З метою подальшого удосконалення бланків документів суворої звітності (обліку) і підвищення ефективності їх впровадженя

1. Пункт 1 наказу Державного комітету будівництва, архітектури та житлової політики України та Державного комітету по туризму від 30.12.97 N 63/53 викласти в такій редакції:

"1. Затвердити і запровадити форми бланків документів суворої звітності (обліку) (форми NN 1-Г, 2-Г, 4-Г, 9-Г, 10-Г, 13-Г), первинного обліку (форми NN 3-Г, 5-Г, 6-Г, 7-Г, 8-Г, 11-Г, 12-Г) та Інструкцію про порядок виготовлення, заповнення і застосування форм документів суворої звітності (обліку) та первинного обліку у готелях України, що додаються.

Форми бланків документів NN 1-Г, 2-Г, 3-Г, 4-Г, 5-Г, 6-Г, 7-Г, 8-Г, 9-Г, 10-Г, 11-Г, 12-Г, 13-Г та Порядок використання та заповнення форм бланків документів суворої звітності та первинного обліку у готелях України, які затверджені наказом від 30.12.97 N 63/53, вважати такими, що з 31 березня 1999 року втрачають чинність".

1. Загальні положення

1.1. Форми документів суворої звітності та первинного обліку у готелях України з 31.03.99 року є обов'язковими для застосування в усіх готелях України незалежно від їх відомчої належності та форм власності при розрахунках з громадянами України, іноземцями та особами без громадянства (далі - громадяни), які проживають у готелях і користуються готельними послугами.

1.2. Інструкція визначає порядок виготовлення, застосування і заповнення форм документів суворої звітності (обліку) та ведення первинного обліку у готелях.

1.3. Форми документів первинного обліку є бланками суворої звітності (обліку), що зумовлює:

- облік їх одержання, зберігання та використання як бланків суворої звітності (обліку);

- їх виготовлення з друкарською нумерацією відповідно до Правил виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку, затверджених спільним наказом Міністерства фінансів України від 25.11.93 N 98, Служби безпеки України від 15.11.93 N 118, Міністерства внутрішніх справ України від 24.11.93 N 740 та зареєстрованих Міністерством юстиції України 14.01.94 N 8/217;

- видачу бланків форм документів тій посадовій особі підприємства (організації), на яку покладено обов'язки з реєстрації виданих та повернутих форм первинного обліку за прибутково-видатковою накладною на бланки суворої звітності (обліку) (типова форма N С3-1);

- списання використаних бланків за актом "Акт на списання використаних бланків суворої звітності" (типова форма N СЗ-3).

1.4. Бланки форм документів суворої звітності (обліку) та первинного обліку повинні відповідати технічним умовам та умовам їх виготовлення (додаток до Інструкції).

1.5. Термін зберігання документів визначається затвердженим 31.03.97 за N 11-а наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, з вказуванням строків зберігання документів.

1.6. Нумерація бланків документів суворої звітності (обліку) складається з серії і номера:

- серія складається з чотирьох знаків: двох цифр (номер ліцензії, яку надано Міністерством фінансів України підприємству-виготовлювачу бланків документів суворої звітності (обліку)) та двох цифр, які вказують порядковий номер серії;

- номер складається з шістьох цифр, що визначають порядковий номер бланка в даній серії.

2. Використання та заповнення форм суворої звітності (обліку) у готелях України

2.1. Рахунок (форма N 4-Г).

Рахунок (форма N 4-Г) застосовується для розрахунків з громадянином, який проживає у готелі, та оформлення надходження до каси грошових коштів.

Рахунок (форма N 4-Г) заповнюється при оформленні оплати за бронювання, проживання та додаткові послуги, які були надані громадянину при проживанні його у готелі. Додаткові послуги повинні бути в рахунку розписані за кожним з видів.

У підсумковому розрахунку у рядку "Разом одержано за рахунком" вписуються гривні - літерами, копійки - цифрами.

Рахунок виписується касиром (касиром-оператором) у трьох примірниках:

- перший видається громадянину, який проживає у готелі;

- другий разом з "Касовим звітом" (форма N 9-Г) протягом доби здається до бухгалтерії;

- третій залишається у касира (касира-оператора) і зберігається ним до виїзду особи із готелю.

Термін зберігання другого примірника в бухгалтерії - три роки (за умови завершення ревізії), знищення проводиться за актом.

2.2. Касовий звіт (форма N 9-Г).

Касовий звіт (форма N 9-Г) застосовується для звітування касира (оператора) перед бухгалтерією за отримані ним протягом зміни грошові кошти.

Касовий звіт складається у двох примірниках касиром (оператором), який виконує розрахунки і приймає грошові кошти від громадян, що проживають у готелі:

- перший примірник після звірки бухгалтерії, разом з рахунком (форма N 4-Г) або (при механізованому розрахунку) контрольною стрічкою, щоденно, за кожну зміну, здається до бухгалтерії;

- другий примірник, який має відмітку бухгалтерії про прийняття звіту, зберігається у підзвітної особи.

Термін зберігання першого примірника - три роки (за умови завершення ревізії).

Знищення проводиться за актом.

2.3. Квитанція за користування автостоянкою готелю (форма N 10-Г).

Квитанція за користування автостоянкою готелю (форма N 10-Г) застосовується для оформлення розрахунків за користування автостоянкою готелю.

Квитанція виписується у двох примірниках на автостоянках готельного комплексу на підставі технічного паспорта автотранспортного засобу та документа, що засвідчує особу громадянина, при прийманні та видачі автотранспортного засобу:

- перший примірник квитанції видається платнику;

- другий примірник квитанції здається до бухгалтерії.

У квитанції сума оплати і тариф вписуються: гривні - літерами, копійки - цифрами.

Термін зберігання другого примірника квитанції - три роки (за умови завершення ревізії).

Знищення проводиться за актом.

2.4. Квитанція за приймання речей до камери схову (форма N 13-Г).

Бланк квитанції за приймання речей до камери схову (форма N 13-Г) застосовується для оформлення розрахунків з громадянами за зберігання речей, прийнятих до камери схову.

Бланк квитанції складається з трьох частин: корінця квитанції, талона квитанції і безпосередньо - квитанції. Їх заповнює комірник.

Квитанція видається громадянину, який здав речі до схову, талон до квитанції прикріплюється до речей, прийнятих до схову, корінець квитанції залишається у комірника.

Для отримання громадянином речей, які ним здані до схову, громадянин пред'являє комірнику квитанцію і після отримання речей розписується в корінці квитанції, який знаходиться у комірника.

Передача грошей комірником до бухгалтерії проводиться за реєстром з доданням корінця квитанції.

Талон квитанції після отримання громадянином речей знищується.

Термін зберігання корінця квитанції в бухгалтерії - три роки (за умови завершення ревізії).

Знищення проводиться за актом.

3. Використання та заповнення форм первинного обліку у готелях

3.1. Бланки форм первинного обліку NN 3-Г, 5-Г, 6-Г, 7-Г, 8-Г, 11-Г та 12-Г не є бланками суворої звітності (обліку) і їх виготовлення може здійснюватися у будь-яких друкарнях за умови додержання технічних умов та вимог до тексту.

3.2. Візитна картка гостя на право проживання у готелі (форма N 3-Г) надає право громадянину, який проживає у готелі, на отримання ключів від номера та позачергове обслуговування в підприємствах сфери послуг, що перебувають у готелі.

"Візитна картка гостя на проживання у готелі" заповнюється портьє (адміністратором) на підставі даних анкети (форма N 1-Г) або реєстраційної картки (форма N 2-Г).

Період оплати та термін проживання відмічаються портьє (адміністратором) шляхом викреслення днів та місяців, на які особа, що проживає у готелі, не має права.

При продовженні терміну проживання виписується нова візитна картка гостя з зазначенням нового періоду оплати та відповідного терміну проживання.

3.3. Журнал обліку громадян, які проживають у готелі (форма N 5-Г) застосовується для обліку всіх осіб, що проживають у готелі.

Журнал заповнюється в одному примірнику портьє (адміністратором) із звороту без титульного заголовка.

Термін зберігання форми N 5-Г - один рік після закінчення.

Знищення проводиться за актом.

3.4. Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі (форма N 6-Г), застосовується для обліку іноземців та осіб без громадянства, що проживають у готелі.

Журнал заповнюється портьє (адміністратором) в одному примірнику на підставі реєстраційних карток (форма N 2-Г), паспортів та віз.

Термін зберігання форми N 6-Г - один рік після закінчення.

Знищення проводиться за актом.

3.5. Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів (місць) (форма N 7-Г) заповнюється портьє (адміністратором) на підставі телеграм, телефонних дзвінків, листів, що надійшли до готелю на бронювання номерів (місць).

Юридичними особами заявка на бронювання номерів (місць) у готелі подається у вигляді гарантійного листа довільної форми, який підписується відповідальною особою та завіряється гербовою печаткою (або печаткою юридичної особи).

3.6. Розрахунок оплати за бронювання номерів (місць) та проживання за безготівковим розрахунком (форма N 8-Г).

Титульний лист форми N 8-Г спочатку заповнюється портьє (адміністратором) і передається до бухгалтерії готелю для попереднього розрахунку оплати та виписки рахунку для оплати.

Після того, як кошти надійшли від юридичної особи, яка подала заявку на бронювання, бухгалтерія готелю передає форму N 8-Г портьє (адміністратору).

Кінцевий підсумок підбивається після виїзду громадян, що проживали у готелі, і є підставою для остаточних розрахунків готелю та юридичної особи за фактично надані послуги.

Термін зберігання форми N 8-Г - один рік.

3.7. Відомість обліку руху номерів та місць у готелі станом на 9.00 годин (форма N 11-Г) застосовується для оперативного обліку звільнення і заселення номерів (місць) та проведення ремонтних робіт у номерах. Форма N 11-Г заповнюється щоденно черговим портьє (адміністратором) станом на 9.00 годин.

Термін зберігання форми N 11-Г - один рік.

3.8. Журнал оперативного обліку осіб, які проживають на поверсі (форма N 12-Г) застосовується для оперативного обліку осіб, які проживають на поверсі, заповнюється черговим по поверху.

Термін зберігання форми N 12-Г - один рік.

3.9. Анкета для громадянина України, який прибув до готелю (форма N 1-Г).

Форма N 1-Г застосовується для фіксування в ній прізвища, імені, по батькові, місця та дати народження, реквізитів документа, який засвідчує особу, адреси постійного проживання громадянина України, що прибув до готелю.

Форма N 1-Г заповнюється громадянином, який прибув до готелю, на підставі документа, що засвідчує особу, та передається портьє (адміністратору) разом з цим документом для реєстрації.

Портьє (адміністратор) після звірення зазначених громадянином України в анкеті даних з даними документа, що засвідчує особу, і реєстрації форми N 1-Г, повертає документ, що засвідчує особу, власнику.

Для зберігання анкет і роботи в службі прийому та обслуговування готелю повинні бути дві картотеки:

- у першій - на громадян України, які проживають у даний час у готелі;

- у другій - на громадян України, які вибули з готелю - протягом місяця з дня вибуття.

Після зберігання, протягом місяця з дня вибуття громадян з готелю, у реєстратора, форма N 1-Г передається до архіву для зберігання її протягом року з дня передання.

Акти у картотеках розташовують в алфавітному порядку.

Форма N 1-Г після закінчення терміну зберігання знищується за актом.

3.10. Реєстраційна картка (форма N 2-Г).

Форма N 2-Г застосовується для фіксування в ній прізвища, імені, по батькові, дати народження, громадянства, місця проживання особи, реквізитів документа, що засвідчує особу іноземця або особи без громадянства, яка прибула у готель.

Форма N 2-Г заповнюється громадянином на підставі документа, що засвідчує особу іноземця або особу без громадянства, яка прибула до готелю, та передається портьє (адміністратору) для реєстрації.

Портьє (адміністратор) після звірення зафіксованих іноземцем або особою без громадянства в реєстраційній картці даних з даними документа, що засвідчує особу, і реєстрації форми N 2-Г повертає документ, що засвідчує особу, власнику.

Реєстраційна картка (форма N 2-Г) зберігається протягом двох років. Після закінчення терміну зберігання реєстраційна картка обліку іноземців та осіб без громадянства (форма N 2-Г) знищується за актом.