У зв'язку зі змінами у структурі Міністерства та впровадженням автоматизованої реєстрації та обліку документів, з метою приведення діловодних процесів у Міністерстві транспорту та зв'язку України до сучасних умов та вимог чинного законодавства

1. Затвердити Інструкцію з діловодства у Міністерстві транспорту та зв'язку України (додається).

2. Керівникам Урядових органів та структурних підрозділів центрального апарату Міністерства, Державної адміністрації залізничного транспорту України, Державної спеціальної служби транспорту, Державної авіаційної адміністрації, Головавтотрансінспекції, ВАТ "Київ-Дніпровське МППЗТ" взяти Інструкцію до керівництва та забезпечити неухильне виконання її вимог.

3. Управлінню контролю та діловодства (О.О.Геращенко):

3.1. Організувати вивчення положень Інструкції з працівниками, відповідальними за діловодство у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства, Державної адміністрації залізничного транспорту України, Державної спеціальної служби транспорту, Державної авіаційної адміністрації, Головавтотрансінспекції, ВАТ "Київ-Дніпровське МППЗТ";

3.2. Забезпечити контроль за неухильним дотриманням вимог цієї Інструкції. Здійснювати періодичні перевірки стану діловодства в структурних підрозділах та підпорядкованих державних департаментах, установах, об'єднаннях та підприємствах.

4. Визнати такими, що втратили чинність, накази Міністерства транспорту України:

- від 05.01.99 N 5 "Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві транспорту України";

- від 21.06.2002 N 419 "Про внесення змін до Інструкції з діловодства в Міністерстві транспорту України".

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Корнієнка В.В.

1.1. Інструкція з діловодства у Міністерстві транспорту та зв'язку України (далі - Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності Міністерства транспорту та зв'язку України (далі - Міністерство) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі їх в архів установи.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами (постанова Кабінету Міністрів України від 27.11.98 N 1893, зі змінами та доповненнями, "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави"; постанова Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації").

1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у Міністерстві розроблені відповідно до Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності Міністерства, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Державного комітету архівів України, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

1.4. У Міністерстві застосовується метод повної централізації діловодства.

1.5. Ведення діловодства у Міністерстві, методичне керівництво та його організація і контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції, удосконалення і заходи щодо прискорення проходження документів покладається на Управління контролю та діловодства.

У структурних підрозділах Міністерства ведення діловодства покладається на визначену керівником підрозділу особу. Зазначені функції вказуються у посадовій інструкції цього працівника.

1.6. Загальне керівництво роботою діловодства здійснює Міністр. Міністр (або особа, яка його заміщає) в межах наданих йому прав зобов'язаний:

- вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

- забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в структурних підрозділах апарату Міністерства та підприємствах, установах, організаціях, що належать до сфери його управління;

- не допускати вимагання від підвідомчих установ різних відомостей, звітів, зведень та інших непередбачених нормативно-правовими актами документів, які не викликані необхідністю;

- забезпечувати організацію навчання працівників діловодства Управління контролю та діловодства і структурних підрозділів Міністерства.

1.7. Організація та контроль за дотриманням строків, встановлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, звернень та запитів народних депутатів України, наказів та доручень Міністра здійснюється першим заступником Міністра у межах наданих йому прав.

1.8. У разі звільнення працівника, його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності всі неоформлені службові документи за вказівкою керівника структурного підрозділу передаються особі, яка його заміщає.

1.9. Усе діловодство у Міністерстві ведеться державною мовою, іноземна мова використовується лише у порядку, встановленому законом.

2.1. Документування управлінської діяльності в Міністерстві полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях, а також в електронному вигляді управлінських дій, тобто у створенні документів. Перелік документів, необхідний та достатній для здійснення управлінської діяльності Міністерства, щорічно затверджується як номенклатура справ.

2.2. Управлінська діяльність Міністерства здійснюється шляхом видання розпорядчих документів, визначених Положенням про Міністерство транспорту та зв'язку України. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, приймаються спільні розпорядчі документи.

2.3. Підставами для прийняття розпорядчих документів є:

- Конституція і закони України;

- постанови Верховної Ради України;

- укази і розпорядження Президента України;

- декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

- провадження, потреба у правовому регулюванні діяльності.

2.4. Розпорядчі документи, що надходять від органів вищого рівня, виконавчої і розпорядчої діяльності для виконання Міністерством покладених на нього функцій і завдань, доводяться до підвідомчих установ шляхом ксерокопіювання разом із супровідним листом.

2.5. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.6. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на колегії, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються у протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма зберігається окремо як документ обмеженого користування. Записані на магнітних носіях тексти виступів передруковуються і зберігаються разом із фонозаписом як документ обмеженого користування.

2.7. Рішення колегії вводяться в дію наказами Міністерства, які підписуються Міністром або особою, що його заміщує, та доводяться до виконавців і установ, що входять до сфери управління Міністерства, шляхом надсилання їм рішень. Матеріали на колегію розмножує секретар колегії.

2.8. Оперативні зв'язки з підвідомчими установами та організаціями, іншими установами та організаціями, окремими громадянами здійснюються через листування.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або недоцільно здійснити бездокументний обіг інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки, провести інструктування тощо.

2.9. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.

3.1. Приймання документів

3.1.1. Усі документи, що надходять до Міністерства, приймаються централізовано у відділі діловодства Управління контролю та діловодства. У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим по Міністерству.

3.1.2. У відділі діловодства розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто", та пакети документів, що приходять для участі в конкурсі (постанова Кабінету Міністрів України від 01.04.2005 N 234 "Про конкурсний відбір керівників суб'єктів господарювання державного сектору економіки, які мають стратегічне значення для економіки і безпеки держави") та на тендерну комісію (Закон України "Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти". У разі виявлення пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за написом на конверті можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

3.1.3. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові Управлінням контролю та діловодства.

3.2. Попередній розгляд документів

3.2.1. Усі документи, що надійшли до Міністерства, підлягають обов'язковому попередньому розгляду начальником відділу діловодства Управління контролю та діловодства. Під час попереднього розгляду документів проводиться їх розподіл на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Міністерства, виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, перекладу, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям. Після перекладу документи повертаються до відділу діловодства Управління контролю та діловодства для розподілу та реєстрації.

3.2.2. Попередній розгляд документів здійснюється у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час.

Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

3.2.3. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися Положенням про Міністерство транспорту та зв'язку України та його структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурою справ, розподілом обов'язків керівників міністерства, Регламентом Міністерства.

3.2.4. Керівникам Міністерства відразу після реєстрації у першу чергу передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом "невідкладно". Закони України, Постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності Міністерства і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово. Інші документи передаються до структурних підрозділів.

3.2.5. Отримання кореспонденції для керівництва Міністерства та структурних підрозділів здійснюється за встановленим графіком помічниками та особами, відповідальними за діловодство у структурних підрозділах.

3.3. Реєстрація документів

3.3.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом друку штрих-коду умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим скануванням та внесенням у комп'ютерну базу даних.

3.3.2. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної у документах інформації. Перелік документів, що не підлягають реєстрації, наведено у додатку 1.

3.3.3. Всі документи реєструються централізовано відділом діловодства Управління контролю та діловодства, крім документів внутрішнього листування структурних підрозділів центрального апарату Міністерства, які реєструються безпосередньо працівником структурного підрозділу, на якого покладено ведення діловодства згідно з посадовою інструкцією. У деяких випадках право реєстрації документів внутрішнього листування може надаватись працівникам структурного підрозділу Міністерства за дорученням керівника цього структурного підрозділу або його заступника.

3.3.4. Кожного року реєстрація документів починається спочатку з 1-го номера.

3.3.5. Реєстрації підлягають документи як ті, що надходять з інших установ і від громадян, так і ті, що створюються і використовуються у Міністерстві.

3.3.6. Кожен документ реєструється лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

3.3.7. Окремо реєструються:

а) у відділі діловодства Управління контролю та діловодства:

- закони України;

- акти та кореспонденція Верховної Ради України;

- акти та кореспонденція Президента України;

- акти та кореспонденція Кабінету Міністрів України;

- накази з основної діяльності Міністерства;

- документи обмеженого користування з грифом "ДСК";

- окремі доручення;

- протокольні рішення;

б) в Управлінні кадрів:

- накази з особового складу (про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, про накладання стягнення) працівників центрального апарату;

- про надання відпусток;

в) в Управлінні бухгалтерського обліку та звітності:

- накази з адміністративно-господарських питань;

- бухгалтерські документи;

- заявки на матеріально-технічне забезпечення тощо.

3.3.8. Реєстрація документа полягає у нанесенні на ньому умовного позначення (штрих-коду) - реєстраційного номера, який складається із трьох груп цифр, відокремлених рискою з нахилом. Наприклад: 13604/0/4-06, який включає:

перша група визначає порядковий номер документа в картотеці;

друга група визначає порядковий номер документа в групі документів у листуванні до вже зареєстрованого номера;

третя група складається з індексу картотеки, а через тире останні дві цифри - рік реєстрації.

3.3.9. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення персональним комп'ютером.

3.3.10. Прийом документів, що надходять до Міністерства, та їх відправка іншим адресатам здійснюється за реєстрами (додаток 2, 3).

3.3.11. Автоматизована реєстрація документів забезпечує формування банку реєстраційних даних і банку самих документів, які забезпечують працівників Міністерства інформацією щодо проходження та стану виконання документів. Доступ до повної бази даних всіх документів здійснюється централізовано на автоматизованих місцях Управління контролю та діловодства. Рівень доступу до бази даних документів працівників інших структурних підрозділів залежить від покладених на них функцій, вирішуваних ними завдань та визначається керівником відповідного структурного підрозділу та узгоджується з керівником Управління контролю та діловодства або особою, що його заміщує.

4.1. Складання документів

4.1.1. Для складання службових документів у Міністерстві використовується папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2. Усі службові документи повинні оформлятися на бланках Міністерства. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції.

Встановлюються наступні види бланків: загальний бланк для листів і для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додаток 4), бланк Міністра (додаток 5), бланк в.о. Міністра (додаток 6), бланк першого заступника Міністра (додаток 7), бланк заступника Міністра (додаток 8), бланк наказу (додаток 9).

Документи внутрішнього складу (службові довідки, доповідні записки, пояснення, заяви тощо) оформляються не на бланках. Для окремих доручень керівництва використовуються бланки Міністра, в.о. Міністра, першого заступника Міністра, заступника Міністра.

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць.

Бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору. Бланки документів повинні мати такі береги, мм:

30 - лівий;

10-правий;

20 - верхній та нижній.

4.1.3. Загальні бланки для листів і для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додаток 4), а також наказів (додаток 9), нумеруються, підлягають суворому обліку та чіткій звітності щодо їх використання. На загальному бланку повинні бути усі реквізити, якими користується Міністерство (поштова адреса, номер телефону приймальні, номер факсу та електронна адреса). За організацію обліку та звітність бланків несуть відповідальність посадові особи, на яких покладені обов'язки організації та ведення діловодства.

4.1.4. Документи особового складу (заяви працівників, службові довідки, доповідні записки, пояснення тощо) оформляються не на бланках.

4.1.5. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожен документ повинен містити одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

4.1.6. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів тощо, що не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

4.1.7. Документ оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів. Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

4.1.8. Частини текстів (розділи, підрозділи) складних документів нумеруються арабськими цифрами з присвоєнням розділу, підрозділу відповідно до числового закону через крапку (приклад 1.1.2, 1.1.3, 2.1.1.)

Прізвища, найменування, терміни розміщуються у тексті в алфавітному порядку або іншому прийнятому для даного виду документів порядку.

Довільне скорочення найменування установ та окремих слів не допускається.

Скорочення слів, які використовуються у документах, повинні бути загальноприйняті.

Скорочення найменувань установ та організацій допускається при умові їх визначення чинним законодавством.

4.1.9. Проекти рішень колегії, наказів, інструкцій, інших нормативно-правових актів перевіряються виконавцем та Юридичним управлінням з метою визначення відповідності їх чинному законодавству.

Проекти актів законодавства, документи нормативного характеру, які готуються Міністерством і подаються на розгляд Кабінету Міністрів України, обов'язково погоджуються Юридичним управлінням.

4.1.10. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів Міністерства.

Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службового документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

4.2. Оформлення документів

4.2.1. Службовий документ, що складається у Міністерстві, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення (додатки 10, 11: найменування установи - автора документа, код установи, код форми документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначки про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка. Не допускається використання малого Державного Герба України на бланках документів внутрішнього листування структурних підрозділів Мінтрансзв'язку.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10 см) для запису про державну реєстрацію.

4.2.2. При складанні службових документів вживається повне найменування Міністерства. Використання скорочень щодо найменування Міністерства в офіційних документах допускається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у Положенні про Міністерство.

4.2.3. Назва виду документа (наказ, окреме доручення, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції Міністерства, змісту управлінської діяльності.

4.2.4. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Заголовок документа розміщується прапоровим способом (кожний рядок від нульового положення табулятора до середини друкованого рядка), в лапки не береться, у кінці заголовка крапка не ставиться.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовків.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

4.3. Датування документів

4.3.1. Всі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

4.3.2. Дата підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 15 січня 2002 року слід писати: 15.01.2002.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється нуль. Наприклад: 3 березня 2002 року слід писати: 03.03.2002. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: наприклад: 15 травня 2002 року.

4.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, у момент підписання або затвердження.

4.3.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їхнім проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання та направлення до справи).

4.3.5. Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з реєстраційним номером на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

4.4. Індексація документів

4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень-індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

4.4.2. Індекси вхідних документів складаються з порядкових номерів реєстрації в межах групи документів, що реєструються.

4.4.3. Складові частини індексу створюваних (ініціативних) документів розміщуються в такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, індекс структурного підрозділу (згідно з затвердженою структурою Міністерства), індексу картотеки. Документи-відповіді індексуються аналогічно за винятком першої групи, яка відповідає номеру документа, на який дається відповідь.

4.4.4. Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатись з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб (відокремлюються одна від одної косою рискою), наприклад: наказ N 41/25/59-06.

4.5. Погодження документа

4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа. Погодження може здійснюватись як в Міністерстві (із структурними підрозділами) - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.

Внутрішнє - це погодження проектів документів, що розробляються Міністерством на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень прем'єр-міністра України, погоджуються його структурними підрозділами не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівниками невідкладно.

Зовнішнє погодження проектів документів, направлених до інших органів виконавчої влади, установи чи організації або таких, що надійшли від них, проводиться у строк, визначений їх розробниками.

4.5.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи. Віза проставляється як на лицьовій так і, у разі відсутності місця, на зворотній стороні останнього аркуша проекту документа. Візи проставляються на примірниках документів, у тому числі й на додатках до них, що залишаються в установі (відповіді, ініціативи, окремі доручення).

4.5.3. Реквізити погодження наказів розташовуються на зворотній стороні останнього аркуша (бланку, якщо наказ на одному аркуші) з обов'язковим зазначенням автора розроблення наказу, посад і прізвищ осіб, що візують.

4.5.4. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Зауваження обов'язково доповідається особі, яка підписує документ.

4.5.5. Усі проекти нормативно-правових актів Міністерства перевіряються Юридичним управлінням щодо відповідності їх чинному законодавству.

4.5.6. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа, (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

4.5.7. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

4.5.8. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

4.5.9. У погоджені (підписані) документи вносити будь-які виправлення або зміни без дозволу особи, яка підписала документ, не допускається.

4.6. Засвідчення документа

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

Гербова печатка ставиться на фінансових документах, пов'язаних із заробітною платою, які підписуються Міністром, його заступниками, а також начальником (заступником) Управління бухгалтерського обліку та фінансової звітності (головним бухгалтером).

4.6.2. Документи підписуються посадовими особами Міністерства відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

4.6.3. Підпис є обов'язковим реквізитом документа. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надруковано не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Наприклад:

4.6.4. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.

4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком підвідомчим організаціям, установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі відділу діловодства Управління контролю та діловодства Міністерства, а на місця розсилаються примірники, засвідчені печаткою відділу діловодства Управління контролю та діловодства Міністерства.

4.6.6. Документи підписуються, як правило, однією особою. Два або більше підписів проставляються у випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька посадових осіб (акти, фінансові документи тощо). При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під другим у послідовності відповідно до займаної посади. Наприклад:

4.6.7. У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

4.6.8. Протоколи колегій, апаратних нарад, засідань комісій підписуються головуючим і секретарем, наприклад:

4.6.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або друкуються, наприклад: "Т.в.о.", "заст."). Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

4.6.10. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 12).

4.6.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися наказом Міністра або особою, що його заміщує.

4.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "затверджую", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

4.6.13. При затвердженні документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

4.6.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

4.6.15. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, оцінку вартості та технічного стану об'єктів транспортно-дорожнього комплексу та зв'язку, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) організацій, установ, підприємств, договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається спеціальним списком (додаток 13).

Печатка відділу діловодства ставиться на завірених копіях наказів, копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на копіях розпорядчих документів у разі їх розсилання.

Печатка проставляється таким чином, щоб вона захоплювала кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

4.7. Адресування документів

4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються в називному відмінку, наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначити узагальнено, наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресата не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.7.2. До реквізиту "адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

У разі надсилання документа громадянину після прізвища, імені та по батькові зазначається поштова адреса, наприклад:

4.7.3. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

4.8. Резолюція

4.8.1. Резолюція - це рішення, вказівка, розпорядження керівника, зроблена у формі напису на документі щодо його виконання.

4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Якщо завдання потребує термінового виконання, то в резолюції до документа обов'язково зазначається дата його виконання.

4.8.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі, нижче реквізиту "адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьової сторони першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеного для підшивки. Написання резолюції можливе на окремих аркушах - спеціальних іменних бланках керівників.

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів

4.9.1. Проходження документа в Міністерстві супроводжується обов'язковим здійсненням таких поміток:

- про реєстрацію документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа наноситься шляхом друку штрих-код, який містить реєстраційний номер документа та дату його надходження;

- про взяття документа на контроль - у верхній правій, вільній від тексту, частині першого аркуша документа ставиться штамп зі словом "контроль";

- про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання) - слова "до справи" і номер справи, в якій документ буде зберігатись, дата направлення документа до справи, посада і підпис виконавця;

- про перенесення даних на машинний носій (дискету) - на нижньому правому полі першого аркуша документа слова "перенесено на дискету", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.

Відмітка "до справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена.

4.9.2. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:

4.9.3. У разі потреби під прізвищем виконавця документа і номером його телефону зазначається прізвище особи, що друкувала документ, кількість виготовлених примірників і дата.

4.10. Оформлення копій документів

4.10.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника Міністерства або керівника відповідного структурного підрозділу. У Міністерстві можуть засвідчуватися копії лише тих документів, які створюються в ньому (це правило не поширюється на архів).

При вирішенні питання щодо прийому громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також при формуванні особових справ працівників дозволяється виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.10.2. При виготовленні копії рукописним або друкованим способом текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дата засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "підпис", наприклад:

4.10.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:

Копії вихідних документів повинні мати візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою загального відділу. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

4.11. Оформлення додатків до документів

4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або вводяться у дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

"Розробити і подати на затвердження план реструктуризації залізничного транспорту за формою, зазначеною у додатку 1".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів Міністерства на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

- якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

- якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:

1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік розвантажувальних робіт на 2 арк. в 1 прим.;

- якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток:

Висновок санітарно-епідеміологічної комісії 25.01.02. N 4 і додаток до нього, всього 20 арк., у 2 прим.;

- якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _________ арк.;

- якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк., у 2 прим., на першу адресу.

4.12. Вимоги до документів, що виготовляються технічними засобами

4.12.1. Документи виготовляються за допомогою комп'ютерної техніки або друкарською машинкою. Для основного тексту використовується розмір шрифту - 14.

4.12.2. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні і доповідні записки тощо), авторами яких є посадові особи Міністерства та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом.

4.12.3. Текст документів, надрукованих на папері формату А4, друкують через півтора міжрядкових інтервали, а форматом А5 - через один міжрядковий інтервал.

Тексти документів, що готуються до видання, друкуються через два міжрядкових інтервали.

4.12.4. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

4.12.5. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

4.12.6. Назву виду документа друкують великими літерами.

4.12.7. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка назви посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

4.12.8. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

4.12.9. При оформленні документа необхідно дотримуватися таких відступів від межі лівого краю (берега) документа:

- 12,5 мм - для початку абзаців у тексті;

- 92 мм - для реквізиту "Адресат";

- 104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

- 125 мм - для розшифровування підпису в реквізиті "Підпис";

- не робиться відступ від межі лівого берега для реквізитів "Дата документів", "Заголовок до тексту документа" "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", назви посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчуваного напису "Згідно з оригіналом", а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ, які друкуються великими літерами без лапок.

4.12.10. За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, перший гриф - від межі лівого берега, другий - через 104 мм.

4.12.11. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від межі лівого берега.

4.12.12. При оформленні документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

4.12.13. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша, а документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

4.13. Розмноження документів

4.13.1. Розмноження документів, що надійшли до Міністерства і підлягають опрацюванню структурними підрозділами, установами та організаціями Міністерства транспорту та зв'язку України, а також у відповідності до резолюції керівництва Міністерства, здійснюється відділом діловодства Управління контролю та діловодства.

4.13.2. Прийняття рішення щодо необхідності розмноження інших документів та відповідальність за це покладається на керівників структурних підрозділів.

4.13.3. Розмноження окремих документів, створених у структурних підрозділах і які стосуються їх компетенції, здійснюється у структурних підрозділах з дозволу їх керівників.

4.13.4. Підставою для розмноження документів є резолюція керівництва щодо участі (причетності) у роботі з документами різних виконавців або інша письмова вказівка керівника, заступника керівника структурного підрозділу.

4.13.5. Виконання розмножувальних робіт здійснюється в копіювальній Міністерства згідно із замовленням (додаток 14), що підписує керівник структурного підрозділу і затверджує начальник Управління контролю та діловодства або його заступник.

4.13.6. Розмножені екземпляри документа та його оригінал приймаються представником замовника (структурного підрозділу) з проставленням підпису та дати на відповідному замовленні.

4.13.7. Оформлені бланки замовлення на розмноження документів підлягають обліку та зберіганню у відділі діловодства Управління контролю та діловодства.

4.13.8. Розмноження великих за обсягом документів здійснюється спеціалізованим підрозділом (розмножувальним цехом) за такими правилами:

- для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу;

- документи на розмноження передаються у розмножувальний цех разом із замовленням;

- замовлення реєструється у мережі обліку роботи розмножувального цеху. Особа, що одержує розмножений документ, підписується на замовленні з відміткою про дату одержання;

- оригінали документів після виготовлення з них копій повертаються за належністю.

4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегії Міністерства

4.14.1. Засідання колегії Міністерства проводяться відповідно до затвердженого плану роботи колегії та за потребою.

У плані роботи колегії зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду на колегії, термін подання документів.

Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегії перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на її засіданні. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегії.

4.14.2. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегії, повинні подаватися не пізніше ніж за 5 днів до засідання. Ці документи включають:

- доповідну записку, в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

- проект рішення колегії, а у разі потреби і проект наказу, погоджений з зацікавленими структурними підрозділами та іншими установами;

- список осіб, які запрошуються на засідання колегії.

4.14.3. Про кожне засідання колегії складається протокол, який оформляється відповідно до правил.

Документи, підготовлені на колегію, а також один примірник їхніх копій зберігаються у секретаря колегії з кожного засідання окремо.

У разі проведення закритого засідання колегії підготовка документів здійснюється з дотриманням правил роботи з документами обмеженого доступу.

4.14.4. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку до засідань колегії покладається на керівників відповідних структурних підрозділів, установ, організацій та підприємств Міністерства транспорту та зв'язку України.

4.14.5. Секретар колегії контролює своєчасність подання документів на розгляд та перевіряє їх наявність і правильність оформлення.

У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду на колегії секретар доповідає голові колегії, після цього той приймає рішення щодо доцільності та можливості включення до розгляду порядку денного засідання колегії.

4.14.6. Особи, які одержали проекти рішень та інші документи до засідання колегії, уважно їх вивчають і у разі потреби чітко формулюють свої зауваження і пропозицій.

4.15. Оформлення документів про відрядження

4.15.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи Міністерства з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу у доповідній записці на ім'я Міністра або його заступника у відповідності до розподілу обов'язків зазначає куди, на який термін, з якою метою необхідно відрядити працівника. Доповідна записка разом з посвідченням про відрядження передається керівникові як правило не пізніше як за добу до початку відрядження. Для реєстрації посвідчень про відрядження в Управлінні контролю та діловодства ведеться окремий журнал (додаток 15).

4.15.2. Після повернення з відрядження працівник у триденний термін доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою. Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який здається до бухгалтерії Міністерства транспорту та зв'язку України.

4.15.3. Розпорядчим документом, що визначає необхідність відрядження є наказ по Міністерству або Окреме доручення керівника Міністерства транспорту та зв'язку України.

5.1. Вихідні документи обробляються і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.