Відповідно до Бюджетного кодексу України, частини другої статті 6 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" , Положення про організацію бухгалтерського обліку і звітності виконання державного та місцевих бюджетів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 21 жовтня 2013 року № 885, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 08 листопада 2013 року за № 1915/24447, та з метою організації ведення бухгалтерського обліку та складання звітності в органах Державної казначейської служби України

1. Затвердити Порядок організації роботи, функції та завдання структурних підрозділів органів Державної казначейської служби України з питань ведення бухгалтерського обліку та складання звітності (далі - Порядок), що додається.

2. Керівникам самостійних структурних підрозділів Державної казначейської служби України, начальникам головних управлінь Державної казначейської служби України забезпечити організацію роботи з ведення бухгалтерського обліку та складання звітності про виконання бюджетів відповідно до затвердженого Порядку.

3. Визнати таким, що втратило чинність, Положення про організацію бухгалтерського обліку і звітності виконання державного та місцевих бюджетів в органах Державного казначейства, затверджене наказом Державного казначейства України від 28.11.2000 № 119.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державної казначейської служби України Грицун Т.Г. та начальників головних управлінь Державної казначейської служби України.

1) Цей Порядок регламентує організаційні взаємовідносини, функції та завдання структурних підрозділів Державної казначейської служби України (далі - Казначейство України) та його територіальних органів з питань ведення бухгалтерського обліку та складання звітності про виконання державного та місцевих бюджетів, з урахуванням вимог Бюджетного кодексу України, Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" , національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку в державному секторі, Положення про організацію бухгалтерського обліку і звітності про виконання державного та місцевих бюджетів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 21 жовтня 2013 року № 885, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 08 листопада 2013 року за № 1915/24447, та інших нормативно-правових актів щодо ведення бухгалтерського обліку та складання звітності.

2) У цьому Порядку застосовуються терміни, визначені Бюджетним кодексом України та іншими нормативно-правовими актами, що регулюють питання ведення бухгалтерського обліку та складання звітності в Україні.

3) В органах Державної казначейської служби України (далі - органи Казначейства) ведуться бухгалтерський та управлінський обліки, які ґрунтуються на єдиній методологічній та інформаційній базі.

Бухгалтерський облік про виконання державного та місцевих бюджетів в органах Казначейства ведеться із застосуванням програмного забезпечення, за допомогою якого в автоматизованому режимі здійснюються накопичення, обробка, систематизація та передача інформації користувачам.

4) Облікова політика органів Казначейства базується на основних принципах бухгалтерського обліку, визначених у Законі України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" та національних положеннях (стандартах) бухгалтерського обліку в державному секторі, яких повинні дотримуватися органи Казначейства при веденні бухгалтерського обліку та складанні звітності.

5) На підставі принципу послідовності облікова політика передбачає постійне застосування обраної облікової політики. Облікова політика може змінюватися тільки, якщо зміна:

вимагається нормативно-правовими актами, що регулюють питання ведення бухгалтерського обліку та складання звітності в Україні;

приводить до того, що звіти надають більш доступну та прозору інформацію про вплив операцій, інших подій або умов на стан виконання бюджетів, результати виконання бюджетів або рух грошових потоків.

Зміна облікової політики повинна бути обґрунтована і розкрита у звітності про виконання бюджетів.

Не вважається зміною в обліковій політиці:

нова облікова політика щодо операцій, які не є суттєвими;

нова облікова політика щодо операцій, які відрізняються по суті від попередніх і не здійснювалися раніше.

Нова облікова політика застосовується до подій та операцій з часу їх виникнення.

6) У Казначействі України та його територіальних органах для ведення бухгалтерського обліку та складання звітності про виконання бюджетів, а також інших операцій, які здійснюються через рахунки, відкриті в Казначействі України і органах Казначейства та не пов'язані з операціями про виконання бюджетів, створюються структурні підрозділи з питань ведення бухгалтерського обліку та складання звітності. Керівник структурного підрозділу з питань ведення бухгалтерського обліку є головним бухгалтером.

Працівникам структурних підрозділів з питань ведення бухгалтерського обліку та складання звітності надається право відповідальних виконавців, яким доручається особисто підписувати документи за визначеною групою операцій.

Бухгалтерські операції можуть виконувати працівники інших структурних підрозділів органу Казначейства, якщо це передбачено їх функціональними (посадовими) обов'язками.

Бухгалтерські операції оформлюються у вигляді бухгалтерських проведень. Одна бухгалтерська операція може бути відображена у бухгалтерському обліку однією або декількома бухгалтерськими проведеннями. Бухгалтерська операція має дату, назву та інші параметри.

7) Для обмеження ризиків при виконанні бухгалтерських операцій необхідно враховувати:

а) розподіл обов'язків та повноважень щодо здійснюваних операцій:

визначення переліку бухгалтерських та управлінських операцій;

список осіб, уповноважених на підписання документів;

делегування повноважень;

б) виконання операцій:

бухгалтерська обробка;

технічна обробка;

в) контроль операцій:

контроль повноважень;

контроль технічної та бухгалтерської обробки даних (до використання коду доступу до обробки даних та після виявлення помилки).

8) Головний бухгалтер у своїй роботі керується цим Порядком та нормативно-правовими актами, що регламентують бюджетний процес, ведення бухгалтерського обліку і складання звітності.

9) Головний бухгалтер здійснює організаційні заходи щодо впровадження та реалізації в структурних підрозділах органу Казначейства визначеної облікової політики.

10) Головний бухгалтер забезпечує:

дотримання єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку;

організацію контролю за відображенням у бухгалтерському обліку всіх операцій про виконання бюджетів та інших клієнтів, які здійснюються органом Казначейства;

складання і подання для консолідації у встановлені строки фінансової та бюджетної звітності про виконання бюджетів.

11) Головний бухгалтер підписує фінансову та бюджетну звітність про виконання бюджетів.

Консолідовану фінансову та бюджетну звітність підписують керівник (заступник керівника) органу Казначейства та керівник відповідного структурного підрозділу органу Казначейства.

12) Головний бухгалтер має право вимагати від структурних підрозділів органу Казначейства та підвідомчих органів забезпечення організації бухгалтерського обліку і контролю, дотримання встановленого порядку оформлення, подання до обліку первинних документів і здійснення операцій з коштами бюджетів та інших клієнтів, надання пояснень щодо операцій, які викликають сумнів, а також має право вживати заходів для виправлення помилок у разі виявлення порушень.

На головного бухгалтера не можуть покладатися обов'язки щодо безпосереднього виконання бухгалтерських операцій.

13) Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх операцій про виконання бюджетів та інших клієнтів органами Казначейства у первинних документах, синтетичному обліку, регістрах бухгалтерського обліку та збереження протягом установленого строку оброблених документів, регістрів бухгалтерського обліку та звітності несе керівник органу Казначейства відповідно до законодавства.

14) Керівники органів Казначейства створюють необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку операцій з виконання бюджетів та інших клієнтів, забезпечують неухильне виконання всіма структурними підрозділами вимог щодо дотримання порядку оформлення та обліку первинних документів.

15) Підставою для відображення у бухгалтерському обліку бухгалтерських операцій в органах Казначейства є первинні облікові документи, які фіксують факти здійснення операцій. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних облікових документів можуть складатися зведені облікові документи.

Первинні облікові документи - це документи, створені в органах Казначейства у письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують операції про виконання державного та місцевих бюджетів. До таких документів відносяться меморіальні ордери, платіжні доручення та інші (далі - первинні документи).

Первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

16) Первинні документи, складені як у паперовій, так і в електронній формі, для надання їм юридичної сили повинні мати такі обов'язкові реквізити, які перевіряє відповідальний виконавець до введення їх в систему:

назву документа (форми);

номер та дату складання документа;

назву установи (організації, підприємства), від імені якої складений документ;

зміст операції (підставу для її здійснення) та одиницю її виміру;

суму операції (цифрами та прописом). Сума операції може бути відображена цифрами, за відсутності на документі суми прописом, якщо цей документ формується за допомогою програмного забезпечення в автоматизованому режимі або якщо це передбачено нормативними актами;

номери рахунків;

назву банку (отримувача та платника);

посади та підписи осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення з розшифровкою підписів (підтвердження підпису на документі в електронному вигляді здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП).

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача, та інші.

Первинні документи, які не містять обов'язкових реквізитів, є недійсними і не можуть бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку.

17) Первинний документ підписується уповноваженими особами особисто, а підписи можуть бути скріплені печаткою. ЕЦП накладається відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" і "Про електронний цифровий підпис".

Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

18) Операції органів Казначейства, які здійснюються без участі документів клієнтів, оформляються органом Казначейства згідно з вимогами цього Порядку та інших законодавчих та нормативно-правових актів.

19) Орган Казначейства приймає документи від клієнтів протягом операційного дня, в межах операційного часу, визначеного органом Казначейства, з урахуванням регламенту роботи системи електронних платежів Національного банку України.

Кошти списуються з рахунку клієнта тільки на підставі першого примірника меморіального документа. При застосуванні електронного документообігу оригіналом меморіального документа є електронний документ, створений за допомогою засобів криптографічного захисту інформації (далі - КЗІ), з використанням ЕЦП.

20) Усі первинні документи за поточний день підлягають підрахунку з отриманням підсумків, які звіряються з даними щоденного оборотно-сальдового балансу.

21) Головний бухгалтер вживає всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку.

22) Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку, а також за неправильне відображення операцій в регістрах бухгалтерського обліку несуть особи, які склали і підписали ці документи (регістри).

Відповідальність за взяття до обліку первинних документів, які суперечать законодавству, несуть особи, які їх ініціювали та підписали.

23) Інформація, що міститься у прийнятих до обліку документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов'язаних рахунках бухгалтерського обліку. Регістри синтетичного та аналітичного обліку ведуться на паперових носіях та/або в електронній формі.

24) Ведення синтетичного обліку забезпечується за допомогою рахунків Плану рахунків бухгалтерського обліку виконання державного та місцевих бюджетів (далі - План рахунків).

Синтетичний облік здійснюється на рівні класів, розділів, груп та рахунків IV порядку Плану рахунків і забезпечує отримання інформації про операції, які виконуються органом Казначейства і відображаються у звітності.

У синтетичному обліку всі операції відображаються в грошовій одиниці України.

25) Детальна інформація про кожного контрагента та кожну операцію фіксується на рівні аналітичного обліку на аналітичних рахунках. Дані аналітичних рахунків повинні бути тотожними відповідним рахункам синтетичного обліку. У разі виявлення розбіжностей між даними аналітичного обліку та відповідними даними синтетичного обліку відповідальними працівниками структурних підрозділів з питань ведення бухгалтерського обліку та складання звітності з'ясовуються їх причини та вживаються заходи щодо їх усунення.

26) В аналітичному обліку операції в іноземній валюті ведуться в подвійній оцінці: в іноземній валюті за її номіналом та в гривневому еквіваленті іноземної валюти, за офіційним валютним курсом, установленим Національним банком України до іноземних валют на дату операції.

27) Органи Казначейства ведуть такі обов'язкові регістри бухгалтерського обліку: щоденний оборотно-сальдовий баланс (додаток 1) та оборотно-сальдову відомість за аналітичними рахунками (додаток 2).

28) Щоденний оборотно-сальдовий баланс формується та роздруковується на паперових носіях щоденно, перевіряється відповідальним виконавцем і підписується керівником (заступником керівника) і головним бухгалтером (заступником головного бухгалтера) органу Казначейства.

У щоденному оборотно-сальдовому балансі відображаються обороти за дебетом і кредитом за день, вихідні та вхідні залишки за дебетом та кредитом за кожним рахунком з проміжним підсумком за рахунками другого та третього порядків. У щоденному оборотно-сальдовому балансі відображаються підсумки за кожним класом рахунків і загальний підсумок за всіма рахунками. Правильність складання щоденного оборотно-сальдового балансу та залишків контролюється рівністю дебетових і кредитових оборотів та залишків за дебетом та кредитом. Наявність такої рівності є обов'язковою умовою початку нового операційного дня в органі Казначейства.

В оборотно-сальдовій відомості відображаються обороти за дебетом і кредитом та вихідний залишок за звітний період за кожним аналітичним рахунком.

29) Звірка відповідності даних аналітичного обліку із даними синтетичного обліку проводиться відповідальними виконавцями шляхом перевірки даних рахунків оборотно-сальдової відомості даним відповідних рахунків щоденного оборотно-сальдового балансу. Звірка здійснюється не рідше одного разу на місяць.

При відсутності розбіжностей між даними оборотно-сальдової відомості та даними щоденного оборотно-сальдового балансу оборотно-сальдова відомість підписується відповідальним виконавцем та головним бухгалтером (заступником головного бухгалтера).

30) Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси, підлягають обов'язковій передачі до архіву.

Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку, що пройшли обробку, до передачі їх до архіву повинні зберігатися в самостійному структурному підрозділі з питань ведення бухгалтерського обліку та складання звітності у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Первинні документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.

Строк зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, бухгалтерської та іншої звітності в архіві органу Казначейства визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

31) Виписки з рахунків клієнтів, які обслуговуються в органі Казначейства, є підтвердженням виконаних за день операцій. Порядок надання клієнтам виписок із їх рахунків обумовлюється в договорах на здійснення розрахунково-касового обслуговування.

При застосуванні електронного документообігу виписки з рахунків клієнтів надаються відповідальним виконавцем органу Казначейства клієнтам в електронному вигляді, шляхом направлення засобами телекомунікаційного зв'язку із застосуванням засобів КЗІ та ЕЦП.

32) Інформація за рахунком (рахунками) клієнта (щодо операцій, стану рахунка, дати відкриття/закриття, його реквізитів тощо) надається тільки власникам, уповноваженим особам. Без згоди клієнта довідки третім особам з питань інформації за рахунком (рахунками) можуть бути надані лише у випадках, передбачених законодавством.

Станом на 1 січня органи Казначейства надають клієнтам виписки за всіма рахунками, в тому числі за рахунками, на яких залишки відсутні.

33) Дублікат виписки із рахунку видається клієнту тільки з письмового дозволу керівника органу Казначейства чи його заступника у порядку, визначеному законодавством. Дублікат виписки складається порядком дублювання (зняттям копії виписки із рахунку відповідного клієнта в електронній мережі), який засвідчується відповідальним виконавцем та головним бухгалтером (його заступником) і печаткою органу Казначейства, з відміткою зверху (Дублікат виписки за "___" ____________ 20__ р.). При видачі дубліката виписки на документі, поданому клієнтом, здійснюється надпис про його видачу, який скріпляється підписом головного бухгалтера (його заступника). Документи на видачу дублікатів виписок підшиваються і зберігаються окремо.

34) Порядок виправлення помилкових записів у бухгалтерському обліку залежить від часу виявлення їх у регістрах бухгалтерського обліку.

Помилкові записи, виявлені після відображення операцій в щоденному оборотно-сальдовому балансі, виправляються зворотними записами за рахунками, за якими зроблені неправильні записи (методом зворотного сторно) та проведенням за відповідними рахунками правильних записів.

Для здійснення виправних проведень оформляється бухгалтерська довідка, в якій зазначається: характер допущеної помилки (операція, яка повинна бути виправлена); кореспонденція рахунків, за якими здійснено помилкові записи; сума, на яку зроблено помилкові записи; кореспонденція рахунків, за якими необхідно здійснити правильні записи; сума, на яку необхідно здійснити правильні записи, та, у разі необхідності, інша додаткова інформація.

Бухгалтерська довідка підписується працівником, який склав довідку, та після її перевірки - головним бухгалтером (заступником головного бухгалтера).

35) Помилкові записи за внутрішньоказначейськими операціями виправляються шляхом формування меморіальних ордерів, які друкуються у двох примірниках. Один примірник меморіального ордера підшивається в папку документів операційного дня, другий примірник використовується для внутрішнього контролю та підшивається в папку виправних меморіальних ордерів.

У полі "Призначення платежу" виправного меморіального ордера вказуються реквізити документа (дата та номер документа), за яким зроблений невірний запис, та зазначається інформація щодо виправного проведення. Виправний меморіальний ордер підписується відповідальним виконавцем, який його сформував, та керівником (заступником керівника) структурного підрозділу, якому відповідальний виконавець підпорядковується.

Про виправлення помилкових записів у регістрах бухгалтерського обліку самостійний структурний підрозділ органу Казначейства, яким проведено виправлення, повідомляє службовою запискою головного бухгалтера (заступника головного бухгалтера).

36) Органи Казначейства мають право відображати у бухгалтерському обліку операції після дати звітності (балансу), що належать до звітного періоду, але з певних причин не були відображені в бухгалтерському обліку на дату звітності (балансу).

37) Відображення у бухгалтерському обліку операцій після дати звітності (балансу) здійснюється шляхом проведення зворотних записів (методом зворотного сторно) та/або шляхом проведення додаткових записів за відповідними рахунками бухгалтерського обліку,

Зазначені проведення здійснюються після закінчення звітного періоду між датою звітності (балансу) та датою її затвердження (підписання) з метою складання достовірної звітності про виконання бюджетів.

У бухгалтерському обліку операції після дати звітності (балансу) відображаються датою проведення, а у звітності про виконання бюджетів відображаються в попередньому звітному періоді.