну у зв'язку із внесенням змін, виправлень та доповнень в актові записи у відділах реєстрації актів громадянського стану обласних управлінь юстиції та в секторах з архівної роботи, якщо вони розташовані окремо від відділів реєстрації актів громадянського стану обласних управлінь юстиції, знищуються один раз на півріччя, про що складається акт (додаток 11).

5.2. Зіпсовані при заповненні та інші свідоцтва, які підлягають знищенню, в тому числі надіслані для знищення з виконавчих органів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, у відділах реєстрації актів громадянського стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції знищуються один раз на півріччя, про що на чистому аркуші паперу формату А-4 складається акт за формою, визначеною пунктом 5.1 цієї Інструкції у двох примірниках, який завіряється гербовою печаткою.

5.3. На першому примірнику акта про знищення бланків свідоцтв проти кожного вказаного в ньому свідоцтва наклеюються вирізані у відповідному свідоцтві серія й номер. Перший примірник акта не пізніше ніж у триденний термін надсилається до відділу реєстрації актів громадянського стану обласного управління юстиції, а другий (без вирізаних номерів) залишається у відповідному відділі реєстрації актів громадянського стану.

5.4. По закінченні року підлягають знищенню також повторні свідоцтва, надіслані іншими відділами реєстрації актів громадянського стану й не одержані громадянами протягом року.

У книзі обліку бланків свідоцтв, які надійшли з інших відділів реєстрації актів громадянського стану для вручення громадянам, робиться відмітка про знищення певного свідоцтва, яка містить в собі номер та дату складання акта про знищення, за формою, визначеною пунктом 3.2.1 цієї Інструкції.

5.5. Зіпсовані при заповненні та інші свідоцтва, які підлягають знищенню виконавчими органами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, щомісячно зі звітом про витрачання бланків свідоцтв надсилаються до відділу реєстрації актів громадянського стану відповідного управління юстиції.

5.6. Знищення та складання акта про це провадиться комісією, створеною для приймання бланків.

5.7. Знищення свідоцтв здійснюється шляхом їх спалення, про що зазначається в акті.

6.1. Доступ до бланків свідоцтв мають лише особи, відповідальні за їх зберігання, а також у їхній присутності - посадові особи, які мають право перевіряти їхню діяльність (працівники Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського, Севастопольського міських, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції).

Не дозволяється передавання незаповнених бланків свідоцтв за межі приміщення органу реєстрації актів громадянського стану для подальшого їх видавання при проведенні окремих видів реєстрації актів громадянського стану.

6.2. Відповідальними за зберігання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану є:

6.2.1. У відділах реєстрації актів громадянського стану обласних управлінь юстиції згідно з наказом відповідного управління юстиції - керівники цих відділів.

6.2.2. У секторах з архівної роботи, які розташовані окремо від відділів реєстрації актів громадянського стану обласних управлінь юстиції, - посадові особи, на яких покладено цей обов'язок наказом відповідного управління юстиції.

6.2.3. У відділах реєстрації актів громадянського стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції згідно з наказом відповідно Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції - керівники цих відділів.

6.2.4. У виконавчих органах сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад - посадові особи, на яких покладено цей обов'язок розпорядженням виконавчого органу відповідної ради за погодженням з вищестоящим відділом реєстрації актів громадянського стану управління юстиції, який забезпечує бланками свідоцтв.

6.3. На час відсутності особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв (відпустка, відрядження, хвороба тощо), бланки свідоцтв повинні передаватися за актом іншій посадовій особі, яка тимчасово виконує її обов'язки.

6.4. При зміні посадової особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану, приймання-передавання бланків свідоцтв і відповідної облікової документації згідно з актом в обов'язковому порядку провадиться:

6.4.1. У відділах реєстрації актів громадянського стану обласних управлінь юстиції - у присутності працівника відділу та представника іншого підрозділу обласного управління юстиції.

6.4.2. У відділах реєстрації актів громадянського стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції у присутності працівника відповідного управління юстиції чи представника відділу реєстрації актів громадянського стану обласного управління юстиції.

6.4.3. У виконавчих органах сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад - у присутності керівника відділу реєстрації актів громадянського стану відповідного управління юстиції.

6.5. По закінченні приймання-передавання бланків присутній представник зобов'язаний проінструктувати новопризначену особу про порядок обліку, зберігання, правильного витрачання бланків свідоцтв і звітності про них та відповідальність за їх належне зберігання.

7.1. Орган реєстрації актів громадянського стану, який виявив факт втрати або крадіжки бланків свідоцтв, зобов'язаний у той самий день повідомити про це вищестоящий відділ реєстрації актів громадянського стану, конкретно зазначивши обставини викрадення, вид, кількість, серію та номери викрадених бланків свідоцтв, а також чи були порушені вимоги цієї Інструкції. Про факт викрадення або загублення одночасно надсилається повідомлення органам внутрішніх справ за місцем їх викрадення для вжиття заходів щодо їх розшуку.

7.2. Відділ реєстрації актів громадянського стану обласного управління юстиції в той день, коли йому стало відомо про втрату, зобов'язаний повідомити Міністерство юстиції України про факт викрадення або загублення бланків свідоцтв, зазначивши дату та обставини викрадення або втрати, вид, кількість, серію та номери викрадених бланків свідоцтв, а також чи були порушені вимоги даної Інструкції щодо їх зберігання, та одночасно проінформувати про вжиті заходи: щодо розшуку викрадених бланків свідоцтв та до осіб, винних у їх утраті .

Виконавчі органи сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад при виявленні факту втрати або крадіжки бланків свідоцтв повинні в той самий день повідомити відділу реєстрації актів громадянського стану районного, районного в місті, міського (міст обласного значення) управління юстиції, які повідомляють про це відділ реєстрації актів громадянського стану обласного управління юстиції, а також органи Міністерства внутрішніх справ України. Відділ обласного управління юстиції письмово повідомляє в триденний строк про цей факт Міністерство юстиції України, а також про вжиті заходи щодо розшуку викрадених бланків свідоцтв та про вжиті заходи до осіб, винних у їх утраті.

7.3. За кожним випадком загублення або крадіжки бланків свідоцтв повинно бути проведено службове розслідування з метою встановлення осіб, винних у втраті бланків, а також вжито всіх потрібних заходів до забезпечення їх належного зберігання.

7.4. За недбале ставлення до зберігання бланків свідоцтв, порушення правил їх зберігання, а також значну кількість зіпсованих бланків свідоцтв відповідальна за це особа несе відповідальність у встановленому законодавством порядку.

7.5. У разі потреби щодо осіб, винних у втраті бланків свідоцтв, матеріали повинні бути передані до слідчих органів.

7.6. При проведенні перевірок роботи органів реєстрації актів громадянського стану в обов'язковому порядку перевіряється стан обліку, зберігання й витрачання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану.

Оприбуткування

Видаток

Вид бланків свідоцтв