З метою підвищення ефективності та уніфікації основних засад ведення аналітичної роботи структурними підрозділами Державної судової адміністрації України

1. Затвердити, що додаються:

а) Методичні рекомендації щодо порядку проведення аналітичних досліджень (узагальнень) у системі органів державної судової адміністрації;

б) Основні засади ведення аналітичної роботи в Державній судовій адміністрації України.

2. Покласти координацію аналітичної роботи, що повинна здійснюватись структурними підрозділами Державної судової адміністрації України, на відділ організаційно-аналітичного забезпечення роботи Голови (Кірпич С.Г.).

3. Начальникам структурних підрозділів Державної судової адміністрації України забезпечити своєчасне (у день підписання) подання до відділу організаційно-аналітичного забезпечення роботи Голови:

а) копій усіх аналітичних довідок, складених за результатами проведених аналітичних досліджень (узагальнень);

б) довідок за результатами проведених перевірок (як комплексних, так і за окремими напрямками) стану організаційного забезпечення діяльності судів;

в) довідок за результатами аналізу статистичних даних за підсумками звітних періодів.

4. Покласти на першого заступника Голови Державної судової адміністрації України Костицького В.В., заступників Голови Державної судової адміністрації України Богданова Л.В., Гашицького О.В. та Балаклицького І.І. контроль за формуванням інформаційно-аналітичної бази відповідно до розподілу обов'язків згідно з вимогами, викладеними в пункті 3 Основних засад ведення аналітичної роботи в Державній судовій адміністрації України, що затверджені цим наказом.

5. Начальникам структурних підрозділів Державної судової адміністрації України та територіальних управлінь державної судової адміністрації в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі організувати вивчення Методичних рекомендацій щодо порядку проведення аналітичних досліджень (узагальнень) у системі органів державної судової адміністрації, затверджених цим наказом.

6. Начальнику загального відділу Державної судової адміністрації України Батіг М.Г.:

6.1. Забезпечити ознайомлення з цим наказом начальників усіх структурних підрозділів Державної судової адміністрації України та першого заступника Голови Державної судової адміністрації України Костицького В.В., заступників Голови Державної судової адміністрації України Богданова Л.В., Гашицького О.В. та Балаклицького І.І.

6.2. Надіслати начальникам територіальних управлінь державної судової адміністрації для використання в роботі примірники документів, затверджених пунктом 1 цього наказу.

Планування і ведення аналітичної роботи в системі органів державної судової адміністрації є однією з найважливіших складових судового адміністрування.

Правильна організація роботи в системі органів державної судової адміністрації передбачає систематичне планування аналітичної роботи і відображення заходів, пов'язаних із цим напрямком, в окремому розділі загального плану роботи територіального управління державної судової адміністрації (ТУ ДСА) та Державної судової адміністрації України (ДСАУ) на 1 півріччя та на рік.

Проведення позапланових аналітичних досліджень може здійснюватись лише за дорученням та з дозволу Голови ДСАУ або особи, яка виконує його обов'язки.

Теми аналітичних досліджень (узагальнень), які планується провести органами державної судової адміністрації, повинні стосуватися питань, віднесених до їх компетенції, тобто щодо організаційного забезпечення діяльності судів.

Як виняток, лише з дозволу Голови ДСАУ допускається здійснення аналізу стану інших напрямків роботи судів.

Визначаючи теми (об'єкти) аналітичних досліджень (узагальнень), які підлягають включенню до плану роботи ТУ ДСА або ДСАУ, необхідно врахувати пріоритетність наявних проблем, що стосуються стану організаційного забезпечення діяльності судів.

Основним видом аналітичного дослідження (узагальнення), що застосовується в практиці судового адміністрування, є функціональний аналіз, що грунтується на порівняльному та факторному методах дослідження.

Аналітичне дослідження (узагальнення) може проводитись як за наявними матеріалами (наряди, журнали обліку документації (реєстри), доповідні записки, статистичні звіти, пояснювальні записки, матеріали проведених перевірок тощо), так і шляхом витребування необхідних матеріалів (узагальнень) із судів або ТУ ДСА на підставі, відповідно, запитів або доручень Голови ДСАУ.

Аналіз стану виконання певних заходів або факторів, що зумовлюють невиконання тих чи інших вимог, які пред'являються до конкретного напрямку організаційного забезпечення діяльності судів, передбачає, як правило, одночасну перевірку дотримання вимог відповідних нормативних актів та виконання функціональних обов'язків працівниками.

Аналітичне дослідження є тривалим процесом, в якому умовно можна виділити такі стадії:

- планування проведення аналізу за конкретною темою;

- постановка завдання для судів з метою отримання необхідної інформації (якщо узагальнення проводить ТУ ДСА) або для ТУ ДСА (якщо узагальнення проводить ДСАУ) з метою отримання необхідної інформації;

- систематизація зібраного матеріалу, який підлягає опрацюванню;

- оцінка фактів та підготовка висновків за результатами аналізу;

- складання аналітичної довідки.

Стадія планування передбачає визначення сукупності програмно-методологічних і організаційних питань та строків їх виконання.

Програмно-методологічні питання плану - це перелік пунктів, які конкретизують: мету аналітичного дослідження; об'єкт дослідження; складові об'єкту дослідження; джерело отримання інформації тощо.

Стадія постановки завдання передбачає:

а) чітке формулювання змісту і меж об'єкта аналітичного дослідження таким чином, щоб унеможливити різне тлумачення наслідків проведеного аналізу;

б) визначення переліку питань, на які планується отримати відповідь. При цьому доцільно зазначений перелік завершувати пунктом "інше", залишаючи можливість для виконавців завдання доповнити його у разі, якщо в практиці окремого суду (регіону) виникли непередбачені ситуації. В тексті завдання (запиту, доручення) необхідно вказувати на необхідність розкриття змісту поняття, яке охоплюватиметься пунктом "інше";

в) формулювання вимог щодо прикладів, які необхідно наводити в аналітичних довідках;

г) формулювання вимог щодо висновків і пропозицій, які необхідно наводити в аналітичних довідках;

д) зазначення дати отримання відповіді (аналітичних довідок) на поставлене завдання (запит, доручення Голови ДСАУ).

Стадія систематизації зібраного матеріалу передбачає опрацювання його шляхом групування складових об'єкта дослідження за класифікаційними (типологічними) ознаками, які в кожному конкретному випадку визначаються працівником, відповідальним за проведення аналізу. Для систематизації отриманого з місць матеріалу необхідно заготувати макети розробних таблиць, показники яких відображатимуть типологічні групування за класифікаційними ознаками, які всебічно охарактеризують об'єкт аналітичного дослідження. Кількість макетів розробних таблиць залежить від теми та обсягу інформації у кожному конкретному аналітичному дослідженні. В одному випадку це може бути одна таблиця для групування факторів, що негативно впливають на стан виконання того чи іншого завдання. В іншому випадку для систематизації статистичних даних необхідно підготувати макет розробної таблиці із статистичними показниками, які охарактеризують кількісну сторону об'єкта дослідження. У разі, коли період аналітичного дослідження охоплюватиме декілька років, то необхідні для аналізу типологічні групування за класифікаційними ознаками необхідно проводити за кожний рік. Так, наприклад, якщо завдання стосувалось дослідження певного об'єкта за 2001 - 2003 роки, то розробні макети таблиць із вмістом одних і тих самих показників повинні складатись за 2001, 2002 та 2003 роки.

Зразки макетів розробних таблиць для працівників ДСАУ наведені в додатках N 3 та N 4 до цих Методичних рекомендацій.

Зразки макетів розробних таблиць для працівників ТУ ДСА наведені в додатках N 1 та N 2 до цих Методичних рекомендацій.

Після ретельного вивчення кожного отриманого у відповідь на поставлене завдання матеріалу ми заносимо наявну в них інформацію у відповідні графоклітини макетів розробних таблиць за класифікаційними ознаками.

Наступною стадією аналітичного дослідження є оцінка фактів та підготовка висновків щодо недоліків у роботі та відповідності дійсного стану справ вимогам нормативних актів.

Утворені аналітичні групування, відображені в розробних таблицях, дозволяють визначити наявність і спрямованість зв'язку між двома ознаками, одна з яких характеризує результат здійснення певної функції, а друга - фактор, що впливає на цей результат.

Аналітична довідка повинна містити такі основні положення:

1) назву теми аналітичного дослідження (узагальнення) та період, за який воно проводиться;

2) зазначення підстави проведення аналітичного дослідження (узагальнення): згідно з планом роботи або певними заходами, відповідно до доручення Голови ДСАУ або інше;

3) перелік матеріалів, що використані під час проведення аналізу;

4) наведення статистичних даних, що характеризують об'єкт дослідження, та їх короткий аналіз;

5) констатуючи факт невиконання вимог закононодавчого акта або відомчої інструкції чи наказу, необхідно робити посилання на конкретний пункт, статтю чи розділ нормативного акту, а не обмежуватися лише його назвою. Разом з тим, не допускається переписування тієї чи іншої норми без надання належної оцінки виявленому негативному факту. В такому випадку доцільно вживати такі формулювання, які, по суті є аналітичним висновком, що констатують факт певного порушення;

6) висновки та тези, викладені в аналітичній довідці, необхідно ілюструвати характерними переконливими прикладами;

7) якщо в якомусь суді або ТУ ДСА склалася позитивна практика вирішення тієї чи іншої проблеми, необхідно також зазначити про це в аналітичній довідці;

8) в кінці тексту аналітичної довідки необхідно викласти висновок про стан роботи в цілому (належний або неналежний рівень роботи, що виконується, і відповідність її вимогам нормативних актів);

9) після висновку, який зроблено за результатами проведеного аналізу, необхідно викласти пропозиції щодо можливих шляхів вирішення виявлених проблем і поліпшення роботи в цілому.

Підписується аналітична довідка керівником органу, яким узагальнювалась інформація (начальником ТУ ДСА, Головою ДСАУ). На останній сторінці, ліворуч під підписом керівника відповідного органу, необхідно вказати прізвище виконавця та його контактний телефон.

Результати проведеного аналізу (узагальнення), залежно від актуальності, можуть бути використані наступним чином:

а) оглядовий лист, складений на підставі інформації, зазначеної в аналітичній довідці, направляється в суди або ТУ ДСА для обговорення на оперативних нарадах;

б) аналітична довідка обговорюється на семінарських заняттях;

в) пропозиції щодо усунення відповідних недоліків або вирішення наявних проблем направляються в керівні органи державної влади;

г) висновки за результатами аналітичного дослідження можуть бути покладені в основу управлінських рішень та враховуватися в плануванні роботи.