З метою вдосконалення порядку оформлення службових відряджень в межах України та за кордон працівників центрального апарату Міністерства та посилення фінансової дисципліни при відшкодуванні витрат на службові відрядження

1. Затвердити Порядок оформлення службових відряджень в межах України та за кордон керівництва та працівників центрального апарату Міністерства культури України (далі - Положення), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів Міністерства:

2.1. при направленні працівників у відрядження забезпечити дотримання вимог цього Положення;

2.2. в одноденний термін довести цей наказ до відома працівників структурних підрозділів;

2.3. під час підготовки відповідних матеріалів на відрядження за кордон неухильно дотримуватися економного та раціонального витрачання бюджетних коштів та забезпечити мінімізацію витрат на службові відрядження за кордон:

2.3.1. здійснення лише невідкладних та вкрай необхідних відряджень;

2.3.2. оптимізації кількісного складу делегацій та строку перебування за кордоном;

2.3.3. здешевлення витрат на проїзд, наймання житла та інших витрат, пов'язаних з відрядженням.

3. Надати право підпису наказів про відрядження в межах України працівників центрального апарату Міністерства заступнику Міністра - керівникові апарату.

Право підпису наказів про відрядження в межах України першого заступника Міністра, заступника Міністра та заступника Міністра - керівника апарату та відрядження за кордон керівництва й працівників центрального апарату Міністерства має лише Міністр або виконуючий його обов'язки (у випадку відсутності Міністра).

4. Наказ Міністерства культури і мистецтв України від 16.02.2004 р. № 85 "Про порядок оформлення видачі та реєстрації документів на службові відрядження в межах України та за кордон працівників центрального апарату Міністерства" визнати таким, що втратив чинність.

5. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Губіну О.О.

1.1. Порядком оформлення службових відряджень в межах України та за кордон керівництва та працівників центрального апарату Міністерства культури України (далі - Порядок) визначається процедура підготовки відрядження за кордон (на підставі виконання завдань, визначених Адміністрацією Президента України, Кабінетом Міністрів України, функцій Міністерства, угод, запрошень тощо) Міністра культури України, першого заступника Міністра культури України, заступника Міністра культури України, заступника Міністра культури України - керівника апарату (далі - керівництво Мінкультури України), керівників структурних підрозділів та працівників центрального апарату Міністерства культури України з метою реалізації плану роботи Міністерства культури України (далі - Мінкультури України), завдань та функцій, покладених на Мінкультури України, створення сприятливих умов для подальшого міжнародного співробітництва.

1.2. Порядок здійснення службових відряджень керівництва та працівників центрального апарату Мінкультури України здійснюється відповідно до Указу Президента України від 18.09.96 р. № 841 "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин" (зі змінами); постанов Кабінету Міністрів України від 11.12.92 р. № 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон" (зі змінами), від 02.02.2011 р. № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів", від 15.03.2002 р. № 337 "Про службові відрядження в межах України керівників органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України"; Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон , затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31.03.98 р. за № 218/2658 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17.03.2011 р. № 362), доручень вищих органів державного управління, прийнятих на виконання вищевказаних нормативно-правових актів та цього Порядку.

1.3. Службові відрядження керівництва та працівників центрального апарату Мінкультури України можуть бути у межах України та за кордон (закордонні).

Службові відрядження в межах України працівників центрального апарату Міністерства здійснюються на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем їх постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю Міністерства).

Закордонним відрядженням вважається поїздка до іншої країни для виконання службового доручення вищого органу державної влади та управління, реалізації функцій та завдань Мінкультури України, у тому числі в рамках міжнародного співробітництва.

До заходів міжнародного характеру, незалежно від місця їх проведення та джерел фінансування (далі - заходи), належать:

- міжнародні консультації та переговори, у тому числі з дипломатичними представництвами іноземних держав та представництвами міжнародних організацій, акредитованими в Україні;

- заходи, пов'язані з підготовкою до укладення міжнародних договорів України;

- міжнародні конференції, семінари, сесії органів міжнародних організацій, засідання спільних міжурядових комісій з питань співробітництва та інших спільних органів;

- участь у навчальних процесах за кордоном державних службовців України, які відряджаються органом державної влади;

- інші заходи, пов'язані із здійсненням зовнішніх зносин, що передбачають закордонні відрядження представників органів виконавчої влади України чи візити іноземних офіційних делегацій в Україну.

1.4. З метою дотримання єдиних процедур в зовнішньо-культурному співробітництві безпосередньо управління міжнародного співробітництва Мінкультури України забезпечує організацію закордонних відряджень відповідно до нормативно-правових актів та доручень вищих органів державного управління, прийнятих на їх виконання, зазначених у пункті 1.2 цього Порядку, та цього Порядку.

1.5. Рішення про службове відрядження в межах України приймають:

Прем'єр-міністр України (в разі його відсутності - перший віце-прем'єр-міністр України) - щодо Міністра;

віце-прем'єр-міністр України згідно з розподілом функціональних повноважень - щодо відрядження в межах України Голови Державного агентства України з питань кіно;

Міністр - щодо першого заступника Міністра, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату;

Голова Держкіно - щодо першого заступника, заступників Голови Держкіно та працівників Держкіно;

заступник Міністра - керівник апарату - щодо усіх працівників Міністерства при відрядженні в межах України за погодженням з першим заступником Міністра та заступником Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків;

Голова Державного агентства України з питань кіно - щодо відрядження в межах України перших заступників та заступників Голови Державного агентства України з питань кіно.

Заступники Міністра погоджують необхідність відрядження працівників Міністерства відповідно до розподілу їх функціональних обов'язків при відрядженні в межах України.

Рішення про службове відрядження за кордон, в тому числі до країн СНД та Балтії, приймають:

Прем'єр-міністр України, а в його відсутність - Перший віце-прем'єр-міністр України - щодо Міністра та Голови Державного агентства України з питань кіно;

Перший віце-прем'єр-міністр України, віце-прем'єр-міністр (відповідно до розподілу функціональних обов'язків) - щодо першого заступника Міністра, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату, працівників центрального апарату Мінкультури України, що відбувають у відрядження у складі офіційних делегацій.

1.6. Перший заступник Міністра, заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату та Голова Держкіно України, а у разі необхідності і працівники центрального апарату Мінкультури України, які відряджаються за кордон, мають пройти інструктаж-співбесіду з Міністром культури України за два дні до відрядження.

1.7. Працівники центрального апарату Мінкультури України, які відряджаються за кордон, мають пройти інструктаж-співбесіду із першим заступником Міністра, заступником Міністра, заступником Міністра - керівником апарату відповідно до розподілу обов'язків за два дні до відрядження.

1.8. Управління міжнародного співробітництва (у разі відрядження керівництва Мінкультури України за кордон), відповідний структурний підрозділ Держкіно (у разі відрядження Голови Держкіно України за кордон) та відповідний працівник центрального апарату Міністерства, що відряджається за кордон, повідомляють режимно-секретний підрозділ Мінкультури України про таке відрядження не пізніше ніж за два дні до відрядження.

1.9. За відрядженим працівником зберігаються місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі.

1.10. Службову записку, завдання на відрядження, накази про відрядження готує:

- у разі відрядження Міністра в межах України - відділ забезпечення роботи Міністра;

- у разі відрядження Міністра, першого заступника Міністра, заступника Міністра та заступника Міністра - керівника апарату за кордон - управління міжнародного співробітництва;

- у разі відрядження Голови Держкіно України як в межах України, так і за кордон - відповідний структурний підрозділ Держкіно;

- у разі відрядження першого заступника Міністра, заступника Міністра та заступника Міністра - керівника апарату в межах України - відповідний структурний підрозділ, за напрямком діяльності якого здійснюється відрядження;

- у разі відрядження працівників центрального апарату Міністерства як в межах України, так і за кордон - відповідним структурним підрозділом Міністерства, працівник (працівники) якого відряджаються.

2.1. Документи для оформлення відрядження

2.1.1. Документи, які подають для оформлення відрядження (далі - документи про відрядження):

службова записка;

погодження про відрядження;

завдання на відрядження;

наказ про відрядження.

Службова записка

2.1.2. Для прийняття рішення про відрядження керівництва та працівників центрального апарату Міністерства в межах України на розгляд відповідно Міністру, заступнику Міністра - керівнику апарату подають погоджену із заступниками Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків та підписану керівником департаменту (начальником самостійного управління, відділу, сектору) службову записку за формою згідно із додатком 1.

Для прийняття рішення про відрядження працівників центрального апарату Міністерства за кордон на розгляд Міністру або першому заступнику Міністра - керівнику апарату (у випадку відсутності Міністра) подають погоджену із заступниками Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків та підписану керівником департаменту (начальником самостійного управління, відділу, сектору) службову записку.

Службова записка повинна містити:

- посилання на документи, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю Міністерства;

- запрошення сторони, яка приймає (у разі наявності);

- наявність підтверджуючих документів, що засвідчують участь відрядженої особи в культурно-мистецьких заходах, проектах, переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності Міністерства;

- інформацію щодо фінансування відрядження;

- пропозиції щодо надання відповідних доручень структурним підрозділам Мінкультури України підготувати, відповідно до функціональних обов'язків та сфер діяльності, інформаційно-аналітичні матеріали, тези та презентації до переговорів та зустрічей (у разі віднесення питання відрядження до сфер діяльності кількох структурних підрозділів). Відповідальність за якість поданих матеріалів несуть керівники структурних підрозділів.

Погодження відрядження

2.1.3. Для отримання погодження службового відрядження в межах України Міністра та Голови Державного агентства України з питань кіно (далі - Держкіно України) відповідний структурний підрозділ Міністерства та Держкіно готує відповідний лист до Кабінету Міністрів України.

2.1.4. Для отримання дозволу на відрядження керівництва Мінкультури України та Голови Держкіно України за кордон управління міжнародного співробітництва Міністерства та відповідний структурний підрозділ Держкіно здійснює наступні заходи:

у десятиденний термін готує та погоджує з Міністерством закордонних справ України технічне завдання на відрядження (у разі необхідності);

за десять днів до відрядження надсилає лист-звернення до Кабінету Міністрів України разом з пакетом відповідних документів (оригінал погодженого та затвердженого в установленому порядку технічного завдання, копію офіційного запрошення та порядку денного з неофіційним українським перекладом, кошторис витрат, інформацію щодо необхідності користування залами офіційних делегацій; щодо придбання квитків на проїзд у м'якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу, а також найму житлових приміщень, вартість якого перевищує граничні суми, довідку щодо займаних посад та рангу осіб, які направляються у відрядження, інші документи у разі необхідності);

в одноденний термін після отримання погодження технічного завдання Міністерством закордонних справ України надсилає до Міністерства закордонних справ України лист з проханням надати необхідного сприяння (через відповідну дипломатичну установу України за кордоном) під час перебування керівництва Мінкультури України та Голови Держкіно України за кордоном, а також надсилає факсом копію зазначеного листа до відповідної дипломатичної установи України за кордоном.

2.1.5. Для отримання дозволу на відрядження працівників центрального апарату Мінкультури України за кордон управління міжнародного співробітництва здійснює наступні заходи:

у десятиденний термін готує та погоджує з Міністерством закордонних справ України технічне завдання на відрядження;

в одноденний термін після отримання погодження технічного завдання Міністерством закордонних справ України надсилає до Міністерства закордонних справ України лист з проханням надати необхідного сприяння (через відповідну дипломатичну установу України за кордоном) під час перебування керівництва Мінкультури України та Голови Держкіно України за кордоном, а також надсилає факсом копію зазначеного листа до відповідної дипломатичної установи України за кордоном.

У разі відрядження працівників центрального апарату Мінкультури України у складі офіційної делегації за кордон для отримання дозволу на таке відрядження управління міжнародного співробітництва готує відповідні матеріали у встановленому порядку для Кабінету Міністрів України.

Завдання на відрядження

2.1.6. Завдання на відрядження як в межах України, так і за кордон готується не пізніше ніж за три дні до дня відрядження відповідним структурним підрозділом за формою згідно із додатком 2 та повинно містити:

- загальну інформацію щодо відрядження, його цілі та завдання, очікувані результати;

- пропозиції щодо додаткових завдань та зустрічей;

- порядок денний заходу;

- пропозиції щодо заходів культурного характеру з урахуванням особливостей країни перебування.

2.1.7. Перелік документів та інших інформаційно-аналітичних матеріалів, що готуються для закордонного відрядження керівництва Мінкультури України та Голови Держкіно України:

дозвіл на відрядження (копія);

запрошення, нота тощо;

програма перебування за кордоном;

склад делегації;

довідка про країну перебування;

біографічні довідки осіб, з якими відбуватимуться зустрічі;

довідка про бронювання номеру в готелі;

авіаквитки (залізничні квитки);

довідка про погоду;

інші інформаційні матеріали, виступи, презентації тощо.

2.1.8. Одразу після прибуття до місця відрядження та повернення з нього до України перший заступник, заступник Міністра, заступник Міністра - керівник апарату та Голова Держкіно України, працівники центрального апарату Мінкультури України мають поінформувати свого безпосереднього керівника.