Державна архівна служба та установи, які перебувають у сфері її підпорядкування, у 2012 році спрямували свою діяльність на безумовне виконання завдань, визначених Указами Президента України, Програмою економічних реформ на 2010 - 2014 роки "Заможне суспільство, конкурентоспроможна економіка, ефективна держава", і домоглися певних позитивних результатів із основних напрямків своєї діяльності та виконали основні показники роботи, заплановані на 2012 рік.

Тривала робота щодо активізації законотворчої діяльності, розробки та вдосконалення чинних нормативно-правових актів з питань архівної справи та страхового фонду документації.

Прийнято Закон України "Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" .

Розроблено проекти законів України "Про внесення змін до статті 7 Закону України "Про страхування" та "Про внесення змін до Закону України "Про страховий фонд документації".

Прийнято постанову Кабінету Міністрів України від 28.11.2012 № 1103 "Про внесення змін до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів і Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання" та розпорядження Кабінету Міністрів України від 07.03.2012 № 126-р "Про передачу цілісних майнових комплексів бюджетних установ до сфери управління Державної архівної служби".

Наказами Міністерства юстиції України затверджено Типове положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

У Державному бюджеті України на 2012 рік Укрдержархіву та установам, що належать до сфери його підпорядкування було виділено 112477,3 млн.грн.

Відбулися певні позитивні зрушення у вирішенні важливих питань забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду.

Прийнято розпорядження Кабінету Міністрів України про передачу двох будівель зі сфери управління Міністерства оборони України для розміщення Держархіву Вінницької області. Додаткове приміщення площею 290 кв.м отримав Державний архів Хмельницької області, а також 22 архівні відділи райдержадміністрацій та 15 архівних відділів міських рад загальною площею 1445 кв.м. Замінили приміщення 10 архівних відділів райдержадміністрацій та 4 архівні відділи міських рад загальною площею 821 кв.м.

Тривало будівництво комплексу споруд центральних державних архівів України, у 2012 році на будівництво освоєно кошти у сумі 19 млн.грн.

Протягом року проведено ремонт 88 приміщень архівних установ.

У держархівах Сумської області, м. Києва та 82 архівних відділах райдержадміністрацій і міських рад збільшено довжину стелажних полиць на 4602 пог.м.

Архівними установами вжито заходів щодо посилення контролю за організацією охоронного режиму. У держархівах Дніпропетровської та Закарпатської областей, 41 архівному відділі райдержадміністрацій і міських рад встановлено охоронні сигналізації, у Держархіві Волинської області, 6 архівних відділах райдержадміністрацій і міських рад відремонтовано наявні сигналізації.

У 39 архівних відділах райдержадміністрацій і міських рад встановлено пожежну сигналізацію. У Держархіві Волинської області та 11 архівних відділах райдержадміністрацій та міських рад відремонтовано наявні сигналізації.

В архівосховищі Архівного відділу Полтавської міськради встановлено автоматичну систему пожежогасіння.

У 11 архівних відділах райдержадміністрацій та міських рад встановлено системи кондиціювання та вентиляції повітря.

Під час проведення перевіряння наявності документів перевірено 2895753 од.зб.

Архівні установи виконали завдання з комплектування всіма видами документів. На постійне зберігання надійшло 451811 од.зб.

Експертно-перевірними комісіями держархівів схвалено описи управлінської документації на 651145 од.зб., погоджено 10550 номенклатур справ та описи справ з особового складу на 466905 од.зб.

74% установ джерел формування НАФ мають зведені номенклатури справ, погоджені з державною архівною установою.

До описів справ включено 71% справ постійного зберігання, схвалених ЕПК державних архівів, та 79% справ з особового складу, погоджених ЕПК (ЕК) архівних установ.

Значна увага приділялася питанням контролю за станом діловодства та організації зберігання документів в архівних підрозділах установ-джерел формування НАФ.

Державними архівними установами проведено 7467 перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів.

Протягом 2012 року архівними установами виконано 306974 запити соціально-правового характеру, 48403 тематичні запити, 31068 запитів підтвердження актів цивільного стану, 1892 генеалогічних запити.

У 2012 році державні архівні установи провели 426 радіопередач, 392 телепередачі, на сторінках періодичної преси опубліковано 1460 документальних публікацій.

Архівними установами завершено розробку 7 науково-дослідних тем та 80 методичних посібників.

Виконано 18 науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт у сфері страхового фонду документації, взято участь у проведенні відповідно до вимог Директив ISO/IEC експертизи 33 міжнародних стандартів.

Активізувалася науково-видавнича робота в ЦДІАЛ, ЦДАГО, держархівах Закарпатської, Запорізької, Київської, Полтавської, Тернопільської, Чернігівської областей.

Делегації українських архівістів взяли участь у роботі чергової Генеральної Асамблеї Європейського регіонального відділення Міжнародної ради архівів (ЮРБІКА) (Королівство Данія), XVII Міжнародного конгресу архівів (Австралія), 13-ої Загальної конференції Євро-Азійського регіонального відділення МРА та черговому засіданні Консультативної ради керівників архівних служб держав-учасниць СНД (Республіка Узбекистан).

У 2012 р. Укрдержархівом укладено двосторонні міжвідомчі міжнародні договори про співробітництво в архівній сфері з Національним архівом Республіки Куба, Архівом Югославії, Генеральною дирекцією Державних архівів Баварії.

Керівництво Укрдержархіву взяло участь у 56 іміджевих заходах (прес-конференції, брифінги, відкриття документальних виставок, виступи на радіо та телебаченні).

У 2012 р. обсяг інформації на офіційному веб-порталі Укрдержархіву збільшився з 8 ГБ до 18 ГБ. Кількість відвідувань за рік становить 917356, що на 44 тисячі більше, ніж минулого року.

На офіційному веб-порталі Укрдержархіву функціонує 35 тематичних рубрик, інформація яких постійно оновлюється.

Слід відмітити інформаційну насиченість веб-сайтів ЦЦКФФА, ЦДНТА, ЦДАЗУ, ЦДАГО, ЦДЕА, держархівів Закарпатської, Запорізької, Київської, Кіровоградської, Луганської, Рівненської, Сумської, Харківської, Чернівецької, Чернігівської областей, м. Києва.

Набули чинності 12 нових галузевих програм і доповнень до галузевих програм та 36 нових регіональних програм створення страхового фонду документації.

Створено страховий фонд документації на 1904 вироби та об'єкти.

До бази даних Державного реєстру потенційно небезпечних об'єктів внесено відомості про 859 об'єктів, оновлено (актуалізовано) дані про 1561 об'єкт, вилучено з реєстру 59 об'єктів.

Перевірено дотримання вимог законодавства у сфері страхового фонду документації 52 суб'єктами державної системи СФД.

Видано 849 Актів закладення проектної (робочої) документації до страхового фонду документації України та оформлено 2438 Свідоцтв про реєстрацію потенційно небезпечних об'єктів.

Роботи щодо реалізації Державної програми формування страхового фонду документації на продукцію спеціального призначення на 2005 - 2014 роки виконані відповідно до планів виготовлення та передачі на зберігання документів СФД регіональних центрів СФД за Державною програмою.

Водночас, незважаючи на певні позитивні зрушення у роботі державних архівних установ та установ страхового фонду документації, залишаються невирішеними деякі питання.

Залишається невирішеним питання розміщення чотирьох центральних держархівів (ЦДАМЛМ, ЦДІАЛ, ЦДНТА, ЦДАЗУ) у власних приміщеннях, переміщення документів НАФ Держархіву Чернігівської області із культових будівель у місті Ніжині.

Не завершено будівництво приміщень держархівів Київської, Тернопільської областей та м. Севастополя. Не пристосовано для зберігання документів будівлю "Закарпаткнига", передану в оперативне управління Держархіву Закарпатської області.