На виконання Указу Президента України від 26 липня 2005 р. N 1132/2005 "Питання контролю за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України" та доручення Кабінету Міністрів України від 11.08.2005 N 42364/1/1-05

1. Затвердити: Інструкцію з організації та здійснення контролю за виконанням завдань, визначених актами законодавства, дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України в Міністерстві охорони здоров'я України (додається).

2. Вважати Інструкцію по організації та здійсненню контролю за виконанням контрольних доручень в апараті Міністерства охорони здоров'я України, яка затверджена пунктом 1 наказу МОЗ України від 14.05.2003 N 214 "Щодо вдосконалення моніторингу за виконанням завдань, визначених актами законодавства, дорученнями Кабінету Міністрів України, актами та дорученнями Президента України", пункти 3 та 4 зазначеного наказу такими, що втратили чинність.

3. Першому заступнику Міністра, заступникам Міністра, керівникам структурних підрозділів Міністерства:

3.1. Забезпечити виконання Інструкції з організації та здійснення контролю за виконанням завдань, визначених актами законодавства, дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України в Міністерстві охорони здоров'я України.

3.2. Взяти до уваги, що діяльність Сектору контролю апарату не звільняє керівників структурних підрозділів від здійснення контролю за якістю та своєчасністю виконання контрольних доручень.

3.3. Постійно сприяти удосконаленню системи контролю у підпорядкованих підрозділах.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника Міністра Ханенко С.М.

1.1. Мета контролю:

забезпечення високої ефективності, якості та чіткого виконання завдань, визначеними актами законодавства, дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, особистих рішень та доручень керівництва.

1.2. Завдання контролю:

забезпечення високого рівня виконавської дисципліни в Міністерстві охорони здоров'я України (далі - Міністерство) шляхом підвищення якості та своєчасного виконання встановлених завдань;

своєчасне виявлення відхилень у строках та якості виконання документів, а також винних у порушенні строків та якості виконання.

1.3. Функції контролю:

облік завдань, що підлягають контролю, розробка, затвердження та впровадження системи контролю;

призначення та підготовка відповідальних за контроль виконання документів в усіх підрозділах Міністерства;

взяття на контроль, систематичний моніторинг за фактичним виконанням завдань, що потребують контролю; впровадження заходів щодо своєчасного та якісного виконання доручень, розгляд пропозицій щодо зняття з контролю;

періодичний аналіз стану та результату виконання взятих на облік контрольних завдань; впровадження заходів щодо удосконалення системи контролю та поліпшення виконавської дисципліни.

1.4. Контроль за виконанням завдань здійснюється згідно з законодавством України, рішеннями Уряду України, наказами МОЗ України, Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України, а також цією Інструкцією.

1.5. Відповідальність щодо організації контролю в Міністерстві несуть: Міністр, перший заступник, заступники, начальники департаментів, управлінь та самостійних відділів та секторів, начальник сектору контролю апарату.

1.6. Обов'язковому контролю за своєчасним та якісним виконанням підлягають завдання, що визначені такими документами:

законами та постановами Верховної Ради України, у запитах та зверненнях народних депутатів України, указами, розпорядженнями Президента України;

дорученнями Президента України;

актами та дорученнями Кабінету Міністрів України. Крім цього, контролю підлягають інші завдання згідно з дорученням керівництва.

1.7. Вимоги до документів, які підлягають контролю:

1.7.1. Документ, який підлягає контролю (далі - документ), має реєстраційну відмітку на правому нижньому полі документа та відмітку щодо контролю на лівому полі ("КОНТРОЛЬ").

1.7.2. У документі резолюцією керівництва повинні бути визначені завдання, які підлягають виконанню, строки їх виконання, відповідальні.

1.8. Відповідальність за виконання несуть особи, які визначені у дорученні керівництва (резолюція).

У тих випадках, коли документ виконується кількома особами, відповідальним за організацію виконання є перший, вказаний у дорученні (резолюції).

1.9. Строки виконання завдань у документі:

1.9.1. Строки виконання завдань у документі і строки надання інформації про виконання вказуються в тексті документа або у дорученні згідно з резолюцією керівника. На ряд документів згідно з переліком (додатки N 1, 2) встановлено типові строки їх виконання.

Якщо вказаний у резолюції строк виконання документа відрізняється від типового, приймається вказаний строк.

1.9.2. Строк виконання завдань у документі обчислюється з дня його реєстрації, а для вхідних документів - з дня надходження до Міністерства.

1.9.3. Встановлення нового строку виконання подовжується виконавцем не менш як за 10 днів до встановленого раніше строку виконання лише за згодою органу чи особи, яка його встановила, після пред'явлення виконавцем підстав для подовження строку виконання (додаток N 3).

Про зміни строку виконання подається інформація у той же день до Сектору контролю апарату.

1.10. Для здійснення контролю за виконанням завдань застосовується реєстраційно-контрольна картка для кожного завдання документа.

Оперативний моніторинг виконання завдань у документі здійснюється із застосуванням комп'ютерної техніки.

1.11. Документ вважається виконаним і знімається з контролю тоді, коли фактично виконано передбачені в ньому завдання, підготовлено письмову відповідь і про виконання оперативно повідомлено Сектор контролю апарату.

Рішення про зняття з контролю приймається керівником після оцінки виконання завдання у термін - не більше тижня (документ візується).

Про зняття документа з контролю з обгрунтованими пропозиціями до керівництва виходять відповідальні виконавці.

На виконаному документі та реєстраційно-контрольній картці відзначається виконання документа та зняття з контролю.

1.12. На підставі аналізу даних контролю виконання при необхідності розробляються заходи щодо підвищення виконавської дисципліни.

2.1. До системи контролю входять:

2.1.1. Міністр, перший заступник, заступники, які організовують роботу щодо виконання законів України, постанов та доручень Верховної Ради України, указів, розпоряджень, доручень Президента України, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України та відповідних документів в міністерстві; приймають рішення про взяття на контроль та зняття з контролю виконаних документів (доручень).

2.1.2. Начальники департаментів, управлінь та самостійних відділів та секторів, які несуть особисту відповідальність за виконання документів, організовують контроль за виконанням в підрозділах.

Для здійснення контролю за виконанням завдань, передбачених актами законодавства, актами та дорученнями Президента України та Уряду, строк виконання яких перевищує один місяць, керівниками розробляється План контролю.

План контролю містить:

1) назву структурного підрозділу міністерства або посадової особи, яка здійснюватиме організацію виконання завдання, яке визначене у документі;

2) перелік відповідних заходів і строки їх здійснення;

3) узагальнення та аналіз відповідних заходів з підготовкою відповіді про виконання завдання.

2.1.3. Завідуючий Сектором контролю, який здійснює свої функції згідно з Положенням про сектор.

2.1.4. Відповідальний виконавець, який особисто чи із залученням інших виконавців організує вчасне виконання завдання.

2.1.5. Комп'ютерна техніка забезпечує накопичення інформації щодо обліку та виконання контрольних доручень.

3.1. Взяття на контроль:

документи, що підлягають контролю, надходять для реєстрації та попереднього розгляду до загального відділу Управління справами згідно з інструкцією з діловодства міністерства (наказ N):

3.1.1. Кожен документ ставиться на облік у загальному відділі Управління справами.

3.1.2. Після реєстрації документи у день надходження направляються на розгляд керівництву міністерства загальним відділом Управління справами.

3.1.3. Розглянуті (з резолюцією) керівництвом документи повертаються до загального відділу Управління справами, де відбираються для контролю і направляються до Сектору контролю апарату.

3.1.4. Сектор контролю апарату заводить на контрольні завдання у документах контрольну картку та ставить її на автоматизований облік згідно з резолюцією керівництва та типовими строками виконання.

3.1.5. Сектор контролю протягом доби доводить інформацію до структурних підрозділів щодо отримання відповідних завдань у секторі контролю для подальшого їх виконання.

3.1.6. Сектор контролю апарату здійснює моніторинг організації контролю за виконанням із застосуванням комп'ютерної техніки.

3.2. Контроль за виконанням завдань у документах:

3.2.1. Своєчасність виконання завдань у документах забезпечується направленням щотижня робочих планів по виконанню контрольних завдань з перспективою на тиждень до керівництва та підрозділів міністерства.

3.2.2. Для попередження порушення строків виконання (моніторинг) у структурні підрозділи за 7 або 5 днів надходять письмові нагадування (реєстраційні картки) щодо закінчення терміну виконання завдань (в оперативному порядку нагадується по телефону).

3.2.3. Виконавець повинен інформувати за запитом спеціалістів Сектору контролю апарату про хід та стан виконання контрольних завдань документів.

3.2.4. Завідуючий сектором контролю апарату інформує Міністра, першого заступника та його заступників щодо порушення виконавської дисципліни шляхом подання щотижневих оперативних інформацій, виконує інші функції з організації контролю за виконанням контрольних доручень згідно з Положенням про сектор контролю апарату.

3.3. Зняття документів з контролю:

3.3.1. Зняття з контролю здійснюється після подання до сектору контролю апарату листів та матеріалів з інформацією щодо виконаних завдань, які завізовані керівництвом.

3.3.2. Спеціаліст сектору контролю апарату заносить в контрольну картку інформацію, що характеризує документ (номер документа, дату, адресу направлення, хто завізував документ), дані про виконавця (прізвище, телефон) та короткий зміст.

3.3.3. Після зняття з контролю завдання реєстраційно-контрольна картка передається до облікової картотеки у загальний відділ Управління справами.

3.4. Аналіз виконання документів:

Сектор контролю апарату щоквартально (або за дорученням керівництва):

3.4.1. Аналізує навантаження структурних підрозділів міністерства щодо кількості та обсягу виконаних контрольних доручень.

3.4.2. Порівнює структурні підрозділи щодо питомої ваги виконаних та виконаних з порушенням установлених термінів контрольних завдань та доручень.

3.4.3. Аналізує за встановленою формою та узагальнює результати ходу виконання контрольних завдань та доручень.

3.4.4. Аналізує ефективність діючої системи контролю за виконанням та дає пропозиції щодо її поліпшення.