З метою вдосконалення порядку оформлення, видачі та реєстрації документів про службові відрядження в межах України та за кордон працівників центрального апарату Міністерства та посилення фінансової дисципліни при відшкодуванні витрат на службові відрядження,

1. Затвердити Положення про службові відрядження в межах України та за кордон працівників центрального апарату Міністерства (далі - Положення), що додається.

2. Першим заступникам та заступникам Міністра, керівникам департаментів, начальникам управлінь і відділів при направленні працівників у відрядження забезпечити дотримання вимог цього Положення.

3. Надати першим заступникам Міністра, відповідно до розподілу їх функціональних обов'язків, право підпису наказів про відрядження в межах України працівників центрального апарату Міністерства.

Право підпису наказів про відрядження за кордон працівників центрального апарату Міністерства має лише Міністр або перший заступник Міністра - керівник апарату (у випадку відсутності Міністра).

4. Керівникам департаментів, начальникам управлінь та самостійних відділів в тижневий термін довести цей наказ до відома працівників підпорядкованих структурних підрозділів.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра - керівника апарату Андріанова В.М.

Підставою для направлення працівника Міністерства в службове відрядження в межах України (далі - відрядження) є виконання службового доручення або запрошення до участі в нараді, семінарі, навчанні, конференції, екзаменаційних комісіях, на стажування, в конкурсі, фестивалі, концерти, урочистості тощо.

2.1. Документи, які подають для оформлення відрядження (далі - документи про відрядження):

службова записка;

завдання на відрядження;

наказ про відрядження;

посвідчення про відрядження.

2.2. Для прийняття рішення про відрядження працівників Міністерства в межах України на розгляд Міністру, першому заступнику Міністра - керівнику апарату подають погоджену із заступниками Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків та підписану керівником департаменту (начальником самостійного управління, відділу, сектору) службову записку (додаток 1). Службова записка повинна містити посилання на документи, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю Міністерства, а саме запрошень сторони, яка приймає, і укладеного договору (контракту) та інших документів, які регулюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності Міністерства.

Для прийняття рішення про відрядження працівників Міністерства за кордон на розгляд Міністру або першому заступнику Міністра - керівнику апарату (у випадку відсутності Міністра) подають погоджену із заступниками Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків та підписану керівником департаменту (начальником самостійного управління, відділу, сектору) службову записку (додаток 1).

2.3. Рішення про відрядження приймають:

Міністр - щодо першого заступника Міністра - керівника апарату та першого заступника Міністра у зв'язках з Верховною Радою України при відрядженні в межах України та щодо усіх працівників Міністерства при відрядженнях за кордон;

перші заступники Міністра - щодо заступників Міністра, працівників Міністерства.

Заступники Міністра погоджують необхідність відрядження працівників Міністерства відповідно до розподілу їх функціональних обов'язків при відрядженні в межах України.

2.4. Рішення про відрядження в межах України оформляють наказом про відрядження (додаток 2) із зазначенням:

- пункту призначення;

- назви підприємства, установи, організації, куди відряджений працівник;

- строку відрядження (але не більше 30 календарних днів);

- мети відрядження;

- порядку відшкодування витрат, пов'язаних з відрядженням.

Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу про відрядження (додаток 3) після затвердження завдання на відрядження (додаток 4), кошторису витрат (додаток 5), в якому визначаються:

- мета виїзду та пункт призначення;

- термін перебування за кордоном (але не більше 60 календарних днів);

- умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом);

- порядок відшкодування витрат, пов'язаних з відрядженням.

2.5. Бланк наказу про відрядження заповнює працівник, який відбуває у відрядження, та підписує відповідно Міністр, перші заступники та заступники Міністра.

2.6. Не може бути направлений у відрядження та виданий аванс працівнику, який не відзвітував про витрачені кошти в попередньому відрядженні.

2.6. Посвідчення про відрядження оформляє працівник, який відбуває у відрядження (додаток 6) та підписує відповідно Міністр, перші заступники та заступники Міністра.

2.7. У відмітках про вибуття та прибуття з відрядження зазначають дати прибуття та вибуття, які повинні відповідати датам, у проїзних документах (квитки на потяг, літак, автобус тощо).

2.8. Посвідчення про відрядження є основним документом, який є підставою для відшкодування працівникові добових витрат, фінансування яких здійснюють за рахунок Міністерства.

3.1. Бланки документів про відрядження (додатки 1, 2, 3, 4, 5, 6) видає загальний відділ (Кініченко П. М.).

Загальний відділ (Кініченко П. М.) реєструє у відповідних журналах (додаток 7) наказ та посвідчення про відрядження після підписання.

3.2. Працівник, що відбуває у відрядження, не пізніше ніж за 2 доби до вибуття подає Управлінню фінансування, обліку та звітності документи про відрядження для виплати йому грошового авансу на відрядження.

4.1. Установити, що забороняються службові відрядження за кордон працівників Міністерства за рахунок підприємств, установ, організацій України або іноземних держав, приватних осіб. Це правило не поширюється на випадки, коли посадові особи здійснюють службові відрядження за кордон до міжнародних організацій, згідно з міжнародними договорами України або за домовленістю між органами виконавчої влади України та відповідними органами іноземних держав на підставі Указу Президента України "Про службові відрядження за кордон посадових осіб органів державної виконавчої влади".

4.2. У разі направлення працівника у відрядження за рахунок коштів Міністерства грошовий аванс виплачують виходячи з вартості проїзду, граничних норм відшкодування витрат на наймання жилого приміщення та установлених згідно із законодавством норм добових витрат. Підтверджуючими документами при цьому є розрахункові документи (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо) відповідно до Законів України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" та "Про оподаткування прибутку підприємств".

4.3. У разі направлення працівника у відрядження частково за рахунок приймаючої сторони грошовий аванс видають лише на відшкодування витрат, передбачених за рахунок коштів Міністерства.

4.4. У разі направлення працівника у відрядження повністю за рахунок приймаючої сторони грошовий аванс не видають.

4.5. Службову записку та наказ про відрядження працівник передає в управління фінансування, бухгалтерського обліку та звітності, а посвідчення про відрядження залишає у себе на період відрядження для відміток про вибуття та прибуття з відрядження.

4.6. При порушенні зазначеного в пункті 3.2 терміну подання документів, відшкодування витрат на відрядження проводять після прибуття з відрядження та надання авансового звіту з додаванням відповідних документів.

4.7. Відшкодування добових витрат, пов'язаних з перевищенням терміну перебування у відрядженні в межах України та затверджених граничних норм на наймання жилого приміщення, окремих витрат на проїзд проводять на підставі письмового пояснення та дозволу першого заступника Міністра - керівника апарату.

При відрядженні за кордон фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення, на проїзд та службові телефонні переговори проводять на підставі письмового пояснення та дозволу Міністра або першого заступника Міністра - керівника апарату (у випадку відсутності Міністра).

4.8. Рахунків (квитанцій) на наймання жилого приміщення у приватних підприємців, не оформлених у встановленому порядку, до оплати не приймають.

4.9. Працівникам Міністерства, які направляються у відрядження за рахунок коштів бюджету, за наявності підтвердних документів відшкодовуються витрати:

- на проїзд (включаючи перевезення багажу) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження;

- на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більше як 10 відсотків норм добових витрат для країни, куди відряджається працівник;

- на бронювання місць у готелях у розмірах не більше як 50 відсотків вартості місця за добу;

- на користування постільними речами в поїздах;

- на користування у готелях холодильником і телевізором;

- на комісійні у разі обміну валюти.

Відшкодування витрат на службові телефонні переговори проводиться в розмірах, погоджених з керівником.

Витрати на проїзд працівників Міністерства у м'якому вагоні, в каютах, що оплачуються за 1 - 4 групою тарифних ставок, на суднах морського флоту, в каютах 1 і 2 категорії на суднах річкового флоту, повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу, фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення та на перевезення понад 30 кілограмів багажу відшкодовуються в кожному випадку з дозволу керівника згідно з підтвердними документами.

Витрати у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені оригіналами відповідних документів (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.

Витрати у зв'язку з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу Міністра або першого заступника Міністра - керівника апарату лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження) тощо, при наявності документа, що підтверджує витрати.

5.1. Після повернення з відрядження в межах України працівники, які отримали під звіт готівкові кошти на відрядження, та працівники, які не отримували зазначені кошти до вибуття у відрядження, повинні не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження для здійснення остаточного розрахунку подати управлінню фінансування, бухгалтерського обліку та звітності авансовий звіт за встановленою формою про фактично витрачені кошти та пронумеровані оригінали таких документів:

а) посвідчення про відрядження з відмітками про вибуття та прибуття, завірені печаткою, яку використовують у своїй господарській діяльності організації для засвідчення підпису службової особи, якою було здійснено реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього.

Посвідчення про відрядження з виправленнями дат вибуття та прибуття приймають за скріпленим печаткою підписом службової особи, яка здійснює реєстрацію працівників, які вибувають та прибувають з відрядження;

б) оригінали квитків на проїзд та інших проїзних документів (квитанції щодо оплати постільних речей тощо);

в) оригінал рахунку (квитанції) на наймання жилого приміщення з чіткою печаткою організації, штампом "сплачено" та фіскальним чеком або квитанцією до прибуткового касового ордера;

г) дозвіл першого заступника Міністра - керівника апарату на відшкодування витрат понад встановлені норми на наймання жилого приміщення та на оплату добових витрат при перевищенні терміну перебування у відрядженні.

Після повернення з відрядження з-за кордону працівники, які отримали під звіт готівкові кошти на відрядження, та працівники, які не отримували зазначені кошти до вибуття у відрядження, повинні не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження для здійснення остаточного розрахунку подати Управлінню фінансування, обліку та звітності авансовий звіт за встановленою формою про фактично витрачені кошти та пронумеровані оригінали таких документів:

а) посвідчення про відрядження з відмітками про вибуття та прибуття, завірені печаткою, яку використовують у своїй діяльності підприємства, установи, організації для засвідчення підпису службової особи, якою було здійснено реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього.

Посвідчення про відрядження з виправленнями дат вибуття та прибуття приймають за скріпленим печаткою підписом службової особи, яка здійснює реєстрацію працівників, які вибувають та прибувають з відрядження;

б) оригінал квитків на проїзд та інші проїзні документи (квитанції щодо оплати постільних речей, на перевезення багажу тощо);

в) оригінал рахунків (квитанцій) на наймання жилого приміщення, на бронювання місць у готелях та отримання побутових послуг з чітким підтвердженням оплати таких рахунків (квитанцій) та розміру сплачених коштів;

г) дозвіл Міністра або першого заступника Міністра - керівника апарату (у випадку відсутності Міністра) на відшкодування витрат понад встановлені норми на наймання житлового приміщення, на проїзд та службові телефонні переговори;

д) завірені відділом кадрів або канцелярією ксерокопії сторінок закордонного паспорта з прізвищем відрядженого працівника, відмітками про перетин кордону і візою країни відрядження (у разі відрядження до країн, з якими встановлено візовий режим).

5.2. При перебуванні у відрядженні повністю за рахунок приймаючої сторони наказ і посвідчення про відрядження з відповідними відмітками працівник подає управлінню фінансування, обліку та звітності не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження.

5.3. Якщо працівник, який перебував у відрядженні, повертає суму надміру витрачених коштів пізніше граничного терміну (пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження), але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного терміну, то особа, що надала такі суми, нараховує штраф у розмірі 15 відсотків суми таких надміру витрачених коштів.

5.4. Якщо працівник, що перебував у відрядженні, не повертає суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний термін (пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження), то така сума підлягає оподаткуванню (відповідно пункту 7.1 статті 7 Закону України "Про податок з доходів фізичних осіб" за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку та нарахуванню штрафу у розмірі 15 відсотків суми таких надміру витрачених коштів. Якщо у майбутніх податкових періодах платник податку повертає суму надміру витрачених коштів або вона стягується з такого платника податку за рішенням суду, перерахунок податкових зобов'язань такого платника податку не здійснюється, а сума штрафу не відшкодовується.