Заслухавши та обговоривши доповідь Голови Укрдержархіву Гінзбург О.П., колегія відзначає, що діяльність структурних підрозділів Укрдержархіву, установ, які перебувають у сфері його управління, у 2013 році була спрямована на реалізацію державної політики у сфері архівної справи, діловодства та створення і функціонування державної системи страхового фонду документації.

Тривала робота щодо активізації законотворчої діяльності, розробки та вдосконалення чинних нормативно-правових актів з питань архівної справи та страхового фонду документації.

Розроблено проекти законів України "Про внесення змін до статті 6 Закону України "Про страхування" (внесено на розгляд Верховної Ради України) та "Про внесення змін до Закону України "Про страховий фонд документації України".

Підготовлено 6 проектів постанов Кабінету Міністрів України та 22 проекти наказів. Приведено у відповідність до вимог чинного законодавства 15 наказів.

Державним бюджетом України на 2013 рік Укрдержархіву та установам, що належать до сфери його управління, було виділено 98,167 млн. грн.

Відбулися певні позитивні зрушення у вирішенні важливих питань забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду.

Тривали роботи з будівництва нового приміщення Держархіву Тернопільської області (освоєно 5,7 млн. грн.).

Поліпшили умови зберігання документів 44 архівних відділи райдержадміністрацій і міських рад шляхом заміни або отримання додаткових приміщень.

Проведено ремонт 70 приміщень у 68 архівних установах. Відремонтовано понад 5,7 тис. кв. м площ.

Протяжність стелажних полиць в архівосховищах архівних установ збільшено на 4241,56 пог. м.

Архівними установами вживалися заходи щодо посилення охоронного та протипожежного режимів. У 19 архівних установах встановлено охоронну сигналізацію, ще у 13 - відремонтовано наявні сигналізації, встановлено пожежну сигналізацію у 17 архівних установах, у 16 - відремонтовано наявні пожежні сигналізації. У 2 архівних установах встановлено автоматичні системи пожежогасіння.

Оброблено вогнезахисним розчином 1257,4 пог. м дерев'яних конструкцій у 13 архівних установах.

Вживалися заходи щодо забезпечення температурно-вологісного режиму для зберігання документів у архівосховищах. Системи кондиціювання та вентиляції повітря встановлено в 10 архівних установах, у 2 - відремонтовано наявні системи.

Приділялася значна увага обліку фондів і документів НАФ, що зберігаються в архівних установах, поліпшенню роботи з ведення облікових документів, уточненню складу і обсягу фондів.

Під час проведення перевіряння наявності документів перевірено понад 3 млн. одиниць зберігання.

Відреставровано 228 тис. аркушів, відремонтовано понад 1 млн. аркушів документів з паперовою основою.

Виявлено 56 документів НАФ, які можуть бути віднесені до унікальних документів.

Архівні установи виконали завдання з комплектування всіма видами документів. На постійне зберігання надійшло 472240 од. зб., з них 455008 од. зб. управлінської документації, 3629 од. зб. документів особового походження, 4004 од. зб. науково-технічної документації, 9599 од. зб. кіно-, фото-, фоно-, відеодокументів. Окрім того, прийнято 127329 од. зб. з особового складу від ліквідованих підприємств, установ і організацій.

Значна увага приділялася питанням контролю за станом діловодства та організації зберігання документів в архівних підрозділах установ - джерел формування НАФ. Державними архівними установами проведено 7265 перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів (з них - 3057 комплексних, 1967 тематичних і 2241 контрольних).

Архівними установами виконано 61137 тематичних запитів, 33904 запити за актами цивільного стану та 1994 генеалогічних запити.

Розглянуто 317453 запити соціально-правового характеру, що майже на 112 тис. перевищує плановий показник. З них на 89 % запитів надано позитивну відповідь.

Делегації українських архівістів взяли участь у роботі 2-го засідання українсько-китайської Підкомісії з питань співробітництва у сфері культури (КНР), щорічної конференції Міжнародної ради архівів "Облік, прозорість та доступ до інформації" (Королівство Бельгія), щорічної тристоронньої зустрічі керівників державних архівних служб України, Росії та Білорусі за участі директорів архівних установ цих держав (Республіка Білорусь).

Підписано Договір про співробітництво з Державними архівами Бельгії, Угоди про співробітництво з Державним архівним управлінням Китайської Народної Республіки, Державним архівом Республіки Македонія, Протокол про затвердження та План спільних заходів з Федеральним архівним агентством (Російська Федерація) на 2014 - 2016 роки.

Активною у 2013 році була робота з громадськістю, проведено 3 спільних засідання Громадської та Науково-експертної рад при Укрдержархіві, на яких розглянуто 10 проектів нормативно-правових актів, керівництво Укрдержархіву брало участь у 29 заходах за участі громадськості та засобів масової інформації (прес-конференції, інтерв'ю, брифінги, круглі столи, інші інформаційні заходи).

Архівні установи підготували і провели 407 радіопередач, 428 телепередач, на сторінках періодичної преси опубліковано 1457 документальних публікацій, підготовлено 1703 виставки.

Обсяг інформації на офіційному веб-порталі Укрдержархіву збільшився з 18 ГБ (2012 рік) до 28 ГБ.

Кількість серверів у галузі за 2013 рік збільшилась на 1 і складає 34 одиниці, проте 16 державних архівних установ взагалі не мають серверів.

Кількість комп'ютерів збільшилась з 1009 до 1056 одиниць. Кількість комп'ютерів, об'єднаних в локальні мережі, зросла на 10 відсотків. Загалом в локальні мережі об'єднано 75 % комп'ютерів.

Протягом року державні архівні установи здійснювали оцифровування довідкового апарату та архівних документів, проте невирішеними залишилися питання організації ефективного та зручного доступу, захисту та надійного зберігання електронної інформації.

Архівними установами завершено розробку 8 науково-дослідних тем та 83 методичних посібників.

Виконувалася 21 науково-дослідна та дослідно-конструкторська робота у сфері страхового фонду документації, завершено виконання в повному обсязі 9 робіт, проаналізовано 36 міжнародних стандартів.

Протягом 2013 року затверджено 8 галузевих програм та доповнень до галузевих програм та 19 регіональних програм створення страхового фонду.

Отримано 3 програми, що затверджені наприкінці 2012 року.

За 2013 рік створено страховий фонд документації на 1603 вироби та об'єкти.

До бази даних Державного реєстру потенційно небезпечних об'єктів внесені відомості про 922 об'єкти, оновлені (актуалізовані) дані про 1522 об'єкти, вилучено з реєстру 239 ПНО. Станом на 20.12.2013 до бази даних реєстру внесено інформацію про 24565 об'єктів.

Перевірено дотримання вимог законодавства у сфері страхового фонду документації 41 суб'єктом державної системи СФД.

Видано 900 Актів закладення проектної (робочої) документації до СФД та оформлено 2422 Свідоцтва про реєстрацію потенційно небезпечних об'єктів.

Роботи щодо реалізації Державної програми формування страхового фонду документації на продукцію спеціального призначення на 2005 - 2014 роки протягом 2013 року виконувалися відповідно до планів виготовлення та передачі на зберігання документів СФД регіональних центрів СФД за Державною програмою.

Плани з передачі на зберігання документів СФД виконали всі регіональні центри СФД, крім Кримського, у якого відсоток виконання плану складає 61 %.

Відсоток передачі на зберігання документів СФД з першого пред'явлення складає 99,64 %.

Водночас, у роботі архівних установ та спеціальних установ СФД залишається невирішеною низка питань.

Залишаються невирішеними питання зміцнення матеріально-технічної бази архівних установ, забезпечення їх придатними для зберігання приміщеннями.

Кількість державних архівних установ, які вичерпали резерви площ для комплектування документами або впритул наблизилися до граничної межі, з кожним роком збільшується і вже налічує 27 установ. Повністю вичерпано можливості для приймання документів на зберігання у 10 державних архівах: ЦДІАК, ЦДІАЛ, ЦДНТА, держархівах Київської, Полтавської, Харківської, Чернівецької областей, м. Севастополя; галузевих державних архівах: Міністерства закордонних справ України, Гідрометслужби України.

На 91 - 99 % заповнені сховища ще у 16 держархівах: ЦДАГО, ДНАБ, держархівів Дніпропетровської, Донецької, Закарпатської, Львівської, Одеської, Рівненської, Тернопільської, Херсонської, Хмельницької, Черкаської, Чернігівської областей та м. Києва; галузевих держархівах: Служби безпеки України, ДНВП "Геоінформ України".

Залишаються невирішеними питання:

продовження проведення реконструкції комплексу споруд центральних державних архівних установ України у м. Києві;

розміщення 4 центральних держархівів (ЦДАМЛМ, ЦДІАЛ, ЦДНТА, ЦДАЗУ) у власних приміщеннях;

переміщення фондів держархівів Харківської та Одеської областей з аварійних будівель;

переміщення документів НАФ Держархіву Чернігівської області із культових будівель у м. Ніжині, у яких немає можливості забезпечити належні умови зберігання документів;

завершення будівництва приміщень для держархівів Київської, Тернопільської областей та м. Севастополя;

завершення облаштування будівлі "Закарпаткнига", переданої в оперативне управління Держархіву Закарпатської області;

виділення Держархіву Хмельницької області приміщення та додаткової штатної чисельності для розгортання роботи центру реставрації документів НАФ, які постраждали внаслідок пожежі 2003 року.