З метою уникнення в подальшому суб'єктами первинного фінансового моніторингу помилок слід враховувати наступне.

При наданні суб'єктами первинного фінансового моніторингу інформації Держфінмоніторингу на паперових носіях повідомлення повинні відповідати формам, затвердженим наказом Держфінмоніторингу від 13.05.2003 р. N 48 "Про затвердження форм обліку та подання інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу, та Інструкції щодо їх заповнення" (далі - Наказ 48).

У разі надання СПФМ Держфінмоніторингу інформації на паперових носіях, що заповнюються ручкою, символи в полях проставляються друкованими літерами, чорним або синім чорнилом та направляються поштою з повідомленням про вручення.

Крім того, повідомляємо, що відповідно до наказу Держфінмоніторингу від 26.12.2003 р. N 166 "Про внесення змін до наказу Держфінмоніторингу від 13.05.2003 N 48", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 15.01.2004 за N 43/8642, термін надання суб'єктами первинного фінансового моніторингу (крім банків) інформації про фінансові операції на паперових носіях продовжено до 1 липня 2004 року.

Суб'єктам первинного фінансового моніторингу слід звернути увагу на порядок заповнення полів форм N 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що можуть бути пов'язані з легалізацією (відмиванням) доходів" та 4-ФМ "Повідомлення про фінансову операцію", де найчастіше допускаються помилки.

При заповненні форм необхідно враховувати наступне:

- якщо поля розбиті на клітини, всередині кожної клітини розміщується одна друкована літера, цифра або інший знак;

- якщо при заповненні окремих полів існує необхідність вибору одного з варіантів, у випадку використання паперового носія у вибраній клітині проставляється знак "Х", в іншому разі для вибору конкретного варіанта використовується відповідний довідник кодів;

- якщо в окремих полях інформація відсутня, в них ставиться прочерк;

- якщо в полі, розбитому на клітини, залишаються вільні клітини, то у вільних клітинах зліва від першої цифри проставляється символ "-";

- поля, що мають бути заповнені за допомогою кодів, заповнюються з використанням відповідних довідників кодів, наведених у додатках до Наказу 48.

Поля, що містять дані, встановлені в результаті ідентифікації осіб, заповнюються тільки на підставі та мовою наданих документів. Текстова частина інших полів заповнюється українською мовою.

При заповненні форми N 2-ФМ рядок 002 "Дата та час запису" повинен співпадати з рядком 013 "Дата та час запису в реєстрі" форми 4-ФМ. В цих рядках повинна вказуватись дата та час запису відомостей про фінансову операцію в реєстрі фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу.

Так, наприклад, якщо операція зареєстрована в реєстрі 17 липня 2003 року о 17:00, то дані рядки матимуть наступний вигляд:

Рядок 014 "Номер запису в реєстрі" форми 4-ФМ повинен співпадати з рядками 001, 022, 062, 100, 140 "Номер запису" форми N 2-ФМ. В цих рядках повинен вказуватись порядковий (наскрізний) номер запису про фінансову операцію в реєстрі фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу.

Так, наприклад, якщо операція зареєстрована в реєстрі за номером 29, то дані рядки матимуть наступний вигляд:

При заповненні рядка 012 "Номер повідомлення" форми 4-ФМ в даному полі вказується номер повідомлення про фінансову операцію, який складається з наступної послідовності: рік, місяць, дата відправлення повідомлення та його порядковий номер за день відправки. Наприклад, якщо це друге повідомлення за день відправки 19 липня 2003 року, то рядок матиме наступний вигляд:

При заповненні рядка 005 "Дата та час здійснення (відмови від здійснення) операції" форми 2-ФМ в даному полі вказується день, місяць, рік та час (у разі наявності обліку часу) і рядок має наступний вигляд:

або

Якщо здійснення операції не завершене, то обов'язково вказується час початку її здійснення:

У випадку проведення розрахунків по фінансовій операції в гривнях, заповнюється рядок 007 "Сума операції в гривнях" розділу І форми N 2-ФМ, у рядку 008 "Сума операції у валюті проведення" ставляться прочерки, при цьому в рядку 009 "Код валюти або банківського металу" вказується код гривні "980".

Так, наприклад, якщо фінансова операція здійснена на суму 250432 гривні 00 копійок, то дані рядки матимуть наступний вигляд:

У випадку проведення фінансової операції у іноземній валюті або з використанням банківського металу, обов'язковими для заповнення є поля 007, 008, 009 форми N 2-ФМ.

Бланки форм, передбачені розділами II - V реєстру, заповнюються у разі потреби в залежності від виду особи - учасника фінансової операції.

Учасниками фінансової операції не може бути менше двох осіб. При цьому слід звернути увагу, що одним із учасників може бути сам суб'єкт первинного фінансового моніторингу. З урахуванням особливостей фінансової діяльності суб'єкта первинного фінансового моніторингу та фінансової операції, яка підлягає фінансовому моніторингу, можуть бути випадки, коли суб'єкт первинного фінансового моніторингу не являється учасником операції (наприклад, реєстратор).

Бланки форм заповнюються для кожної з осіб окремо (в тому числі і на суб'єкта первинного фінансового моніторингу). Відомості про цих осіб нумеруються за порядком (відомість N 1; 2; 3 і т. д.).

Необхідно звернути увагу, що при заповненні форми 4-ФМ обов'язково зазначається кількість учасників фінансової операції, яка не може бути меншою двох.

Крім того, слід зазначити, що у формі N 2-ФМ розширені до 20 символів поля "Номер свідоцтва про державну реєстрацію" (035, 120).

В полях "Відношення особи до операції" (023 - 030, 063 - 070, 101 - 108, 141 - 148) форми 2-ФМ вказується відношення особи до фінансової операції та проставляється знак "Х" у вибраній клітині. При цьому суб'єкт первинного фінансового моніторингу не може бути "клієнтом".

Потрібно звернути особливу увагу на те, що у формах N 4-ФМ та N 2-ФМ поле "номер запису в реєстрі" відповідно до пункту 6 Порядку реєстрації фінансових операцій СПФМ, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.04.2003 р. N 644 "Про затвердження Порядку реєстрації фінансових операцій суб'єктами первинного фінансового моніторингу", кожному запису в реєстрі присвоюється порядковий номер, який має наскрізну нумерацію і тому не може повторюватись.

При необхідності виправлення помилково внесених до реєстру даних щодо окремої фінансової операції, в полі реєстру, де містяться відомості про цю операцію, вказується про анулювання відповідного запису, а реєстр доповнюється новим записом.

Отже, у випадку допущення помилки (помилок) у реєстрі фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, у реєстрі необхідно анулювати помилковий запис щодо відповідної фінансової операції, а виправлений запис про фінансову операцію внести під новим номером.

Анулювання запису рекомендуємо фіксувати шляхом внесення тексту "АНУЛЬОВАНО" в поле "Додаткова інформація" розділу VI реєстру. У цьому ж полі зазначається номер та дата нового запису про цю фінансову операцію.

У новому записі в реєстрі поле 001 "Номер запису" повинно містити порядковий номер за загальною наскрізною нумерацією записів в реєстрі; при цьому в полі "Додаткова інформація" розділу VI реєстру вказується "Замість запису N ___, від ___ ____________ ____" (зазначається номер та дата запису в реєстрі, в якому допущені помилки).

При цьому у полі 010 "Повідомлення про фінансову операцію" (форма N 4-ФМ), до якого додається витяг з реєстру щодо нового запису, закреслюється клітина "Додаткове". А у полях 015 і 016 заповнюються номер та дата останнього анульованого повідомлення.

Особливу увагу слід звернути на правильність заповнення рядка 006 "Вид операції (код)" форми 2-ФМ. При заповненні вказаного рядка використовуються довідники, які наведені в додатках Наказу 48.

Код операції складається з 15 символів та має таку структуру:

АБ ВГ хД ЕЕЕЕЄЄЄЄ Ж.

Поля А "Форма розрахунку (компенсації), що надається особою (клієнтом) за об'єкт операції" та Б "Форма розрахунку (компенсації), що отримує особа (клієнтом) за об'єкт операції" заповнюються згідно з довідником "Форма розрахунку (компенсації)" (K_DFM01A).

Поля В "Вид активу, що одержує особа (клієнт) на даному етапі операції" та Г "Вид активу, що передає інша сторона на даному етапі операції" заповнюються згідно з довідником "Вид активу " (K_DFM01B).

Поля х "Місцезнаходження (місце реєстрації, обліку) об'єкта, що одержується (підлягає одержанню) особою (клієнтом)" та Д "місцезнаходження (місце реєстрації, обліку) об'єкта, що передається (підлягає передачі) особою (клієнтом)" заповнюються згідно з довідником "Місцезнаходження (місце реєстрації, обліку) об'єкта" (K_DFM01С).

Поля ЕЕЕЕ "Об'єкт, що одержується (підлягає одержанню) особою (клієнтом) в результаті виконання всієї операції" та ЄЄЄЄ "Об'єкт, що передається (підлягає передачі) особою (клієнтом) в результаті виконання всієї операції" заповнюються згідно з довідником "Об'єкт операції" (K_DFM01D).

Поле Ж "Відкриття або закриття рахунку" заповнюється згідно з довідником "Відкриття або закриття рахунку" (K_DFM01E).

Приклади:

1. Закриття реєстратором (реєстроутримувачем) особового рахунку зареєстрованої особи "А" (номінального утримувача, який діє на підставі договору про відкриття рахунку у цінних паперах, укладеного з фізичною особою - резидентом, власником цінних паперів "Б") та відкриття особового рахунку на ім'я нового власника цінних паперів "В" (фізичної особи - резидента) на підставі передавального розпорядження, складеного зареєстрованою особою у зв'язку з виконанням договору купівлі-продажу іменних простих акцій, емітованих резидентом України. Згідно договору, надання компенсації за цінні папери передбачено у готівковій формі на суму 100 тис. гривень безпосередньо між особою "Б" та "В".

В результаті здійснення даної фінансової операції відбувається придбання цінних паперів за готівку особою "В", яка визначається як "Контрагент".

Номінальний утримувач "А" підписав та виконує угоду купівлі-продажу, визначається як "Клієнт".

Власник цінних паперів "Б" визначається як "особа, від імені або за дорученням якої здійснюється фінансова операція".