Про примірну номенклатуру справ територіальної виборчої комісії по виборах Президента України

ЦЕНТРАЛЬНА ВИБОРЧА КОМІСІЯ

П О С Т А Н О В А

N 296 від 28.09.99
м. Київ

( Постанова втратила чинність на підставі Постанови Центральної виборчої комісії N 46 від 20.11.2001 )

Про примірну номенклатуру справ територіальної виборчої комісії по виборах Президента України

Відповідно до пункту 1 частини другої статті 15, частини другої статті 51 Закону України "Про вибори Президента України", статей одинадцятої, дванадцятої, пунктів 7, 9 статті 13 Закону України "Про Центральну виборчу комісію" та за погодженням з Головархівом України Центральна виборча комісія

ПОСТАНОВЛЯЄ:

Затвердити примірну номенклатуру справ територіальної виборчої комісії по виборах Президента України на 1999 рік та роз'яснення до неї (додатки 1, 2).

Голова Центральної виборчої комісії

М.РЯБЕЦЬ

Додаток 1

до постанови Центральної виборчої комісії

від 28 вересня 1999 року N 296

Примірна номенклатура справ

територіальної виборчої комісії по виборах Президента України на 1999 рік

Індекс справ	Заголовки справ	Кіль- кість справ (томів, частин)	Термін зберігання справ (томів, частин)	Примітки
1	2	3	4	5
1.	Конституція України, закони України "Про вибори Президента України", "Про Центральну виборчу комісію" тощо	-	До завершення роботи комісії	На державне зберігання не передаються
2.	Постанови, протокольні рішення Центральної виборчої комісії (копії)	-	До завершення роботи комісії	На державне зберігання не передаються
3.	Рішення Верховної Ради Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад про утворення територіальної виборчої комісії (копії)	-	До завершення роботи комісії	На державне зберігання не передаються
4.	Рішення територіальної виборчої комісії про утворення виборчих дільниць	-	Постійно	-
5.	Рішення (копії) сільських, селищних, міських (міст, де немає районних рад), районних у місті рад про утворення дільничних виборчих комісій	-	До завершення роботи комісії	На державне зберігання не передаються
6.	Рішення територіальної виборчої комісії про утворення дільничних виборчих комісій у разі, якщо ради в установлений Законом України "Про вибори Президента України" термін не утворять дільничних виборчих комісій	-	5 років	-
7.	Протокол територіальної виборчої комісії про підрахунок виборчих бюлетенів, прийнятих від Центральної виборчої комісії (другий примірник)	-	5 років	-
8.	Протокол територіальної виборчої комісії про підрахунок і видачу виборчих бюлетенів дільничним виборчим комісіям (перший примірник)	-	5 років	-
9.	Списки виборців	-	5 років	-
10.	Протоколи дільничних виборчих комісій про підсумки голосування по виборах Президента України (другий примірник)	-	Постійно	-
11.	Виборчі бюлетені та контрольні талони до них	-	5 років	-
12.	Протоколи засідань територіальної виборчої комісії	-	Постійно	-
13.	Протокол територіальної виборчої комісії про підсумки голосування по територіальному виборчому округу	-	Постійно	-
14.	Листування з державними органами влади, підприємствами, організаціями та установами з питань організації та проведення виборів Президента України	-	3 роки ЕПК	-
15.	Документи нарад, семінарів із членами дільничних виборчих комісій, представниками органів місцевого самоврядування та органів виконавчої влади з питань проведення виборів Президента України (плани, протоколи, методичні рекомендації тощо)	-	3 роки	-
16.	Журнал обліку особистого прийому громадян у територіальних та дільничних виборчих комісіях	-	3 роки	-
17.	Журнали реєстрації документів у територіальних та дільничних виборчих комісіях	-	3 роки	-
18.	Трудові та господарські угоди на транспортне обслуговування виборчої комісії між виборчою комісією та виконавцем робіт	-	3 роки *	Після закінчення терміна угоди
19.	Фінансовий звіт територіальної виборчої комісії про надходження, витрату коштів Державного бюджету України, що виділяються на підготовку та проведення виборів Президента України	-	3 роки *	За умови закінчення ревізій
20.	Акти перевірок використання коштів Державного бюджету України, проведених контрольно-ревізійною службою Міністерства фінансів України та органами Державної податкової адміністрації України	-	5 років	-
21.	Бухгалтерська документація (включаючи документи первинного обліку)	-	3 роки *	За умови закінчення ревізій
22.	Акт передачі документів до державної архівної установи	-	Постійно	-
23.	Акт знищення документів	-	Постійно	-

* Примітки:

1. Номенклатура справ кожної територіальної виборчої комісії складається відповідно до "Примірної номенклатури справ територіальної виборчої комісії по виборах Президента України на 1999 рік".

2. Терміни зберігання справ у номенклатурах справ територіальних виборчих комісій відповідають термінам, зазначеним у "Примірній номенклатурі справ територіальної виборчої комісії по виборах Президента України на 1999 рік".

Секретар Центральної виборчої комісії

Я.ДАВИДОВИЧ

Додаток 2

до постанови Центральної виборчої комісії

від 28 вересня 1999 року N 296

РОЗ'ЯСНЕННЯ

до номенклатури справ територіальної виборчої комісії по виборах Президента України

1. Загальні положення

1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ, що формуються в кожній територіальній виборчій комісії, із зазначенням термінів їх зберігання.

1.2. Номенклатура справ територіальної виборчої комісії підписується секретарем територіальної виборчої комісії, погоджується з місцевою державною архівною установою, затверджується головою територіальної виборчої комісії.

1.3. Сформовані нові справи, не передбачені Примірною номенклатурою, додатково вносяться до затвердженої номенклатури справ. Усі зміни та доповнення, внесені до номенклатури справ, погоджуються із головою територіальної виборчої комісії.

2. Порядок формування справ територіальної виборчої комісії

2.1. Виконані документи формує у справи секретар територіальної виборчої комісії відповідно до номенклатури справ комісії.

2.2. При формуванні справи перевіряються правильність віднесення документів до даної справи, якість їх оформлення та наявність на документах підписів, віз, дат, облікових (реєстраційних) номерів, довідок або оцінок щодо виконання, напис "До справи" тощо. Невідповідне оформлені документи мають бути дооформлені та долучені до справи. Не допускається розміщення у справі документів, зміст яких не відповідає назві справи.

2.3. При формуванні справ:

окремо групуються у справи документи постійного та тимчасового зберігання;

оригінали (перші примірники) документів розміщуються окремо від їх копій;

невиконані та незареєстровані документи у справи не підшиваються, а повертаються виконавцю для їх виконання та відповідного оформлення;

кожна справа не повинна перевищувати 250 сторінок. У разі більшого обсягу документів у справі формується кілька томів (частин).

2.4. Рішення комісії групуються у справи в межах одного протоколу засідання у хронологічному порядку разом з відповідними документами до них.

2.5. Протоколи засідань комісії розміщуються у справі в хронологічному порядку.

2.6. Справи з оригіналами протоколів засідань комісії формує секретар територіальної виборчої комісії.

2.7. До переліку документів, об'єднаних одним засіданням, належать:

протокол засідання територіальної виборчої комісії, підписаний головою, секретарем і членами комісії;

рішення, що додаються до протоколу, з відповідними додатками та матеріалами до них. Сторінки названих документів нумеруються.

2.8. На кожний комплект документів у межах одного засідання складається засвідчувальний аркуш, що містить відомості про загальну кількість сторінок протоколу з додатками та матеріалами до них.

2.9. До справи з листуванням документи підшиваються в хронологічному порядку виконання, при цьому вихідний (відповідний) документ розміщується після вхідного (ініціативного).

................

Перейти до повного тексту