Заслухавши і обговоривши інформацію про супровід галузевого офіційного веб-порталу Укрдержархіву "Архіви України" та власних офіційних веб-сайтів Державного департаменту СФД, державних архівних установ, колегія Укрдержархіву відзначає, що розміщення і постійне оновлення на власних офіційних веб-сайтах Укрдержархіву, Державного департаменту СФД, державних архівних установ у мережі Інтернет публічної інформації, що перебуває у їх володінні, забезпечення доступу до цієї інформації представників громадськості, надання інформаційних та інших послуг здійснюються відповідно до вимог чинного законодавства та відповідних нормативно-правових актів.

Переклад офіційного веб-порталу Укрдержархіву англійською та російською мовами здійснюється в обсязі, визначеному рішенням керівництва Укрдержархіву для належного представлення його місії, структури і завдань, а також публічної інформації, обов'язковість перекладу якої встановлено чинним законодавством.

Інформацію, розміщену на офіційному веб-порталі Укрдержархіву, у визначені Регламентом функціонування офіційного веб-порталу Укрдержархіву "Архіви України" строки оновлюють відділи міжнародного співробітництва, нормативно-методичного забезпечення діловодства, формування Національного архівного фонду, кадрового забезпечення Укрдержархіву.

На виконання доручення Кабінету Міністрів України від 11 травня 2013 року № 69871/455/1-10 Укрдержархівом у встановлені строки вносяться зміни назви, контактних телефонів, поштової адреси, адреси електронної пошти або адреси офіційного веб-порталу Укрдержархіву, у тижневий термін надається Кабінету Міністрів України оновлена інформація для розміщення у рубриці "Органи влади" Урядового веб-порталу.

Укрдержархівом взято до уваги та виконання необхідність зазначення під час проведення електронних консультацій з громадськістю на власному офіційному веб-порталі контактних даних для надання пропозицій, зауважень та дати винесення на обговорення оприлюднених проектів нормативно-правових актів, розміщених у рубриці "Обговорюємо проекти документів", на що було вказано Кабінетом Міністрів України в аналізі інформації та офіційних веб-сайтів органів виконавчої влади у 2012 році - першому півріччі 2013 року.

У 2013 році на офіційному веб-порталі Укрдержархіву створено нові рубрики та підрубрики: у рубриці "Прес-центр" - підрубрику "Реагування на критику у ЗМІ", особисту сторінку Голови Державної архівної служби на Facebook, "Архіви до 200-річного ювілею Великого Кобзаря", "Державний контроль (нагляд)".

Станом на грудень 2013 року обсяг інформації на офіційному веб-порталі збільшився з 18 ГБ (2012 рік) до 28, кількість відвідувачів на добу залишилася на рівні 2012 року (до 3 тисяч). Кількість відвідувань за рік у поточному році становить 926317 відвідувань, що на 9 тисяч більше, ніж минулого року.

Цільовою аудиторією офіційного веб-порталу є громадяни України (75%) та інших країн світу, які бажають більше дізнатися про архівну систему України, ознайомитися з архівними документами та роботою Державного департаменту СФД та державних архівних установ.

Станом на грудень 2013 року на офіційному веб-порталі Укрдержархіву функціонує 37 тематичних рубрик.

Укрдержархівом проаналізовано інформаційне наповнення офіційних веб-сайтів Державного департаменту СФД та державних архівних установ за показниками наявності інформації та якості інформаційного наповнення (окрім ЦДАГО, ЦДІАЛ, Держархіву Вінницької області через поважні причини). Веб-сайт Державного департаменту СФД оцінювався за наявністю обов'язкової інформації визначеною нормативними актами.

Слід відмітити, що впродовж 2013 року значно покращились показники наявності інформації офіційних веб-сайтів державних архівних установ. Найвищі показники в УНДІАСД, ЦДКФФА, ЦДНТА, ЦДАМЛМ, ЦДЕА, держархівах в Автономній Республіці Крим, Волинської, Донецької, Закарпатської, Запорізької, Івано-Франківської, Київської, Кіровоградської, Луганської, Миколаївської, Рівненської, Сумської, Тернопільської, Харківської, Херсонської, Хмельницької, Черкаської, Чернівецької, Чернігівської областей, м. Києва.

Обсяг інформаційного наповнення офіційних веб-сайтів державних архівних установ порівняно з минулим роком виріс в середньому на 40 - 50%.

2013 року середній показник наявності інформації на офіційних веб-сайтах держархівів становить 0,80 - 0,85, якості інформаційного наповнення - 0,85.

ЦДКФФА та держархівами в Автономній Республіці Крим, Волинської, Донецької, Полтавської областей, мм. Києва та Севастополя внесені зміни до дизайну власних офіційних веб-сайтів. Зміна дизайну офіційного веб-сайту запланована 2014 року Державним архівом Закарпатської області.

Число відвідувань на добу власних офіційних веб-сайтів державних архівних установ порівняно з 2012 роком зросло в середньому на 15 - 20%.

Російськомовну версію офіційного веб-сайту мають УНДІАСД, ЦДКФФА, ЦДНТА, ЦДАМЛМ, ЦДЕА, держархіви Дніпропетровської, Донецької, Київської, Кіровоградської, Луганської, Одеської, Тернопільської, Хмельницької, Черкаської областей та мм. Києва і Севастополя, англомовну версію мають офіційні веб-сайти УНДІАСД, ЦДКФФА, ЦДНТА, ЦДАМЛМ, ЦДАЗУ, ЦДЕА, держархівів Дніпропетровської, Донецької, Запорізької, Київської, Луганської, Львівської, Одеської, Рівненської, Сумської, Тернопільської, Харківської, Хмельницької, Черкаської областей та міст Києва і Севастополя.

Результати оцінювання показують, що на власних офіційних веб-сайтах державних архівних установ найбільш представлена інформація про їх основну діяльність (офіційна назва, історія, основні завдання, вакансії, структура: керівництво та структурні підрозділи, дорадчі органи (склад, положення), фонди, довідковий апарат, науково-довідкова бібліотека, література про архів, контакти, новини, архівні установи області, доступ до публічної інформації, нормативна база, публікації на порталі, архіви у ЗМІ).

Практично 85% (минулого року - 70%) державних архівних установ мають на головній сторінці власних офіційних веб-сайтів рубрики "Архів новин", "Корисні посилання", "Карта порталу", "Інтернет-приймальня", "Галузеві програми", "Регуляторні акти", "Інформуємо громадськість", "Архіви у ЗМІ", "Доступ до публічної інформації", "Інформуємо громадськість" або консультативну сторінку "Звернення громадян".

Електронні форми звітних документів та планів роботи (звіти та плани організаційної роботи, інші) розміщено на власних офіційних веб-сайтах УНДІАСД, ЦДНТА, державних архівів в Автономній Республіці Крим, Волинської, Донецької, Закарпатської, Запорізької, Івано-Франківської, Київської, Кіровоградської, Луганської, Миколаївської, Полтавської, Рівненської, Сумської, Тернопільської, Харківської, Херсонської, Хмельницької, Черкаської, Чернівецької, Чернігівської областей, міст Києва і Севастополя.

Орієнтовні плани роботи із ЗМІ та громадськістю опубліковано на власних офіційних веб-сайтах УНДІАСД, ЦДНТА, ЦДЕА, державних архівів Закарпатської, Запорізької, Івано-Франківської, Сумської, Харківської, Хмельницької областей, м. Києва.