1.1. Ці Правила розроблено відповідно до п.17 Порядку реєстрації та ведення товарно-касової книги при розрахунках готівкою у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, затвердженого наказом Міністерства фінансів України і Міністерства статистики України від 25 лютого 1997 р. N 48/53.

1.2. Споживчі товариства, споживспілки, їх власні і спільні підприємства, організації (об'єднання) (далі - підприємства) забезпечують оформлення і облік руху товарів та готівки своїми об'єктами роздрібної торгівлі і громадського харчування: магазинами, відділами, секціями, кіосками, буфетами, павільйонами, ларками, автомагазинами тощо (далі - об'єктами роздрібної торгівлі) шляхом складання і подання товарно-грошових звітів та ведення Книги надходження товарів.

Складання і подання товарно-грошових звітів та ведення Книги надходження товарів проводиться незалежно від того, як здійснюються розрахунки з членами споживчих товариств та іншими споживачами: через належним чином зареєстровані електронні контрольно-касові апарати (далі - ЕККА) або без їх застосування.

1.3. Матеріально відповідальні особи об'єктів роздрібної торгівлі зобов'язані у встановлені строки і за відповідний період подавати в бухгалтерію підприємства товарно-грошові звіти про рух і залишки товарів, тари і грошових коштів за встановленими формами:

- N 058 - для кіосків, ларків, палаток, автолавок, буфетів, кухонь тощо (додаток 1);

- N 059 - для магазинів, відділів, розподільчих складів тощо (додаток 2);

- N 060 - для всіх об'єктів роздрібної торгівлі при автоматизації бухгалтерського обліку (додаток 3).

Якщо в об'єкті роздрібної торгівлі є можливість розмежувати матеріальну відповідальність за товари і грошові кошти, складаються окремо товарні (за формою товарно-грошових звітів) і касові звіти (за типовою формою КО-4).

На розподільчих складах споживчих товариств складаються тільки товарні звіти (за формою товарно-грошових звітів).

Облік бланків товарно-грошових звітів ведеться підприємствами в порядку, встановленому для обліку бланків суворої звітності. Підприємства зобов'язані проводити реєстрацію бланків товарно-грошових звітів у фінансовому органі місцевої державної виконавчої влади за місцем реєстрації.

Для проведення реєстрації підприємство щокварталу подає фінансовому органу місцевої державної виконавчої влади заяву в двох примірниках (додаток 11) та необхідну кількість пронумерованих бланків товарно-грошових звітів (з однаковим номером на кожних двох примірниках). Факт реєстрації повинен бути засвідчений підписом відповідальної особи та печаткою фінансового органу на копії заяви, яка повертається підприємству.

Про використання бланків товарно-грошових звітів підприємство щокварталу інформує фінансовий орган місцевої державної виконавчої влади (додаток 12).

Товарно-грошові звіти видаються уповноваженою керівником підприємства особою завідуючому(ій) об'єктом роздрібної торгівлі під розпис у журналі їх обліку (по два примірники з однаковим номером, який наноситься нумератором) на кожний звітний період, але не більше ніж на місяць. Номер наноситься на кожному бланку звіту форм N 058, 059, 060 на титульній сторінці в правому нижньому кутку. Запаси бланків товарно-грошових звітів, що є в підприємстві на день введення Правил в дію, інвентаризуються, нумеруються вручну або нумератором і після реєстрації у фінансовому органі місцевої державної виконавчої влади використовуються до 31 грудня 1998 р. Реквізити, які відсутні в цих бланках, порівняно з новими бланками, дописуються вручну.

Після використання бланків товарно-грошових звітів за призначенням бухгалтер підприємства робить відмітку у журналі обліку (додаток 9).

Зіпсовані бланки товарно-грошових звітів (обидва примірники) підлягають поверненню особі, уповноваженій керівником підприємства, гасяться надписом "зіпсовано" і зберігаються протягом строку, встановленого для зберігання первинних документів, після чого знищуються за актом. Запаси бланків товарно-грошових звітів повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх збереження.

2.1. Матеріально відповідальні особи всіх об'єктів роздрібної торгівлі (у т.ч. розподільчих складів) подають в бухгалтерію товарно-грошові звіти з усіма документами, що підтверджують рух товарів, готівки та тари за звітний період.

Товарно-грошові звіти подаються не менше 4 раз на місяць:

- 1-й - з 1 по 7 число включно;

- 2-й - з 8 по 15 число включно;

- 3-й - з 16 по 23 число включно;

- 4-й - з 24 по останній день місяця включно;

- по розподільчих складах споживчих товариств звіти подаються не рідше одного разу в три робочі дні;

- особи, які здійснюють кільцевий завіз товарів зі складів споживспілок безпосередньо в об'єкти роздрібної торгівлі, подають звіти по кожній партії товарів, одержаних для розвезення, і не пізніше наступного робочого дня після їх одержання.

Конкретні терміни подання звітів встановлює правління (керівник) підприємства (за пропозицією головного бухгалтера).

Товарно-грошовий звіт складається незалежно від кількості днів, фактично відпрацьованих матеріально відповідальною особою в об'єкті роздрібної торгівлі за звітний період.

Якщо у звітному періоді в об'єкті роздрібної торгівлі проводилася інвентаризація і термін її проведення не збігся зі встановленим звітним періодом, подається два товарно-грошових звіти: один - з початку звітного періоду до дати інвентаризації, другий - від дати інвентаризації до кінця звітного періоду.

2.2. В об'єктах роздрібної торгівлі, що мають дві або більше секцій (відділів), очолюваних окремими матеріально відповідальними особами (бригадирами), товарно-грошові (товарні) звіти подаються по кожній секції (відділу) окремо.

У магазинах, де є касири, щоденно складаються касові звіти.

2.3. Під час виходу з ладу ЕККА або на період тимчасового відключення електроенергії матеріально відповідальна особа (бригадир) об'єкта роздрібної торгівлі щоденно складає від руки звіт у двох примірниках про рух готівки (додаток 13). У звіті заповнюється залишок готівки на дату і час виходу з ладу ЕККА або тимчасового відключення електроенергії, рух торгової виручки за цей період і залишок готівки на дату і час полагодження ЕККА або включення електроенергії. Цей звіт матеріально відповідальна особа підклеює до журналу електронного контрольно-касового апарата на місце для підклеювання щоденного касового звіту, а копію звіту про рух готівки прикладає до товарно-грошового звіту.

У разі тимчасового відключення електроенергії більше одного разу протягом одного робочого дня в об'єкті роздрібної торгівлі у щоденному звіті про рух готівки зазначається час першого відключення електроенергії та останній час її включення (чи невключення) до закінчення робочого дня.

Для одержання підсумкового звіту фіскальної пам'яті матеріально відповідальна особа вводить в ЕККА загальну суму торговельної виручки за період, в який не працював ЕККА.

2.4. Товарно-грошові звіти складаються у двох примірниках (під копірку) пастою кулькових ручок, на друкарській машинці або іншими засобами оргтехніки. Перший примірник звіту разом з документами здають у бухгалтерію, а другий - з розпискою бухгалтера про перевірку і прийняття звіту залишається у матеріально відповідальної особи.

2.5. У титульній частині товарно-грошового звіту записуються відповідні показники: назва і номер об'єкта роздрібної торгівлі; назва підприємства, якому належить об'єкт роздрібної торгівлі; ідентифікаційний код ЄДРПОУ, код за ДКУД, прізвище та ініціали матеріально відповідальної особи (бригадира); завдання з товарообороту на поточний місяць і норматив (граничний запас) товарних залишків, затверджених правлінням (керівником) для даного об'єкта роздрібної торгівлі; звітний період.

2.6. Після цього списуються залишки товарів і тари на початок звітного періоду, які відповідають залишкам на кінець попереднього звітного періоду або інвентаризаційного опису (якщо перший звіт складається після інвентаризації). Записи про надходження та вибуття товарів і тари в графах під загальним заголовком "Заповнюється матеріально відповідальною особою" проводяться щоденно на підставі відповідних документів (товарно-транспортних накладних, рахунків-фактур, прибуткових і видаткових накладних, податкових накладних, квитанцій до прибуткових касових ордерів, квитанцій банківських установ, відділень зв'язку, документів, які підтверджують здачу та витрати з виручки та ін.). Кожний документ записується у звіті окремим рядком у день здійснення операції в хронологічному порядку за датами їх виконання (нумерується послідовно кожний день періоду, за котрий складено звіт).

2.7. У графах "Документ: дата, N" записуються дата (число, місяць) і номер документа, на підставі якого зроблено запис у товарно-грошовому (товарному) звіті.

У графі "Від кого надійшло або кому відпущено" записують назву підприємства або організації, від кого надійшли або кому відпущені товари і тара, куди здана виручка.

У графах "Товар" і "Тара" записується вартість товарів і тари, що надійшли або відпущені за цінами, за якими вони передані матеріально відповідальній особі і списуються з її підзвіту.

2.8. Тара, що є первинною упаковкою товару і відпускається покупцеві разом з товаром (пляшки, банки), у звіті заповнюється як товар. Вся інша тара записується від товару окремо.

Матеріально відповідальні особи приймальних пунктів склопосуду від населення в товарно-грошовому звіті у графі "Товар" відображають вартість склопосуду, а у графі "Тара" - вартість ящиків, необхідних для зберігання і відвантаження склопосуду.

По тарі, що продається за готівку з торгових підприємств, які не мають касирів-операціоністів, у товарно-грошовому звіті робиться запис на підставі відомості продажу тари населенню (форма N 049) (додаток 5). При цьому у видатковій частині звіту заповнюється графа "Тара" за обліковими цінами, а в прибутковій частині - "Товар" - за продажними цінами.

2.9. Тара-обладнання, що підлягає поверненню постачальникам, у товарно-грошовому звіті показується окремо за надходженням, видатком і залишком у графі "Тара". При значній кількості записів на тару-обладнання складається окремий звіт.

2.10. У товарно-грошовому звіті знаходять відображення всі операції об'єкта роздрібної торгівлі:

- надходження і видаток товарів і тари;

- здача виручки;

- витрати з виторгу на дозволені правлінням (керівником) підприємства цілі у межах встановлених норм;

- переоцінка товарів і тари;

- списання бою, браку і псування товарів;

- списання завищення ваги тари та ін.

2.11. Здавання торгової виручки відділенням зв'язку записується окремими рядками по кожній квитанції - сума торгової виручки, а всі поштові збори - загальною сумою в одному рядку із зазначенням номерів відповідних квитанцій у графі "Кому відпущено".

2.12. Записи про продаж громадянам товарів тривалого користування у кредит у товарно-грошовому звіті робляться згідно з описом договорів-зобов'язань. При цьому у звіті вказують тільки ту вартість товарів, що дані на виплату, оскільки сума, одержана від покупців готівкою за відпущені товари, включається у зданий виторг.

Відсотки, одержані від покупців на користь підприємства за відпущені в кредит товари, пеня за несвоєчасну сплату та внесення покупцями чергових платежів у товарно-грошовий звіт не включаються. Відсотки вносяться в касу окремо від виручки з оформленням квитанції прибуткового касового ордера на здану в касу суму одержаних відсотків, яка і прикладається до опису зобов'язань. При цьому на зворотній стороні опису матеріально відповідальна особа проставляє суму внесених відсотків і номер квитанції.

2.13. Списання виручки, використаної на закупівлю сільгосппродуктів і сировини, відображається у товарно-грошовому звіті після здачі закупленої продукції на заготівельний склад (пункт, базу, овочесховище). Підставою для запису повинні бути документи, якими оформлено прийняття продукції складами (пунктами), з доданням відомостей закупівель і приймальних квитанцій.

Закуплені, але не здані на заготівельні склади (пункти) сільгосппродукти, у товарно-грошовому звіті відображаються як залишок товарів.

У випадках, коли об'єкти роздрібної торгівлі здійснюють операції з продажу особам, які не зареєстровані як платники податку, сільськогосподарської продукції та продуктів її переробки, раніше придбаних (заготовлених) юридичною особою або її структурними підрозділами (якій належать дані об'єкти роздрібної торгівлі) у фізичних осіб, які не є платниками ПДВ, з метою правильного обліку об'єкта оподаткування (торгової націнки (надбавки) складаються окремі товарно-грошові звіти.

2.14. Після закінчення звітного періоду і запису всіх операцій підраховуються підсумки з надходження і видатку та виводяться залишки товарів і тари.

Підсумкові суми з надходження записуються у наступному рядку після запису останнього прибуткового документа, підсумкові суми з видатку і суми залишку - у визначених для цього рядках.

Для визначення залишку на кінець звітного періоду необхідно до вивіреного залишку на початок звітного періоду додати підсумкову суму з надходження та відняти підсумкову суму з видатку.

На кожну звітну дату матеріально відповідальна особа подає розшифрування залишків товарів, звільнених від оподаткування (додаток 4).

2.15. Заповнення лицьової сторони товарно-грошового звіту матеріально відповідальною особою закінчується записом суми у графі "Товарооборот з початку місяця до кінця звітного періоду".

У товарно-грошових звітах, починаючи з другого звітного періоду, дані про обсяг роздрібного товарообороту записуються наростаючим підсумком з початку місяця, тобто до суми, вказаної у попередньому звіті, додають суму роздрібного товарообороту за даний звітний період.

2.16. Матеріально відповідальні особи на зворотній стороні товарно-грошового звіту зобов'язані вести облік тари у натуральному і грошовому вираженні:

- дерев'яної тари - за цінами придбання;

- мішкотари - за категоріями, з відокремленням мішків з-під хлібопродуктів та цукру, за цінами придбання.

Якщо у рахунках постачальників не вказана вартість дерев'яної тари, мішкотари, вона обліковується за цінами можливого використання або реалізації:

- з інвентарної тари, яка надходить від постачальників і підлягає поверненню, - за видами, по заставній вартості або обліковій ціні;

- тари-обладнання - за цінами придбання.

Тара спеціальної конструкції (крім тари-обладнання), призначена для обслуговування потреб об'єкта роздрібної торгівлі (ящики, лотки для кондитерських виробів і таке інше), у відомість руху тари не включається.

Кожному виду тари, категорії і виду мішків у відомості відводиться окремий рядок.

Дані про залишок тари на початок звітного періоду переносяться з попереднього товарно-грошового звіту, а дані про рух тари (надходження і видаток) проставляються підсумками за звітний період на підставі документів з надходження і видатку тари.

Підсумки залишків, оборотів з надходження і видатку тари у грошовому вираженні за відомістю руху тари повинні дорівнювати підсумкам залишків, надходженню і видатку, відображеним на лицьовій стороні товарно-грошового звіту у графі "Тара".

2.17. У товарно-грошовому звіті після заповнення відомості руху тари матеріально відповідальна особа записує прописом кількість документів про надходження і видаток товарів і тари, що стали підставою для його складання за звітний період.

Звіт обов'язково підписується матеріально відповідальною особою, а при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності - бригадиром або, у разі його відсутності,- заступником і одним із членів бригади по черзі.

2.18. З дозволу правління (керівника) підприємства допускається пересилання звітів через осіб, які здійснюють кільцевий завіз товарів, або поштою на адресу підприємства за підлеглістю у встановлені графіком терміни. У цьому випадку матеріально відповідальні особи зобов'язані першого або другого числа наступного за звітним місяця особисто здати звіт за останній період минулого місяця. Працівнику, який виконує за дорученням правління (керівника) підприємства кільцевий завіз товарів і приймає виторг від завідуючих об'єктів роздрібної торгівлі, забороняється доставка товарно-грошових звітів.

Про одержання від завідуючого суб'єктом роздрібної торгівлі товарно-грошового звіту з доданими до нього первинними документами особа, яка здійснює кільцевий завіз товарів, розписується на копії і на першому примірнику звіту на його зворотній стороні. Матеріально відповідальна особа при пересилці звіту реєструє його у спеціальній книзі (форма N 018), що знаходиться в особи, яка здійснює кільцевий завіз товарів (додаток 6).

3.1. Документальне оформлення торговельних операцій з використанням транспортних засобів (автолавок), коли водій працює одночасно і завідуючим автолавкою, складання, перевірки і затвердження товарно-грошових звітів здійснюється у порядку, передбаченому цими Правилами, як для звичайного об'єкта роздрібної торгівлі.

3.2. Виносна (вивізна) торгівля з використанням транспортних засобів чи без їх використання здійснюється одним (декількома) членами бригади торговельного підприємства на вулиці, ринку, в полі, на фермі тощо на підставі дозволу-накладної (форма N 082) (додаток 7).

Облік бланків дозволів-накладних ведеться підприємствами в порядку, встановленому для обліку бланків суворої звітності.

3.2.1. Дозвіл-накладна видається уповноваженому керівником підприємства особою завідуючому(ій) об'єктом роздрібної торгівлі під розпис у книзі їх обліку (додаток 9) по два примірники з однаковим номером, який вказується на бланках форми N 082 після слів "Дозвіл-накладна N".

3.2.2. При видачі бланків дозволу-накладної під копірку заповнюються такі реквізити:

а) у бухгалтерії:

- назва підприємства;

- ідентифікаційний код ЄДРПОУ та код за ДКУД;

- номер дозволу-накладної;

- назва, номер і місцезнаходження об'єкта роздрібної торгівлі;

- прізвище, ініціали завідуючого(ої) об'єктом роздрібної торгівлі.

Дозвіл-накладна підписується головою правління (керівником) підприємства та головним бухгалтером. На першому примірнику ставиться печатка підприємства;

б) в об'єкті роздрібної торгівлі:

- порядковий номер;

- найменування товарів, сорт, розфасування;

- одиниця виміру;

- ціна;

- отримано з об'єкта роздрібної торгівлі для продажу - кількість, сума;

- цифрами кількість і сума отриманих товарів;

- прописом загальна сума отриманих товарів;

- підпис і прізвище завідуючого(ої) об'єктом роздрібної торгівлі, який відпустив товари для продажу;

- підпис і прізвище продавця (продавців), який прийняв товари для продажу;

- дата відпуску товару.

3.2.3. Після закінчення торгівлі продавець заповнює графи 7-10 дозволу-накладної:

- продано - кількість, сума;

- повернено об'єкту роздрібної торгівлі - кількість, сума;

- цифрами кількість і сума проданих та повернених товарів;

- прописом загальна сума повернених товарів і виручки;

- підпис і прізвище продавця (продавців), котрий повернув товари завідуючому(ій) об'єктом роздрібної торгівлі;

- підпис і прізвище завідуючого(ої) об'єктом роздрібної торгівлі, який прийняв товар і торговельну виручку;

- дата приймання товару.

3.2.4. Перший примірник дозволу-накладної після її використання разом з черговим товарно-грошовим звітом завідуючим(ою) об'єктом роздрібної торгівлі здається в бухгалтерію підприємства, а другий примірник із розпискою бухгалтера про приймання залишається у справах об'єкта роздрібної торгівлі.

3.2.5. Після використання бланків дозволу-накладної за призначенням бухгалтер підприємства робить відмітку у книзі обліку.

3.2.6. Зіпсовані бланки дозволу-накладної (обидва примірники) підлягають поверненню особі, уповноваженій керівником підприємства, гасяться надписом "зіпсовано" і зберігаються протягом строку, встановленого для зберігання первинних документів, після чого знищуються за актом.

3.2.7. Запаси бланків дозволу-накладної повинні зберігатися у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх збереження.

4.1. Об'єкти роздрібної торгівлі ведуть Книги надходження товарів (далі - Книга) за формою N 056 (додаток 8).

4.2. Книга знаходиться у завідуючого об'єктом роздрібної торгівлі або уповноваженої ним особи (далі - завідуючий) і надається покупцеві на його першу вимогу, а також службовим особам, які мають посвідчення на право проведення перевірки.

4.3. Завідуючі об'єктами роздрібної торгівлі зобов'язані вести Книгу за встановленим порядком.

4.4. Вилучення Книги з об'єкта роздрібної торгівлі не допускається, крім випадків, передбачених законодавством України і цими Правилами.

4.5. Нова Книга, після повного використання попередньої, видається на вимогу завідуючого об'єктом роздрібної торгівлі після перевірки бухгалтерією підприємства використання всіх аркушів у попередній Книзі відповідно до пункту 2.1 цих Правил, про що робиться запис на останній сторінці такого змісту: "Перевірено, дата, підпис та прізвище перевіряючого". При зміні завідуючого об'єктом роздрібної торгівлі Книга передається ним новому завідуючому за описом.

4.6. Книга має бути пронумерована, прошнурована та підписана головою правління (керівником) та головним бухгалтером підприємства. Підписи скріплюються печаткою. Книга видається бухгалтерією підприємства завідуючому об'єктом роздрібної торгівлі під розпис у журналі їх обліку (додаток 9).

4.7. Записи про надходження товарів проводяться в Книзі завідуючим відразу після їх прийняття на підставі відповідних прибуткових документів (товарно-транспортних накладних, прибутково-видаткових накладних, квитанцій про прийняття товарів на комісію, інвентаризаційних описів-актів переоцінки тощо) на загальну суму по роздрібних цінах (цінах продажу), зазначених у відповідних документах, що підтверджують надходження товарів. Відпуск продукції власного виробництва з кухні (кондитерського цеху) в ресторани, бари, кафе, їдальні, закусочні та інші об'єкти ресторанного господарства оформляється забірним листом (додаток 11). Надходження цієї продукції реєструється в Книзі в установленому порядку.

4.8. Забороняється торгівля товарами, які надійшли без відповідних прибуткових документів.

4.9. У Книзі заповнюються такі реквізити:

4.9.1. У бухгалтерії підприємства:

- назва підприємства;

- ідентифікаційний код ЄДРПОУ;

- назва і номер об'єкта роздрібної торгівлі та його місцезнаходження;

- прізвище та ініціали завідуючого об'єктом роздрібної торгівлі;

- дата видачі і дата закінчення Книги.

4.9.2. В об'єкті роздрібної торгівлі:

- у графі 1 - порядковий номер запису;

- у графах 2, 3, 4 - "прибутковий документ" - найменування прибуткового документа, його номер і дата;

- у графі 5 - загальна вартість товару в гривнях і копійках.

Інформація про одержані товари, їх асортимент, кількість і роздрібні ціни підтверджується третіми примірниками прибуткових документів, які зберігаються в об'єкті роздрібної торгівлі в окремій папці. На прибуткових документах у правому верхньому куті завідуючий проставляє номер документа, який повинен відповідати порядковому номеру запису в Книзі. У випадку ненадання постачальником третього примірника прибуткового документа, завідуючий виготовляє його ксерокопію.

Після запису загальної вартості товарів, згідно з прибутковим документом, завідуючий засвідчує запис своїм підписом у графі 6. При колективній (бригадній) матеріальній відповідальності записи засвідчуються підписом бригадира (при його відсутності - заступника) і одним членом бригади.

4.10. У кінці кожного звітного періоду завідуючий підраховує загальну вартість товарів, одержаних об'єктом роздрібної торгівлі, і звіряє її з даними товарно-грошового звіту.

4.11. Один раз у квартал працівник бухгалтерії перевіряє зроблені в Книзі записи відповідно з прибутковими документами, які зберігаються в бухгалтерії, і у наступному після останнього запису рядку робить запис "Перевірено", зазначає дату перевірки, прізвище і засвідчує своїм підписом.

4.12. Книга надходження товарів та треті примірники прибуткових документів зберігаються 3 роки в бухгалтерії підприємства за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства та проведення ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до ухвалення остаточного рішення.

5.1. Працівники бухгалтерії здійснюють контроль за виконанням графіка надходження товарно-грошових звітів. Товарно-грошові звіти повинні бути перевірені негайно після надходження в бухгалтерію її працівниками у присутності матеріально відповідальних осіб (якщо вони особисто подали цей звіт).

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені строки для відображення у бухгалтерському обліку, достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці звіти.

5.2. При прийманні звіту працівники бухгалтерії зобов'язані встановити:

- чи всі документи, що зазначені у звіті, прикладені до нього, чи правильно вони оформлені і чи відповідають дати прибуткових і видаткових документів періоду, за який складено звіт. У разі невідповідності дати документа періоду, за який складено звіт, матеріально відповідальна особа дає письмове пояснення;

- наявність підстав і законність господарських операцій;

- відповідність залишків товарів та тари на початок звітного періоду залишкам, відображеним у попередньому звіті на кінець звітного періоду, або фактичним залишкам в інвентаризаційному описі, якщо на звітну дату проводилася інвентаризація;

- відповідність даних залишків товарів і тари на початок звітного періоду записам у реєстрах бухгалтерського обліку;

- правильність записів завдання товарообороту і нормативу товарних залишків;

- відповідність доданих до звіту документів, їх кількості, вказаній у звіті, та наявність підпису (підписів) матеріально відповідальної особи (осіб).

5.3. Усі документи, що додані до звіту, працівники бухгалтерії повинні перевірити по суті їх заповнення та змісту, зокрема:

- наявність у товарних документах, накладних, квитанціях та ін. особистих підписів матеріально відповідальних осіб про одержання цінностей;

- наявність в актах та інших документах необхідних розпоряджувальних надписів керівників (за рахунок чого провести списання за актом сум бою, псування товарів, про внутрішнє переміщення товарів та ін.).

Документи, в котрих при перевірці встановлено неправильне оформлення реквізитів та інші недоліки, повертаються для дооформлення.

5.4. Приймаючи звіти, працівники бухгалтерії зобов'язані також перевірити:

- повноту оприбуткування у звітному періоді товарів за виданими дорученнями, сплаченими або прийнятими до сплати товарними документами;

- вказані в документах ціни на товари, якщо до цього вони не були перевірені працівником, уповноваженим на це правлінням (керівником) підприємства;

- правильність арифметичних підрахунків у звіті і в доданих документах (якщо арифметична перевірка звітів здійснюється на обчислювальних машинах, обов'язково повинен бути підпис оператора про перевірку);

- відповідність сум по внутрішньому переміщенню товарів і тари сумам, вказаним у звітах інших підприємств;

- відповідність суми виручки, показаної у видатковій частині товарного звіту, сумі, показаній у прибутковій частині касового звіту.

При перевірці звітів працівники бухгалтерії обов'язково повинні звернути увагу на своєчасність здачі виручки згідно із затвердженим графіком. Про кожен випадок затримання здавання виручки необхідно доповідати правлінню (керівникові) підприємства і вживати відповідні заходи.

5.5. Приймаючи товарно-грошові (товарні) звіти об'єктів роздрібної торгівлі, яким дозволено продавати товари в кредит, бухгалтер перевіряє правильність складання описів договорів-зобов'язань. Опис договорів-зобов'язань залишається при звіті як підстава для бухгалтерських записів, а договори-зобов'язання вилучаються. Перші примірники договорів-зобов'язань направляються підприємствам, організаціям, установам тощо, де працюють покупці, для розрахунків. Другі примірники договорів-зобов'язань зберігаються у неспалимій шафі до погашення заборгованості, а потім передаються до архіву.

5.6. Після внесення всіх виправлень в обидва примірники звіту і підписання матеріально відповідальною особою працівник бухгалтерії робить відмітку про перевірку і прийняття звіту і документів також в обох примірниках звіту.

Коли всі виправлення будуть внесені в обидва примірники звіту і підписані матеріально відповідальною особою, працівник бухгалтерії робить відмітку про перевірку і прийняття звіту і документів також в обох примірниках звіту. Бухгалтер, котрий перевіряє звіт, і матеріально відповідальна особа своїми підписами підтверджують проведені виправлення у звіті і залишок цінностей на кінець звітного періоду.

5.7. При одержанні товарно-грошового звіту через нарочного, поштою або через працівника, який здійснює кільцевий завіз товарів, перевірка його проводиться в зазначеному вище Порядку, але виправлення помилок проводиться працівником бухгалтерії.

Про виявлення помилок, що підлягають виправленню у другому примірнику звіту, завідуючим об'єктами роздрібної торгівлі направляють повідомлення (форма N 061) (додаток 10). У повідомленні вказують, які помилки виявлені в документах і звіті та як вони виправлені, а також термін, протягом якого треба підтвердити внесені виправлення або повідомити про незгоду з ними. Повідомлення висилають поштою рекомендованим листом або через особу, яка здійснює кільцевий завіз товарів (при черговому рейсі). Копія цього повідомлення додається до звіту.

Завідуючий об'єктом роздрібної торгівлі, одержавши повідомлення, зобов'язаний негайно перевірити правильність виправлень і при згоді внести їх у другий примірник звіту, а при незгоді письмово повідомити причини.

5.8. Після перевірки в бухгалтерії звіти розглядаються і аналізуються економістами, товарознавцями та іншими спеціалістами.

За даними звітів аналізують виконання завдання товарообороту (підприємствами, відділами, секціями), додержання нормативу товарних залишків, надходження і внутрішнє переміщення товарів, своєчасність здачі виручки, тари та її якість і інші показники, які характеризують роботу об'єкта роздрібної торгівлі, про що робиться письмовий висновок. При відсутності зауважень спеціалісти зобов'язані розписатися на звіті. Після цього звіти передаються для розгляду і затвердження голові правління (керівникові) підприємства з наступним їх поверненням в бухгалтерію для записів в реєстри бухгалтерського обліку. Після запису сум по кореспондуючих рахунках бухгалтер підраховує підсумки по кожній графі. Підсумки всіх сум, записаних в окремих графах рахунків, що дебетуються і кредитуються, повинні дорівнювати вартості оприбуткованих або списаних у видаток товарів і тари за обліковими цінами.

5.9. Для заповнення рядка "Роздрібний товарооборот - всього ______ грн." підсумовуються показники, записані по кожному кореспондуючому рахунку у графах "Роздрібний товарооборот, крім продажу за безготівковим розрахунком" і "Роздрібний товарооборот - за безготівковим розрахунком". Ці дані заповнює головний бухгалтер (інший працівник бухгалтерії, уповноважений ним). Правильність суми роздрібного товарообороту і обороту від продажу товарів, звільнених від оподаткування, та кореспонденції рахунків головний бухгалтер підтверджує своїм підписом.

6.1. Контроль за додержанням Правил підприємствами об'єктами роздрібної торгівлі здійснюють споживчі товариства і їх спілки або уповноважені ними органи, а також Державна податкова адміністрація України, інші центральні органи державної виконавчої влади та їх органи на місцях згідно з чинним законодавством.

6.2. Відповідальність за порушення Правил посадові і матеріально відповідальні особи підприємства несуть згідно з чинним законодавством.

6.3. Посадові і матеріально відповідальні особи підприємства несуть відповідальність за порушення Правил згідно з Положенням про дисципліну працівників споживчої кооперації України від 25 червня 1997 р., затвердженим постановою Першої конференції споживчої кооперації України та зареєстрованим Міністерством юстиції України 30 жовтня 1997 р. за N 519/2323.

Внесення змін і доповнень до цих Правил проводиться Правлінням Укоопспілки за погодженням з Міністерством фінансів України та Державним комітетом статистики України.

У разі внесення законодавцем змін чи доповнень до законів, інших нормативно-правових актів, що регулюють порядок обліку руху товарів та готівки, норми Правил діють у частині, що не суперечить законам, іншим нормативно-правовим актам.