На виконання Закону України від 13 січня 2011 року № 2939-VI "Про публічну інформацію" та постанови Кабінету Міністрів України від 4 січня 2002 року № 3 "Про порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади" (із змінами)

1. Затвердити:

1) нову редакцію Регламенту функціонування офіційного веб-порталу Державної архівної служби України "Архіви України" (далі - Регламент), що додається;

2) новий склад робочої групи відповідальної за функціонування офіційного веб-порталу Укрдержархіву "Архіви України" та подання матеріалів до урядового веб-порталу і урядового веб-сайту "Громадянське суспільство і влада" (далі - Робоча група), що додається;

3) новий Порядок інформаційного наповнення офіційного веб-порталу Укрдержархіву "Архіви України" (далі - Порядок), що додається.

2. Відділу міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи (Прилепішева Ю.А.) спільно з відділом інформаційних технологій департаменту діловодства, формування, зберігання та обліку документів НАФ Укрдержархіву (Забенько Ю.І.) забезпечити не менше ніж раз на рік підготовку та розгляд на засіданнях колегії Укрдержархіву питання про супровід офіційного веб-порталу Укрдержархіву "Архіви України" та власних офіційних веб-сайтів державних архівних установ і установ СФД.

3. Відділу міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву (Прилепішева Ю.А.) забезпечити контроль за інформаційним наповненням офіційного веб-порталу Укрдержархіву "Архіви України" та надання методичної допомоги державним архівним установам та установам СФД з наповнення ними власних офіційних веб-сайтів та розробки регламентів їх функціонування.

4. Відділу інформаційних технологій департаменту діловодства, формування, зберігання та обліку документів НАФ Укрдержархіву (Забенько Ю.І.) забезпечити контроль за дотриманням вимог захисту інформації офіційного веб-порталу Укрдержархіву "Архіви України" від несанкціонованої модифікації та технічне забезпечення його функціонування, надання необхідної допомоги з цих питань державним архівним установам та установам СФД.

5. Заступникам Голови та керівникам структурних підрозділів Укрдержархіву;

1) забезпечити у межах компетенції і повноважень чітке та своєчасне виконання Регламенту та Порядку;

2) інформацію, розміщену на офіційному веб-порталі Укрдержархіву "Архіви України", оновлювати невідкладно, але не пізніше п'яти робочих днів з дня затвердження (ухвалення документа), після створення та/або зміни інформації, інформацію і зміни подавати українською та російською мовами;

3) новини та анонси надсилати для розміщення на офіційному веб-порталі Укрдержархіву "Архіви України" українською та російською мовами;

4) відповідно до компетенції забезпечити переклад російською мовою назв нормативно-правових актів та документів, розміщених на офіційному веб-порталі Укрдержархіву "Архіви України";

5) оперативно надавати фотоматеріали основних іміджевих заходів Укрдержархіву, за проведення яких відповідає структурний підрозділ, для розміщення на офіційному веб-порталі Укрдержархіву "Архіви України";

6) директору Державного департаменту СФД (Степаненко В.Л.) до кінця першого кварталу 2013 року розробити та затвердити регламент функціонування власного офіційного веб-сайту.

6. Керівникам державних архівних установ та установ СФД забезпечити:

1) розроблення та затвердження регламентів функціонування власних офіційних веб-сайтів (перший квартал 2013 року);

2) оперативне надання структурному підрозділу Укрдержархіву (пункт 3 цього наказу) інформаційних та фотоматеріалів основних офіційних, іміджевих заходів, організованих та проведених державними архівними установами та установами СФД, а також інформації, необхідної для наповнення та підтримки відповідних рубрик офіційного веб-порталу Укрдержархіву "Архіви України".

Передавати матеріали для розміщення на офіційному веб-порталі Укрдержархіву "Архіви України" виключно в електронній формі українською та російською мовами.

7. УНДІАСД (Гаранін О.Я.) забезпечити бібліографічний та науковий супровід офіційного веб-порталу Укрдержархіву "Архіви України".

8. Наказ Держкомархіву від 3 грудня 2009 року № 205 "Про реорганізацію та супровід веб-порталу Держкомархіву України" вважати таким, що втратив чинність.

9. Відповідальним за дотримання вимог створення та функціонування офіційного веб-порталу Укрдержархіву "Архіви України" призначити першого заступника Голови Кісіля І.М.

10. Контроль за виконанням цього наказу лишаю за собою.

1. Оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність Державної архівної служби України, державних архівних установ та установ СФД здійснюється шляхом розміщення і періодичного оновлення інформації на офіційному веб-порталі Укрдержархіву "Архіви України" (далі - офіційний веб-портал) відповідно до вимог Закону України від 13 січня 2011 року № 2939-VI "Про публічну інформацію" та постанови Кабінету Міністрів України від 4 січня 2002 року № 3 "Про Порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади" (із змінами) та систематичного подання до урядового веб-порталу матеріалів про суттєві події та заходи, що відбуваються в рамках діяльності Укрдержархіву, державних архівних установ та установ СФД, та розміщення на урядовому веб-сайті "Громадянське суспільство і влада" проектів нормативно-правових актів для проведення електронних консультацій з громадськістю.

2. Інформація, що розміщується на офіційному веб-порталі, повинна мати захист від несанкціонованої модифікації.

3. На початку головної сторінки офіційного веб-порталу розміщується зображення Державного Герба України і логотипу Укрдержархіву.

4. На головній сторінці офіційного веб-порталу обов'язково розміщуються адреси офіційних веб-порталів Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України.

5. На офіційному веб-порталі відповідно до затвердженої структури розміщується така інформація:

1) назва Укрдержархіву;

2) основні завдання та нормативно-правові засади діяльності;

3) структура та керівництво;

4) прізвища, імена та по батькові, короткі біографічні довідки та фото керівників;

5) місцезнаходження (поштова адреса, номери телефонів, факсів, адреса електронної пошти, адреса офіційного веб-порталу);

6) основні функції структурних підрозділів, а також прізвища, імена, по батькові, номери телефонів, адреси електронної пошти та фото їх керівників (за наявності);

7) проекти державних програм, нормативно-правових актів з питань, що належать до компетенції Укрдержархіву і підлягають обговоренню;

8) плани підготовки проектів регуляторних актів та зміни до них;

9) повідомлення про оприлюднення проектів регуляторних актів, проекти цих актів і аналіз їх регуляторного впливу;

10) звіти про відстеження результативності прийнятих регуляторних актів;

11) відомості про регуляторну діяльність;

12) нормативно-правові акти з питань, що належать до компетенції Укрдержархіву;

13) зразки документів та інших матеріалів, необхідних для звернення громадян до Укрдержархіву та державних архівних установ;

14) порядок складання, подання запиту на інформацію, оскарження рішень розпорядника інформації, дій чи бездіяльності, звіти про задоволення запитів на інформацію;

15) щорічні плани заходів Укрдержархіву з реалізації Концепції сприяння органами виконавчої влади розвитку громадянського суспільства та інформацію про їх виконання;

16) відомості про Громадську та Науково-експертну ради при Укрдержархіві, порядок денний проведення їх засідань та результати проведення консультацій з громадськістю, громадської експертизи та врахування громадської думки у діяльності Укрдержархіву;

17) розпорядок роботи Укрдержархіву та час прийому громадян його керівництвом;

18) відомості про державні архівні установи та установи СФД, прізвища, імена, по батькові, поштова адреса, номери телефонів, адреси електронної пошти та адреси офіційних веб-сайтів, фото їх керівників (за наявності);

19) цільові програми у сфері архівної справи та діловодства;

20) відомості про проведення закупівлі Укрдержархівом товарів (робіт, послуг) за державні кошти;

21) державні інформаційні ресурси з питань, що належать до компетенції Укрдержархіву:

офіційні веб-сайти державних архівних установ, архівних установ НАН України, Мінкультури, МОНмолодьспорту, музеїв, що зберігають рукописні матеріали, громадських інституцій пам'яті з описовими статтями про склад і зміст документів НАФ;

бібліографічні переліки путівників, інших довідників, інформаційних видань, регіональних архівних публікацій, оглядів документів НАФ різних жанрів, видів і тематики, що з'являються на сторінках інших видань та в електронних публікаціях; бібліографія публікацій та інша інформація про документи українського походження, що зберігаються за межами України; он-лайнові публікації періодичних видань Укрдержархіву ("Архіви України", "Вісник Державної архівної служби України"), інших видань, що продовжуються;

електронні версії друкованих довідників про склад і зміст документів НАФ; друкованих та неопублікованих довідково-інформаційних та інших публікацій, що мають першочергове наукове і практичне значення; переліки локальних облікових та тематичних баз даних, що функціонують в архівах; бази даних з он-лайновим доступом через Інтернет; інша інформація;

22) переліки архівних, бібліотечних та інших профільних сайтів у світі, міжнародних проектів в Інтернеті, пов'язаних з історико-культурною спадщиною людства;

23) поточні та заплановані заходи і події у сфері архівної справи та діловодства (проведення та порядок денний засідань дорадчих органів Укрдержархіву: засідання колегії, Науково-видавничої ради, Нормативно-методичної комісії, ЦЕПК, а також проведення конференцій, нарад, семінарів, презентацій, прес-конференцій, зустрічей, консультацій, візитів, відвідання, підписання протоколів, угод тощо);

24) відомості про наявні вакансії.

6. На офіційному веб-порталі розміщується адреса електронної пошти структурного підрозділу, відповідального за приймання і реєстрацію вхідної кореспонденції, а також надається можливість добровільної реєстрації відвідувачів для забезпечення ведення статистики відвідувань та підтримки функції зворотного зв'язку.

7. На офіційному веб-порталі може розміщуватися інша інформація, яку керівництво Укрдержархіву вважає за доцільне оприлюднити, а також інформація відповідно до статті 15 Закону України "Про доступ до публічної інформації" .

8. Не допускається розміщення на офіційному веб-порталі інформації, розповсюдження чи оприлюднення якої заборонено законодавством, а також реклами (за винятком соціальної), у тому числі політичної реклами.

9. Персональна відповідальність за дотримання цих вимог покладається на першого заступника Голови Укрдержархіву.

10. Інформація на офіційному веб-порталі подається українською мовою, а також англійською та російською мовами. Обсяг інформації, що підлягає перекладу на англійську та російську мови, визначається першим заступником Голови Укрдержархіву, відповідальним за інформаційне наповнення офіційного веб-порталу. Подання інформації англійською та російською мовами допускається у скороченому викладі.

11. Інформація, розміщена на офіційному веб-порталі, оновлюється невідкладно, але не пізніше п'яти робочих днів з дня затвердження (ухвалення) документа, після створення та/або зміни інформації, зазначеної у пункті 5 цього Регламенту.

12. Інформація для розміщення на веб-порталі готується безпосередньо виконавцем (працівником, відповідальним за організацію заходу, виконання документа, внесення поточних змін до обліково-інформаційних даних та відповідних рубрик офіційного веб-порталу) не пізніше наступного дня після завершення заходу (виконання документа / зміни інформації) і подається на розгляд начальнику структурного підрозділу Укрдержархіву (керівнику державної архівної установи / установи СФД). Начальник (керівник) того ж дня приймає рішення щодо подання інформації на офіційний веб-портал, її перекладу іншою мовою та обсягів скорочення для перекладу.

13. Інформація про заплановані заходи (анонси) подається одразу після прийняття офіційного рішення щодо проведення заходу.

14. Відповідальність за систематичність і своєчасність інформаційного наповнення офіційного веб-порталу та подання інформації до урядового веб-порталу та урядового веб-сайту "Громадянське суспільство і влада" за напрямками діяльності покладається на начальників профільних структурних підрозділів Укрдержархіву; за супровід офіційних веб-сайтів державних архівних установ та установ СФД - на їхніх керівників. Переклад поточної інформації англійською мовою забезпечується відділом міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву та Центральним державним архівом зарубіжної україніки.

15. Інформація, що має бути розміщена на офіційному веб-порталі Укрдержархіву "Архіви України", урядовому веб-порталі та урядовому веб-сайті "Громадянське суспільство і влада", подається до відділу міжнародного співробітництва департаменту організації архівної роботи Укрдержархіву на паперовому носії та в електронному вигляді. Паперовий носій візується керівником державної архівної установи та установи СФД.

16. Інформація, що розміщується на офіційному веб-порталі Укрдержархіву "Архіви України", урядовому веб-порталі та урядовому веб-сайті "Громадянське суспільство і влада", підлягає літературному редагуванню.

17. Відредаговані матеріали розміщуються на внутрішньому (робочому) сайті Укрдержархіву і після їх перегляду та затвердження першим заступником Голови Укрдержархіву оприлюднюються в Інтернеті.