Затвердити Положення про департамент документального забезпечення як самостійний структурний підрозділ Міністерства економічного розвитку і торгівлі України, що додається.

1.1. Департамент документального забезпечення (далі - департамент) є самостійним структурним підрозділом центрального апарату Міністерства економічного розвитку і торгівлі України (далі - Мінекономрозвитку).

1.2. Головною метою діяльності департаменту є встановлення єдиного порядку роботи з документами, організація діловодства в Мінекономрозвитку із застосуванням сучасних автоматизованих систем та методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Міністерства, а також забезпечення реалізації права кожного на доступ до публічної інформації та можливості участі громадян України в управлінні державними і громадськими справами.

1.3. Департамент у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, наказами Мінекономрозвитку, цим Положенням та дорученнями керівництва Міністерства.

1.4. Структура та чисельність департаменту визначаються відповідно до структури та штатного розпису Мінекономрозвитку.

1.5. До складу департаменту входять такі структурні підрозділи:

відділ внутрішньої та вихідної кореспонденції;

відділ вхідної кореспонденції;

відділ організаційно-методичного забезпечення діловодства та архіву;

відділ організації документообігу;

відділ доступу до публічної інформації та розгляду звернень громадян;

сектор опрацювання документів з грифом "Для службового користування".

1.6. Основні завдання, функції та права структурних підрозділів, що входять до складу департаменту, визначаються у положеннях про них.

1.7. Департамент використовує у своїй роботі печатки і штампи із зазначенням найменування Міністерства, які видаються його працівникам для використання в роботі під особисту відповідальність і розпис.

Основними завданнями департаменту є:

забезпечення реалізації державної політики з питань діловодства та архівної справи в межах своєї компетенції;

забезпечення організації документообігу від моменту надходження (створення) документів до передачі їх в архів чи знищення;

приймання і реєстрація вхідної кореспонденції та реєстрація і відправлення вихідної кореспонденції, у тому числі документів з обмеженим доступом з грифом "Для службового користування";

попередній розгляд, опрацювання, розподіл та передавання вхідної кореспонденції разом з проектами резолюцій на розгляд керівництву Міністерства та доведення її до структурних підрозділів;

забезпечення впровадження та контроль за дотриманням вимог інструкцій з діловодства структурними підрозділами Мінекономрозвитку;

проведення перевірок стану діловодства в структурних підрозділах Мінекономрозвитку та на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери управління Мінекономрозвитку;

здійснення контролю за своєчасним розглядом та проходженням документів у Мінекономрозвитку;

облік, видача та контроль за використанням бланків Мінекономрозвитку та бланків Урядових уповноважених;

ведення обліку всіх печаток та штампів, що використовуються в роботі структурними підрозділами Мінекономрозвитку, їх щорічне звіряння в установленому порядку;

засвідчення в установленому порядку копій документів та власноручних підписів працівників Міністерства;

підготовка та опрацювання проектів нормативно-правових актів з питань діловодства та архівної справи, з питань забезпечення реалізації громадянами України наданого їм Конституцією України права участі в управлінні державними і громадськими справами, розроблення проектів наказів Міністерства з питань, що належать до компетенції департаменту;

реєстрація та облік наказів Мінекономрозвитку з основної діяльності та адміністративно-господарських питань, їх доведення до структурних підрозділів Міністерства згідно з розрахунком розсилки, складеним виконавцем;

участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в Мінекономрозвитку;

забезпечення дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

проведення аналізу інформації про документообіг;

організація експертизи цінності документів Мінекономрозвитку, що накопичуються в процесі його діяльності, у тому числі документів з обмеженим доступом з грифом "Для службового користування";

організація збереження та формування архівного фонду Мінекономрозвитку та користування ним;

проведення навчання з питань діловодства в Міністерстві;

організація в установленому порядку доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Мінекономрозвитку;

об'єктивний і всебічний розгляд звернень громадян - заяв та пропозицій з питань, що належать до компетенції Мінекономрозвитку, у визначений законодавством термін;

забезпечення інформаційної підтримки рубрик "Доступ до публічної інформації", "Звернення громадян" та "Зворотний зв'язок" на офіційному веб-сайті Мінекономрозвитку в мережі Інтернет;

забезпечення оперативного опрацювання та надання у визначені терміни відповідей за запитами на публічну інформацію, що надходять від фізичних та юридичних осіб, об'єднань громадян без статусу юридичної особи;

забезпечення моніторингу розгляду звернень громадян, здійснення аналізу причин звернень, підготовка Секретаріату Кабінету Міністрів України та керівництву Міністерства аналітичних довідок про стан роботи зі зверненнями громадян у звітному періоді;

організація особистого прийому громадян Міністром економічного розвитку і торгівлі України через приймальню громадян Кабінету Міністрів України згідно з Порядком організації та проведення особистого прийому громадян у Кабінеті Міністрів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2010 № 924;

організація роботи громадської приймальні Мінекономрозвитку;