З метою зміцнення виконавської дисципліни та вдосконалення системи контролю за нею

1. Затвердити Порядок організації та здійснення контролю за виконанням документів у Державній митній службі України (далі - Порядок), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів Держмитслужби забезпечити вивчення та неухильне виконання вимог цього Порядку підпорядкованим особовим складом.

3. Керівникам регіональних митниць, митниць, спеціалізованих митних установ та організацій привести в місячний строк власні нормативно-правові акти у відповідність до цього наказу.

4. Уважати таким, що втратив чинність, розділ 6 Інструкції з діловодства в митній службі України, затвердженої наказом Держмитслужби від 28.12.2002 N 747.

5. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника Голови Служби Гутника А.Є.

1.1. Цей Порядок визначає організацію та здійснення контролю за дотриманням строків і повнотою виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами й дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, строків, установлених для вирішення питань, що порушені в листах Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, голів комітетів Верховної Ради України і депутатських фракцій, запитах і зверненнях народних депутатів України, інших органів державної влади, а також наказами Держмитслужби, дорученнями, розпорядженнями та протокольними рішеннями нарад її керівництва (далі - контрольні документи).

1.2. Контроль за своєчасністю та повнотою виконання контрольних документів здійснюється відповідно до вимог Митного кодексу України, Законів України "Про прокуратуру", "Про Службу безпеки України", "Про статус народного депутата України", "Про комітети Верховної Ради України", "Про звернення громадян", "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами", Положення про контроль за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України, затвердженого Указом Президента України від 19.02.2002 N 155 (в редакції Указу від 26.07.2005 N 1132/2005) , Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153 (зі змінами), Регламенту Кабінету Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18.07.2007 N 950 (зі змінами), та цього Порядку.

1.3. Основними завданнями контролю за виконанням документів у Держмитслужбі є:

забезпечення своєчасного та якісного виконання всіх завдань, поставлених в контрольних документах, запобігання можливим недолікам в організації виконання контрольних документів та ризикам несвоєчасного їх виконання;

удосконалення та підвищення ефективності системи контролю, відповідальності посадових осіб за стан виконавської дисципліни.

1.4. Контролю підлягають зареєстровані документи, у яких містяться питання чи прохання, що потребують вирішення та у дорученнях до яких установлені відповідні завдання.

1.5. Контроль покладається на:

Управління справами - за своєчасністю та повнотою виконання контрольних документів;

Департамент організаційно-інформаційного забезпечення діяльності Голови Служби - за виконанням рішень колегій та планів роботи Держмитслужби;

Управління правового забезпечення - за виконанням документів процесуального характеру (позовних заяв, рішень, ухвал та постанов судів, судових повісток, повідомлень і викликів до судів тощо), пов'язаних з представництвом інтересів Держмитслужби в судах.

1.6. Організацію та координацію роботи щодо здійснення контролю за виконанням контрольних документів здійснює один із заступників Голови Служби відповідно до розподілу функціональних повноважень.

1.7. Безпосередній контроль за своєчасністю і повнотою виконання контрольних документів здійснює сектор контролю виконання доручень вищих органів влади та Голови Служби Управління справами (далі - сектор контролю).

1.8. Структурні підрозділи Держмитслужби самостійно здійснюють контроль за виконанням вхідних документів, які надійшли керівництву підрозділів та були зареєстровані в цих підрозділах.

1.9. Відповідальність за своєчасність і повноту виконання контрольних документів у структурних підрозділах Держмитслужби несуть керівники цих підрозділів, а безпосередній контроль здійснюють посадові особи, відповідальні за ведення діловодства.

1.10. Посадові особи структурних підрозділів Держмитслужби, відповідальні за ведення діловодства:

уносять до реєстраційних карток резолюції керівництва структурних підрозділів Держмитслужби та зміни до них;

щоденно здійснюють моніторинг виконання контрольних документів та готують керівнику підрозділу відповідну інформацію;

за 2-3 дні до закінчення строку виконання контрольних документів попереджують безпосередніх виконавців про його наближення;

надають до сектору контролю не пізніше наступного дня після виконання контрольних документів інформацію чи матеріали про їх виконання для зняття цих документів з контролю;

щотижня, в день отримання, надають керівникам структурних підрозділів Держмитслужби інформацію про наближення термінів виконання контрольних документів та переліки контрольних документів, які не виконані в установлені терміни, підготовлені Управлінням справами.

Відповідні функції вносяться до посадових інструкцій посадових осіб, відповідальних за ведення діловодства в структурних підрозділах Держмитслужби.

1.11. Відповідальність за виконання контрольних документів покладається на підрозділи (посадових осіб), що зазначені в розпорядчому документі (наказі, дорученні, рішенні тощо) або резолюції керівника. Якщо виконання контрольного документа покладено на декілька підрозділів (посадових осіб), то відповідальним за організацію виконання є той підрозділ (посадова особа), що в резолюції зазначений першим або окремо визначений (далі - головний виконавець).

1.12. Відповідальність за належну підготовку документів, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Кабінету Міністрів України, запитами та зверненнями народних депутатів України, покладається на заступників Голови Держмитслужби відповідно до розподілу функціональних повноважень, інших документів - на керівників структурних підрозділів Держмитслужби.

2.1. Строком є певний період у часі, зі спливом якого пов'язана дія чи подія, яка має юридичне значення.

2.2. Терміном є певний момент у часі, з настанням якого пов'язана дія чи подія, яка має юридичне значення.

2.3. Перебіг строку починається з наступного дня після відповідної календарної дати або настання події, з якими пов'язано його початок, і закінчується в останній день відповідного строку.

Якщо останній день строку виконання контрольного документа припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, то днем завершення строку вважається перший за ним робочий день.

2.4. Строки виконання контрольних документів, які надійшли з органів влади вищого рівня, обчислюються в календарних днях від дати їх підписання (затвердження, набрання чинності), в інших випадках - від дати їх надходження до Держмитслужби.

2.5. Контрольні документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну/строку виконання. Терміни/строки виконання можуть бути зазначені в самому документі, визначені резолюціями керівництва або встановлені актами законодавства. Перелік основних контрольних документів, строки виконання яких встановлені актами законодавства, наведено в додатку до цього Порядку.

2.6. Контрольні документи, строки виконання яких не встановлено законодавчими актами та в яких не зазначено конкретних строків чи термінів виконання, повинні бути опрацьовані протягом 30-ти календарних днів.

2.7. Контрольні документи, що надійшли з органів влади вищого рівня з позначкою "Терміново", виконуються протягом 7-ми робочих днів від дати їх підписання (затвердження), інші з такою позначкою - протягом 7-ми робочих днів від дати надходження. Контрольні документи з позначкою "Негайно" чи "Невідкладно" - аналогічно протягом 3-х календарних днів.

Телеграми, у яких порушуються питання , що потребують негайного вирішення, виконуються протягом 2-х днів, решта - протягом 10 днів.

2.8. Доповідь керівництву на виконання доручень з позначками "Терміново доповісти" чи "Терміново переговорити" повинна бути здійснена протягом 2-х календарних днів, а з позначками "Доповісти", "Доповісти особисто", "Переговорити" - протягом 4-х календарних днів, про що особа, яка надала такі доручення, вчиняє напис на оригіналі доручення.

2.9. Термін виконання контрольного документа може бути змінений лише посадовою особою, яка його встановила, а в разі її відсутності - посадовою особою, що її заміщує.

2.10. Контрольні документи, які потребують періодичного виконання, після виконання за першим терміном можуть бути передані для здійснення подальшого контролю до відповідних структурних підрозділів Держмитслужби з позначкою про це в контрольній картці.

2.11. У разі потреби, строки виконання контрольних документів можуть бути продовжені на аргументоване прохання виконавця, яке подається відповідно до вимог Порядку підготовки документів про перенесення строків виконання актів, доручень Президента України, рішень і доручень Кабінету Міністрів України структурними підрозділами Державної митної служби України, затвердженого наказом Держмитслужби від 08.08.2003 N 540.