З метою забезпечення належної організації роботи виборчих комісій та комісій з референдумів, відповідно до пункту 1 частини другої статті 15, статті 18 Закону України "Про вибори Президента України", пункту 1 частини другої статті 22, статті 25, частин першої, другої, четвертої статті 86 Закону України "Про вибори народних депутатів України", статей 14, 48 Закону України "Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим", статті 21, частин першої, другої, третьої статті 56 Закону України "Про вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів", пункту 4 статті 26, частин першої, другої статті 31 Закону України "Про всеукраїнський та місцеві референдуми", Закону України "Про звернення громадян", частини другої статті 1, статей 11, 12, пунктів 7, 9 статті 13, пунктів 6, 15 статті 14, пунктів 6, 8 статті 15 та частини першої статті 17 Закону України "Про Центральну виборчу комісію", з урахуванням постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348

"Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", Центральна виборча комісія

1. Затвердити Порядок ведення діловодства виборчих комісій та комісій з референдумів (додається).

2. Виборчим комісіям по виборах Президента України, народних депутатів України, комісіям з всеукраїнського референдуму після їх утворення забезпечити неухильне дотримання цього Порядку.

3. Рекомендувати виборчим комісіям по виборах депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів, комісіям з місцевого референдуму застосовувати цей Порядок у своїй роботі.

4. Визнати такими, що втратили чинність, постанови Центральної виборчої комісії:

від 26 січня 1998 року N 24 "Про порядок зберігання виборчої документації Центральної виборчої комісії, окружних та дільничних виборчих комісій" в частині, що стосується окружних та дільничних виборчих комісій;

від 2 квітня 1998 року N 121 "Про внесення змін до постанови Центральної виборчої комісії від 26 січня 1998 року N 24 "Про порядок зберігання виборчої документації Центральної виборчої комісії, окружних та дільничних виборчих комісій";

від 27 січня 1999 року N 6 "Про внесення змін до постанови Центральної виборчої комісії від 26 січня 1998 року N 24 "Про порядок зберігання виборчої документації Центральної виборчої комісії, окружних та дільничних виборчих комісій" в частині, що стосується окружних та дільничних виборчих комісій;

від 8 липня 1999 року N 106 "Про Порядок реєстрації та розгляду документів, звернень, заяв і скарг у територіальних та дільничних виборчих комісіях";

від 28 вересня 1999 року N 296 "Про Примірну номенклатуру справ територіальної виборчої комісії по виборах Президента України";

від 30 вересня 1999 року N 318 "Про порядок зберігання виборчої документації Центральної виборчої комісії, територіальних та дільничних виборчих комісій по виборах Президента України" в частині, що стосується територіальних та дільничних виборчих комісій;

від 25 жовтня 1999 року N 390 "Про внесення змін і доповнень до Порядку зберігання виборчої документації Центральної виборчої комісії, територіальних та дільничних виборчих комісій по виборах Президента України";

від 6 березня 2000 року N 26 "Про Порядок реєстрації та розгляду документів, звернень, заяв і скарг, що надходять до комісій з всеукраїнського референдуму";

від 9 березня 2000 року N 31 "Про перелік документів Центральної виборчої комісії, комісій з всеукраїнського референдуму, що передаються для зберігання до державних архівних установ" в частині, що стосується комісії Автономної Республіки Крим, обласних, міських Київської та Севастопольської, районних, міських (міст обласного значення) комісій з всеукраїнського референдуму;

від 29 березня 2000 року N 48 "Про Порядок передачі документів з питань всеукраїнського референдуму на зберігання до державних архівних установ".

5. Цю постанову надіслати Верховній Раді Автономної Республіки Крим, обласним, Київській і Севастопольській міським радам та виборчим комісіям, комісіям з референдумів після їх утворення.

1.1. Порядок ведення діловодства виборчих комісій та комісій з референдумів (далі - Порядок) визначає правила документування діяльності виборчих комісій та комісій з референдумів (далі - комісія) і встановлює порядок роботи з документами, пропозиціями, заявами (клопотаннями), скаргами (далі - документи, звернення) з моменту їх створення або надходження до відправлення чи передачі на зберігання до відповідної державної архівної установи.

1.2. Документування діяльності комісії полягає в підготовці, відповідно до встановленого порядку, документів на паперових та магнітних носіях, що фіксують прийняття рішень та здійснення іншої діяльності комісії в межах повноважень, передбачених чинним законодавством України.

1.3. Правила і порядок роботи з документами, встановлені цим Порядком, обов'язкові для всіх осіб, які входять до складу комісії, та осіб, які в установленому порядку залучаються до її роботи.

1.4. Відповідальність за організацію та стан діловодства, а також за додержання цього Порядку в комісії покладається на голову комісії.

1.5. Центральна виборча комісія, державні архівні установи надають комісіям консультативну допомогу в організації та вдосконаленні ведення діловодства.

2.1. Підготовку матеріалів до засідання комісії, оформлення та доопрацювання прийнятих на її засіданні документів, достовірність документування засідання комісії забезпечує секретар комісії.

2.2. Проект порядку денного засідання комісії готується секретарем комісії згідно з планом роботи та за дорученням голови комісії, а також з урахуванням пропозицій членів комісії, як правило, не пізніше ніж за день до засідання.

2.3. Проект порядку денного після його погодження з головою комісії секретарем комісії доводиться до відома членів комісії, як правило, не пізніше ніж за день до засідання комісії, а в день, що передує дню виборів, референдумів, і в день виборів, референдумів - негайно.

2.4. Про порядок денний засідання комісії та дату його проведення можуть повідомлятися, як правило, не пізніш як за день до засідання комісії засоби масової інформації та особи, які мають право брати участь у засіданні комісії, а також обов'язково повідомляються особи, запрошені на засідання комісії.

2.5. Комплект матеріалів з питань порядку денного для члена комісії складається з проекту постанови і додатків, якщо такі зазначено у тексті постанови (звернення, заява, роз'яснення, план, список, звіт, довідка тощо), а в разі потреби - доповідної записки члена комісії, який готує питання на розгляд комісії.

2.6. Проект постанови комісії має відповідати чинному законодавству України та прийматися в межах повноважень комісії.

Постанова комісії повинна містити:

назву комісії;

назву постанови;

місце та дату прийняття постанови;

порядковий номер;

мотивувальну частину;

резолютивну частину.

Назва постанови комісії має бути лаконічною та відображати її основний зміст. Якщо в постанові комісії йдеться про кілька питань, назва може бути узагальненою.

Мотивувальна частина постанови має містити обставини, встановлені комісією, та підстави, що зумовили прийняття постанови з відповідного питання, посилання на закони чи інші нормативно-правові акти або судові рішення, якими керувалася комісія при прийнятті рішення.

Резолютивна частина постанови повинна містити відповідне рішення комісії, викладене у формі висновку із зазначенням завдань і заходів, спрямованих на реалізацію повноважень комісії, з питання, що розглядається. У разі потреби резолютивна частина може містити вказівки на необхідність доведення її змісту до суб'єктів, на яких поширюється дія постанови, виконавців, осіб, на яких покладається контроль за виконанням документа, а також строки його виконання та додатки.

Резолютивна частина постанови складається з пронумерованих пунктів та підпунктів.

2.7. Після ознайомлення з підготовленими матеріалами і в разі відсутності потреби внесення поправок до їх тексту голова комісії вчиняє на проекті постанови, що пропонується прийняти, резолюцію "для розгляду на засіданні комісії".

2.8. У разі неможливості з об'єктивних причин подати матеріали до засідання в установлений термін, секретар комісії завчасно повідомляє про це голову комісії.

2.9. Список запрошених на засідання комісії готується секретарем комісії. У списку зазначаються: прізвища, імена, по батькові запрошених, їх посади, офіційна назва органу (організації, установи, політичної партії, виборчого блоку партій тощо), який вони представляють.

2.10. Секретар комісії відповідає за реєстрацію осіб, які беруть участь у засіданні, та перед його початком подає голові комісії список цих осіб.

2.11. Голова комісії на початку засідання оголошує кількість присутніх членів комісії, список запрошених та представників засобів масової інформації.

2.12. Проект порядку денного обговорюється на початку засідання комісії. При цьому питання, внесене до порядку денного, може бути зняте з обговорення з ініціативи членів комісії, про що приймається окреме рішення.

2.13. Проект порядку денного за пропозиціями членів комісії та за рішенням комісії може бути доповнено під час його обговорення.

2.14. Комісією може також бути прийнято рішення про перенесення додатково запропонованих питань на розгляд на наступних засіданнях комісії.

2.15. Проект порядку денного приймається або відхиляється після його колегіального обговорення за рішенням комісії.

3.1. Обговорення питання і рішення, що розглядається та приймається на засіданні комісії, фіксуються протоколом засідання комісії (далі - протокол), який оформляється на підставі записів, зроблених під час засідання секретарем комісії чи особою, яка виконує його обов'язки за дорученням комісії (додаток 1*).

3.2. Протокол має містити такі реквізити: назва документа; порядковий номер; назва виду діяльності комісії - засідання; назва комісії; дата і місце проведення засідання; загальна кількість членів комісії, кількість присутніх на засіданні членів комісії, кількість запрошених на засідання (у разі потреби до протоколу додається реєстраційний листок); порядок денний з формулюванням питань у називному відмінку; текст протоколу складається з трьох частин, що починаються словами: "Слухали", "Виступили", "Вирішили" ("Постановили").

3.3. Протокол засідання комісії оформляється секретарем комісії.

3.4. До протоколу долучаються у вигляді додатків оригінали документів, прийнятих на засіданні, а також викладені в письмовій формі окремі думки осіб, які входять до складу комісії і не погоджуються з прийнятим на засіданні комісії рішенням.

3.5. Протокол засідання комісії підписується головуючим на засіданні та секретарем комісії чи особою, яка виконує обов'язки секретаря.

4.1. Рішення комісії приймається, як правило, у формі постанови, що оформляється відповідно до пункту 2.6 цього Порядку (додаток 2*).

4.2. Постанова, прийнята на засіданні комісії, підлягає подальшому оформленню для підписання, надсилання і оприлюднення (у разі якщо документ підлягає оприлюдненню відповідно до закону або за рішенням комісії) протягом одного робочого дня після засідання, якщо інше не встановлено головою комісії.

4.3. При доопрацюванні постанови комісії секретарем комісії вносяться до тексту зміни і доповнення, схвалені шляхом голосування на засіданні комісії.

4.4. Комплектність матеріалів, що додаються до постанови, а також реєстрація їх у відповідних журналах із зазначенням реєстраційних номерів на документах забезпечуються секретарем комісії.

4.5. Постанова, додатки до неї підписуються головою комісії чи головуючим на засіданні.

4.6. Залежно від характеру питання, що розглядалося комісією, постанова надсилається учасникам виборчого процесу і референдумів, органам місцевого самоврядування, місцевим органам виконавчої влади, виборчим комісіям, комісіям з референдумів, місцевим засобам масової інформації, громадянину, якщо його звернення до комісії було предметом розгляду на засіданні, як правило, у день підписання постанови або наступного дня, а напередодні та в день виборів, референдуму - негайно.

5.1. При реєстрації та розгляді документів, звернень, що надходять до комісії, комісія керується Законами України "Про вибори Президента України", "Про вибори народних депутатів України", "Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим", "Про вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів", "Про всеукраїнський та місцеві референдуми", "Про звернення громадян", іншими законами України, постановами Центральної виборчої комісії та цим Порядком.

5.2. Документи, звернення, що надходять до комісії, приймаються головою комісії, заступником голови комісії, секретарем комісії або за дорученням голови комісії чи заступника голови комісії - членом комісії.

5.3. Звернення може бути усним, викладеним громадянином і записаним головою, заступником голови, секретарем або членом комісії на особистому прийомі, чи письмовим, надісланим поштою або переданим до комісії особисто чи через уповноважену особу, якщо її повноваження оформлено відповідно до чинного законодавства України.

5.4. Документи, звернення реєструються у день їх надходження в журналі реєстрації документів і звернень у виборчій комісії та комісії з референдуму (додаток 3*). Документи, що надходять до комісії телеграфним або факсимільним зв'язком чи електронною поштою, також реєструються.

Не реєструються в комісії анонімні, особисті, поздоровні листи, запрошення, що надходять на адресу комісії.

5.5. У правій нижній частині першого аркуша документа, звернення або на іншому вільному від тексту місці цього аркуша (крім місця, визначеного для підшивки) зазначаються реєстраційний (вхідний) номер, що відповідає порядковому номеру запису в журналі реєстрації документів і звернень, та дата надходження.

5.6. У разі повторного надходження документа, звернення після присвоєння чергового реєстраційного номера у правій верхній частині його першого аркуша робиться напис "повторно".

5.7. Якщо при відкритті конверта з документом, зверненням виявлено відсутність чи пошкодження документа, звернення або його окремих частин, невідповідність номера документа, звернення номеру, зазначеному на конверті, особа, яка приймає документ, звернення, складає акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, другий - долучається до документа, звернення, що залишається в комісії.

5.8. Документ, звернення після реєстрації розглядається головою комісії, а в разі його відсутності - заступником голови комісії або секретарем комісії з метою вчинення резолюції про його виконання.

5.9. Документ, звернення щодо порушення Законів України "Про вибори Президента України", "Про вибори народних депутатів України", "Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим", "Про вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів", "Про всеукраїнський та місцеві референдуми" розглядається у строки, передбачені відповідно цими Законами.

5.10. Документ, звернення у разі потреби його додаткової перевірки розглядається в десятиденний строк, якщо інше не визначено законом, але не пізніше дня проведення виборів, референдуму.

5.11. Не підлягає розгляду (залишається без розгляду) документ, звернення без зазначення дати, місця проживання заявника, не підписаний автором (авторами) або за яким неможливо встановити авторство, за винятком повідомлення про скоєння злочину. Таке повідомлення надсилається до органів Міністерства внутрішніх справ України за місцем розташування комісії.

Не розглядається повторний документ, звернення від однієї й тієї самої особи з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, про що повідомляється особі, яка подала звернення, а також звернення особи, визнаної судом недієздатною.

5.12. Документи, звернення, подані з порушенням порядку і строків, установлених Законами України "Про вибори Президента України", "Про вибори народних депутатів України", "Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим", "Про вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів", "Про всеукраїнський та місцеві референдуми", "Про звернення громадян", не підлягають розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

5.13. Особистий прийом громадян проводиться в порядку, встановленому головою комісії.

5.14. Реєстрація осіб, які звернулися до комісії, ведеться в журналі обліку особистого прийому громадян у виборчій комісії та комісії з референдуму (додаток 4*).

5.15. Якщо порушене питання вирішити безпосередньо під час особистого прийому неможливо, воно розглядається в порядку, передбаченому для розгляду письмових звернень.