З метою забезпечення належної організації роботи виборчих комісій з місцевих виборів, відповідно до частин першої, другої статті 13, статті 20, пунктів 2, 4, 8 частини першої статті 24, частини одинадцятої статті 25, статті 27, частин другої - сьомої, тринадцятої, шістнадцятої статті 28, абзаців першого, другого частини першої статті 69, статті 73 Закону України "Про місцеві вибори" , враховуючи положення законів України "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації", постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, керуючись статтями 11 - 13, пунктами 7, 9 статті 21 Закону України "Про Центральну виборчу комісію" , Центральна виборча комісія

1. Затвердити Порядок організації роботи та ведення діловодства у виборчих комісіях з місцевих виборів (додається).

2. Визнати такими, що втратили чинність, постанови Центральної виборчої комісії:

від 15 вересня 2010 року № 350 "Про Порядок ведення діловодства у виборчих комісіях та комісіях з референдумів" у частині, що стосується ведення діловодства у виборчих комісіях з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів;

від 21 травня 2014 року № 695 "Про Роз’яснення щодо порядку організації роботи територіальних та дільничних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів".

3. Виборчим комісіям з місцевих виборів забезпечити дотримання Порядку, затвердженого пунктом 1 цієї постанови.

4. Цю постанову надіслати обласним, Київській міській державним адміністраціям для доведення до відома територіальних виборчих комісій після сформування їх нового складу, а також оприлюднити на офіційному веб-сайті Центральної виборчої комісії.

Цей Порядок розроблений з метою однакового застосування положень Закону України "Про місцеві вибори" (далі - Закон) з питань організації роботи територіальних та дільничних виборчих комісій з виборів депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, обласних, районних, міських, районних у містах, сільських, селищних рад, сільських, селищних, міських голів та старост сіл, селищ та визначає правила документування діяльності цих комісій, крім Центральної виборчої комісії*, встановлює єдиний порядок роботи з документами, заявами, скаргами, запитами, пропозиціями, клопотаннями, зауваженнями (далі - документи, звернення) з моменту їх створення або надходження до відправлення чи передачі на зберігання до відповідної місцевої державної архівної установи.

1.1. Територіальна виборча комісія є постійно діючим спеціальним колегіальним органом, що в межах своїх повноважень забезпечує організацію підготовки та проведення місцевих виборів.

Члени територіальної виборчої комісії здійснюють свої повноваження до сформування на чергових місцевих виборах у порядку, передбаченому Законом, нового складу відповідної територіальної виборчої комісії.

У разі добровільного об’єднання територіальних громад повноваження відповідних територіальних виборчих комісій припиняються одночасно з утворенням територіальної виборчої комісії, що здійснюватиме підготовку та проведення відповідних перших місцевих виборів.

1.2. Сільська, селищна, районна в місті, міська, районна виборча комісія підпорядковується відповідній міській (міста з районним поділом або міста, до складу якого входять село, селище та/або інше місто), районній, обласній виборчій комісії, виборчій комісії Автономної Республіки Крим, яка встановлює результати місцевих виборів відповідно міської, районної, обласної ради, Верховної Ради Автономної Республіки Крим або міського голови стосовно відповідних місцевих виборів.

1.3. Повноваження територіальної виборчої комісії у новосформованому складі починаються з моменту складення на засіданні цієї комісії присяги більшістю від складу територіальної виборчої комісії, визначеного при формуванні її складу.

1.4. Територіальна виборча комісія є юридичною особою.

1.5. Повноваження дільничної виборчої комісії починаються з моменту складення на засіданні цієї комісії присяги більшістю від складу дільничної виборчої комісії, визначеного при її утворенні.

1.6. Повноваження дільничної виборчої комісії припиняються через п’ять днів після дня офіційного оприлюднення результатів місцевих виборів (результатів повторного голосування). Дільнична виборча комісія припиняє свою діяльність одночасно з припиненням її повноважень.

1.7. Дільнична виборча комісія не є юридичною особою.

1.8. Для організаційного, правового, технічного забезпечення здійснення повноважень, передбачених Законом, територіальні виборчі комісії можуть залучати на підставі цивільно-правових договорів відповідних фахівців, технічних працівників, робота яких оплачується в порядку, визначеному частиною тринадцятою статті 28 Закону.

Виборча комісія Автономної Республіки Крим для забезпечення здійснення своїх повноважень має апарат виборчої комісії.

1.9. Виборчі комісії зобов’язані діяти відповідно до Конституції України, Закону України "Про місцеві вибори" , інших законів України.

1.10. Член виборчої комісії зобов’язаний брати участь у засіданнях виборчої комісії, додержуватися Конституції України та законів України, виконувати рішення відповідної виборчої комісії та обов’язки, покладені на нього згідно з їх розподілом у комісії, а також виконувати рішення виборчої комісії вищого рівня.

1.11. Діяльність виборчих комісій здійснюється відкрито і публічно.

1.12. Для висвітлення діяльності виборчої комісії у її приміщенні в місці, вільно доступному для відвідувачів, обладнується стенд офіційних матеріалів комісії.

1.13. Виборчі комісії інформують громадян України про свій склад, місцезнаходження та режим роботи, про виборчі округи і виборчі дільниці, про основні права виборців (у тому числі про право оскарження рішень, дій чи бездіяльності виборчих комісій, органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, їх керівників, інших посадових та службових осіб, які обмежують або порушують виборчі права), про порядок заповнення виборчих бюлетенів, забезпечують можливість для ознайомлення виборців зі списками виборців, відомостями про кандидатів, оприлюднюють протоколи про підрахунок голосів виборців, про підсумки голосування та результати місцевих виборів, надають іншу інформацію у випадках, передбачених Законом.

1.14. Виборча комісія Автономної Республіки Крим, обласні, районні, міські, районні у місті (у містах, де утворені районні у місті ради), селищні, сільські територіальні виборчі комісії інформують Верховну Раду України, Центральну виборчу комісію, відповідні місцеві ради про обраних депутатів та сільських, селищних, міських голів, старост сіл, селищ.

1.15. Кожна виборча комісія здійснює документування своєї діяльності, що полягає в підготовці відповідно до встановленого порядку документів на паперових та електронних носіях, що фіксують прийняття рішень та здійснення іншої діяльності комісії в межах повноважень, передбачених законодавством України.

Документування діяльності виборчої комісії Автономної Республіки Крим забезпечується апаратом цієї комісії.

1.16. Документування діяльності виборчої комісії здійснюється державною мовою.

1.17. Організацію ведення діловодства виборчої комісії забезпечує секретар комісії.

1.18. Відповідальність за організацію роботи та стан діловодства у виборчій комісії, а також за дотримання цього Порядку покладається на голову відповідної виборчої комісії.

1.19. Вимоги цього Порядку обов’язкові для всіх членів виборчої комісії та осіб, які залучаються до її роботи.

1.20. Ніхто не має права втручатися в діяльність виборчої комісії, крім випадків, передбачених Законом.

1.21. Кожна виборча комісія має власну печатку затвердженого Центральною виборчою комісією зразка.

2.1. Основною формою роботи виборчої комісії є засідання.

2.2. Виборчі комісії організовують свою роботу відповідно до вимог Закону та цього Порядку у формі відкритих засідань.

2.3. Засідання виборчої комісії є повноважним за умови присутності на ньому більше половини членів виборчої комісії від складу цієї комісії.

2.4. Засідання виборчої комісії, як правило, плануються згідно з установленими виборчим законодавством календарними строками підготовки та проведення виборів, здійснення окремих виборчих процедур та організаційних заходів.

2.5. На засіданні виборчої комісії ведеться протокол засідання.

3.1. Засідання виборчої комісії скликається головою комісії, а в разі його відсутності - заступником голови, а в разі відсутності голови та його заступника - секретарем комісії.

3.2. На письмову вимогу не менш як третини складу виборчої комісії голова комісії або його заступник зобов’язаний скликати засідання виборчої комісії не пізніше наступного дня після отримання такої вимоги.

3.3. У разі необхідності засідання виборчої комісії може бути скликане за рішенням виборчої комісії вищого рівня.

3.4. Засідання виборчої комісії скликається з обов’язковим повідомленням усіх членів комісії, заявників та інших заінтересованих осіб.

4.1. Перед проведенням засідання виборчої комісії формується проект порядку денного цього засідання.

4.2. Проект порядку денного засідання виборчої комісії, як правило, не пізніше ніж за день до проведення засідання, готує секретар комісії згідно з планом роботи та за дорученням голови комісії, а також з урахуванням пропозицій членів комісії та погоджує його з головою комісії.

4.3. Проект порядку денного засідання після його погодження з головою комісії секретар комісії в обов’язковому порядку разом з інформацією про час і місце проведення засідання доводить до відома членів комісії, як правило, не пізніше останнього дня перед днем проведення засідання, а в день, що передує дню виборів, та в день виборів - негайно.

4.4. На засідання виборчої комісії обов’язково запрошуються, як правило, не пізніше останнього дня перед днем засідання комісії, заявники та інші заінтересовані особи.

4.5. Інформація про дату, час проведення, порядок денний засідання виборчої комісії розміщується на стенді офіційних матеріалів комісії, як правило, не пізніше останнього дня перед днем засідання виборчої комісії.

4.6. Матеріали до питань порядку денного засідання складаються з проекту постанови, додатків до неї, якщо такі зазначені у тексті постанови (список, перелік, звернення, графік, звіт тощо), а в разі потреби - доповідної записки члена комісії, який готує питання на розгляд виборчої комісії, інших документів.

4.7. Проект рішення виборчої комісії готує член комісії відповідно до наданого доручення голови комісії, до якого долучає всі необхідні документи, а також перелік осіб, які повинні бути запрошені на засідання виборчої комісії, та передає відповідні матеріали (проект рішення) голові комісії.

4.8. Після ознайомлення з підготовленими матеріалами голова комісії вчиняє на проекті постанови відповідну резолюцію ("для розгляду на засіданні комісії") та передає їх секретарю, який забезпечує комплектність матеріалів до питань порядку денного для членів комісії.

4.9. У разі неможливості з поважних причин подати матеріали до засідання в установлений строк секретар комісії завчасно повідомляє про це голову комісії.

4.10. Членам комісії матеріали до порядку денного надаються, як правило, не пізніше останнього дня перед днем проведення засідання виборчої комісії, однак не пізніше початку засідання.

4.11. Список усіх запрошених на засідання виборчої комісії готує секретар комісії. У списку зазначаються: прізвище, ім’я, по батькові, посада запрошених, офіційні назви органів (організації, установи, політичної партії, тощо) або особи, яких вони представляють, а також у зв’язку з розглядом якого питання порядку денного вони запрошені.

4.12. Секретар комісії відповідає за реєстрацію осіб, які беруть участь у засіданні на запрошення виборчої комісії та без дозволу чи запрошення, і перед початком засідання подає голові комісії список цих осіб.

5.1. Перше засідання виборчої комісії скликається не пізніш як на другий день з дня формування її складу (утворення), а наступні засідання - у разі необхідності.

5.2. Член виборчої комісії на першому її засіданні, в якому він бере участь, ознайомлюється зі своїми правами та обов’язками (частини п’ята - восьма статті 28 Закону), після чого складає таку присягу члена комісії:

"Я, (прізвище, ім’я та по батькові), беручи на себе повноваження члена виборчої комісії та усвідомлюючи свою високу відповідальність перед Українським народом, присягаю додержуватися Конституції та законів України, чесно і сумлінно виконувати свої обов’язки, виходячи з принципів верховенства права, законності, об’єктивності та неупередженості, забезпечувати реалізацію і захист виборчих прав громадян України".

Член виборчої комісії, який склав присягу, ставить свій підпис під текстом присяги. Цей документ є невід’ємною частиною документації відповідної комісії. Члену виборчої комісії після складення ним присяги видається посвідчення за підписом голови комісії, що утворила (сформувала) відповідну виборчу комісію, за формою, затвердженою Центральною виборчою комісією.

5.3. Відмова особи скласти присягу означає її відмову бути членом виборчої комісії.

5.4. На першому засіданні виборчої комісії за пропозицією головуючого на засіданні, як правило, розглядаються такі першочергові питання:

- розподіл обов’язків між головою, заступником голови, секретарем та членами виборчої комісії з прийняттям відповідного рішення комісії;

- виконання головою, заступником голови, секретарем або в разі їх відмови іншим членом територіальної виборчої комісії (загальною кількістю не більше трьох осіб) (крім виборчої комісії Автономної Республіки Крим, у якій голова, заступник голови, секретар виконують свої повноваження на постійній основі), дільничної виборчої комісії (загальною кількістю не більше двох осіб) протягом виборчого процесу своїх повноважень у комісії на платній основі на підставі цивільно-правового договору між ними і комісією;

- забезпечення виборчої комісії необхідним приміщенням, транспортними засобами, засобами зв’язку, обладнанням, інвентарем, оргтехнікою, іншими матеріальними цінностями відповідно до нормативних вимог, установлених Законом та Центральною виборчою комісією;

- режим роботи виборчої комісії та графік чергувань членів комісії у приміщенні виборчої комісії;

- залучення територіальною виборчою комісією відповідних фахівців, технічних працівників для організаційного, правового, технічного забезпечення здійснення повноважень комісії, передбачених Законом (крім виборчої комісії Автономної Республіки Крим, яка для забезпечення здійснення своїх повноважень має апарат виборчої комісії).

За необхідності на першому засіданні виборчої комісії можуть бути розглянуті також інші питання.

6.1. На засіданнях виборчої комісії, у приміщеннях виборчої дільниці без дозволу чи запрошення відповідної комісії мають право бути присутніми з додержанням вимог Закону та цього Порядку:

1) члени Центральної виборчої комісії, працівники Секретаріату Центральної виборчої комісії та Служби розпорядника Державного реєстру виборців;

2) члени виборчої комісії вищого рівня з відповідних місцевих виборів;

3) кандидати в депутати, їх довірені особи, представники, уповноважені особи місцевих організацій політичних партій, офіційні спостерігачі від місцевих організацій політичних партій, які висунули кандидатів у депутати в багатомандатному виборчому окрузі, від кандидатів у депутати в одномандатному виборчому окрузі (разом не більше двох осіб від відповідної місцевої організації політичної партії або кандидата в депутати);

4) кандидати на посаду сільського, селищного, міського голови, кандидати на посаду старости села, селища, їх довірені особи, офіційні спостерігачі (не більше однієї особи від одного кандидата);

5) офіційні спостерігачі від громадських організацій, іноземних держав і міжнародних організацій (не більше двох осіб від однієї організації);

6) представники засобів масової інформації (не більше двох осіб від одного засобу масової інформації).

6.2. У разі якщо одночасно з місцевими виборами проводяться інші вибори, на засіданнях дільничної виборчої комісії, у тому числі при підрахунку голосів та встановленні результатів голосування, на виборчій дільниці в день виборів у приміщенні, де проводиться голосування, мають право бути присутніми без дозволу чи запрошення відповідної комісії кандидати, які балотуються на цих виборах, їх довірені особи, офіційні спостерігачі, представники, уповноважені особи політичних партій - суб’єктів відповідного виборчого процесу.

6.3. Інші особи можуть бути присутніми на засіданні виборчої комісії тільки з дозволу або на запрошення цієї комісії відповідно до прийнятого нею рішення.

6.4. Перебування інших осіб на виборчій дільниці під час проведення голосування, а також на засіданні виборчої комісії під час підрахунку голосів та встановлення результатів голосування не дозволяється.

6.5. Працівники правоохоронних органів здійснюють охорону правопорядку в день голосування та при підрахунку голосів лише поза межами приміщення для голосування.

У разі виникнення фактів порушень правопорядку голова, заступник голови чи секретар комісії може запросити працівника правоохоронних органів для вчинення дій з відновлення правопорядку і лише на час, необхідний для вчинення таких дій.

6.6. Виборча комісія може прийняти мотивоване рішення про позбавлення права бути присутніми на засіданні осіб, зазначених у пункті 6.1 цього Порядку (крім членів Центральної виборчої комісії, працівників Секретаріату Центральної виборчої комісії, Служби розпорядника Державного реєстру виборців та членів виборчої комісії вищого рівня з відповідних місцевих виборів), якщо вони протиправно перешкоджають його проведенню.

Таке рішення приймається не менше ніж двома третинами голосів від складу виборчої комісії.

7.1. Засідання виборчої комісії веде голова комісії або його заступник.

У разі їх відсутності на засіданні виборчої комісії або невиконання ними цієї функції виборча комісія визначає зі свого складу головуючого на засіданні.

7.2. Голова комісії (заступник голови комісії або головуючий на засіданні) (далі - головуючий на засіданні) на початку засідання або початку розгляду питання оголошує кількість присутніх членів комісії, список запрошених та інших осіб, які мають право бути присутніми на засіданні виборчої комісії без дозволу або запрошення комісії, представників засобів масової інформації.

7.3.У разі відсутності секретаря комісії чи невиконання ним своїх повноважень на засіданні виборча комісія обирає зі свого складу секретаря засідання, який виконує обов’язки секретаря комісії на відповідному засіданні та при оформленні документів цього засідання.

7.4. На початку засідання виборчою комісією за пропозицією головуючого на засіданні обговорюється та затверджується порядок денний засідання комісії, про що приймається протокольне рішення.

7.5. У разі необхідності внесення змін до порядку денного під час засідання виборчої комісії (вилучення питання, доповнення новим питанням) головуючий на засіданні вносить відповідну пропозицію (самостійно або за ініціативою члена комісії).

Кожна пропозиція про внесення змін до порядку денного засідання виборчої комісії обговорюється та затверджується протокольним рішенням комісії.

7.6. Виборча комісія на вимогу трьох членів комісії, а також за рішенням виборчої комісії вищого рівня або суду зобов’язана розглянути на своєму засіданні питання, що належать до її повноважень, не пізніш як у триденний строк від дня заявлення вимоги або прийняття зазначеного рішення, але не пізніше дня голосування (дня повторного голосування), а в день голосування (день повторного голосування), крім дільничної виборчої комісії, - невідкладно.

7.7. Дільнична виборча комісія зобов’язана розглянути на своєму засіданні питання, що належать до її повноважень, на вимогу трьох членів комісії у день голосування (день повторного голосування) або за рішенням виборчої комісії вищого рівня чи суду, прийнятим у день голосування (день повторного голосування), невідкладно після закінчення голосування.

7.8. Головуючий на засіданні:

- веде засідання виборчої комісії;

- організовує обговорення питань порядку денного;

- надає слово для виступу спочатку членам комісії, а потім запрошеним та іншим особам відповідно до законодавства в порядку черговості заявок;

- ставить на голосування пропозиції членів комісії в порядку їх надходження;

- організовує голосування для прийняття виборчою комісією рішення та здійснює підрахунок голосів, оголошує результати цього голосування;

- забезпечує рівні можливості членам комісії для участі в обговоренні питань;

- забезпечує дотримання цього Порядку членами комісії, запрошеними та іншими особами;

- здійснює інші повноваження, передбачені Законом та цим Порядком.

7.9. Головуючий на засіданні має право ставити на голосування свої пропозиції позачергово, вносити в першочерговому порядку пропозиції щодо подальшого ходу засідання комісії, задавати виступаючим питання.

7.10. Головуючий на засіданні під час виступів членів комісії не має права коментувати їх виступи. У разі виступу члена комісії не по суті питання порядку денного, що обговорюється, головуючий має право перервати його із зауваженням щодо необхідності дотримання предмета обговорення.

7.11. При прийнятті рішення головуючий на засіданні виборчої комісії голосує останнім.

7.12. Головуючий на засіданні забезпечує дотримання встановленого порядку розгляду питань, їх повне і всебічне вивчення.

7.13. На засіданні виборчої комісії ніхто не має права на виступ без дозволу головуючого. Головуючий на засіданні обов’язково надає слово члену комісії, який наполягає на цьому.

8.1. Питання для розгляду на засіданні виборчої комісії готують члени комісії із залученням у разі необхідності відповідних фахівців.

8.2. Розгляд питання на засіданні виборчої комісії, як правило, включає такі етапи:

- доповідь члена комісії, співдоповіді (у разі потреби);

- запитання членів комісії доповідачу, співдоповідачам, відповіді на них;

- виступи членів комісії та інших осіб, з питання, що розглядається;

- внесення пропозицій членами комісії, їх обговорення;

- оголошення головуючим на засіданні про припинення обговорення питання;

- заключне слово доповідача, співдоповідачів (за їх бажанням);

- голосування.

8.3. Для доповіді надається до 10 хвилин, співдоповіді та виступів - до 5 хвилин, довідок - до 3 хвилин, заключного слова - до 3 хвилин, якщо інше не встановлено комісією.

Головуючий на засіданні на прохання виступаючого може за згодою більшості присутніх на засіданні виборчої комісії членів комісії продовжити йому час для виступу.

8.4. Учасники засідання виборчої комісії та присутні на засіданні особи не мають права використовувати свої виступи для політичних заяв, декларацій тощо.