У зв'язку з численними зверненнями до ВАК України щодо труднощів, які виникають при підготовці та поданні електронних варіантів матеріалів атестаційних справ, та з метою удосконалення процесу приймання атестаційних документів у ВАК України

1. Спеціалізованим ученим радам вжити необхідних заходів щодо підвищення якості підготовки електронних варіантів матеріалів атестаційних справ, забезпечити здобувачів необхідними технічними та програмними засобами, консультативною допомогою фахівців.

2. Вченим секретарям спеціалізованих учених рад під час комплектування атестаційних справ особисто перевіряти гнучкі магнітні диски з електронними варіантами документів на відповідність наявних у них файлів вимогам Інструкції про порядок підготовки та подання електронних варіантів матеріалів дисертаційних справ, затвердженої наказом ВАК України від 23.10.1997 р. N 559 ("Бюлетень ВАК України", 1997, N 4) та доповнень до неї ("Бюлетень ВАК України", 1998, N 2 та "Бюлетень ВАК України", 1999, N 6).

3. Перевірку та внесення в разі необхідності виправлень до електронних варіантів матеріалів атестаційних справ здійснювати силами штатних працівників ВАК України безкоштовно.

4. Затвердити зміни та доповнення до Інструкції про порядок підготовки та подання електронних варіантів матеріалів атестаційних справ. (Додаються).

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника голови ВАК України М.Ф.Степка.

У зв'язку з тим, що при підготовці здобувачами електронних варіантів документів атестаційних справ виникають певні труднощі, які призводять до непорозумінь під час приймання дисертацій та атестаційних справ, ВАК України вважає за необхідне довести до відома спеціалізованих учених рад і здобувачів таку допоміжну інформацію.

Як показує аналіз, здобувачі припускають багато помилок при підготовці файла form 13.xls за допомогою електронної таблиці Excel. Основні з них такі:

1. Ім'я файла вводиться неправильно. В імені файла після "form" перед "13" часто вводять символ пропуску.

2. Часто інформацію вводять до кількох рядків таблиці Excel. Дані повинні вводитися в один рядок з номером 1 і в колонки з номерами від A до CF. Тоді інформація вводиться до одного запису бази даних. Для переходу від колонки до колонки слід користуватися клавішею з правою стрілкою, а не клавішею Enter. Клавіша Enter породжує нові рядки, а кожний рядок завантажується в окремий запис бази даних, тоді як атестаційній справі одного здобувача відповідає тільки один запис у базі даних.

3. Не потрібно форматувати колонки, в які вводяться дати або числа. Всі дані вводяться у текстовому форматі, який використовується в Excel за замовчуванням. Особливу увагу потрібно звернути на поле "Шифр спеціальності". Excel часто перед двома останніми цифрами шифру вводить 19 або 20, сприймаючи шифр спеціальності як дату. В цьому випадку потрібно відформатувати зміст колонки F як текст і ввести потрібні дані.